Da E-Mails als einfachere, billigere und schnellere Alternative zu Briefen immer beliebter werden, steigt auch die Anzahl der Einladungen zu Hochzeiten, Geburtstagsfeiern und sogar gesellschaftlichen Zusammenkünften, die über diese Online-Medien verschickt werden. Im Allgemeinen senden die Eingeladenen eine E-Mail mit dem RSVP-System, um die Anzahl der Gäste zu messen, die an der Veranstaltung teilnehmen können. Aber leider ist das RSVP-System in Indonesien nicht sehr beliebt, daher werden Sie wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, darauf zu reagieren. Mach dir keine Sorgen! Dieser Artikel enthält verschiedene Tipps zum Bestimmen der richtigen Art und Weise und zum richtigen Zeitpunkt, um die richtige Antwort zu erstellen und zu überprüfen, ob Ihre Antwort beim Eingeladenen eingegangen ist oder nicht.
Schritt
Teil 1 von 3: Den richtigen Weg und die richtige Reaktionszeit bestimmen
Schritt 1. Treffen Sie eine Entscheidung
Der erste Schritt, den Sie unternehmen müssen, ist die Entscheidung, an der in der Einladung aufgeführten Veranstaltung teilzunehmen oder nicht. Denken Sie darüber nach, sobald Sie die RSVP-E-Mail erhalten.
- Denken Sie über den Ort der Veranstaltung nach und überlegen Sie, ob Sie aus der Stadt reisen müssen oder nicht. Um beispielsweise an einer Veranstaltung außerhalb der Stadt teilzunehmen, müssen Sie natürlich mehr ausgeben, um ein Flugticket zu kaufen, oder?
- Stellen Sie sicher, dass Sie zum Zeitpunkt der Veranstaltung an keiner anderen Veranstaltung teilnehmen müssen.
- Stellen Sie sicher, dass auch Ihr Partner und Ihre nächsten Verwandten teilnehmen können. Denken Sie daran, dass die Verfügbarkeit der Menschen, die Ihnen am nächsten stehen, auch Ihren Entscheidungsprozess beeinflusst.
Schritt 2. Identifizieren Sie die Art des Ereignisses
In der Tat erfordert die Art der verschiedenen Ereignisse unterschiedliche Reaktionen und Formalitäten. Daher müssen Sie zuerst die Art des Ereignisses verstehen, bevor Sie eine Antwort senden, um das Auftreten unerwünschter Fehler zu vermeiden.
- Wenn es sich um eine informelle Veranstaltung handelt, wie beispielsweise eine Einladung zu einem Grillabend bei einem Nachbarn, müssen Sie in der Regel eine formlose Antwort geben. Darüber hinaus ist die Zeit, die Sie zum Senden einer Antwort haben, tendenziell kürzer.
- Wenn es sich um eine formelle Veranstaltung handelt, beispielsweise eine Einladung zu einer Hochzeit, einer Geburtstagsfeier oder einer anderen wichtigen Feier, müssen Sie in der Regel auch eine formelle Antwort geben.
Schritt 3. Geben Sie eine wirksame Antwort
Nachdem Sie die Details des Ereignisses gelesen und eine Entscheidung getroffen haben, geben Sie sofort eine wirksame Antwort. Mit anderen Worten, bestätigen Sie durch Ihre Antwort, ob Sie der Einladung nachkommen oder nicht.
- Lesen Sie das vom Einladenden aufgeführte RSVP-Datum. Denken Sie daran, dass Sie vor Ablauf der Frist antworten müssen!
- Antworten Sie so schnell wie möglich. Selbst wenn der Einladende Ihnen ein oder zwei Monate Zeit gibt, um zu antworten, bedeutet das nicht, dass Sie die Gelegenheit nutzen sollten, um eine Antwort zu warten! Antworten Sie stattdessen sofort, nachdem Sie sich entschieden haben, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen.
Teil 2 von 3: Antworten erstellen
Schritt 1. Geben Sie den Betreff der E-Mail an
Nachdem Sie festgelegt haben, wie und wann Sie antworten sollen, strukturieren Sie Ihre Nachricht. Fügen Sie zunächst einen Betreff in die E-Mail ein, der Ihre Antwort angibt und der Art des Ereignisses entspricht.
- Verwenden Sie für formelle Einladungen auch formale Sätze. Schreiben Sie zum Beispiel: „Roger und Anna lehnen Einladungen zum Ball und Abendessen am 11. Mai ab.“
- Bei nicht formalen Einladungen, wie z. B. eingefrorenen Einladungen an Ihre komplexen Nachbarn, schreiben Sie einfach "Kann nicht zum 11. Grill kommen".
Schritt 2. Fügen Sie eine Begrüßung hinzu
Es ist wichtig, die E-Mail mit einer richtigen Begrüßung zu öffnen, da diese Begrüßung den Ton für Ihre Antwort angibt. Darüber hinaus unterstreicht die richtige Begrüßung auch Ihre Gefühle und Perspektive auf den Eingeladenen.
- Einige Beispiele für angemessene Begrüßungen sind „An“, „An meinen besten Freund“oder einfache Grüße wie „Guten Morgen/Nachmittag/Abend/Abend“.
- Sagen Sie bei informellen Veranstaltungen einfach eine kurze und einfache Begrüßung wie „An John und Marcy“.
Schritt 3. Verfassen Sie die Nachricht im Textkörper der E-Mail
Die Nachricht im Textkörper der E-Mail kann der wichtigste Teil Ihrer Antwort sein, zumal sie sowohl Ihre Antwort abschließt als auch die Art des Ereignisses widerspiegelt. Einige Beispiele für Sätze, die Sie verwenden können, um eine Einladung anzunehmen oder abzulehnen:
- Geben Sie eine formlose Antwort auf eine solche Einladung. Zum Beispiel: „Danke für die Grilleinladung, Tom. Aber leider konnten wir nicht teilnehmen, da wir an diesem Tag nicht in der Stadt sein mussten.“
- Geben Sie einer solchen Einladung eine formelle Antwort. Zum Beispiel: „Die Higginsons erhielten am 5. November 2019 eine Einladung zur Hochzeit von Josh und Belinda.“Ein weiteres Beispiel ist: „John und Sarah Appleby nehmen gerne Ihre Einladung zu Marta Rodriguez' Geburtstagsfeier an.“
- Ein Beispiel für ein formelles Ablehnungsurteil wäre: „Die Familie Parker konnte am 5. November 2019 nicht an der Hochzeit von Josh und Belinda teilnehmen.“
Schritt 4. Schreiben Sie eine abschließende Begrüßung und geben Sie Ihren Namen an
Beenden Sie die Antwort nach dem Schreiben der Nachricht mit einer passenden Schlussbegrüßung. Tatsächlich ist das Schreiben eines abschließenden Grußes nicht nur eine Formalität, sondern kann gleichzeitig die Art der Beziehung darstellen, die Sie zu der Person haben und wie Sie sich für sie fühlen.
- Wählen Sie eine formelle Abschlussbegrüßung wie „Grüße“oder „Danke“.
- Wählen Sie eine informelle Schlussbegrüßung wie „Grüße“oder „Grüße“.
- Passen Sie die abschließende Begrüßung an Ihre Antwort an. Schreiben Sie zum Beispiel „Mit großem Bedauern“, wenn Sie die Einladung ablehnen sollten, oder „Danke“, wenn Sie die Einladung annehmen.
- Schreiben Sie Ihren Namen am Ende der E-Mail. Schreiben Sie bei informellen Veranstaltungen einfach Ihren Spitznamen und die der anderen eingeladenen Personen auf. Für eine formellere Veranstaltung ist es jedoch eine gute Idee, Ihren vollständigen Namen und den anderer eingeladener Gäste aufzuschreiben. Wenn Sie und der Eingeladene eine sehr enge Beziehung haben, schreiben Sie einfach „Smith Family“auf.
Teil 3 von 3: Umgang mit automatisierten E-Mails und Behebung möglicher Probleme
Schritt 1. Klicken Sie auf „Ablehnen“oder „Akzeptieren“, wenn die E-Mail eine automatische Schaltfläche enthält
Heutzutage sind viele Menschen mehr daran interessiert, einen automatisierten RSVP-Dienst zu verwenden, der in Form einer E-Mail für formelle Einladungen gesendet wird. Höchstwahrscheinlich wurde die automatisierte RSVP-E-Mail über einen Drittanbieter weitergeleitet und enthält eine Schaltfläche mit der Option „Ablehnen“oder „Akzeptieren“.
- Wenn Sie eine solche E-Mail erhalten, müssen Sie dem Eingeladenen keine private E-Mail senden.
- Sobald eine Einladung angenommen oder abgelehnt wird, wird die Antwort an einen Dritten gesendet und an den Einladenden weitergeleitet.
- Automatische E-Mail-Dienste werden häufig für halbformelle Veranstaltungen wie Geburtstagsfeiern, Wiedervereinigungen, gesellschaftliche Zusammenkünfte usw. verwendet.
Schritt 2. Klicken Sie im Text der E-Mail auf die Option „Rücksendebestätigung“
Tun Sie dies, damit Ihr E-Mail-Anbieter Ihnen eine E-Mail zusendet, die bestätigt, ob die betreffende Person Ihre Antwort erhalten oder geöffnet hat. Auf diese Weise wissen Sie, ob die Nachricht gesendet wurde.
- Beachten Sie, dass verschiedene E-Mail-Anbieter auch unterschiedliche Richtlinien bezüglich der Option „Rückschein“haben können.
- Einige E-Mail-Dienstanbieter bieten diese Option nicht einmal an.
Schritt 3. Senden Sie eine Folge-E-Mail, wenn sich Ihre Pläne ändern
Tatsächlich ist eine Planänderung eine unvermeidliche Möglichkeit. Wenn Sie eine zuvor angenommene Einladung ablehnen müssen oder umgekehrt, stellen Sie sicher, dass Sie die Änderung als Antwort direkt an den Einladenden übermitteln.
- Wenn Sie bei einer automatisierten E-Mail versehentlich die Option „Akzeptieren“gedrückt haben, klären Sie den Fehler per privater E-Mail an die betroffene Person.
- Wenn Sie eine zuvor erhaltene Einladung ablehnen möchten, übermitteln Sie die Ablehnung direkt an den Einladenden. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail mit dem Betreff „RSVP Changes“mit der Aufschrift „Entschuldigung, aus irgendeinem Grund konnten Sarah und ich am 14. nicht an Ihrem 20. Hochzeitstag teilnehmen. Hoffentlich können wir uns in naher Zukunft wiedersehen, okay!“
- Wenn Sie eine zuvor abgelehnte Einladung annehmen möchten, teilen Sie die Änderungen auch direkt dem Einladenden mit. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail mit dem Betreff "RSVP Changes" mit dem Inhalt "Hallo! Wenn das Einladungskontingent noch verfügbar ist, nehme ich gerne an Ihrer Veranstaltung teil."
- Änderungen in der Reaktion sollten so schnell wie möglich mitgeteilt werden. Wenn die bevorstehende Veranstaltung informell oder halbformell ist, haben Sie Ihre Antwort wahrscheinlich schon einige Zeit im Voraus geändert. Wenn die Veranstaltung jedoch formell ist (z. B. eine Hochzeit), sollten Änderungen im Voraus, mindestens einen Monat im Voraus, vorgenommen werden.
