Notfallpläne, besser bekannt als Notfallpläne, sind sehr nützlich, um Ereignisse zu antizipieren, die zur Einstellung operativer Aktivitäten führen. Beim Management der Organisation können tatsächlich verschiedene Risiken auftreten, angefangen von technischen Störungen (zB Datenverlust) bis hin zu Naturereignissen (zB Hochwasser). Daher muss jede Organisation einen wirksamen Notfallplan entwickeln, um auf verschiedene unerwünschte Ereignisse vorbereitet zu sein.
Schritt
Teil 1 von 3: Verschiedene Risiken antizipieren
Schritt 1. Bereiten Sie sich vor, bevor Sie einen Notfallplan entwickeln
Der Hauptzweck der Erstellung eines Notfallplans besteht darin, die Kontinuität der operativen Aktivitäten der Organisation im Katastrophenfall aufrechtzuerhalten.
- Definieren Sie zunächst eine formelle Richtlinie, die besagt, dass die Organisation einen Notfallplan entwickeln muss.
- Machen Sie einen Plan, der einfach und praktisch ist. Verwenden Sie leicht verständliche Worte und geben Sie Richtlinien an, die vom Leser leicht anzuwenden sind, da dieser Plan von allen Mitarbeitern der Organisation durchgeführt werden muss.
- Bestimmen Sie die spezifischen Gründe, aus denen Sie einen Notfallplan erstellen müssen. Denken Sie an Indikatoren, die als Maßstab für die erfolgreiche Umsetzung eines Notfallplans dienen, damit die Organisation ihre Aktivitäten wie gewohnt fortsetzen kann. Bestimmen Sie die operativen Aktivitäten, die eine wichtige Rolle für die Kontinuität Ihres Unternehmens spielen.
Schritt 2. Erstellen Sie einen Notfallplan, indem Sie drei wichtige Fragen beantworten
Wenn Sie einen Plan erstellen, der alle drei dieser Fragen beantworten kann, können Sie sicherstellen, dass Sie keinen einzigen zu berücksichtigenden Aspekt übersehen.
- Welche Ereignisse können auftreten?
- Welche Maßnahmen werden wir ergreifen, um dem entgegenzuwirken?
- Was müssen wir tun, um uns vorzubereiten?
Schritt 3. Finden Sie heraus, welchen Risiken Ihr Unternehmen wahrscheinlich ausgesetzt ist
Die Ermittlung der Risiken, die auftreten können, ist einer der wichtigen Aspekte bei der Erstellung eines Notfallplans. Der Prozess wird jedoch je nach Situation und Zustand der einzelnen Organisationen unterschiedlich sein. Sie sollten bei der Ermittlung von Risiken auch die Umstände Ihrer eigenen Organisation berücksichtigen. Notfallpläne sind erforderlich, um Geschäftsrisiken in Form von:
- Naturkatastrophen, zum Beispiel: Überschwemmungen, Wirbelstürme und Dürren. Sonstige Risiken: Finanzkrisen, Arbeitsunfälle, Personalprobleme (zB Tod eines Organisationsleiters oder Mitarbeiterstreik), Datenverlust, Managementchaos und Produktprobleme (zB: fehlerhafte Produkte).
- Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung von Plänen zu Aspekten des Managements, der Kommunikation, der Finanzen, der Koordination, der Logistik und der technischen Problemlösung.
- Technische Probleme werden in der Regel von dem Team konfrontiert, das die Kommunikationsinfrastruktur verwaltet. Sie müssen das Risiko des Verlusts von Daten oder Kunden berücksichtigen.
Schritt 4. Betrachten Sie Risiken nach Priorität
Bestimmen Sie die Risikoeinstufung basierend auf der Höhe der Wahrscheinlichkeit des Eintritts des Risikos. Im Allgemeinen können Notfallpläne nicht alle Risiken antizipieren, da die Eintrittswahrscheinlichkeiten nicht gleich sind. Versuchen Sie herauszufinden, welche Risiken mit der größten Wahrscheinlichkeit eintreten und die betrieblichen Aktivitäten stark beeinflussen.
- Konzentrieren Sie sich auf die Ereignisse mit den schlimmsten Folgen. Notieren Sie alle Ereignisse, die sich auf den Betrieb auswirken, und vergeben Sie eine Bewertung von 1 bis 10. Denken Sie an die Auswirkungen jedes dieser Ereignisse, zum Beispiel: Triebwerksbrände haben eine niedrigere Bewertung als Fabrikbrände.
- Bestimmen Sie anschließend die Einstufung anhand der Häufigkeit des Risikoeintritts. Beispiel: Geben Sie für ein Risiko, das einmal im Monat auftritt, eine Bewertung von 1 und für ein Risiko, das alle 100 Jahre einmal auftritt, eine Bewertung von 10 an. Multiplizieren Sie die beiden Zahlen, um eine Gesamtpunktzahl zu erhalten, die das Ausmaß des Risikos und seine Auswirkungen auf die Organisation zeigt.
- Entwickeln Sie einen Notfallplan, beginnend mit dem Ereignis mit der höchsten Punktzahl. Bereiten Sie Lösungen vor, um diese Ereignisse zu antizipieren. Darüber hinaus können Sie die Arbeitsabläufe bei Veranstaltungen mit geringer Punktzahl verbessern. Grundlegende Aspekte, die die Kontinuität der Aktivitäten der Organisation sicherstellen, müssen oberste Priorität haben, zum Beispiel: Cashflow-Management, Ausbau von Marktanteilen und Verbesserung der Mitarbeiterleistung.
Teil 2 von 3: Mehrere Szenarien definieren
Schritt 1. Bestimmen Sie das Szenario für das Ereignis mit dem höchsten Risiko
Um einen effektiven Notfallplan zu entwickeln, definieren Sie realistische Szenarien für jedes Risiko. Schaffen Sie einen spezifischen Rahmen, um die Auswirkungen zu antizipieren, wenn das höchste Risiko eintreten würde.
- Sie können die Auswirkungen bestimmen, nachdem Sie das Szenario gründlich kompiliert haben. Denken Sie im Detail über die größten Auswirkungen jedes Szenarios nach.
- Bereiten Sie aus einem Szenario mehrere Versionen des Plans mit abgestufter Auswirkungsintensität vor, zum Beispiel: leichte Auswirkung, mittlere Auswirkung und schwere Auswirkung.
Schritt 2. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung des Plans gemäß dem Szenario
Legen Sie fest, welches Personal wann für welche Aktionen verantwortlich ist. Bereiten Sie außerdem eine aktualisierte Liste oder Kontaktliste vor und legen Sie fest, wer Benachrichtigungen bereitstellen soll.
- Erstellen Sie einen Zeitplan, damit alle verantwortlichen Mitarbeiter wissen, was sie am ersten Tag oder in der ersten Woche zu tun haben. Entwickeln Sie für jedes Szenario einen spezifischen Zeitplan.
- Erstellen Sie je nach Szenario einen Zeitplan, um das Auftreten von Hindernissen in verschiedenen Aspekten der Organisation zu antizipieren, beispielsweise in Bezug auf Arbeitseinrichtungen (Infrastrukturbeschränkungen), Organisation (es gibt kein Warnsystem für Notfälle oder ein qualifiziertes Reaktionsteam) und Institutionen (zum Beispiel: fehlende Finanzierungsquellen oder externes Geschäft der Partner). Bestimmen Sie das Personal, das für bestimmte Aspekte verantwortlich sein sollte.
Schritt 3. Denken Sie über die wichtigsten Faktoren nach, um Ihr Geschäft wieder zum Laufen zu bringen
Besprechen Sie dies im Detail, indem Sie eine Überprüfung der Kapazitäten und Schwachstellen innerhalb der Organisation durchführen. Verfügt die Organisation über ausreichende Fähigkeiten, um jedes Risiko zu adressieren oder zu adressieren?
- Zum Beispiel: Eine Katastrophe, die auftreten kann, ist eine Überschwemmung, weil das Flusswasser über die Ufer tritt und Häuser überschwemmt. Eine schlechte Infrastruktur kann Schwachstellen auslösen und die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal ist eine organisatorische Kapazität.
- Führen Sie eine ehrliche Ressourcenbewertung durch. Bestimmen Sie, was aufgrund begrenzter Ressourcen geändert oder reduziert werden muss? Führen Sie eine Analyse durch, um die Auswirkungen auf die Geschäftsaktivitäten zu bestimmen, damit Sie die Maßnahmen bestimmen können, die ergriffen werden müssen, damit die Organisation weiterhin funktioniert und ihre Ziele erreichen kann.
Schritt 4. Bestimmen Sie, wie Sie das Risiko reduzieren können
Nachdem Sie einen Notfallplan erstellt haben, lehnen Sie sich nicht zurück und hoffen, dass nichts Schlimmes passiert. Ergreifen Sie verschiedene Schritte, um Risiken zu reduzieren und Vorbeugung zu unternehmen.
- Finden Sie heraus, ob es Kollegen gibt, die bereit sind zu helfen. Gibt es lokale Ressourcen, die im Katastrophenfall genutzt werden können? Gibt es Nachbarn, die bereit sind zu helfen?
- Ein effektiver Notfallplan kann verschiedene Aspekte aufdecken, die verbessert werden müssen, sodass ein ursprünglich sehr nützlicher Plan jetzt möglicherweise nicht mehr benötigt wird.
- Zum Beispiel: Sie erkennen den Bedarf an Versicherungsschutz oder führen eine Katastrophenschutzsimulation durch. Installieren Sie ein Datensicherungssystem, um Datenverlust zu vermeiden. Machen Sie einen Plan für jedes Szenario.
Teil 3 von 3: Umsetzung eines Notfallplans
Schritt 1. Kommunizieren Sie den Notfallplan an alle Mitarbeiter
Sie müssen den Notfallplan so früh wie möglich allen Ebenen der Unternehmensleitung mitteilen, bevor ein Notfall eintritt.
- Erklären Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter, damit sie nicht verwirrt sind, wenn dieser Plan ausgeführt werden muss, um Panik zu vermeiden.
- Bieten Sie nützliche Schulungen an, damit jedes Personal seine Aufgaben nach Plan erfüllen kann. Führen Sie die erforderlichen Simulationen durch und nehmen Sie nach den Beobachtungen Anpassungen vor.
Schritt 2. Testen Sie Ihren Plan
Führen Sie Tests in 4 Stufen durch, um effizienter und effektiver zu sein. Bei abteilungsübergreifenden Problemen oder Konflikten den Plan anpassen und erneut testen.
- Halten Sie Besprechungen mit leitenden Mitarbeitern ab. Lassen Sie ihn Datum und Uhrzeit für das Meeting festlegen, um den Notfallplan vollständig zu überprüfen und die Leute zu schätzen, die die Arbeit bis zum Ende erledigt haben.
- Halten Sie abteilungsübergreifende Besprechungen ab, um die Pläne der Abteilung zu überprüfen. In dieser Phase müssen Sie Ressourcen zuweisen und aufkommende Konflikte identifizieren.
- Finden Sie die Ursache für schwerwiegende Systemausfälle. Die Planbewertung kann innerhalb der Abteilung durch die Simulation von System- und/oder Anbieterfehlern erfolgen. Szenariosimulationen können durchgeführt werden, ohne dass Geräte abgeschaltet oder Prozesse verzögert werden, die weiterlaufen müssen.
- Machen Sie einen Testlauf. Sie müssen den Notfallplan jedoch testen, indem Sie den Betrieb vorübergehend stoppen.
Schritt 3. Bewahren Sie den Notfallplan an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort auf
Lassen Sie im Katastrophenfall den Plan nicht in Brand stecken oder von der Flut mitgerissen werden. Damit Sie bei Bedarf leicht darauf zugreifen können, sollten Sie den Dateispeicher Ihres Plans nicht geheim halten.
- Bewahren Sie die Plandatei und Kopien an mehreren Stellen auf, damit sie bei Bedarf so schnell wie möglich verwendet werden können.
- Bewahren Sie eine Kopie des Plans an einer anderen Stelle als das Original auf. Bitte teilen Sie einigen autorisierten Personen mit, wie sie darauf zugreifen können.
Schritt 4. Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Durchführung von Überprüfungen fest
Es treten ständig Änderungen auf, so dass die Annahmen, die der Erstellung des Plans zugrunde liegen, nicht mehr gültig sind. Das Risiko kann höher sein als bei der Erstellung des Plans.
- Beteiligen Sie mehrere Personen an der Erstellung und Anpassung von Plänen. Zum Beispiel: Bitten Sie neue Mitarbeiter, Beiträge zu leisten oder Verbesserungen aus einer anderen Perspektive vorzunehmen.
- Vergleichen Sie alle Annahmen, die bei der Erstellung des Plans verwendet wurden, mit aktuellen Daten oder lassen Sie sich von Dritten prüfen. Das Backup-System auf Ihrem Computer speichert möglicherweise weniger Daten, als Sie denken.
Tipps
- Übersehen Sie nicht die Bedeutung eines Notfallplans, damit Sie keinen erstellen!
- Entwickeln Sie Notfallpläne in verschiedenen Szenarien.
- Beginnen Sie mit der Planung, indem Sie einen Ausschuss bilden und einen Vorsitzenden ernennen. Wählen Sie Personen aus, die über die Fähigkeiten, Werkzeuge und Kenntnisse verfügen, damit jede Abteilung ihre eigenen Pläne entwickeln kann.
- Lesen Sie die erstellten Pläne noch einmal durch, um Dinge zu finden, die übersehen wurden.
