Um eine Liste oder Tabelle mit Daten von Word nach Excel zu verschieben, müssen Sie nicht einzelne Datenelemente in die Zellen einer Excel-Tabelle (Arbeitsblatt) verschieben. Sie können Ihr Dokument einfach in Word richtig formatieren, dann kann das gesamte Dokument mit wenigen Klicks in Excel importiert werden.
Schritt
Methode 1 von 2: Listen konvertieren
Schritt 1. Verstehen Sie, wie das Word-Dokument konvertiert wird
Um ein Dokument in Excel zu importieren, werden bestimmte Zeichen verwendet, um zu bestimmen, welche Daten in die Zellen im Excel-Arbeitsblatt eingegeben werden. Indem Sie vor dem Importieren einige Formatierungsschritte ausführen, können Sie das Erscheinungsbild des Arbeitsblatts steuern und den manuellen Formatierungsaufwand minimieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine lange Liste aus einem Word-Dokument in Excel importieren.
Diese Methode funktioniert am besten, wenn die Liste mehrere Einträge enthält, die alle ein ähnliches Format haben (eine Liste mit Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw.)
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass das Dokument keine Formatierungsfehler enthält
Stellen Sie vor dem Start des Konvertierungsvorgangs sicher, dass jeder Eintrag gleich formatiert ist. Sie müssen alle Satzzeichenfehler korrigieren oder nicht übereinstimmende Einträge neu anordnen. Dies soll sicherstellen, dass der Datenübertragungsprozess reibungslos abläuft.
Schritt 3. Zeigen Sie die Formatierungszeichen im Word-Dokument an
Indem Sie normalerweise versteckte Formatzeichen anzeigen, können Sie die beste Methode zum Trennen der einzelnen Einträge ermitteln. Sie können Formatierungszeichen anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Absatzmarken ein-/ausblenden klicken oder Strg+⇧ Umschalt+* drücken.
Die meisten Listen haben eine Absatzmarke am Ende jeder Zeile oder am Ende einer Zeile oder in einer Leerzeile zwischen den Einträgen. Mit diesem Zeichen geben Sie das Unterscheidungszeichen der Zellen in Excel ein
Schritt 4. Ersetzen Sie die Absatzmarken zwischen den Einträgen, um zusätzliche Leerzeichen zu entfernen
Excel verwendet Leerzeichen zwischen Einträgen, um Zeilen zu definieren, aber Sie sollten sie an dieser Stelle entfernen, um den Formatierungsprozess zu erleichtern. Keine Sorge, Sie werden es bald wieder hinzufügen. Dieser Schritt funktioniert am besten, wenn Sie eine Absatzmarke am Ende des Eintrags und eine Marke im Zwischenraum zwischen den Einträgen (zwei aufeinanderfolgende Leerzeichen) haben.
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Geben Sie ^p ^p in das Feld Suchen ein. Dies ist der Code für zwei aufeinanderfolgende Absatzmarken. Wenn jeder Eintrag eine einzelne Zeile ist und keine Leerzeilen dazwischen sind, verwenden Sie nur ein ^p.
- Geben Sie das Trennzeichen in das Feld Ersetzen ein. Stellen Sie sicher, dass dieses Zeichen kein Zeichen im Dokument ist, z. B. ~.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Sie werden feststellen, dass diese Einträge sich selbst kombinieren, aber lassen Sie es in Ruhe, solange das Trennzeichen an der richtigen Stelle ist (zwischen den einzelnen Einträgen).
Schritt 5. Trennen Sie jeden Eintrag in separate Spalten
Nun erscheinen die Einträge in separaten Zeilen. Sie müssen die Daten angeben, die in jeder Spalte angezeigt werden. Wenn beispielsweise jeder Eintrag in der ersten Zeile ein Name, in der zweiten Zeile eine Straße und in der dritten Zeile ein Land und eine Postleitzahl ist, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Entfernen Sie eine der ^p-Markierungen im Feld Suchen.
- Ersetzen Sie das Zeichen im Feld Ersetzen durch ein Komma,.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Dadurch werden die verbleibenden Absatzsymbole durch ein Komma-Trennzeichen ersetzt, das jede Zeile in eine Spalte trennt.
Schritt 6. Ändern Sie das Trennzeichen, um den Formatierungsvorgang abzuschließen
Nachdem Sie die beiden obigen Schritte zum Suchen und Ersetzen ausgeführt haben, sieht die Liste nicht mehr wie eine Liste aus. Sie befinden sich alle in derselben Zeile und haben ein Komma zwischen den einzelnen Daten. Der Schritt Suchen und Ersetzen gibt die Daten wieder in ein Listenformular zurück, enthält jedoch immer noch Kommas, die die Spalten definieren.
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Geben Sie ~ (oder ein beliebiges Zeichen, das Sie am Anfang ausgewählt haben) in das Feld Suchen ein.
- Geben Sie ^p in das Feld Ersetzen ein.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Dadurch werden alle Einträge wieder in einzelne durch Kommas getrennte Gruppen aufgeteilt.
Schritt 7. Speichern Sie die Datei als reine Textdatei
Das Eingabeformat ist vollständig und Sie können dieses Dokument als Textdatei speichern. Dies geschieht, damit Excel Ihre Daten lesen und analysieren kann, damit sie in den richtigen Spalten angezeigt werden.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Speichern unter.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dateityp und wählen Sie Nur-Text aus.
- Benennen Sie die Datei und klicken Sie dann auf Speichern.
- Wenn das Fenster Dateikonvertierung angezeigt wird, klicken Sie auf   OK;.
Schritt 8. Öffnen Sie die Datei in Excel
Da die Datei im Klartext gespeichert wird, können Sie sie in Excel öffnen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Öffnen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Excel Alle Dateien und wählen Sie Textdateien aus.
- Klicken Sie im Fenster des Textimport-Assistenten auf Weiter >.
- Wählen Sie in der Liste Trennzeichen Komma aus. In der Vorschau unten sehen Sie, wie die Einträge getrennt werden. Klicken Sie auf Weiter >.
- Wählen Sie das Datenformat für jede Spalte aus und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Methode 2 von 2: Tabellen konvertieren
Schritt 1. Erstellen Sie eine Tabelle in Word und geben Sie dann Daten ein
Eine Datenliste in Word können Sie in ein Tabellenformat konvertieren und dann die Tabelle nach Excel kopieren. Wenn Ihre Daten bereits im Tabellenformat vorliegen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
- Wählen Sie den gesamten Text aus, der in eine Tabelle umgewandelt werden soll.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und dann auf die Schaltfläche Tabelle.
- Wählen Sie Text in Tabelle konvertieren aus.
- Geben Sie die Anzahl der Zeilen pro Datenzeile in die Spalte Anzahl der Spalten ein. Wenn sich zwischen jeder Datenzeile leere Zeilen befinden, fügen Sie eine zur Spaltensumme hinzu.
- Klicken Sie auf  OK;.
Schritt 2. Überprüfen Sie das Tabellenformat
Word erstellt eine Tabelle basierend auf Ihren Einstellungen. Überprüfen Sie, ob die Tabelle korrekt ist.
Schritt 3. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche +, die in der oberen linken Ecke der Tabelle angezeigt wird
Diese Schaltfläche erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Tabelle fahren. Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden alle Daten in der Tabelle ausgewählt.
Schritt 4. Drücken Sie
Strg+C Daten zu kopieren. Sie können auch auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Kopieren klicken.
Schritt 5. Öffnen Sie Excel
Nachdem die Daten kopiert wurden, können Sie Excel öffnen. Wenn Sie die Daten in ein vorhandenes Arbeitsblatt einfügen möchten, öffnen Sie das Arbeitsblatt. Platzieren Sie den Cursor in der Zelle, die Sie zur oberen linken Zelle der Tabelle machen möchten.
Schritt 6. Drücken Sie
Strg+V um Daten einzufügen.
Jede der Zellen aus der Word-Tabelle wird in einer separaten Zelle im Excel-Arbeitsblatt platziert.
Schritt 7. Trennen Sie alle verbleibenden Spalten
Je nach Datentyp, den Sie importieren, müssen möglicherweise zusätzliche Formatierungen vorgenommen werden. Wenn Sie beispielsweise Stadtadressen, Ländercodes und Postleitzahlen importieren, die sich in einer Zelle befinden, können Sie sie in Excel automatisch aufteilen.
- Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, die Sie teilen möchten. In diesem Schritt wird die gesamte Spalte ausgewählt.
- Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Text in Spalten.
- Klicken Sie auf Weiter > und wählen Sie dann Komma in der Spalte Trennzeichen aus. Wenn Sie das obige Beispiel verwenden, trennt dieser Schritt die Stadt von der Ländervorwahl und der Postleitzahl.
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie die Spalten aus, die noch geteilt werden müssen, und wiederholen Sie diesen Vorgang. Wählen Sie als Trennzeichen Leerzeichen und nicht Komma. Dieser Schritt trennt die Ländervorwahl von der Postleitzahl.
