Wie der Name schon sagt, ist ein Antwortbrief ein Brief, der zur Beantwortung einer Frage oder eines Anliegens erstellt wird, der in der Regel auch schriftlich per Brief zugestellt wird und häufig als Medium zum Austausch von Informationen in der Geschäftswelt verwendet wird. Um das perfekte Antwortschreiben zu erstellen, müssen Sie zunächst den Inhalt des Schreibens mit der von Ihnen erhaltenen Frage oder Anfrage überprüfen. Suchen Sie dann nach zusätzlichen Informationen, die zum Beantworten des Briefs erforderlich sind. Nachdem Sie beides getan haben, beginnen Sie mit dem Schreiben eines Antwortschreibens mit Sätzen, die höflich, unkompliziert und klar sind und alle im ursprünglichen Brief aufgeführten Fragen oder Anfragen beantworten können. Achten Sie außerdem darauf, dass der Ton Ihres Satzes auch freundlich und informativ ist, damit der Brief die Zufriedenheit des Empfängers erfüllen kann.
Schritt
Methode 1 von 3: Überprüfen des Inhalts des Originalbriefs
Schritt 1. Identifizieren Sie die vom Absender des Briefes angeforderten oder befragten Informationen
Da Antwortschreiben alles enthalten, was der Absender wissen muss, nehmen Sie sich immer die Zeit, den Inhalt des Schreibens sorgfältig zu überprüfen. Verstehen Sie insbesondere, dass der Absender des Briefes wissen muss, welche Informationen Sie ihm geben können.
- Manchmal ist die Bestimmung der Bedeutung eines Buchstabens nicht so einfach wie das Drehen der Handfläche, insbesondere wenn der Schreibstil des Briefschreibers nicht klar ist. Nehmen Sie sich daher immer die Zeit, die Bedürfnisse des Briefabsenders zu verstehen, bevor Sie ein Antwortschreiben verfassen.
- Notieren Sie bei Bedarf einige der wichtigen Dinge, die Sie im Brief finden, um die Absicht des Absenders besser zu verstehen. Fassen Sie insbesondere zusammen, wonach der Absender gefragt hat, und gestalten Sie Ihre Antwort auf jede Frage oder Anfrage.
Schritt 2. Erfahren Sie mehr über die vom Absender des Briefes angeforderten Informationen
Wenn der Absender des Briefes nach Informationen zu etwas fragt, ist es wahrscheinlich, dass Sie es bereits wissen und es sofort beantworten können oder umgekehrt. Wenn Sie die angeforderten Informationen nicht verstehen, nehmen Sie sich so viel Zeit wie möglich, um Informationen zu sammeln, bevor Sie auf das Schreiben antworten.
Der Absender des Schreibens möchte sich beispielsweise den Status seiner Bewerbung bei Ihrem Unternehmen bestätigen lassen. Wenn die Einstellung eines neuen Mitarbeiters nicht Ihr Fachgebiet ist, wenden Sie sich bitte an einen Mitarbeiter der Personalabteilung, um den Status der Bewerbung des Absenders zu überprüfen, bevor Sie eine Antwort senden
Schritt 3. Leiten Sie den Brief an eine andere Person weiter, die die gestellte Frage besser beantworten kann
Gerade in der Geschäftswelt schicken Kunden manchmal einen Brief an eine Firmenadresse oder Firmenkontaktnummer, die sie im Internet finden. Wenn Sie also ein Schreiben erhalten, sich aber nicht qualifiziert fühlen, die darin enthaltenen Fragen zu beantworten, leiten Sie es bitte an die zuständige Person weiter. Tun Sie dies, um sicherzustellen, dass der Absender des Briefes die genaueste und hilfreichste Antwort erhält.
Wenn die Person lange braucht, um zu antworten, versuchen Sie, den Absender darüber zu informieren, dass Sie den Brief an eine Person weitergeleitet haben, die ihre Fragen besser beantworten kann. Zumindest weiß der Absender des Briefes, dass der von ihm versandte Brief empfangen und bearbeitet wurde
Methode 2 von 3: Antworten zusammenstellen
Schritt 1. Adressieren Sie den Brief an die Person, die um Informationen bittet oder Fragen im Originalbrief stellt
Beginnen Sie einen Brief immer mit einer höflichen Begrüßung, z. B. „Sehr geehrter Herr“, gefolgt vom Namen des Empfängers des Briefes, anstatt einen allzu allgemeinen Eröffnungssatz wie „An den Empfänger dieses Briefes“zu verwenden. Abgesehen davon, dass er unpersönlich klingt, vermittelt der Satz den Eindruck, dass der Antwortbrief von einem Computer geschrieben wurde. Begrüßen Sie den Empfänger daher immer mit Namen, um zu zeigen, dass Ihr Antwortschreiben mit großer Sorgfalt und Wertschätzung verfasst wurde.
- Wenn Sie den Absender des Briefes nicht persönlich kennen, verwenden Sie bitte die Begrüßung Herr oder Frau gefolgt von seinem Nachnamen. Wenn der Absender des Briefes jedoch einen bestimmten Titel hat, verwenden Sie diesen Titel anstelle von Mr oder Mrs.
- Wenn Sie den Absender des Briefes wirklich nicht kennen oder das Geschlecht nicht kennen, verwenden Sie einfach seinen Vornamen.
- Im Allgemeinen können Sie den im Originalbrief aufgeführten Namen des Absenders verwenden. Wenn der Absender des Briefes beispielsweise den Namen „Dr. Johnson“in seinem Brief, öffnen Sie bitte Ihren Antwortbrief mit der Begrüßung: „Sehr geehrte Damen und Herren. DR. Johnson."
Schritt 2. Weisen Sie darauf hin, dass dieser Brief als Antwort auf einen von ihm gesendeten Originalbrief verfasst wurde
Vergessen Sie am Anfang des Briefes nicht, dem Leser den Zweck Ihres Briefes zu vermitteln, nämlich den Brief zu beantworten. Auf diese Weise erfährt der Empfänger des Briefes, dass der Brief gelesen und verarbeitet wurde, sowie die Absicht hinter dem Brief, den Sie versendet haben.
- Ein einfacher Satz „Dieser Brief ist eine Antwort auf den Brief, den Sie am 13. Juni gesendet haben“ist perfekt, um einen Antwortbrief zu eröffnen.
- Wenn Sie nicht der Empfänger des ersten Briefes sind, geben Sie die Identität der Person an, die Ihnen den Brief gegeben hat. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Eine unserer Kundendienstmitarbeiterinnen, Michelle Harris, hat den Brief, den Sie mir geschickt haben, weitergeleitet.“
Schritt 3. Beantworten Sie sofort die Fragen des Absenders
Gehen Sie nach dem Schreiben der Begrüßung sofort zum Herzen des Briefes. Beantworten Sie im Kern des Schreibens alle im Originalbrief aufgeführten Fragen und/oder Beschwerden so vollständig wie möglich. Stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird, damit der Empfänger des Briefes beim Lesen zufrieden sein kann.
- Wiederholen Sie in Ihrer Antwort kurz den Inhalt des ursprünglichen Schreibens. Sie könnten beispielsweise sagen: „Auf Ihre Anfrage zu Mitarbeitern unseres Unternehmens, die direkten Kontakt mit den Medien haben, möchten wir Ihnen mitteilen, dass die Mitarbeiterin Janet Walters heißt. Hier ist seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer."
- Um längere Fragen zu beantworten, verwenden Sie ein Nummerierungssystem, um jede Frage genauer zu beantworten. Diese Methode ist nicht nur einfacher zu lesen, sondern macht den Leser auch zufriedener, da er das Gefühl hat, dass alle Fragen ausführlich beantwortet wurden.
- Geben Sie möglichst vollständige Informationen in nicht zu langen Sätzen an. Im Allgemeinen kann die Beantwortung einer Frage in wenigen kurzen Sätzen als eine gute Antwort bezeichnet werden.
Schritt 4. Seien Sie ehrlich bei allen Anfragen, die Sie nicht erfüllen können
Manchmal gibt es Fragen, die Sie nicht beantworten können, oder Wünsche, die Sie nicht erfüllen können. Geben Sie in einer solchen Situation immer eine ehrliche Antwort. Mit anderen Worten, verwenden Sie keine verschachtelten Sätze, nur um die negativen Ansichten des Absenders des Briefes zu unterdrücken. Vertrauen Sie mir, der Absender des Briefes wird eine direkte und klare Antwort viel mehr zu schätzen wissen. Stellen Sie vor allem sicher, dass die Informationen immer höflich übermittelt werden und eine Entschuldigung vorausgeht, damit sich der Absender des Briefes nicht beleidigt fühlt.
- Verwenden Sie immer einen festen, aber verständnisvollen Ton, wenn Sie eine Anfrage des Absenders des Briefes ablehnen. Sie könnten beispielsweise sagen: „Leider können wir Ihrem Antrag nicht stattgeben. Derzeit verfügen wir nicht über die benötigten Informationen und können Ihnen nicht sagen, wann sie verfügbar sein werden."
- Wenn Sie sich in der Lage fühlen, detailliertere Informationen bereitzustellen, sagen Sie: „Bevor Sie Ihre Frage beantworten, muss ich zunächst einige Dinge bestätigen. Wenn es die Zeit erlaubt, geben Sie bitte das Datum der Einreichung Ihres Antrags sowie den Namen des von Ihnen kontaktierten Beamten an. Nach Abschluss des Bestätigungsprozesses melde ich mich umgehend bei Ihnen.“
Schritt 5. Vielen Dank für den gesendeten Brief
Unabhängig davon, ob Sie einer Bitte stattgeben oder die Frage eines Briefes beantworten können, zeigen Sie ihm immer Ihre Wertschätzung, indem Sie ihm oder ihr danken. Erwecken Sie den Eindruck, dass Sie ihre Aufmerksamkeit schätzen und eine positive Beziehung zu ihnen pflegen möchten.
Manche Leute ziehen es vor, ihren Brief mit einem Dankeschön zu öffnen. Die Platzierung der Rede ist nicht wirklich wichtig. Am wichtigsten ist, dass Sie es an einer Stelle aussprechen
Schritt 6. Beenden Sie den Brief, indem Sie Ihren vollständigen Namen und Titel eingeben
Schließen Sie den Brief mit einer formellen Begrüßung wie „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Wenn der Brief für geschäftliche Zwecke bestimmt ist, führen Sie Ihre Position auch unter Ihrem vollständigen Namen an.
Ob maschinengeschriebener oder handgeschriebener Brief, lassen Sie nach Angabe Ihres vollständigen Namens immer Platz für Ihre Unterschrift. Wird der Brief jedoch per E-Mail versendet, genügt in der Regel die Angabe Ihres vollständigen Namens ohne Unterschrift
Schritt 7. Lesen Sie den Text Ihres Antwortschreibens noch einmal durch, um sicherzustellen, dass alle Fragen beantwortet wurden
Denken Sie daran, dass der Empfänger des Briefes irritiert oder frustriert sein kann, wenn er eine Antwort erhält, die seine Frage nicht beantwortet. Außerdem besteht die Gefahr, dass die Unzufriedenheit ihm einen Folgebrief schickt und am Ende zu Ihrem Job beiträgt! Um die Zufriedenheit der Leser zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen oder Wünsche so vollständig wie möglich beantworten. Lesen Sie Ihren Brief vor dem Absenden noch einmal durch, um sicherzustellen, dass keine Anfragen oder Fragen übersehen wurden.
Holen Sie sich gegebenenfalls die Hilfe eines Freundes oder Kollegen, um den Brief zu lesen. Bitten Sie ihn insbesondere, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen und seine Zufriedenheit nach dem Lesen Ihres Briefes zu messen
Methode 3 von 3: Verwenden eines professionellen Tons
Schritt 1. Verwenden Sie ein Standardformat für Geschäftsbriefe
Verstehen Sie die verschiedenen Arten von Antwortschreiben, die als Mittel der Geschäftskommunikation verwendet werden. Folgen Sie dann dem Format, das Ihrer Meinung nach am besten geeignet ist, um ein professionell klingendes Antwortschreiben zu schreiben.
- Geben Sie in der oberen linken Ecke des Briefes Ihren Namen, Titel, Firmennamen (sofern zutreffend) und Ihre Firmenadresse an. Darunter tragen Sie das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, gefolgt vom vollständigen Namen und der Adresse des Briefempfängers.
- Wenn Sie einen Antwortbrief schreiben möchten, verwenden Sie immer 2,5 cm Rand auf jeder Seite des Papiers. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Buchstabe mit 1 Leerzeichen zwischen den Zeilen und 2 Leerzeichen zwischen den Absätzen geschrieben wird.
- Wenn der Antwortbrief getippt und nicht manuell geschrieben wird, verwenden Sie immer die standardmäßige 12-pt-Schriftart und das Schriftformat. Wenn der Brief jedoch manuell geschrieben wird, stellen Sie sicher, dass die verwendete Handschrift sauber und leicht zu lesen ist.
Schritt 2. Erwecken Sie den Eindruck, dass die gesendete Anfrage oder Frage Sie glücklich macht
Diese Methode ist insbesondere für Geschäftsleute oder kundenorientierte Dienstleister zwingend erforderlich. Denken Sie daran, der Kunde ist König. Das bedeutet, dass Sie Wertschätzung für die Zeit und den Gedanken zeigen müssen, die sie in das Schreiben des Briefes gesteckt haben. Vergessen Sie daher nicht, ihnen für ihre Bitten oder Fragen zu danken und verwenden Sie in den Antwortschreiben immer warme und freundliche Sätze.
- Ein einfacher Satz wie: „Danke, dass Sie uns kontaktiert haben. Wir freuen uns sehr über Ihr Feedback." Es kann den Ton des Briefes deutlich in eine positivere Richtung ändern! Versuchen Sie es daher zur Gewohnheit zu machen, solche Phrasen immer in Ihren Antwortbriefen zu verwenden.
- Erwecken Sie nicht den Eindruck, dass seine Bitte oder Frage Sie irritiert und ärgert. Vertrauen Sie mir, es ist besser, übermäßig freundlich zu sein, als den Empfänger glauben zu lassen, dass Sie wütend oder verärgert auf ihn sind.
Schritt 3. Es ist nicht erforderlich, einen Brief zu schreiben, der zu lang ist, damit der Empfänger des Briefes ihn schnell lesen kann
Schätzen Sie die Freizeit! Senden Sie keinen 3-seitigen Brief, wenn die Frage oder Anfrage tatsächlich in 1 Absatz beantwortet werden kann. Geben Sie daher angemessene Antworten und senden Sie den Brief sofort ab. Fügen Sie keine anderen Informationen hinzu, die er nicht wirklich wissen muss.
- Diese Methode ist wichtig zu implementieren, insbesondere wenn das Antwortschreiben Fragen Ihrer Kunden oder Geschäftspartner beantworten soll. Natürlich möchten Sie den Kunden nicht frustrieren, indem Sie stundenlang eine Antwort lesen müssen, die halbiert werden sollte, oder?
- Schreiben Sie aber auch nicht so kurz, dass Sie die im Originalbrief aufgeführte Anfrage oder Frage nicht beantworten können. Wenn die Frage mit einer ausführlichen Erklärung beantwortet werden muss, können Sie diese gerne angeben. Stellen Sie vor allem sicher, dass alle bereitgestellten Informationen für die Leser wirklich wichtig sind.
Schritt 4. Schreiben Sie so deutlich wie möglich, damit der Empfänger des Briefes Ihre Antwort versteht
Verwenden Sie keine zu langen oder komplizierten Sätze! Schreiben Sie stattdessen mit einer einfachen und klaren Diktion, die den Leser nicht verwirren kann. Je kürzer und dichter Sie schreiben, desto besser sind die Ergebnisse.
Stellen Sie sich vor, der Empfänger des Briefes hat nicht genug Zeit, den Inhalt Ihres Briefes im Detail zu lesen. Selbst wenn er nur den Inhalt des Briefes überflog, würde er verstehen, was Sie meinen? Wenn nicht, korrigieren Sie die Diktion, die Sie verwenden, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen
Schritt 5. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachausdrücken und Fachbegriffen, die für die Leser schwer zu verstehen sind
Dieser Aspekt muss erfüllt werden, um die Lesbarkeit und Klarheit des Inhalts Ihres Schreibens zu maximieren. Wenn der Empfänger des Schreibens kein Fachmann ist, der Fachbegriffe verstehen kann, verwenden Sie ihn daher nicht. Versuchen Sie stattdessen, Jargon oder Fachbegriffe durch eine andere Diktion zu ersetzen, die auch Laien verstehen können.
Um einen Brief zu bearbeiten, stellen Sie die folgende Frage: "Kann jemand, der meine Arbeit nicht versteht, verstehen, worum es in meinem Brief geht?" Wenn nicht, ändern Sie die im Brief verwendete Sprache, damit die meisten Leute ihn verstehen. Tatsächlich ist es eine wirkungsvolle Methode, um die Verwendung von Fachjargon in Ihren Briefen zu reduzieren
Schritt 6. Lesen Sie den Text Ihres Briefes noch einmal
Um Schreibfehler zu vermeiden, die Ihren Brief weniger professionell aussehen lassen, vergessen Sie nicht, den Brief noch einmal zu lesen und Rechtschreib-, Grammatik-, Formatierungs- und Flussfehler zu korrigieren. Vertrauen Sie mir, sich nur ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um den Inhalt des Briefes zu überprüfen, kann einen großen Beitrag dazu leisten, den Brief professioneller aussehen zu lassen.
- Verlassen Sie sich nicht nur auf ein Computerprogramm, um Ihre E-Mails auf Fehler zu überprüfen. Im Allgemeinen können solche Programme nur Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler erkennen, keine grammatikalischen Fehler. Lesen Sie daher jedes Wort in Ihrem Brief erneut, um Fehler zu finden, die der Computer nicht erkennen kann.
- Wenn der Inhalt Ihres Briefes sehr wichtig ist, z. B. wenn ein Brief an einen Geschäftspartner adressiert ist, bitten Sie jemanden, ihn ebenfalls zu lesen. Manchmal können andere Fehler finden, die Ihnen vorher nicht bewusst waren.
