Verschiedene Dinge führen manchmal dazu, dass Sie einen Termin absagen müssen, beispielsweise weil Sie einen Notfall haben, im Stau stehen oder Ihren Zeitplan falsch einhalten. Sie können sich Sorgen machen, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Stornierung benachrichtigen können, aber Personen, die nicht gefunden werden konnten, können es verstehen, wenn Sie sie so schnell wie möglich informieren. Legen Sie einen neuen Besprechungsplan fest, wenn Sie ihn kontaktieren oder sich die Gelegenheit bietet. Damit er sich wohl fühlt, bieten Sie ihm an, sich an einem Ort in der Nähe seiner Wohnung oder seines Büros zu treffen.
Schritt
Teil 1 von 2: Termine höflich absagen
Schritt 1. Kontaktieren Sie die vermisste Person so schnell wie möglich
Sie ärgern andere, wenn Sie Ihren Termin bis zur letzten Minute absagen. Wenn Sie es ihm im Voraus sagen, zeigen Sie, dass Sie ihn respektieren und die Zeit, die er für Sie vorbereitet hat, schätzen.
Schritt 2. Benachrichtigen Sie Sie persönlich per Telefon, wenn Sie einen Termin absagen, der sehr kurz bevorsteht
Wenn Sie den Termin am selben Tag absagen, müssen Sie persönlich anrufen. Einen Termin plötzlich abzusagen, damit sich die andere Person verärgert fühlt, kann unhöflich erscheinen, wenn Sie sie per E-Mail, SMS oder jemand anderem darüber informieren.
Schritt 3. Entschuldigen Sie sich aufrichtig
Auch wenn Sie es im Voraus sagen, stellen Sie sicher, dass es Ihnen leid tut, dass Sie Ihren Termin absagen mussten. Vielleicht ist er enttäuscht, dass Sie Ihren Termin abgesagt haben, obwohl er bereits andere Pläne für Sie abgesagt hat.
- Entschuldigen Sie sich kurz und direkt, zum Beispiel: "Tut mir leid, ich kann morgen nicht kommen."
- Verwenden Sie keine zweideutigen Worte oder sagen Sie, dass Sie Ihr Versprechen nicht halten "könnten". Erzählen Sie die Nachrichten ehrlich und direkt.
Schritt 4. Begründen Sie kurz, warum Sie den Termin abgesagt haben
Wenn der Grund logisch ist, zum Beispiel, weil das Fahrzeug eine Panne hat oder Sie krank sind, teilen Sie es ihm mit. Wenn der Grund schwer zu akzeptieren ist, z. B. weil Sie einen Termin vergessen oder versehentlich doppelt geplant haben, geben Sie einen allgemeinen Grund an, z. B. "Entschuldigung, ich habe einen dringenden Bedarf."
- Sie müssen keine detaillierten Gründe angeben, selbst wenn Sie die Wahrheit sagen. Ausführliche Erklärungen lassen es so aussehen, als wollten Sie etwas vertuschen.
- Sagen Sie nicht „Ich habe Wichtigeres zu tun“oder eine ähnliche Ausrede.
- Lüge nicht, denn die Beziehung wird in Schwierigkeiten geraten, wenn sich herausstellt, dass du nicht ehrlich bist.
Schritt 5. Stellen Sie sicher, dass er weiß, dass Sie seine Zeit schätzen
Machen Sie deutlich, dass Sie seine Bereitschaft schätzen, sich Zeit für Sie zu nehmen und dass es Ihnen wirklich leid tut, dass er den Termin absagen musste, weil Sie verstehen, dass er beschäftigt ist und sich Zeit für Sie genommen hat.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Termine mit Personen vereinbaren, mit denen Sie Hilfe benötigen, wie z. B. Professoren oder Kunden
Teil 2 von 2: Einen Ersatzplan festlegen
Schritt 1. Bitten Sie seine Bereitschaft, den Terminplan des Treffens zu ändern, wenn Sie die Neuigkeiten mitteilen
Abgesehen davon, dass Sie ihn nicht erneut kontaktieren müssen, um einen Termin zu vereinbaren, zeigt dieser Schritt, dass Sie ihn wirklich sehen möchten. Wenn Sie anrufen oder eine E-Mail senden, sagen Sie abschließend, dass Sie einen anderen Termin vereinbaren möchten, wenn er nichts dagegen hat.
Schritt 2. Überprüfen Sie Ihren Terminplan und notieren Sie sich die Zeit, die Ihnen für ein Treffen zur Verfügung steht
Sie können einen Besprechungsplan vorschlagen, aber versuchen Sie, Ihren Terminplan in seinen Terminplan einzupassen. Bieten Sie mehrere alternative Zeitplanoptionen an und bitten Sie dann um Feedback.
Sagen Sie ihm zum Beispiel: "Mein Zeitplan ist montags von morgens bis abends, donnerstags von 1 bis 5 und freitags nach 2 nicht ausgefüllt, aber wenn Sie dies nicht können, passe ich den Zeitplan an."
Schritt 3. Schlagen Sie vor, dass das Meeting an einem Ort in der Nähe seiner Wohnung oder seines Büros abgehalten wird
Als Ausgleich für die Absage eines Termins bietet es sich an, ein Treffen an einem für ihn leicht erreichbaren Ort zu vereinbaren, beispielsweise in seinem Büro oder an einem bestimmten Ort, an dem er auf dem Heimweg vorbeikommt.
Schlagen Sie alternativ vor, sich über Skype oder Google Hangouts zu treffen, wenn er sehr beschäftigt ist oder nicht in der Stadt ist
Schritt 4. Bestimmen Sie einen Ersetzungsplan, den Sie einhalten können
Lassen Sie nach der Absage des ersten Termins den zweiten Termin nicht wieder ausfallen. Dies ist nicht nur ärgerlicher und unangenehmer, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden. Bevor Sie einen Ersatztermin vereinbaren, überprüfen Sie Ihren Terminplan sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Termine gemäß dem neuen Terminplan einhalten können.
Sie haben zum Beispiel im Dezember keine Termine, aber normalerweise haben Sie vor dem neuen Jahr viele Aktivitäten. Füllen Sie diese Zeit also nicht mit einem Ersatzplan
Schritt 5. Zeichnen Sie den vereinbarten neuen Besprechungsplan auf
Wenn es einen Ersatzplan gibt, notieren Sie diesen auf der Tagesordnung. Schreiben Sie Ihren Terminplan auch auf ein Blatt Papier und legen Sie es zur Erinnerung an eine gut sichtbare Stelle.
Schritt 6. Danke ihnen für ihr Verständnis und ihre Geduld, wenn du sie/ihn triffst
Eröffnen Sie das Gespräch, indem Sie ihm (oder ihnen) dafür danken, dass sie sich bereit erklärt haben, den Termin abzusagen. Sie müssen sich nicht noch einmal entschuldigen. Zeigen Sie stattdessen, dass Sie seine Zeit schätzen, indem Sie die Möglichkeit schätzen, den Zeitplan zu ändern.
Tipps
- Sagen Sie geplante Besprechungen so weit wie möglich nicht ab, da dies dem Ruf und den Beziehungen zu anderen Personen schaden kann.
- Bevor Sie einen Vertrag mit jemandem abschließen, der eine kostenpflichtige Dienstleistung erbringt, wie z. B. einem Berater, informieren Sie sich, ob Sie Ihren Termin mit ihm oder ihr absagen.
