Wenn Sie sich mit täglichen Aufgaben überfordert fühlen, hilft Ihnen ein Zeitplan, produktiver, effizienter und organisierter zu sein. Experimentieren Sie mit einem Notizbuch, einem Planer oder einer App, um Ihre Zeit zu verwalten, und halten Sie sich an die Methode, die Ihrer Meinung nach am besten funktioniert. Setzen Sie realistische Ergebnisse und achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Verantwortung und Freizeit. Um den Überblick zu behalten, machen Sie die Planung zu einem Teil Ihrer Routine und belohnen Sie sich, wenn Sie es schaffen, eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste anzukreuzen.
Schritt
Teil 1 von 3: Einen Zeitplan erstellen
Schritt 1. Notieren Sie die Zeit, in der Sie Routineaktivitäten ausführen
Führen Sie ein Protokoll über die Zeit, in der Sie sich morgens fertig machen, Ihre Morgenwäsche waschen, einkaufen gehen, E-Mails beantworten, Hausarbeiten erledigen und andere Routineaufgaben erledigen. Gehen Sie es eine Woche durch und schreiben Sie es in ein Notizbuch, ein Arbeitsblatt oder eine Notepad-App.
- Indem Sie Ihre Routine eine ganze Woche lang verfolgen, können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben benötigen.
- Vielleicht finden Sie einen Weg, um produktiver zu sein. Zum Beispiel stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie 10 Stunden lang ein Videospiel gespielt haben und mehr Zeit mit dem Lernen verbringen sollten.
Schritt 2. Versuchen Sie, einen Zeitplan mit einer Vielzahl von Tools zu erstellen, von Notizbüchern über Agendas bis hin zu Apps
Nutzen Sie eine Vielzahl handschriftlicher oder digitaler Methoden, wenn Sie zum ersten Mal einen Zeitplan erstellen. Wenn Sie mit einem leeren Blatt beginnen möchten, verwenden Sie eine Notizbuch- oder Notepad-App. Wenn Sie ein Blatt mit Datum und Uhrzeit verwenden möchten, verwenden Sie eine Agenda- oder Kalender-App.
- Wählen Sie eine Methode, die zu Ihnen passt. Wenn Sie kein Papier mögen, verwenden Sie eine digitale App. Wenn dir die Handschrift hilft, konzentriert zu bleiben, verwende einen Bleistift und ein Notizbuch.
- Sie werden wissen, was Ihnen gefällt und was nicht, wenn Sie den Zeitplan verwenden. Wenn Sie die richtige Methode gefunden haben, verwenden Sie sie weiter. Sammeln Sie alle Ihre Aufgaben an nur einem Ort, egal ob Notizbuch, To-Do oder App.
Schritt 3. Notieren Sie ggf. Datum und Tag
Wenn Datum und Tag auf Ihrem Gerät nicht verfügbar sind, schreiben Sie sie einfach oben auf die Zeitplanseite. Verwenden Sie eine Seite nur für 1 Tag, damit Sie sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren können. Machen Sie bei Bedarf zusätzliche Notizen.
- Wenn Sie die Tage in Ihrem Zeitplan auflisten, können Sie die Aktivitäten, die an einem bestimmten Tag stattfinden, verfolgen, z. B. Musikunterricht montags und mittwochs.
- Wenn Sie ein einfaches Notizbuch verwenden, nutzen Sie die linke Seite für die Reihenfolge des Zeitplans und notieren Sie dann Ihre täglichen Prioritäten und andere Notizen auf der rechten Seite.
Schritt 4. Geben Sie zuerst die definierten Aktivitäten ein
Lektionen, regelmäßige Treffen und andere feste Aufgaben bilden den Rahmen Ihres Zeitplans. Beginnen Sie mit dem Ausfüllen einer festen Aktivitätsspalte wie "08.30 - Einführung in die Psychologie" oder "16.00 - Yoga-Klasse".
- Wenn Sie ein leeres Notizbuch oder Arbeitsblatt verwenden, platzieren Sie ein Zeitfenster links von der Seite mit einem Zeitintervall von alle 30 Minuten. Diese Methode wird sehr hilfreich sein. Geben Sie jedem ein Zeitfenster, damit genügend Platz vorhanden ist, um Notizen unter einer Aufgabe hinzuzufügen.
- Wenn Sie eine Agenda- oder Terminplan-App verwenden, steht normalerweise ein Zeitfenster zur Verfügung.
Teil 2 von 3: Timing
Schritt 1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste auf einem separaten Blatt Papier
Es ist einfach, Routineaufgaben einzubeziehen, die verbleibende Zeit jedoch nicht zu organisieren. Schreiben Sie zunächst alles, was Sie ausfüllen müssen, auf ein leeres Blatt Papier oder auf ein neues Dokument auf Ihrem Telefon oder Computer. Geben Sie die Priorität der Aufgabe an, indem Sie eine Zahl oder einen Buchstaben neben die Aufgabe schreiben.
- Schreiben Sie beispielsweise 1 (oder A) neben die wichtigsten Aufgaben. Dies sind die Aufgaben, die Sie zuerst in Ihren Zeitplan aufnehmen müssen. Schreiben Sie 2 (oder B) neben Aufgaben mit mittlerer Priorität und 3 (oder C) für Aufgaben mit niedriger Priorität.
- Wenn Sie eine Aufgabe in Ihren Zeitplan schreiben, können Sie die Prioritätsstufe daneben markieren oder einfach ein Sternchen oder Ausrufezeichen neben den Aufgaben mit der höchsten Priorität hinzufügen.
- Wenn Sie eine Woche planen, verwenden Sie eine wöchentliche To-Do-Liste. Schreiben Sie eine tägliche Aufgabe auf, wenn Sie einen Zeitplan für einen Tag erstellen möchten.
Schritt 2. Planen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben für Zeiten, in denen Sie sich am produktivsten fühlen
Beginnen Sie, Ihren Terminkalender mit den wichtigsten Aufgaben zu füllen. Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauert, und planen Sie Aufgaben mit höchster Priorität für Zeiten, in denen Sie am energiegeladensten und ablenkungsfreisten sind. Um Aufgaben mit höchster Priorität hervorzuheben, fügen Sie mit Highlighter ein Sternchen, eine Unterstreichung oder eine Hervorhebung hinzu.
- Wenn Sie sich beispielsweise morgens am produktivsten fühlen, planen Sie wichtige Projekte vor dem Mittagessen. Das Organisieren von Dateien und das Löschen von E-Mails können später im Nachhinein erfolgen.
- Versuchen Sie, eine vernünftige Zeitschätzung vorzunehmen. Versuchen Sie nicht, Ihre Hausaufgaben oder Besprechungen mit einem Kunden sehr kurz zu planen, sagen wir 30 Minuten, wenn Sie wissen, dass 1 Stunde eine Stunde sein sollte.
- Nach der Eingabe der wichtigsten Aufgaben ist es Zeit für einfachere Aufgaben wie Waschen oder Einkaufen.
Schritt 3. Fügen Sie Details hinzu, die Ihnen helfen, sich daran zu erinnern, was zu tun ist
Wenn Sie einen Auftrag eingeben, geben Sie bestimmte Informationen ein, damit Sie sich an die Bedeutung des Auftrages erinnern können. Wenn Sie nur kurze Notizen machen, wie zum Beispiel „Besprechung“oder „Daten suchen“, wird es Ihnen schwer fallen, sich daran zu erinnern.
- Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen müssen, geben Sie auch die Uhrzeit, den Ort und die Besprechungsteilnehmer an. Sie können Besprechungsaufgaben auch Aufzählungspunkte hinzufügen.
- Denken Sie daran, dass Sie nicht für jede Aufgabe einen ganzen Aufsatz schreiben müssen. Geben Sie einfach die erforderlichen Details ein, damit Sie beim Lesen nicht verwirrt werden.
Schritt 4. Notieren Sie die Start- und Endzeiten für jede Aufgabe
Egal, welches Tool Sie für die Planung, Apps oder Notepad verwenden, das Aufschreiben von Start- und Endzeiten hilft Ihnen, alle Aktivitäten des Tages im Zeitplan zu halten. Sie haben eine Vorstellung davon, wie Ihr Tag morgen aussehen wird und wo Sie sich gerade befinden.
- Vielleicht müssen Sie sich zum Beispiel von 9:30-10:30 Uhr einen Überblick verschaffen, von 11:00-12:15 Uhr Unterricht nehmen, um 12:30 Uhr zu Mittag essen und von 13:00-13:45 Uhr an Besprechungen teilnehmen.
- Denken Sie immer daran, die geschätzte Zeit sinnvoll einzustellen. Achten Sie auf die Notizen, die Sie machen, während Sie die Vergangenheit verfolgen, um genau abschätzen zu können, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen.
Schritt 5. Nehmen Sie sich auch Zeit für Spaß, Familie und Entspannung
Sie können nicht immer produktiv sein. Nehmen Sie sich also Zeit für die Menschen, die Sie lieben, hängen Sie draußen ab und haben Sie Spaß. Wenn Sie zu der Art von Person gehören, die oft vergisst, sich auszuruhen, ist es wichtig, Erinnerungen daran zu erinnern, sich zu entspannen und Spaß zu haben.
Geben Sie beispielsweise Einträge wie „Dienstag, 18:30 Uhr – Abendessen mit Frau Raras und Tanaya (Arbeitsende 17:45 Uhr!)“oder „Samstag, 12:00 Uhr – Mit Aurora in den Park“ein
Schritt 6. Lassen Sie 25 % Ihrer Zeit ungenutzt
Es wird Ihnen schwer fallen, Ihren Zeitplan zu verfeinern, wenn Sie ihn mit mehreren Aufgaben nacheinander füllen. Besser noch, nehmen Sie sich die Zeit, um mit Unterbrechungen oder Verzögerungen umzugehen. Ein Abstand von mindestens 15 Minuten zwischen den einzelnen Aufgaben ist eine großartige Möglichkeit, um alle Zeitänderungen in Ihrem Plan abzuschließen.
- Wenn Sie irgendwo hin müssen, addieren Sie immer 10-15 Minuten (oder sogar mehr, je nachdem, wo Sie wohnen), nur für den Fall, dass Sie im Stau stecken bleiben.
- Auch wenn Sie nicht zu spät kommen oder es keine Ablenkungen gibt, können Sie die überschüssige Zeit nutzen, um sich auszuruhen, Sport zu treiben oder sogar zusätzliche Aufgaben zu erledigen.
Teil 3 von 3: Einen Zeitplan einhalten
Schritt 1. Stellen Sie Ihren Zeitplan jeden Tag zur gleichen Zeit ein
Wenn Sie einen festen Zeitplan festlegen, wird diese Aktivität zu einem festen Bestandteil Ihres Tagesablaufs. Sie können Ihre To-Do-Liste während Ihres Morgenkaffees oder am Abend zuvor überprüfen. Sie müssen nur die Planung von Aktivitäten zur täglichen Gewohnheit machen.
Es kann einfacher sein, einen Wochenplan an einem Sonntagabend zu planen, dann Anpassungen vorzunehmen und jeden Abend oder Morgen einen Tagesplan aufzustellen
Schritt 2. Speichern Sie Ihren Zeitplan, wo Sie ihn sehen können
Ob in Ihrem Notebook, To-Do oder App, stellen Sie immer sicher, dass Ihr Zeitplan leicht mitzunehmen ist. Wenn Sie Ihren Zeitplan selten berühren, wird es Ihnen schwer fallen, dieses Timing-Ziel einzuhalten.
- Wenn Sie die App verwenden, installieren und synchronisieren Sie Ihr Konto mit allen von Ihnen verwendeten elektronischen Geräten. Versuchen Sie es mit einem Desktop-Computer oder einem Startbildschirm-Widget, um Aufgaben an das Hauptdisplay eines elektronischen Geräts anzuheften.
- Die Installation eines Whiteboards oder Kalenders im Arbeitsbereich ist sehr hilfreich. Notieren Sie leicht verständliche Informationen auf einen Blick wie wichtige Termine und Wochenziele.
Schritt 3. Markieren Sie erledigte Aufgaben, um motiviert zu bleiben
Es ist ganz einfach, ein Häkchen neben eine erledigte Aufgabe zu setzen macht viel Spaß. Diese Noten zu vergeben wird eine gewisse Befriedigung bringen, da Sie es geschafft haben, einen Fortschritt zu erzielen, während Sie versucht haben, verantwortungsbewusst zu bleiben.
Es besteht kein Grund zur Panik, wenn Sie nicht alle Aufgaben erledigen. Wenn etwas Unerwartetes passiert, überarbeiten Sie den Zeitplan und machen Sie ihn am nächsten Tag zur Priorität
Schritt 4. Belohnen Sie sich, wenn Sie alle Aufgaben erledigt haben
Wenn es eine erwartete Belohnung gibt, fühlen sich Aufgaben leichter zu erledigen an, insbesondere die langweiligen. Wenn Ihr Tag beispielsweise voller Präsentationen, Besprechungen und Fristen ist, belohnen Sie sich mit einer zusätzlichen Pause, einem Eis oder einer anderen einfachen Belohnung.
Bereiten Sie sich nach einem anstrengenden Tag neben einem kleinen Geschenk zur Feier der Erledigung einer Aufgabe ein großes Geschenk vor. Genießen Sie mehr Zeit in der Badewanne, beim Spielen von Videospielen, beim Ansehen von Filmen oder bei einer Lieblingsbeschäftigung
Schritt 5. Verwenden Sie Produktivitäts-Apps, um Ablenkungen zu blockieren
Wenn Sie dazu neigen, im Internet zu surfen oder auf soziale Medien zuzugreifen, laden Sie eine App wie StayFocused oder Focusbar herunter. Diese Art von Apps blockiert Websites, die auftauchen und Sie in der Zeit, die Sie für die Arbeit vorgesehen haben, ablenken.
Es ist noch hilfreicher, wenn Sie Ihr Telefon in Ihrer Tasche oder Tasche aufbewahren, anstatt auf Ihrem Schreibtisch. Auf diese Weise können Sie es immer noch verwenden, wann immer Sie es brauchen, aber relativ frei von Ablenkungen, indem Sie es außer Sichtweite halten
Schritt 6. Planen Sie regelmäßige Pausen ein, um Ermüdung zu vermeiden
Ein straffer Zeitplan ohne Ruhepausen wird sich ermüdend anfühlen und möglicherweise sogar zum Aufschieben führen. Natürlich kannst du nicht dein Bestes geben, wenn du dich so behandelst. Nehmen Sie sich eine Auszeit, damit die Arbeit leichter zu bewältigen ist und Sie Körper und Geist erfrischen.
- Gut ist es zum Beispiel, das Wochenende zu nutzen, um verschiedene Haushaltsangelegenheiten zu erledigen. Wenn Sie jedoch den Rasen mähen, die Wäsche waschen und das Haus am Samstag putzen, planen Sie den Sonntag für mehr Ruhe ein.
- Planen Sie jeden Abend 1-2 Stunden vor dem Schlafengehen eine Entspannungszeit ein. Nutzen Sie diese Zeit, um ein unterhaltsames Buch zu lesen, in der Wanne zu baden oder entspannende Musik zu hören.
Tipps
- Organisieren Sie alle Ihre Aufgaben nach nur einem Zeitplan, egal ob im Editor, To-Do oder einer App. Sie werden verwirrt, wenn die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Zeitpläne verteilt sind.
- Bleiben Sie flexibel, schreiben Sie mit Bleistift und überarbeiten Sie Ihren Zeitplan nach Bedarf. Keine Panik, wenn die Realität nicht nach Plan verläuft.
- Nutzen Sie die verbleibende Zeit. Anstatt in die sozialen Medien zu gehen, um 15 Minuten vor einem Meeting zu verbringen, versuchen Sie, Ihre täglichen Aufgaben in Raten zu erledigen. Sie können diese Zeit auch nutzen, um gesunde Lebensmittel zu essen, sich zu dehnen oder zügig zu gehen.
- Nehmen Sie mögliche Ablenkungen in Ihren Zeitplan auf, aber tun Sie Ihr Bestes, um sie zu umgehen. Wenn dich jemand auf der Arbeit besucht oder du zum Telefon greifen musst, sag "Entschuldigung, ich kann nur eine Minute chatten" oder "Danke für die Frage, aber es tut mir leid, das kann ich später beantworten."
- Zögern Sie nicht! Die Aufgaben werden sich weiter stapeln, wenn Sie sie weiterhin ignorieren und Ihr Zeitplan wird immer schwieriger zu bearbeiten.
- Wenn Sie nicht im Zeitplan arbeiten können, lassen Sie sich nicht entmutigen. Ändern Sie es ein wenig entsprechend Ihren Umständen und versuchen Sie, so weit wie möglich dabei zu bleiben.
