Bei Transaktionen mit Unternehmen haben wir manchmal das Bedürfnis, ein Reklamationsschreiben einzureichen, weil das gelieferte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung nicht zufriedenstellend ist. In diesem Artikel erklärt wikiHow, wie man den Brief schreibt.
Schritt
Methode 1 von 3: Schreiben eines Beschwerdeschreibens
Schritt 1. Senden Sie das Beschwerdeschreiben an die Kundendienstabteilung
Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort vom Unternehmen erhalten, da der Kundenservice für die Beantwortung von Beschwerden zuständig ist, damit Ihr Brief effizient und effektiv bearbeitet wird.
- Finden Sie den Namen des Kundendienstleiters oder Firmendirektors und den Zweck des Schreibens an ihn persönlich heraus. Beginnen Sie den Brief mit dem Schreiben "Sehr geehrte Damen und Herren", gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie seinen Namen nicht kennen, schreiben Sie einfach "Sehr geehrter Kundenservice-Manager".
- Die Adresse des Kundendienstes finden Sie in der Regel auf der Website des Unternehmens, in Broschüren, Anzeigen oder Produktverpackungen.
Schritt 2. Schreiben Sie den Kern des Briefes weiter
Verwenden Sie den ersten Satz, um den Grund für das Schreiben des Briefes zu erklären und eine Beschwerde einzureichen. Geben Sie so viele unterstützende Fakten wie möglich an, wie Datum, Uhrzeit und Ort, an dem Sie den Service erhalten oder das Produkt gekauft haben, zusammen mit relevanten Daten wie Seriennummer und Produktmodell.
- Stellen Sie sicher, dass der Leser den Kern des Briefes in weniger als 5 Sekunden versteht. Sie müssen also keine langatmige Einleitung schreiben.
- Geben Sie nach dem Verfassen Ihrer Begrüßung detaillierte Informationen zur Erklärung des Problems an, aber stellen Sie sicher, dass der erste Satz den Leser auf Ihre Beschwerde aufmerksam macht.
- Beispiel für den ersten Satz: "Mit diesem Schreiben möchte ich eine Beschwerde wegen einer beschädigten Haartrocknermarke _ einreichen. Dieses Produkt wurde am _ im _ Geschäft in Jalan _, Jakarta gekauft."
Schritt 3. Geben Sie die gewünschte Lösung oder Abhilfe klar an
Wenn Sie einen Produktaustausch, eine Rückerstattung, eine Produktreparatur oder eine Entschädigung auf andere Weise anfordern, geben Sie dies im zweiten Absatz an. Der Leser muss also eine Lösung bieten, anstatt nur einen Antwortbrief zu senden oder eine klischeehafte Antwort zu geben.
- Drücken Sie Ihre Beschwerde in positiven Worten aus, die zeigen, dass Sie die beste Lösung erwarten und ein treuer Kunde bleiben. Wenn Sie eine Rückerstattung oder eine andere Entschädigung verlangen und dann sagen, dass Sie die Angelegenheit an einen Dritten weitergeben, besteht die Möglichkeit, dass der Leser des Schreibens kein Interesse an einer Lösung hat.
- Wenn Sie erwarten, dass das Unternehmen ein breiteres Spektrum an Problemen anspricht, schreiben Sie es bitte an. Allerdings brauchen die Leser in der Regel mehr Zeit, um auf solche Fragen zu reagieren.
- Drohen Sie nicht im ersten Brief mit einer Klage. Dies mag die beste Lösung sein, die Sie möchten, aber diesmal können Sie einfach eine Beschwerde einreichen und auf eine Antwort warten.
Schritt 4. Fügen Sie Fotokopien der Belege bei
Stellen Sie sicher, dass Sie das Schreiben mit Fotokopien der Belege wie Zahlungsbelege, Kaufrechnungen, Garantiekarten, Schecks oder Überweisungsnachweise sowie bei Bedarf Fotos oder Videos ausfüllen. Fügen Sie dem Schreiben relevante Dokumente als Anhang bei.
- Stellen Sie sicher, dass Sie senden Fotokopie beigefügtes Dokument anstelle des Originals. Auf diese Weise riskieren Sie nicht, wichtige Informationen oder Dokumente zu verlieren, wenn sie anderen gezeigt werden müssen.
- Fügen Sie dem Schreiben die beigefügten Unterlagen bei. Beispiel: "Zusammen mit diesem Schreiben füge ich eine Fotokopie des Zahlungsbelegs, der Garantiekarte des Haartrockners und ein Foto der Produktseriennummer bei."
Schritt 5. Legen Sie eine Frist für die Lösung des Problems fest
Als Frist für die Abgabe der Lösung an den Empfänger des Schreibens müssen Sie ein bestimmtes Datum angeben. Durch diesen Schritt fühlen Sie sich ruhig und das Problem wird schneller gelöst.
- Eine zeitliche Begrenzung verringert das Risiko, dass Briefe verloren gehen oder ignoriert werden, da dies zu Unbehagen und Ärger führen kann.
- Geben Sie ein realistisches Zeitlimit an. Normalerweise reichen 1-2 Wochen aus, aber Sie müssen das vorliegende Problem und die erwartete Lösung berücksichtigen.
Schritt 6. Beenden Sie den Brief höflich
Bedanken Sie sich für die geleistete Hilfe. Damit sich beide Seiten hilfreich fühlen, teilen Sie uns mit, was Ihre Leser Ihnen sagen können, damit die Kommunikation effizienter wird.
Schreiben Sie "Wasalam" als abschließenden Gruß, wenn Sie den Namen des Empfängers des Briefes kennen. Wenn nicht, beende den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen". Beenden Sie den Beschwerdebrief nicht mit einer formlosen Schlussbegrüßung, zum Beispiel „Das war's“oder „Danke“
Methode 2 von 3: Verwenden des richtigen Stils und Formats
Schritt 1. Schreiben Sie einen Brief in einem höflichen Stil
Sie können wütend sein und sich ungerecht behandelt fühlen, aber der Leser des Briefes wird sich beleidigt fühlen, wenn Sie beleidigende Worte verwenden. Schreiben Sie den Brief höflich und machen Sie keine Kommentare, die bedrohlich, wütend oder sarkastisch sind. Denken Sie daran, dass der Leser des Briefes nicht unbedingt für die auftretenden Probleme verantwortlich ist und es vorzieht, freundliche und zuvorkommende Kunden zu bedienen, anstatt andere zu verärgern und zu beschuldigen.
- Denken Sie daran, dass das Unternehmen, an das der Brief gesendet wird, nicht die Absicht hat, Ihnen die Dinge zu erschweren. Generell legt das Unternehmen großen Wert auf die Kundenzufriedenheit.
- Sie haben eine größere Chance, eine Lösung zu finden, wenn Sie den Leser Ihres Briefes als hilfsbereiten Menschen behandeln und nicht davon ausgehen, dass er böse Absichten hat.
- Schreiben Sie keine Briefe, wenn Sie verärgert sind. Warten Sie, bis Sie sich ruhig fühlen. Wenn Sie dennoch einen Brief schreiben möchten, speichern Sie ihn 1-2 Tage und lesen Sie ihn dann noch einmal, bevor Sie ihn abschicken. Vielleicht haben Sie einen neuen Brief in einem freundlicheren Stil geschrieben.
Schritt 2. Schreiben Sie einen einfachen Brief
Kundendienstmitarbeiter können täglich Hunderte von Briefen erhalten. Achte daher darauf, dass du einen klaren Brief schreibst, damit er zu dem Punkt kommt, an dem er mit dem Lesen beginnt. Briefe, die sehr lang oder detailliert sind, neigen dazu, den Leser dazu zu bringen, den Inhalt zusammenzufassen, damit er nicht versteht, was Sie wirklich erleben und wollen.
- Geben Sie keine langatmigen Informationen und verwenden Sie keine harten Worte, die andere beleidigen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein Beschwerdeschreiben mit maximal 1 Seite oder 200 Wörtern schreiben.
Schritt 3. Verwenden Sie einen maßgeblichen Sprachstil
Dieser Schritt hilft Ihnen, einen Brief mit wirkungsvollen Sätzen vorzubereiten, damit der Leser versteht, dass Ihre Beschwerde ernst genommen werden sollte. Bei einer ernsthaften Beschwerde, beispielsweise einer finanziellen Beschwerde, spielt eine verbindliche Sprache eine wichtige Rolle.
- Der maßgebliche Sprachstil besteht aus verschiedenen Aspekten, wie der Fähigkeit, die richtigen Worte zu wählen, Kenntnisse über Verbraucherrechte und Unternehmenspflichten sowie professionelles Schreiben von Briefen.
- Dieser Aspekt erhöht Ihre Glaubwürdigkeit, sodass Sie eher eine positive Reaktion erhalten.
Schritt 4. Schreiben Sie den Brief mit der richtigen Schreibweise und Formatierung
Wie oben vorgeschlagen, beeinflusst ein professionell formatiertes Schreiben die Reaktion der Leser auf Ihre Beschwerde. Geben Sie das Datum des Briefes in der oberen rechten Ecke ein. Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie den vollständigen Namen oder Titel des Empfängers auf der linken Seite. Schreiben Sie die Firmenadresse in die nächste Zeile. Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie dann einen Gruß.
- Geben Sie Buchstaben mit einem Computer ein, damit die Schrift sauberer und leichter zu lesen ist. Wenn Sie mit der Hand schreiben müssen, stellen Sie sicher, dass Ihre Schrift sauber, frei von Streifen oder Tintenflecken und lesbar ist.
- Bereiten Sie für die Unterschrift unter "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" ein paar Leerzeilen vor. Fügen Sie Ihren vollständigen Namen in deutlicher Schrift unterhalb der Unterschrift ein, um das Lesen zu erleichtern.
- Schreiben Sie saubere Buchstaben mit angemessenem Abstand, und alle Absätze sind fast gleich lang.
Schritt 5. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik
Bei Rechtschreib- und Grammatikfehlern kann Ihre Beschwerde ignoriert werden. Es ist an der Zeit, die Rechtschreibung mit einem Computer zu überprüfen, bevor der Brief gedruckt wird. Lassen Sie die andere Person den Brief lesen, bevor Sie ihn abschicken.
Methode 3 von 3: Nachfassen von Briefen
Schritt 1. Warten Sie, bis das angegebene Zeitlimit abgelaufen ist
Seien Sie geduldig und unternehmen Sie bis zum angegebenen Zeitlimit keine Maßnahmen. Wenn keine Antwort erfolgt, können Sie telefonisch oder per E-Mail nachfragen, ob Ihr Brief eingegangen ist oder nicht. Seien Sie gegenüber dem Empfänger des Briefes nicht voreingenommen.
Wenn Sie keine Antwort auf das Schreiben erhalten haben oder die Antwort nicht zufriedenstellend ist, richten Sie die Beschwerde an eine Person in einer höheren Position
Schritt 2. Senden Sie einen Brief an einen höheren Beamten
Wenn Sie nach der Kommunikation mit dem Kundendienstleiter keine Lösung erhalten, suchen Sie sich jemanden in einer höheren Position und schreiben Sie ihm oder ihr. Wenn Sie einen Brief an einen höherrangigen Beamten überbringen, egal ob vom Mitarbeiter über den Vorgesetzten zum Direktor zum stellvertretenden Direktor zum Direktor, fügen Sie die neueste Korrespondenz bei. Somit erhält die Person, die den Brief erhält, vollständige Informationen mit dem neuesten Stand und es wird erwartet, dass sie in kurzer Zeit die beste Lösung bieten kann.
- Im ersten Schritt empfiehlt es sich, eine Beschwerde beim Kundenservice einzureichen, anstatt sich direkt an den Präsidenten zu wenden. Kundendienstmitarbeiter haben ein besseres Verständnis für den Umgang mit Beschwerden und Briefe an den Direktor werden in der Regel an diese Abteilung zurückgesendet.
- Wenn Sie die Kundendienstabteilung umgehen, kann Ihre Beschwerde möglicherweise nicht bearbeitet werden.
- Wenn Sie sich beim Direktor oder Geschäftsführer beschweren, stellen Sie sicher, dass Sie einen Brief mit sehr klaren, präzisen und systematischen Informationen schreiben, da er oder sie vorher nicht weiß, was passiert ist.
Schritt 3. Wenden Sie sich an einen Anwalt, wenn Sie rechtliche Schritte einleiten möchten
Anwälte wissen, wie man eine Klage vor Gericht einreicht. Denken Sie daran, diese Methode sollte die letzte Option sein. Ein Beschwerdebrief, in dem direkt auf Rechtswege eingegangen wird, macht den Inhalt des Schreibens unsympathisch und Ihr Antrag auf Entschädigung wird abgelehnt. Es könnte sein, dass dieser Schritt selbstzerstörerisch ist, wenn auf Ihre Drohung reagiert wird.
Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Namen, Ihre Privatadresse, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer (Privat, Arbeit, Handy) angeben. Bitten Sie den Leser des Schreibens außerdem, Kontaktinformationen anzugeben, damit beide Parteien weiterhin über den Fortschritt der Beschwerdelösung kommunizieren können.
- Lesen Sie den Brief noch einmal, bevor Sie ihn absenden, und seien Sie positiv, indem Sie korrekte und nachprüfbare Angaben machen.
- Das Einreichen einer Beschwerde per Post ist wirkungsvoller als per E-Mail, Fax oder schriftlich auf dem Blog/auf der Website des Unternehmens. Viele Unternehmen priorisieren Beschwerden, die in offiziellen Schreiben eingereicht werden.
- Bewahren Sie Fotokopien aller Korrespondenz auf und notieren Sie das Datum, an dem der Brief gesendet wurde.
- Nehmen Sie sich vor dem Schreiben eines Briefes etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was passiert ist. Nachdem Sie darüber nachgedacht haben, sind Sie bereit, einen Brief zu schreiben, wenn Sie wissen, welche Lösung Sie wünschen und wie Sie eine Anfrage stellen.
- Wenn Sie sich über jemanden beschweren möchten, sprechen Sie über sein enttäuschendes Verhalten. Kritisieren Sie das Unternehmen nicht gründlich. Wenn Sie Einwände gegen die Unternehmensrichtlinien erheben, kritisieren Sie weder den Mail-Reader noch das Management. Beschreiben Sie das Problem und Ihre gewünschte Lösung.
- Nutzen Sie Websites, die Verbrauchern die Möglichkeit bieten, Beschwerden einzureichen, und finden Sie heraus, ob es Käufer gibt, die Probleme mit bestimmten Unternehmen hatten. Wir empfehlen Ihnen, eine Datei mit Verbraucherbeschwerden zu führen, die über diese Website eingereicht werden.
- Senden Sie keine Briefe von Zeugen, die legalisiert wurden. Wenn Sie die Angelegenheit vor Gericht beilegen möchten, bewahren Sie die Aussage und den Namen des Zeugen auf. Beachten Sie, dass die Gerichtsgebühren in der Regel sehr hoch sind. Wir empfehlen Ihnen, eine formlose Vereinbarung oder ein Schiedsverfahren zu treffen.
- Kritisieren Sie das Unternehmen nicht. Denken Sie daran, dass Sie eine Entschädigung oder eine Lösung erhalten möchten. Dies kommt nicht zustande, wenn Sie den Leser des Briefes angreifen. Wenn Sie einen Brief in einem lauteren Ton schreiben möchten, vermeiden Sie das Passiv, verwenden Sie einen direkten und beschreibenden Sprachstil. Sagen Sie zum Beispiel, dass Sie aufgrund dieses Problems "ratlos" oder "schwierig" sind, anstatt einfach "enttäuscht" zu sein.
