Eine Rechnung ist eine Preisliste für verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Mit Microsoft Word können Sie Rechnungen mit vorhandenen Vorlagen oder mit eigenem Design erstellen. Die folgenden Schritte führen Sie zum Erstellen von Rechnungen in Word 2003, 2007 und 2010.
Schritt
Methode 1 von 1: Vorgefertigte Vorlagen herunterladen
Schritt 1. Erstellen Sie ein neues Dokument
Auch wenn eine vorgefertigte Vorlage kein neues Dokument ist, beginnen Sie mit der Abrechnung, als ob Sie ein neues Dokument erstellen würden.
- Wählen Sie in Word 2003 im Menü Datei die Option "Neu".
- Klicken Sie in Word 2007 auf die Office-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Fensters und wählen Sie dann „Neu“aus dem Menü „Datei“aus.
- Klicken Sie in Word 2010 auf die Registerkarte Datei, und wählen Sie dann die Option Neu aus der Liste der Optionen auf der linken Seite des Fensters aus.
- Klicken Sie nicht auf die Symbolleiste Neu in Word 2003 oder auf die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Word 2007/2010. Mit der Schaltfläche können Sie nur ein neues Dokument mit der Vorlage Normal.dot oder Normal.dotx erstellen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie aus einem leeren Dokument eine Rechnung erstellen möchten.
Schritt 2. Suchen Sie die gewünschte Vorlage
- Wählen Sie in Word 2003 und 2007 Rechnungen aus der Option "Verfügbare Office-Vorlagen" auf der linken Seite des Aufgabenbereichs Neues Dokument aus. Wählen Sie einen Vorlagentyp aus der Liste im mittleren Fenster aus und wählen Sie dann eine der angezeigten Abrechnungsvorlagen aus.
- Wählen Sie in Word 2010 im Abschnitt Verfügbare Office-Vorlagen von Office.com-Vorlagen die Option Rechnungen aus. Doppelklicken Sie auf den Vorlagenordner, den Sie erstellen möchten, und wählen Sie dann eine der angezeigten Abrechnungsvorlagen aus.
Schritt 3. Laden Sie die Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen" in der Mitte des Bildschirms klicken
Anschließend können Sie anhand der Informationen am Ende dieses Artikels Änderungen an der Rechnung vornehmen. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie die Gebühr.
Sie können auch direkt von der Microsoft-Website unter https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 auf Abrechnungsvorlagen für Word und Excel zugreifen Rechnung mit Ihrer Word-Version
Schritt 4. Zweiter Weg:
Rechnungen aus leeren Dokumenten erstellen
Schritt 5. Erstellen Sie den Rechnungskopf
Notieren Sie Ihren Firmennamen und fügen Sie die entsprechende Beschreibung der "Rechnung" hinzu. Sie können beispielsweise "Angebote" auflisten, wenn das Dokument nur als Angebot und nicht als Rechnung dient.
- Sie können die Kopfzeile oben auf der Seite einfügen oder die Kopfzeilenfunktion von Word verwenden. Wenn Sie die Kopfzeilenfunktion von Word verwenden und vorhersagen, dass die Rechnung ein Blatt überschreiten wird, können Sie die Option "Andere erste Seite" verwenden, um vollständige Kopfzeilen auf der ersten Seite und Zusammenfassungsüberschriften auf nachfolgenden Seiten aufzulisten.
- Der Firmenname muss dieselbe Schriftart haben wie Ihre anderen Firmenmaterialien.
- Der Rechnungsauszug muss so groß geschrieben sein, dass der Empfänger des Dokuments ihn identifizieren kann.
Schritt 6. Schreiben Sie das Rechnungsdatum am oberen Rand des Dokuments rechts neben dem Rechnungsauszug
Sie müssen jedoch kein Datum angeben, das so groß ist wie die Beschreibung.
Word verfügt über eine automatische Datumsfunktion, die das heutige Datum für Sie einfügen kann. Obwohl sehr nützlich, verwenden Sie diese Funktion nicht für elektronisch gesendete Rechnungen, da sich das Datum beim Öffnen des Dokuments ständig ändert. Während sich das Aufbewahrungsdatum nicht ändert, wird bei der Abrechnung das Datum auf der Rechnung berücksichtigt, um zu sehen, wann Sie bezahlt wurden
Schritt 7. Nummerieren Sie die Rechnung
Diese Nummer sollte auch oben auf der Rechnung stehen. Die Rechnungsnummerierung erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Rechnungen, wenn Sie mehrere Rechnungen offen haben. Sie können Ihre Rechnung auf zwei Arten nummerieren:
- Nicht mandantenbezogene globale Nummerierung. Somit können Sie alle Abrechnungsbelege in einem Ordner ablegen.
- Spezielle Nummerierung für jeden Kunden. Verwenden Sie diese Nummerierung, wenn Sie für jeden Client einen separaten Ordner erstellen möchten. Möglicherweise möchten Sie einen Teil des Kundennamens in die Rechnungsnummer aufnehmen, z. B. "Swithin1".
Schritt 8. Zeigen Sie die Adresse des Absenders und des Empfängers an
Geben Sie Ihre Adresse und Ihren Namen sowie die Adresse des Kunden auf der Rechnung an.
Ihre Kontaktinformationen sollten den Firmennamen, den Namen des Begünstigten, die Kundenadresse und gegebenenfalls die Telefon-, Fax- und E-Mail-Adresse enthalten
Schritt 9. Notieren Sie die Rechnungsinformationen
Die Tabellenfunktion in Microsoft Word erleichtert Ihnen das Erstellen von Zeilen und Spalten für Fakturierungsinformationen wie Artikelmenge, Artikel-/Servicebeschreibung, Einheitspreis/Servicegebühr und Gesamtpreis für den gekauften Artikel.
Mit der Tabellenfunktion in Word können Sie auch Berechnungen durchführen. Anstatt den Gesamtpreis eines gekauften Artikels manuell zu berechnen, können Sie einfach die Menge mit dem Preis multiplizieren. Danach können Sie alle Zwischensummen berechnen, um die Gesamtrechnung zu ermitteln
Schritt 10. Schreiben Sie die Gesamtrechnung auf die rechte Seite der Rechnung, direkt unter dem Preis pro Artikel
Sie können die Gesamtrechnung zur einfacheren Anzeige fett formatieren.
Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, zeigen Sie eine Zwischensumme aller Waren/Dienstleistungen an, notieren Sie die in Rechnung gestellte Steuer und geben Sie den Steuerprozentsatz links neben dem Steuerwert an. Schreiben Sie danach die Gesamtrechnung darunter
Schritt 11. Fügen Sie Zahlungsregeln hinzu
Sie können Zahlungsregeln oben oder unten in den Rechnungsinformationen anzeigen. Eine häufig verwendete Zahlungsregel ist "bezahlen, wenn die Rechnung eintrifft". „Fällig in 14 Tagen“, „Fällig in 30 Tagen“oder „Fällig in 60 Tagen“.
Sie können am Ende der Rechnung ein Memo hinzufügen, in dem die Zahlungsweise, allgemeine Informationen oder ein Dankeschön für die Nutzung Ihres Dienstes erläutert werden
Schritt 12. Speichern Sie die Rechnung unter einem leicht verständlichen Namen, der die Art der Rechnung beschreibt
Sie können auch den Firmennamen, die Rechnungsnummer und den Kundennamen angeben.
Tipps
- Nach dem Speichern des Rechnungsdokuments können Sie das Dokument als Vorlage verwenden, um eine weitere Rechnung zu erstellen, indem Sie beim Erstellen einer neuen Rechnung die Funktion "Neu aus vorhanden" verwenden. Sie können Rechnungen auch in einem.dot- oder.dotx-Vorlagenformat zur späteren Verwendung speichern.
- Eine andere Möglichkeit, Rechnungen und andere Informationen anzuzeigen, besteht darin, eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe zu erstellen und einen Link zur Datei aus der Rechnung im Word-Format einzufügen. Wenn Sie die Arbeitsmappe aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Arbeitsblatt und wählen Sie "Link aktualisieren", um die Änderungen anzuzeigen.
