Eine Reihe von Hinweisen sollte einem Leser helfen, Dinge schnell, effizient und erfolgreich zu erledigen. Um Anweisungen zu schreiben, müssen Sie alle notwendigen Details aufschreiben. Wenn Sie etwas vergessen oder einen Fehler machen, werden Ihre Leser verwirrt sein. Verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um eine Reihe von Anweisungen zu schreiben.
Schritt
Teil 1 von 4: Vorbereitung zum Schreiben von Anweisungen
Schritt 1. Lernen Sie Ihre Leser kennen
Das erste, was Sie tun sollten, bevor Sie einen Lead schreiben, ist, Ihren Leser kennenzulernen. Für wen schreiben Sie diesen Leitfaden? Sind Ihre Leser Experten oder Laien? Wenn Sie Ihre Leser kennen, können Sie Ihre Worte wählen, Ihre Hinweise strukturieren und bestimmen, wie viele Details Sie bereitstellen müssen.
- Wenn Sie beispielsweise einem professionellen Koch erklären, wie man Brot backt, müssen Sie nicht erklären, wie man den Teig faltet, warum es wichtig ist, die Eier auf Raumtemperatur zu legen, oder den Unterschied zwischen Allzweckmehl und selbstaufgehendes Mehl.). Wenn Sie dies jemandem erklären, der nicht kochen kann, können die Definitionen und Erklärungen wirklich helfen, einen großartigen Kuchen zuzubereiten.
- Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, gehen Sie einfach davon aus, dass Ihre Leser normale Menschen sind. Auf diese Weise sind Ihre Anweisungen klar und einfach zu befolgen.
Schritt 2. Bestimmen Sie die benötigte Ausrüstung
Bevor Sie beginnen, müssen Sie klar angeben, was erforderlich ist, um die Anweisungen ordnungsgemäß auszuführen. Dies kann in Form einer Liste der benötigten Materialien oder einer Ausrüstungsliste erfolgen.
Schritt 3. Führen Sie den Vorgang durch
Eine Möglichkeit, klare Anweisungen zu schreiben, besteht darin, den Prozess selbst zu befolgen. Auf diese Weise können Sie bestimmte Schritte aufschreiben. Wenn Sie nur versuchen, es basierend auf dem, was Sie sich erinnern, aufzuschreiben, könnten Sie aus Versehen etwas vergessen. Danach können Sie eine andere Person bitten, den Vorgang basierend auf dem, was Sie geschrieben haben, durchzuführen. Bitten Sie sie um Feedback. Fragen Sie, ob Schritte verwirrend oder unklar sind.
- Achten Sie darauf, nichts zu vergessen. Wenn Sie einen wichtigen Schritt verpassen, ist es für Ihre Leser unmöglich, den Vorgang erfolgreich abzuschließen. Außerdem müssen Sie auf die richtige Reihenfolge der Schritte achten.
- Wenn Sie zum Beispiel geschrieben haben: „Mischen Sie die Zutaten mit einem Mixer. Stellen Sie sie bei 121 Grad in den Ofen“, werden die Leser wahrscheinlich davon ausgehen, dass sie auch ihre Rührschüssel in den Ofen stellen sollten.
Teil 2 von 4: Anleitung zum Schreiben
Schritt 1. Schreiben Sie kurz und prägnant
Wirksame Anweisungen sind immer prägnant und prägnant geschrieben. Verwenden Sie keine langen, verschachtelten Absätze. Verwenden Sie einfach kurze und klare Sätze, Aufzählungszeichen und Bilder oder Requisiten.
Schritt 2. Verwenden Sie das aktive Verb
Anweisungen sollten immer aktive Verben und beschreibende Wörter verwenden. Beginnen Sie Ihren Hinweis mit einem Verb. Dies gibt dem Leser eine klare Aktion, die er ergreifen muss. Jeder Schritt muss in Form eines Befehlssatzes geschrieben werden.
- Verwenden Sie bei der Bereitstellung von Definitionen oder Erläuterungen eine beschreibende Sprache so klar wie möglich.
- Sagen Sie zum Beispiel „Zwei Eier hinzufügen“statt „Zwei Eier sollten in den Kuchenteig gegeben werden“.
Schritt 3. Notieren Sie sich nur die erforderlichen Informationen
Achten Sie beim Notieren zusätzlicher Informationen darauf, dass Sie nur das Notwendige hinzufügen. Fragen Sie sich: „Müssen Leser diese Definitionen kennen, um Hinweise zu verstehen?“oder „Brauchen die Leser diesen Rat, um das Verfahren richtig abzuschließen?“
Fügen Sie keine unnötigen Informationen hinzu. Dies wird Ihre Leser nur verwirren und es ihnen erschweren, Anweisungen zu folgen
Schritt 4. Sprechen Sie mit Ihren Lesern
Wenn Sie eine Wegbeschreibung schreiben, sollten Sie Ihre Leser direkt ansprechen. Tun Sie dies mit dem Wort „Sie“. Dies wird dazu beitragen, den Leser persönlich durch die Schritte zu führen.
Schritt 5. Schreiben Sie klar und deutlich
Wenn Sie Anweisungen schreiben, müssen Sie so genau wie möglich sein. Beschreiben Sie genau, was sie tun sollen. Dazu gehört, wie sie ihren Schraubenschlüssel drehen sollen, wie viele Meter sie gehen sollen oder wie die Textur des Kuchens sein soll, wenn er fertig ist.
- Schreiben Sie die Maße richtig auf. Wenn der Leser ein 1,6 Zentimeter langes Brett schneiden muss, schreiben Sie es auf.
- Wenn Sie beispielsweise zeigen, wie man einen Kuchen backt, warten Sie nicht bis Schritt vier, um zu sagen: "Bevor Sie die Zutaten mischen, sieben Sie das Mehl und legen Sie die Eier auf Raumtemperatur."
Schritt 6. Verwenden Sie Sequenzmarkierungen und Timing-Links
Das Verbinden von Wörtern hilft dabei, einen Schritt zum nächsten zu verbinden und auch die Ideen in Ihrem Schreiben zu verbinden. Beim Schreiben von Hinweisen verwenden Sie Sequenzmarkierungen und Timing-Links. Dies hilft dem Leser, die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verstehen.
Einige der am häufigsten verwendeten Konjunktionen sind: zuerst, danach, dann, dann, zuletzt und davor
Teil 3 von 4: Tipps zum Verfassen
Schritt 1. Schreiben Sie eine Einführung
Bevor Sie beginnen, die Anweisungen im Detail zu erklären, müssen Sie dem Leser eine kurze Einführung geben. Diese Einführung erklärt, was der Leser in der Anleitung lernen wird, und beschreibt das Verfahren. Diese Einführung sollte in klarer und einfacher Sprache verfasst sein.
- Notieren Sie den Zweck der Anweisungen, wer diese Anweisungen lesen sollte und unter welchen Bedingungen die hier aufgeführten Verfahren erforderlich sind.
- Sie können auch hinzufügen, was nicht in diesem Verfahren enthalten ist.
- Hier können Sie grundlegende Informationen eingeben.
- In der Einleitung können Sie auch alle wichtigen Warnungen oder Informationen erwähnen, die der Leser benötigt, bevor er mit dem Prozess beginnt. Aber denken Sie daran, dass die meisten Leute diese Einführung überspringen werden, also fügen Sie nichts Wichtiges hinzu, das Sie nicht an anderer Stelle behandelt haben.
- Zum Beispiel: „Diese Anleitung erklärt, wie man einen Schokoladenkuchen backt. Der erste Teil erklärt, wie man trockene und nasse Zutaten mischt, und der zweite Teil erklärt, wie man richtig kocht."
- Ordne die Schritte in chronologischer Reihenfolge. Anweisungen müssen in einer bestimmten Reihenfolge geschrieben werden. Die Schritte sollten logisch aufeinander folgen. Schritt 1 muss abgeschlossen sein, bevor der Leser mit Schritt 2 fortfahren kann. Diese Anordnung ist beim Schreiben von Anweisungen wichtig.
- Wenn die Reihenfolge nicht wirklich wichtig ist, listen Sie die wichtigsten zuerst auf.
Schritt 2. Ordnen Sie die Schritte entsprechend den ersten Schritten an
Anweisungen bestehen aus einer Reihe von miteinander verbundenen Schritten. Bevor Sie mit dem Schreiben von Anweisungen beginnen, müssen Sie festlegen, welche Schritte Sie zuerst ausführen müssen. Das bedeutet, dass Sie sich entscheiden müssen, was Sie zuerst tun müssen, um die gesamte Arbeit zu erledigen.
Wenn du zum Beispiel einen Kuchen backst, musst du den Ofen vorheizen, die Zutaten mischen und den Puderzucker herstellen, bevor du den Kuchen fertig machen kannst
Schritt 3. Geben Sie die Anweisungen in bestimmten Schritten frei
Die meisten Anweisungen müssen aus mehreren Schritten bestehen, die abgeschlossen sein müssen, bevor das Verfahren abgeschlossen ist. Wenn Sie Ihren Leitfaden für jede durchzuführende Aktion in Abschnitte unterteilen, werden die Anweisungen für den Leser klar.
- Wenn Sie beispielsweise ein Auto reparieren, müssen Sie einiges tun, bevor Sie mit der Arbeit am Motor beginnen können. Sie müssen das Auto aufbocken, andere Teile Ihres Autos entfernen oder die Abdeckungen entfernen. Jede dieser Aktionen erfordert ihre eigenen Anweisungen. Sie müssen jede Aktion in bestimmte Teile mit eigenen Anweisungen unterteilen.
- Diese Abschnitte müssen ebenso wie die Schritte in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sein. Sie können die Motorabdeckung nicht entfernen, bevor Sie das Fahrzeug aufbocken oder andere Teile der Abdeckung entfernen. Diese Abschnitte sollten so angeordnet werden, dass einer zuerst ausgefüllt werden sollte.
- Versuchen Sie, jede Aktion aus nur 10 Schritten bestehen zu lassen. Wenn es mehr als 10 Schritte gibt, teilen Sie sie in Abschnitte oder andere Schritte auf.
- Dies hilft den Lesern, ihren Fortschritt zu wiederholen und zu überwachen. Sie können erkennen, wann sie einen Abschnitt erfolgreich abgeschlossen haben. Darüber hinaus konnten sie, wenn sie einen Fehler machten, einen Schritt zurücktreten und ihn korrigieren, ohne den gesamten Hinweis wiederholen zu müssen.
Schritt 4. Beschriften Sie jeden Schritt deutlich
Um den Lesern das Verständnis der Anweisungen zu erleichtern, beschriften Sie jeden Abschnitt deutlich. Der Titel jedes Abschnitts sollte eine Vorstellung davon geben, was in diesem Abschnitt getan wird. Die Leser müssen die Handlung, die sie studieren wollen, verstehen, bevor sie beginnen, sie zu studieren.
Schritt 5. Schreiben Sie einen Schritt in einen Satz
Die Sätze sollten kurz sein und nur einen Schritt enthalten. Auf diese Weise unterteilen Sie die zu erledigende Aufgabe in bestimmte Aktionen, anstatt einen einzelnen Schritt mit vielen Aktionen zu erstellen.
Wenn ein Schritt mit einem anderen zusammenhängt und zusammen durchgeführt werden muss, beschreibe ihn in der richtigen Reihenfolge im selben Satz. Zum Beispiel: „Bevor Sie den Teig in die Bratpfanne gießen, bestreichen Sie die Pfanne mit Kochspray“oder „Bestreichen Sie die Bratpfanne mit Kochspray und gießen Sie dann den Teig in die Bratpfanne“
Schritt 6. Stellen Sie sicher, dass die Schritte, die Sie aufschreiben, leicht befolgt und überwacht werden können
Ein wichtiger Schlüssel zum Schreiben von Anleitungen besteht darin, Ihren Lesern zu helfen, ihren Fortschritt zu überwachen. Schreiben Sie Schritte auf, die ihnen helfen können zu sehen, ob sie alles richtig machen. Das Format könnte etwa so aussehen: „Wenn Sie _ haben, sieht das Ergebnis wie _ aus.“
Zum Beispiel: „Nachdem der Kuchen fertig ist, stecke einen Zahnstocher in die Mitte. Ist der Zahnstocher nach dem Herausziehen noch sauber, ist der Kuchen fertig.“
Schritt 7. Notieren Sie die alternativen Schritte
Für bestimmte Schritte kann es mehrere Möglichkeiten geben, dasselbe zu tun. Stellen Sie sicher, dass Sie die verschiedenen Möglichkeiten erklären.
- Wenn es bestimmte Bedingungen gibt, die bestimmte Methoden besser geeignet machen, stellen Sie sicher, dass Sie diese besprechen.
- Wenn eine bestimmte Methode einfacher, billiger oder effektiver ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie erklären.
Schritt 8. Verwenden Sie bei Bedarf Stiefkinder
Bei einigen Verfahren müssen Sie einen Schritt möglicherweise in mehrere untergeordnete Schritte aufteilen. Schrittkinder sollten nur verwendet werden, wenn die Aktion zu klein ist, um ein einzelner Schritt allein zu sein. Schrittkinder helfen, einen Schritt in mehrere Teile zu unterteilen.
Schreiben Sie zusätzliche Informationen zu den Stiefkindern. Zusätzliche Informationen wie diese erläutern den Schritt genauer, beispielsweise wie das in Bearbeitung befindliche Element davor und danach aussehen wird oder warum der Schritt wichtig ist
Schritt 9. Notieren Sie sich die Warnungen und Bedingungen am Anfang
Wenn es Dinge gibt, die der Leser wissen, tun oder verstehen sollte, bevor er beginnt, stellen Sie sicher, dass Sie sie am Anfang gesagt haben.
Schritt 10. Antizipieren Sie Probleme
Denken Sie an Bereiche, in denen Leser auf Probleme stoßen könnten, und machen Sie dann Vorschläge, wie Sie mit diesen Problemen umgehen können. Sie können auch Beispiele für Probleme angeben, die auftreten können, wenn ein Schritt nicht richtig ausgeführt wird.
Dieser Schritt ist sehr wichtig. Wenn Sie die Anweisungen selbst durchgeführt haben, wissen Sie, welche Teile möglicherweise Probleme verursachen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass Sie den Prozess durchlaufen, während Sie die Anweisungen aufschreiben
Schritt 11. Befolgen Sie die Anweisungen
Dies ist sehr wichtig. Einige der Hinweise sind noch nicht fertig, wenn der letzte Nagel sitzt oder der Kuchen aus dem Ofen genommen wird. Überlegen Sie, was die Leser noch tun müssen. Wenn Sie immer noch denken können: "Na und jetzt?", bedeutet dies, dass Sie noch weitere Schritte hinzufügen müssen.
Teil 4 von 4: Hinweise zum Ausfüllen
Schritt 1. Legen Sie das Hinweisformat fest
Stellen Sie beim Schreiben von Anweisungen sicher, dass Sie das Format klar festlegen. Dies hilft dem Leser zu verstehen, wie er Ihre Anweisungen richtig liest, ohne verwirrt zu werden.
- Verwenden Sie Überschriften, um jeden Abschnitt des Hinweises zu beschriften.
- Verwenden Sie Zahlen, wenn Sie die Schritte in der Reihenfolge aufschreiben, in der sie sind.
- Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um alternative Schritte, zusätzliche Informationen oder alles andere aufzuschreiben, das unter einen Schritt fällt.
- Trennen Sie die Schritte optisch. Fügen Sie Leerzeichen zwischen den Schritten hinzu, damit sie anders aussehen.
Schritt 2. Wählen Sie einen effektiven Titel
Der Titel sollte einen Überblick über das geben, was in Ihrem Handbuch beschrieben wird.
Zum Beispiel ist "Anleitung zum Backen eines eifreien Schokoladenkuchens" viel klarer als "Schokoladenkuchen"
Schritt 3. Verwenden Sie bei Bedarf Bilder und Diagramme
Einige Hinweise erfordern Diagramme, Bilder, Tabellen oder andere Visualisierungen, um dem Leser zu helfen, zu verstehen, was erklärt wird. Fügen Sie bei Bedarf solche Visualisierungen hinzu. Visualisierungen sollten nur die im Schreiben enthaltenen Ideen wiederholen, keine neuen Informationen liefern, da es sich nur um ergänzendes Material handelt.
