Bevor Sie eine neue Stelle am Arbeitsplatz antreten, wird Ihr Vorgesetzter oder Vorgesetzter Sie in der Regel bitten, den Mitarbeiter zu begleiten, der Ihre Arbeit fortsetzt. Ihre Bereitschaft, in der Übergangszeit durch proaktive Detailvorbereitungen und Übergaben zu helfen, ist ein Weg, um einen reibungslosen Unternehmensablauf zu gewährleisten und sich bei einem Jobwechsel oder einer neuen Position einen hervorragenden Ruf aufzubauen.
Schritt
Teil 1 von 3: Vorbereitung einer Jobübergabe
Schritt 1. Laden Sie Ihren Chef ein, den Übergabeplan zu besprechen
Treffen Sie sich mit Ihrem Chef, um im Detail zu besprechen, was Sie während des Übergangs tun müssen. Abhängig von Ihrem Job und dem Führungsstil Ihres Chefs kann er Sie bitten, bei der Übergabe viel mitzumachen, zum Beispiel wenn Sie einen Ersatzmitarbeiter für einige Tage oder einige Wochen unterrichten oder schulen sollen.
- In der Regel müssen Sie Dokumente zum Nachweis der formellen Übergabe vorbereiten.
- Besprechen Sie diesen Plan mit Ihrem Chef. Fragen Sie, wie viel er oder sie beitragen möchte und was Sie während des Übergangs priorisieren sollten.
Schritt 2. Entwerfen Sie das Übergabedokument
Nachdem Sie die Erwartungen des Chefs im Detail kennen, erstellen Sie einen Entwurf des Übergabedokuments. Dieses Dokument hilft Ihnen nicht nur bei der Vorbereitung, sondern enthält auch Aufgaben und Informationen, die während der Umstellung abgegeben werden müssen. Im Übergabedokument müssen enthalten sein:
- Detaillierte Informationen über tägliche Aktivitäten, Arbeit und Arbeitsprioritäten.
- Eine Beschreibung der wichtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die in Ihrer aktuellen Position erfüllt werden müssen.
- Was wird von der Person erwartet, die Sie ersetzen wird.
- Die Liste enthält wichtige einzureichende Dateien, wie z. B. eine Vereinbarung oder ein Arbeitsprogramm.
Schritt 3. Erledige unerledigte Aufgaben
Wenn Sie den Job sofort wechseln müssen, versuchen Sie, alle laufenden Arbeiten abzuschließen. Neben der Zufriedenheit mit dieser Leistung helfen Sie auch anderen, ihre Arbeit von Grund auf neu zu beginnen. So können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen und sich einen guten Ruf aufbauen.
- So schwierig es auch sein mag, arbeiten Sie härter, wenn sich eine Aufgabe dem Abgabetermin nähert.
- Das Erledigen einer neuen Aufgabe, die sich einer Frist nähert, kann für Leute, die die Feinheiten noch nicht verstehen, sehr schwierig sein.
Schritt 4. Sprechen Sie mit Kollegen
Nehmen Sie sich vor Beginn der Übergangsphase Zeit, um mit Ihren Mitarbeitern den Übergabeplan zu besprechen und nach Ihren Prioritäten zu fragen. Wenn es ein neues Problem gibt, das Ihnen nicht bekannt ist, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Informationen einzuholen und eine Lösung zu finden.
- Neue Probleme machen normalerweise vor einem Umzug keine große Wirkung, aber sie können an die Person weitergegeben werden, die Sie ersetzt, wenn Sie bereits darüber Bescheid wissen.
- Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Pläne und Umzugstermine mit Kollegen zu teilen. Informieren Sie sie auch über die Übergangsfrist, damit sie sich vorbereiten können.
- Sie müssen Ihre Kollegen über Ihre Umzugspläne informieren, da die Arbeitsproduktivität während der Übergangszeit tendenziell abnimmt.
Schritt 5. Bereiten Sie schriftlich ein formelles Übergabedokument vor
Der letzte Schritt zur Vorbereitung der Übergangszeit ist die Erstellung eines formellen Übergabedokuments. Führen Sie bei der Erstellung eines Entwurfs alle wichtigen Informationen auf, erläutern Sie diese und besprechen Sie diese mit Vorgesetzten und der Geschäftsführung, die von diesem Plan betroffen sind. Füllen Sie die Übergabepapiere aus und senden Sie sie einige Tage vor Arbeitsbeginn an Ihren Nachfolger. Der Inhalt kann je nach Auftrag variieren, aber das Übergabedokument sollte mindestens Folgendes enthalten:
- Aufgabenliste und Arbeitsplan.
- Informationen über die laufenden Arbeiten.
- Der Kalender enthält die geplanten Aktivitäten und Termine.
- Keyword-Informationen und Login-Verfahren.
- Liste der Kontakte im Zusammenhang mit der Arbeit.
- Anleitung zum Zugriff auf Dateien und Verzeichnisse auf einem Computer.
Teil 2 von 3: Den Übergang durchmachen
Schritt 1. Nehmen Sie sich so viel Zeit wie möglich
Nachdem der Arbeitnehmer, der Sie ersetzt hat, seine Arbeit aufgenommen hat, sind Sie möglicherweise nicht umgezogen und wurden gebeten, ihn zu begleiten, bis er seine Arbeit versteht. Die Länge der Übergangsfrist ist ungewiss, sie kann Tage oder Wochen betragen. Je mehr Zeit Sie sich jedoch geben, desto mehr Informationen können Sie vermitteln.
Um sicherzustellen, dass Sie vollständige Informationen bereitstellen und nichts übersehen wird, beziehen Sie Ihren Vertreter in eine Vielzahl von täglichen Aktivitäten ein
Schritt 2. Wichtige Dokumente direkt einreichen
Während der Übergangszeit müssen Sie wichtige Daten und Dokumente persönlich abgeben. So stellen Sie sicher, dass wichtige Dinge richtig gemacht und Prioritäten klar definiert sind. Außerdem haben Sie beide noch Zeit, um Informationen zu besprechen, die vor dem Umzug noch besprochen werden müssen.
- Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ihm wichtige Informationen zu erklären und er kann sehr nützliche Dinge bitten, um eine gute Übergabe zu machen.
- Nehmen Sie sich bei der Diskussion Zeit, um einen Überblick über die Arbeitssituation zu geben und den Kontext des Gesprächs zu erläutern, damit keine Informationen übersehen werden.
Schritt 3. Bemühen Sie sich, Hilfestellung zu leisten
Wenn Sie beide noch im selben Büro arbeiten, unterstützen Sie und proaktiv. Wenn ein Problem auftritt, leisten Sie Hilfe, indem Sie die Ursache ermitteln und gemeinsam eine Lösung finden. Neue Mitarbeiter fühlen sich in der Regel in den ersten Tagen unwohl oder unwohl und werden Sie nicht mit Fragen belästigen.
- Machen Sie deutlich, dass Sie bei Bedarf für Unterstützung und Hilfe zur Verfügung stehen.
- Auf diese Weise können Sie beide sich gegenseitig bei der Erfüllung der Aufgaben während des Übergangs unterstützen.
Schritt 4. Halten Sie ein letztes Meeting ab, um die Übergabe zu besprechen
Bevor Sie weitermachen und eine vollständige Übergabe durchführen, sollten Sie sich mit der Person treffen, die Sie ersetzen wird. Bitten Sie ihn, Fragen vorzubereiten und Notizen zu den Dingen zu machen, mit denen er sich beschäftigt hat. Dieses Treffen ist eine gute Gelegenheit, um sicherzustellen, dass er seine Rolle und Verantwortung versteht.
- Alle Angelegenheiten, die einer weiteren Klärung bedürfen, können in der Sitzung besprochen werden.
- Überlegen Sie je nachdem, wo Sie arbeiten, ob Sie Ihren Chef zu einem Meeting einladen möchten oder nicht.
- Sie müssen Ihrem Chef sagen, wann und wo das Meeting stattfindet. Fragen Sie ihn, ob er Vorschläge oder Informationen hat, die er teilen möchte.
Teil 3 von 3: Einen langfristigen Entwicklungsplan erstellen
Schritt 1. Beschreiben Sie die vom Unternehmen bereitgestellte Unterstützung und Schulung
Zeigen Sie bei der Übergabe die Bereitschaft, sich einzubringen, indem Sie anderen die besten Erfolgschancen eröffnen. Anstatt nur Pflichten und Arbeit aufzugeben, geben Sie Ihrem Nachfolger Ratschläge, damit er sich beruflich weiterentwickeln kann und unterstützen Sie seinen ehemaligen Chef, damit er bei der Arbeit immer gesund und erfolgreich ist.
- Stellen Sie berufsrelevante Informationen zum Schulungsprogramm bereit.
- Wenn Sie anfangen zu arbeiten, haben Sie möglicherweise eine Schulung besucht, um Ihr Wissen anzupassen und zu erweitern.
- Vergessen Sie nicht, diese Informationen an die Person weiterzugeben, die Ihre Arbeit fortsetzt, und ermutigen Sie sie, das Beste aus der Gelegenheit zu machen.
Schritt 2. Ignorieren Sie die Arbeitskultur nicht
Wenn Sie für einige Zeit noch Zeit haben, mit der Person zu arbeiten, die Ihren Platz einnehmen wird, konzentrieren Sie sich nicht nur auf die technischen Aspekte des Jobs. Jedes Büro hat eine einzigartige Arbeitsumgebung und -kultur, die für Neuankömmlinge überwältigend oder verwirrend sein kann. Nehmen Sie sich Zeit, um Dinge und tatsächliche Bürosituationen zu erklären.
- Führen Sie ihn durch das Büro und stellen Sie ihn allen Mitarbeitern vor.
- Erklären Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten neuer und bestehender Mitarbeiter.
- Wenn er als neuer Mitarbeiter andere Aufgaben bekommt oder seine Verantwortlichkeiten und Arbeitsprioritäten auf andere Dinge fokussiert sind, stellen Sie sicher, dass der alte Mitarbeiter dies versteht.
Schritt 3. Geben Sie detaillierte Kontaktinformationen an
Wenn Sie einem neuen Mitarbeiter helfen möchten, sagen Sie ihm, wie er Sie erreichen kann und lassen Sie ihn wissen, dass er Sie kontaktieren kann, wenn er ein ernstes Problem hat oder Informationen benötigt. Allerdings ist nicht jeder bereit, nach einem Jobwechsel oder einer neuen Position zu helfen. Dies wird in der Regel durch Beziehungen zu ehemaligen Vorgesetzten beeinflusst.
- Oftmals können Probleme einfach durch die Kommunikation per E-Mail gelöst werden.
- Auch wenn Sie umgezogen sind, macht Ihre Hilfsbereitschaft einen guten Eindruck und verbessert Ihren Ruf.
