Müssen Sie einen guten, fehlerfreien professionellen Brief schreiben? Die meisten Geschäftsbriefe folgen einem festen, leicht zu erlernenden Format, das Sie auf jede Art von Inhalt anwenden können. Geschäftsbriefe sollten immer das Datum, Absender- und Empfängerinformationen sowie einige Absätze enthalten. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte und nehmen Sie Änderungen gemäß den Standards Ihres Unternehmens vor.
Schritt
Teil 1 von 4: Einen Brief beginnen
Schritt 1. Kennen Sie das Format
Was auch immer der Inhalt Ihres Briefes ist, es gibt einige Standardpräsentationen für Geschäftsbriefe, denen Sie folgen müssen. Geschäftsbriefe sollten in einer gängigen Schriftart wie Arial oder Times New Roman getippt und verfasst werden. Verwenden Sie Blockabsätze. Das heißt, Sie beginnen einen neuen Absatz, indem Sie zweimal die Eingabetaste drücken. In Blockabsätzen darf die erste Zeile nicht eingerückt werden.
- Verwenden Sie an allen Seiten einen Rand von 2,54 cm.
- Auch Geschäftsbriefe per E-Mail sollten in einer gängigen Schriftart verfasst werden. Verwenden Sie in geschäftlichen E-Mails keine anderen Skripte oder Farben als Schwarzweiß.
Schritt 2. Wählen Sie die richtige Papiersorte
Briefe müssen auf A4-Papier mit den Maßen 21 x 29,7 cm oder A4s mit den Maßen 21,5 x 29,7 cm gedruckt werden. Mehrere lange Briefe oder Verträge können auf F4-Papier oder 21 x 33 cm Folio gedruckt werden.
Wenn der Brief per Post verschickt wird, sollten Sie ihn auf Firmenbriefpapier drucken. Die Verwendung von Briefbögen verstärkt einen professionellen Eindruck und bietet das Logo und die Kontaktinformationen des Unternehmens
Schritt 3. Fügen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzu
Geben Sie den Namen und die Adresse des Unternehmens ein und verwenden Sie eine neue Zeile, um jeden Teil der Adresse zu markieren. Wenn Sie selbstständig oder ein unabhängiger Unternehmer sind, setzen Sie Ihren Namen anstelle des Firmennamens oder über Ihren Firmennamen
- Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Briefkopf hat, können Sie diesen verwenden, anstatt den Firmennamen und die Adresse eingeben zu müssen.
- Wenn die Adresse nicht eingegeben werden muss, sollte sie rechts oder links oben auf der Seite ausgerichtet werden, je nach Ihren Vorlieben und denen des Unternehmens.
- Wenn der Brief ins Ausland verschickt wird, geben Sie den Namen Ihres Landes in Großbuchstaben ein.
Schritt 4. Geben Sie das Datum ein
Das vollständige Datum aufzuschreiben ist die professionellste Option. Schreiben Sie zum Beispiel "1. April 2012". Das Datum sollte linksbündig ein paar Zeilen über den Empfängerinformationen stehen.
Wenn Sie den Brief über mehrere Tage schreiben, verwenden Sie das Datum, an dem Sie ihn ausgefüllt haben
Schritt 5. Empfängerinformationen hinzufügen
Schreiben Sie die Empfängerinformationen in der folgenden Reihenfolge: vollständiger Name, Titel (falls vorhanden), Firmenname und Adresse. Verwenden Sie für jede Information eine neue Zeile. Geben Sie ggf. eine Referenznummer an. Die Empfängerinformationen sollten linksbündig ausgerichtet werden, einige Zeilen unter dem Datum.
Wir empfehlen Ihnen, das Schreiben an eine bestimmte Person zu adressieren. Auf diese Weise kann die betroffene Person auf Ihr Schreiben antworten. Wenn Sie den Namen der Person, die Sie ansprechen, nicht kennen, recherchieren Sie ein wenig. Rufen Sie die Telefonnummer des Empfängerunternehmens an, um dessen Namen und Titel zu erfahren
Schritt 6. Wählen Sie eine Begrüßung
Eine Begrüßung ist ein wichtiger Indikator für Respekt, und die Begrüßung hängt davon ab, wer sie empfängt, ob Sie den Empfänger gut kennen und wie formell Ihre Beziehung zu ihm ist. Betrachten Sie die folgenden Optionen:
- Verwenden Sie "An wen es betrifft" nur, wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie sich wenden.
- Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, ist "Sehr geehrte Damen und Herren" eine sichere Option.
- Sie können auch den vollständigen Namen und Titel des Empfängers verwenden, zum Beispiel "Sehr geehrter Dr. Dewi Sari".
- Wenn Sie den Empfänger gut kennen und eine informelle Beziehung zu ihm haben, können Sie einen Vornamen verwenden, zum Beispiel "Liebe Susanne".
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Geschlecht der Empfänger hat, schreiben Sie einfach den vollständigen Namen auf, zum Beispiel "Sehr geehrte Kris Damanik".
- Vergessen Sie nicht, nach der Begrüßung ein Komma oder ein Semikolon zu setzen, wenn Sie "An wen es betrifft" verwenden.
Teil 2 von 4: Den Hauptteil des Briefes verfassen
Schritt 1. Verwenden Sie den richtigen Schreibstil
Zeit ist Geld, sagt ein Sprichwort, und die meisten Geschäftsleute verschwenden keine Zeit. Daher sollte Ihr Briefschreibstil prägnant und professionell sein. Gestalten Sie Ihren Brief so, dass er schnell und auf den Punkt gelesen werden kann und nur kurze persönliche Bemerkungen im ersten Absatz enthalten. Sie könnten zum Beispiel mit "In Bezug auf…" beginnen und von dort aus fortfahren.
- Denken Sie nicht zu viel über schöne Übergänge, schwierige Wörter oder lange, gewundene Sätze nach. Der Zweck Ihres Schreibens besteht darin, das, was gesagt werden muss, so schnell und klar wie möglich zu kommunizieren.
- Verwenden Sie einen überzeugenden Ton. Der Zweck Ihres Briefes besteht höchstwahrscheinlich darin, den Leser zu überreden, etwas zu tun, z. B. seine Meinung zu ändern, ein Problem zu beheben, Geld zu senden oder Maßnahmen zu ergreifen. Vermitteln Sie also Ihr Anliegen und Ihre Gründe im richtigen Ton.
Schritt 2. Verwenden Sie Personalpronomen
Die Verwendung der Pronomen „ich“, „wir“und „du“in Geschäftsbriefen ist durchaus akzeptabel. Drücken Sie sich als „ich“und den Leser als „Sie“aus.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie einen Brief im Namen einer Organisation schreiben. Wenn Sie versuchen, die Ansichten des Unternehmens zu vermitteln, sollten Sie „wir“verwenden, damit die Leser wissen, dass das Unternehmen hinter Ihrer Aussage steht. Wenn Sie eine persönliche Meinung äußern, verwenden Sie "Ich"
Schritt 3. Schreiben Sie klar und prägnant
Stellen Sie sicher, dass der Leser wirklich versteht, was Sie schreiben. Leser werden nur dann schnell antworten, wenn die Absicht Ihres Briefes klar ist. Machen Sie es insbesondere deutlich, wenn es ein Ergebnis oder eine Aktion gibt, die der Leser nach Erhalt des Briefes ergreifen soll. Beschreiben Sie Ihre Position in so wenigen Worten wie möglich.
Schritt 4. Verwenden Sie aktive Sätze
Wenn Sie eine Situation beschreiben oder eine Anfrage stellen, stellen Sie sicher, dass Sie das Aktiv und nicht das Passiv wählen. Das Passiv macht Ihr Schreiben mehrdeutig oder allgemein. Darüber hinaus sind aktive Sätze effizienter und bringen das Problem direkt auf den Punkt. Zum Beispiel:
- Passiv: Die Sonnenbrille wurde nicht im Hinblick auf Haltbarkeit entwickelt oder hergestellt.
- Aktiv: Ihr Unternehmen entwirft und fertigt Sonnenbrillen unabhängig von ihrer Haltbarkeit,
Schritt 5. Verwenden Sie Konversationssprache, wenn es sich angemessen anfühlt
Briefe werden von und für Menschen geschrieben. Vermeiden Sie es, Briefe nach Möglichkeit zu kopieren. Sie können keine Beziehungen aufbauen, indem Sie Standardbriefe kopieren. Verwenden Sie jedoch keine nicht standardmäßige Sprache oder Umgangssprache wie "Sie wissen", "Ich meine" oder "Wollen". Wenden Sie den Stil an, einen Geschäftsbrief zu schreiben, aber schreiben Sie Worte, die freundlich und höflich sind.
- Wenn Sie den Empfänger gut kennen, können Sie einen einzeiligen Gruß hinzufügen.
- Benutze deine Intuition, um zu beurteilen, wie viel Persönlichkeit der Brief hervorbringen wird. Manchmal kann ein wenig Humor auf geschäftlicher Ebene helfen, aber denken Sie sorgfältig nach, bevor Sie ihn verwenden.
Schritt 6. Bleiben Sie höflich
Auch wenn Sie ein Beschwerdeschreiben oder eine Beschwerde senden, können Sie immer noch höflich sein. Berücksichtigen Sie die Position des Empfängers und bieten Sie so viel Hilfe wie möglich an, um sich der Situation anzupassen.
Ein Beispiel für eine unhöfliche Beschwerde: „Ich finde deine Sonnenbrille scheiße und ich werde dein Produkt nie wieder kaufen“. Ein Beispiel für eine höfliche Beschwerde wäre: „Ich bin enttäuscht von der Konstruktion Ihrer Sonnenbrille, in Zukunft plane ich, eine andere Sonnenbrillenmarke zu kaufen“
Schritt 7. Verwenden Sie einen „zweiten“Briefkopf für zusätzliche Seiten
Die meisten Geschäftsbriefe sind prägnant genug, um auf eine Seite zu passen. Wenn Sie jedoch einen längeren Brief schreiben müssen, z. B. einen Vertrag oder eine gerichtliche Entscheidung, können zusätzliche Seiten erforderlich sein. Verwenden Sie einen „zweiten“Briefkopf, der normalerweise eine kurze Adresse enthält und aus der gleichen Papiersorte wie der Hauptbriefkopf besteht.
Fügen Sie die Seitenzahl auf der zweiten und den folgenden Seiten oben auf der Seite ein. Sie müssen auch den Namen und das Datum des Empfängers angeben
Schritt 8. Beenden Sie Ihren Brief
Fassen Sie im letzten Absatz Ihre Punkte zusammen und unterstreichen Sie die Maßnahmen, die Sie ergreifen werden oder was Sie vom Empfänger erwarten. Denken Sie daran, dass sich der Empfänger mit Fragen oder Bedenken bezüglich des Briefes an Sie wenden kann, und danken Sie ihm dann für seine Aufmerksamkeit auf den von Ihnen gesendeten Brief.
Teil 3 von 4: Den Brief schließen
Schritt 1. Wählen Sie eine abschließende Begrüßung
Ein abschließender Gruß ist wie ein Eröffnungsgruß ein Zeichen von Respekt und Formalität. „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit freundlichen Grüßen“sind die sichersten Schlussgrüße. Sie können auch "Beste Grüße" oder "Grüße" in Betracht ziehen. Begrüßungen, die nicht zu förmlich sind, aber dennoch einen professionellen Ton haben, sind „Erfolgsgrüße“, „Grüße“und „Danke“. Verwenden Sie nach der abschließenden Begrüßung ein Komma.
Schritt 2. Setzen Sie Ihre Unterschrift
Lassen Sie für Ihre Unterschrift vier Zeilen frei. Unterschreiben Sie, nachdem der Brief gedruckt wurde oder wenn Sie ihn per E-Mail gesendet haben, scannen Sie das Bild Ihrer Unterschrift und fügen Sie es in den Unterschriftsbereich ein. Die Wahl der Tinte für die Unterschrift ist blau oder schwarz.
Wenn Sie einen Brief im Namen einer anderen Person unterschreiben, schreiben Sie "pp:" vor Ihre Unterschrift. „pp“steht für pro procurationem, was „Vertreter“oder „im Namen von“bedeutet
Schritt 3. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen ein, indem Sie tippen
Fügen Sie unter Ihrer Unterschrift Ihre Informationen ein, einschließlich Ihres Namens, Titels, Ihrer Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderer geeigneter Kontaktmöglichkeiten. Verwenden Sie für jeden Informationstyp eine neue Zeile.
Schritt 4. Fügen Sie die Initialen der Schreibkraft hinzu
Wenn die Person, die den Brief schreibt, und der Autor eine andere Person sind, müssen Sie die Initialen der Schreibkraft unter dem Unterschriftenblock hinzufügen. Manchmal sind auch die Initialen des Verfassers des Briefes enthalten. Somit wird klar, wer an dem Brief gearbeitet hat.
- Wenn Sie nur die Initialen der Schreibkraft angeben, schreiben Sie sie in Kleinbuchstaben, zum Beispiel mj.
- Wenn Sie auch die Initialen des Autors angeben, schreiben Sie sie in Großbuchstaben und die Initialen der Schreibkraft in Kleinbuchstaben, z. B. RW:mj. Andere Stile fügen einen Schrägstrich zwischen den Initialen hinzu, z. B. RW/mj.
Schritt 5. Fügen Sie Anhangsinformationen hinzu
Wenn Sie zusätzliche Dokumente zur Überprüfung durch den Empfänger anhängen, notieren Sie einige Zeilen unter den Kontaktinformationen die Anzahl und Art der angehängten Dokumente. Schreiben Sie zum Beispiel: „Anhang (2): Lebenslauf, Broschüre“. Oder schreiben Sie im traditionellen Stil die Anhangsbeschreibung oben auf den Brief, unter das Datum.
Sie können „Attachment“auch mit „Lamp“abkürzen
Schritt 6. Fügen Sie eine Kopie der Informationen hinzu
Wenn Sie eine Kopie des Schreibens an eine andere Person senden, müssen Sie diese dem Schreiben beifügen. Dies wird durch Eingabe von „cc:“oder „Kopie“in der Zeile „Anhang“zusammen mit dem Namen und Titel des Empfängers der Kopie angegeben („cc“steht für Höflichkeitskopie, aber in der Vergangenheit bedeutete es Durchschrift, wenn Briefe wurden noch auf einer Schreibmaschine getippt und mit Kohlepapier kopiert).
- Schreiben Sie zum Beispiel: „cc: Mari Santi, stellvertretende Marketingleiterin“
- Wenn Sie mehr als einen Namen hinzufügen, richten Sie den zweiten Namen unter dem ersten aus, jedoch ohne „cc:“
Teil 4 von 4: Briefe ausfüllen
Schritt 1. Nehmen Sie Änderungen vor
Präsentation ist ein Schlüsselelement der Professionalität. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger Sie leicht als kompetente und verantwortungsbewusste Person sehen kann, indem Sie Ihren Brief bearbeiten und auf Fehler prüfen. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, aber vergessen Sie nicht, sie vor dem Absenden sorgfältig zu lesen.
- Fragen Sie sich, ist der Brief klar und prägnant? Gibt es Absätze, die länger als 3-4 Sätze sind? Bestimmen Sie in diesem Fall, ob Sie unnötige Anweisungen entfernen können.
- Wenn der Brief sehr wichtig ist, müssen Sie ihn möglicherweise von einem Freund oder Kollegen lesen lassen. Manchmal können andere Personen helfen, Sprachfehler oder Unannehmlichkeiten zu erkennen, die Sie möglicherweise nicht kennen.
Schritt 2. Halten Sie die Seiten nicht mit einem Hefter zusammen
Wenn Ihr Brief aus mehreren Seiten besteht, sollte kein Hefter verwendet werden. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Seiten in Ordnung sind, klemmen Sie sie mit einer Büroklammer in der oberen linken Ecke zusammen.
Schritt 3. Senden
Wenn Sie den Brief per Post versenden, verwenden Sie einen Geschäftsumschlag. Verwenden Sie, falls vorhanden, einen Umschlag mit Ihrem Firmenlogo. Schreiben Sie die Rücksendeadresse und die Empfängeradresse ordentlich auf. Falten Sie den Brief in Dritteln, sodass der Empfänger zuerst die Oberseite auffaltet und dann die Unterseite öffnet. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Briefmarken kleben, und senden Sie sie dann.
- Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Handschrift nicht gut ist und nicht zu Ihrer beruflichen Persönlichkeit passt, geben Sie die Adresse in Ihr Textverarbeitungsprogramm ein und drucken Sie sie auf den Umschlag.
- Wenn der Brief dringend und/oder eilig ist, sollten Sie ihn per Kurier versenden.
- Wenn Sie es per E-Mail versenden möchten, konvertieren Sie es zuerst in HTML oder speichern Sie es als PDF, damit sich das Format nicht ändert. Es wäre jedoch schön, wenn der Brief physisch verschickt würde.
Tipps
- Verwenden Sie einen hochwertigen Stift, um Briefe zu unterschreiben.
- Reagieren Sie schnell auf Briefe. Wenn Sie nicht innerhalb einer Woche antworten können, leiten Sie es an den Empfänger weiter und sagen Sie ihm, wann er auf Ihre Antwort warten kann.
- Betonen Sie die positive Seite. Sprechen Sie über das, was Sie tun können, nicht über das, was Sie nicht können. Wenn ein Produkt beispielsweise nicht auf Lager ist, sagen Sie dem Kunden nicht, dass Sie seine Bestellung nicht ausführen können. Sagen Sie stattdessen, dass das Produkt sehr beliebt und ausverkauft ist. Sagen Sie ihnen dann, wann Sie ihre Bestellung ausführen können.
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Wenn Sie einen komplexen Brief schreiben, schreiben Sie zuerst die Gliederung.
- Schreiben Sie jedes Thema auf, das Sie behandeln möchten, ohne sich über die Reihenfolge Gedanken zu machen.
- Erstellen Sie für jedes Thema eine Liste mit Schlüsselwörtern, Beispielen, Argumenten und Fakten.
- Beachten Sie die Relevanz jedes Themas auf der Liste für den Zweck und den Empfänger des Schreibens.
- Entsorgen Sie die nicht benötigten Teile.
- Sortieren Sie die Informationen in der Reihenfolge, die für den Leser am besten ist.
Warnung
- Verwenden Sie keine schmeichelhafte Sprache. Aufrichtiges Lob ist akzeptabel, aber zu viel Lob bedeutet, dass Sie bei der Arbeit auf Lob und nicht auf Kompetenz angewiesen sind.
- Verwenden Sie keine unverblümte oder aufdringliche Sprache. Denken Sie daran, dass Sie mit diesem Schreiben versuchen, eine Geschäftsbeziehung zu reparieren oder zu beginnen.
