Mannstunden sind ein wichtiger Bestandteil, um ein lukratives Projektangebot zu erstellen und die Kosten der ausgeführten Arbeiten zu bestimmen. Da die Belegschaft einen großen Teil der meisten Vertragsarbeit ausmacht, ist die genaue Schätzung und Berichterstattung der Arbeitszeiten für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Schritt
Teil 1 von 2: Schätzung der Arbeitszeit für Projektgebote
Schritt 1. Teilen Sie das Projekt in Komponenten auf
Der erste Teil der Berechnung der Arbeitsstunden für einen Job besteht darin, das Projekt in kleinere Komponenten aufzuteilen. Schätzen Sie dann die Anzahl der Stunden ein, die für die Fertigstellung jeder Komponente benötigt werden. Diese Komponenten sollten nach der Art der beteiligten Arbeitskräfte benannt werden. Wenn Sie einen Apartmentkomplex bauen, benötigen Sie Arbeitskräfte in den Bereichen Aushub, Bau, Elektrizität, Klempnerarbeiten usw. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Komponente schätzen, die Teil des Projekts ist.
Schritt 2. Bestimmen Sie die Art der benötigten Arbeitskräfte
Die Art der Belegschaft hängt stark von den zu erledigenden Aufgaben ab. Sie brauchen nicht für jeden Job einen Vorarbeiter. Einfache Aufgaben können von Assistenten oder Praktikanten ausgeführt werden. Dieser Bestimmungsprozess ist schwieriger für Jobs, die eine Mischung aus verschiedenen Arten von Arbeitskräften umfassen, von einfachen bis hin zu komplexen.
Schritt 3. Schätzen Sie die Zeit ein, die für die Fertigstellung jeder Komponente erforderlich ist
Nachdem Sie die Komponenten und die Art der Arbeit für jede Komponente bestimmt haben, schätzen Sie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden, die erforderlich sind, um jede Phase von Anfang bis Ende abzuschließen. Schließen Sie keine Pausen ein. Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden sollte die Zeitdauer widerspiegeln, die die Arbeit für den Abschluss einer Phase aufgewendet hat.
- Wenn Sie die Art der Arbeit für jede Phase gut kennen, versuchen Sie, frühere Projekte als Referenz für die Schätzung der Arbeitszeit zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Mitarbeiter zehn Stunden benötigt, um vier neue Fenster zu installieren, oder 2,5 Stunden pro Fenster, unterscheidet sich Ihr aktuelles Projekt möglicherweise nicht wesentlich.
- Wenn eine Phase Ihres Projekts eine andere Art von Arbeitskräften umfasst, Nein Sobald Sie sich kennengelernt haben, recherchieren Sie, um Ihre geschätzte Arbeitszeit vorzubereiten. Je nach Projekt finden Sie wertvolle Informationen im Internet oder bei anderen Auftragnehmern. Sie können auch die Dienste eines Beraters in Anspruch nehmen, der mit der Art der benötigten Arbeitskräfte vertraut ist. Ein Berater kann Ihnen helfen, die Arbeitszeit einzuschätzen, die für den Abschluss einer bestimmten Phase erforderlich ist.
- Berücksichtigen Sie bei der Schätzung auch Faktoren wie den Schwierigkeitsgrad der Arbeit. Wenn sich das Fenster in Ihrem zukünftigen Projekt im 7. Stock und das Fenster, an dem im vorherigen Projekt gearbeitet wurde, im ersten Stock befindet, erhöhen Sie das Stunden-pro-Fenster-Verhältnis, um diesen Unterschied zu berücksichtigen.
- Geben Sie Schätzungen für die Zeit an, die für die im Vertrag erforderlichen Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird.
Schritt 4. Geben Sie die Stunden des Supervisors an
Sie können auch Projektstunden für den Vorarbeiter oder Manager einbeziehen, der ein Team von Mitarbeitern leitet und die detaillierte Berichterstattung und die Einhaltung des Projektzeitplans verwaltet. Einige Projekte können mehr als einen Supervisor oder Vorarbeiter beschäftigen und die verschiedenen Komponenten des Projekts verwalten. Andere Projekte können mehrere unterschiedliche Aufsichtsebenen verwenden. Möglicherweise haben Sie einen Vorarbeiter, der die Mitarbeiter in verschiedenen Komponenten eines Projekts verwaltet, und einen Hauptvorgesetzten, der alle Vorarbeiter verwaltet.
Schritt 5. Verwenden Sie Ihre Schätzungen, um einen Projektzeitplan vorzubereiten
Ihr Kunde bestimmt den Projektabschlusszeitpunkt. Vielleicht wird der Kunde Sie bitten, anzugeben, wie lange Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen. Sie können berechnete Phasen und Stunden verwenden, um einen Projektzeitplan zu entwickeln. Bestimmen Sie Komponenten, die gleichzeitig abgeschlossen werden können, und Komponenten, die in Etappen abgeschlossen werden müssen (der Output eines Prozesses wird zum Input des nächsten Prozesses). Wenn Sie wissen, wann jede Phase abgeschlossen sein muss, können Sie die Anzahl der Stunden, die für die Fertigstellung einer Phase benötigt werden, durch den 8-Stunden-Arbeitstag über den Projektzeitraum teilen. Möglicherweise können Sie den Projektzeitplan verlängern oder verkürzen, indem Sie das Personal hinzufügen oder reduzieren. Je mehr Arbeiter Sie haben, desto schneller kann eine Phase abgeschlossen werden.
- Einige Projekte benötigen mehr als 8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche, um Phasen planmäßig abzuschließen. Sie brauchen Überstunden, die gefördert werden müssen.
- Wenn Sie beispielsweise einen Monat Zeit haben, um das Fundament eines neuen Hauses zu errichten, und Sie wissen, dass der Bau des Fundaments 1.000 Arbeitsstunden erfordert, teilen Sie 1.000 durch den 8-Stunden-Arbeitstag in einem Monat, um den Arbeitsaufwand zu bestimmen, der für die Fertigstellung erforderlich ist dieser Phase zum genauen Zeitpunkt (1000 Projektarbeitsstunden / 20 Arbeitstage im Monat = 50 Stunden pro Tag; 50 Stunden pro Tag / 8 Stunden pro Arbeit = 6,25 Arbeitsaufwand.)
- Seien Sie realistisch in Bezug auf die Anzahl der im angegebenen Zeitraum beschäftigten Arbeitnehmer. Es wäre unrealistisch, 7 Elektriker zu benötigen, um die Stromkreisinstallation in einer Woche abzuschließen, abhängig von der Verfügbarkeit von Elektrikern in Ihrer Nähe. Möglicherweise müssen Sie den Zeitplan verlängern, um die Verfügbarkeit von Arbeitskräften für Ihr Projekt zu gewährleisten.
- Wenn Sie mehrere Phasen gleichzeitig abschließen möchten, müssen Sie die Belegschaft aufteilen, um jede Phase abzuschließen.
Schritt 6. Bereiten Sie Ihr Angebot vor und senden Sie es ab
Fügen Sie die geleisteten Arbeitsstunden für jede benötigte Belegschaft hinzu, sodass Sie die Gesamtarbeitsstunden für jede Art von Belegschaft haben. Wenn Sie nur einen Mitarbeitertyp benötigen, fassen Sie bitte alle Projektstunden in einer einzigen Zahl zusammen. Wenn Sie verschiedene Arten von Arbeitskräften benötigen, sollte Ihr Angebot die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jede Art von Arbeitskräften angeben. Wir empfehlen, alle Arbeitskosten einschließlich Steuern und Sozialleistungen einzubeziehen. In einigen Verträgen kann ein Mindestlohnsatz für jede Art von Arbeitskräften festgelegt werden. Fügen Sie auch alle Aufschläge (Gewinnanteile) hinzu, die Sie berechnen möchten.
Angenommen, Sie wurden ausgewählt, eine neue Küche für ein mittelgroßes Haus zu installieren. Sie müssen das Projekt in mehrere Phasen unterteilen, bestehend aus Sanitär-, Elektro- und allgemeinen Bauarbeiten. Ihr Angebot sollte die Gesamtarbeitszeit für Elektriker, Klempner und allgemeine Bauarbeiten sowie die Gehaltssätze für jede Art von Arbeitskräften widerspiegeln
Schritt 7. Passen Sie die geschätzte Arbeitszeit im Verlauf des Projekts an
Da es sich bei den Zeitschätzungen nur um Schätzungen handelt, sollten Sie die Schätzungen im Verlauf des Projekts aktualisieren. Möglicherweise müssen Sie dem Kunden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden des Teams in Rechnung stellen, daher sollten Sie regelmäßig aktuelle Schätzungen der geleisteten Arbeitsstunden vorlegen. Dadurch wird verhindert, dass der Kunde von der Übernutzung der Arbeitszeit überrascht wird.
- Fügen Sie einen "Fudge-Faktor" hinzu, d. h. die ungefähre Zeitverlängerung aufgrund des Unbekannten. Die Höhe des Fudge-Faktors hängt von der Komplexität der Arbeit, der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, der Abhängigkeit von externen Akteuren und der Beziehung eines Prozesses zum anderen ab.
- Die meisten Auftragnehmer erklären, dass ihre Gebote Schätzungen sind. Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden variieren und die Kunden zahlen im Verlauf des Projekts gemäß den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Es ist jedoch möglich, dass der Kunde einen Pauschalbetrag auf der Grundlage von Schätzungen und nicht die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zahlen möchte. Achten Sie genau auf alle Vertragssprachen, die auf diese Vereinbarung hinweisen, denn bei einer solchen Vereinbarung muss der Auftragnehmer die Kosten sorgfältig abschätzen.
- Wenn der Kunde auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt, vergessen Sie nicht, dass Ihr Angebot Schätzungen widerspiegelt, und Sie sollten keine wesentlich höheren Arbeitsstunden berechnen, es sei denn, es gibt einen zwingenden und nachweisbaren Grund. Wenn ein Problem auftritt und bestätigt wird, dass Sie Ihre geschätzte Arbeitszeit überschreiten, informieren Sie den Kunden, um Missverständnisse zu vermeiden
- Machen Sie eine schriftliche Vereinbarung, in der das Werk angegeben ist, das am wahrscheinlichsten erscheinen wird und außerhalb des Umfangs der Arbeit liegt. Beziehen Sie Prozesse zur Identifizierung und Genehmigung dieser Änderungen ein, wie z. B. Genehmigungen und erforderliche Unterlagen.
Teil 2 von 2: Arbeitszeiterfassung für Vertragsarbeit
Schritt 1. Sammeln Sie Informationen über Ihre Belegschaft
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterdateien für alle Mitarbeiter in Ihrem Projekt korrekt sind, und pflegen Sie sie. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen und alle rechtlichen Dokumente. Wenn Sie Ingenieure, Elektrotechniker, Klempner oder andere lizenzierte Arbeiter einsetzen, müssen Sie den Nachweis ihrer aktiven Zertifizierungsdateien aufbewahren. Für die meisten Ingenieur- und Bautätigkeiten ist es erforderlich, herauszufinden, ob Arbeitskräfte vom Staat beauftragt werden. Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle, die für Sie arbeiten, ordnungsgemäß zertifiziert sind, einschließlich der Subunternehmer.
- Sie können für die Arbeit an einem Projekt ein Gehalt ohne Mitarbeiter zahlen. Diese Subunternehmer arbeiten für Sie, den Auftragnehmer, und Sie berechnen dem Kunden ihre Gehälter. Auch wenn der Subunternehmer nicht Ihr Mitarbeiter ist, müssen seine Zertifizierungsinformationen gesammelt und archiviert werden. Als Auftragnehmer liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass jeder, der an dem Projekt arbeitet, über die entsprechenden Qualifikationen verfügt, sofern nicht im Vertrag angegeben.
- Regierungsverträge erfordern in der Regel zusätzliche Informationen zu Mitarbeitern und Subunternehmern, um die Einhaltung des Gesetzes zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Berichterstattung über ethnische Zugehörigkeit und Gehaltssätze, um sicherzustellen, dass es keine diskriminierenden Praktiken gibt. Wenn Sie einen Regierungsvertrag haben, lesen und befolgen Sie alle Anweisungen zur Einstellung und Berichterstattung sorgfältig, um Gehaltsprobleme zu vermeiden.
Schritt 2. Überwachen Sie die Arbeitszeit
Um genaue Berichte an Kunden erstellen zu können, benötigen Sie eine Methode zur Überwachung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten. Sie können eine Stechuhr oder ein Arbeitszeitblatt verwenden, diese Aufzeichnungen müssen jedoch überprüft werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Abhängig vom vereinbarten Vertrag können von Ihnen regelmäßige Audits und der Nachweis der Gültigkeit der gemeldeten Arbeitsstunden verlangt werden
- Eine Möglichkeit, die Genauigkeit der Arbeitszeitberichte sicherzustellen, besteht darin, jedem Mitarbeiter oder jeder Mitarbeitergruppe einen Vorgesetzten zuzuweisen. Am Ende jeder Woche, wenn der Mitarbeiter die Zeitkarte einreicht, kann der Vorgesetzte die Karte überprüfen und unterschreiben, um ihre Richtigkeit nachzuweisen. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter fiktive Arbeitszeiten addieren.
- Sie können auch versuchen, ein elektrisches Arbeitszeitkartensystem zu verwenden, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu überwachen. Stellen Sie sicher, dass das System gut kontrolliert wird, um Missbrauch zu verhindern. Wenn der Arbeitsstundenbericht fragwürdig ist, müssen Sie dies nachweisen können.
- Regierungskunden sind gesetzlich verpflichtet, alle Informationen zu sammeln, bevor sie Auftragnehmer bezahlen, da die Löhne aus Steuern gezahlt werden. Der Grad der Aufsicht bei der Berichterstattung über die Zeitpläne von Regierungsprojekten wird sehr hoch sein. Befolgen Sie alle Meldeanweisungen sorgfältig und detailliert wie vereinbart.
Schritt 3. Versenden Sie regelmäßig Lohnberichte an Kunden
In Ihrem Vertrag sollte festgelegt werden, wie oft Sie dem Kunden die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden melden müssen, um ein Gehalt zu erhalten. Wenn Sie diesen Bericht einreichen, übertragen Sie Informationen aus Ihren Lohnabrechnungen und Abrechnungsdokumenten in einen kundenspezifischen Bericht, der die Anzahl der in Rechnung gestellten Stunden mit den geschätzten Arbeitsstunden zum Zeitpunkt der Gebotsabgabe vergleicht. Wenn zwischen der geschätzten und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit eine große Diskrepanz besteht, müssen Sie dem Kunden eine aussagekräftige Erklärung geben können.
Schritt 4. Verwenden Sie Notizen, um Kostenvoranschläge für Ihr nächstes Projekt vorzubereiten
Am Ende des Projekts werden Ihre Informationen zur Arbeitszeitüberwachung von unschätzbarem Wert sein, da sie Details zur Dauer der Ausführung bestimmter Jobs liefern. Anhand dieser Daten können Sie Schätzungen vornehmen, beispielsweise die Anzahl der Arbeitsstunden pro Anzahl der verlegten Fliesen oder die Wartezeit nach dem Ausgleichen von nassem Zement. Diese Informationen werden Ihre zukünftigen Angebote verbessern und Ihr Geschäft profitabel halten.
