Eine Möglichkeit für Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, besteht darin, ihre Geschäftsprozesse sowohl aus betrieblicher als auch aus finanzieller Sicht zu verbessern. Dies erfordert eine Möglichkeit, den spezifischen Prozessfortschritt zu messen. „Was nicht gemessen werden kann, kann nicht verwaltet werden.“Ein Unternehmen kann einen Prozess nicht managen, wenn es keine geeignete Messmethode hat. Daher werden Metriken (messbare Prozessdetails) verwendet, um Daten vor und nach der Implementierung von Änderungen zu sammeln. Die Analyse dieser Metriken liefert Daten, die das Ausmaß der Verbesserung aufgrund von Prozessänderungen kommunizieren. Um zu beginnen, müssen Sie zunächst eine Metrik auswählen, die zu dem von Ihnen gemessenen Prozess passt.
Schritt
Teil 1 von 3: Einrichten des Prozessverbesserungssystems
Schritt 1. Bestimmen Sie, was gemessen werden muss
Das heißt, was meinst du mit "Verbesserung". Möchten Sie einen Prozess, der zuverlässiger, schneller, effizienter oder in etwas anderem besser ist? Dies wird Ihr Projekt klären. Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess messbare Ergebnisse liefert.
Zum Beispiel misst ein Unternehmen, das die Geschwindigkeit der Produktlieferung erhöhen möchte, die Lieferzeit. Datendigitalisierungsunternehmen möchten möglicherweise den Prozentsatz von Zeichenfehlern in einem Stapel messen oder die Ausgabe verarbeiten
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektvokabular konsistent ist
Verwenden Sie allgemein verständliche Begriffe, um die Genauigkeit und Konsistenz der Messungen sicherzustellen. Dies gewährleistet die Zuverlässigkeit der Informationen, die mit anderen Parteien von verschiedenen Standorten und Einrichtungen geteilt werden. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Definitionen aller gemessenen Variablen geklärt.
Beispielsweise misst das Unternehmen die Zeit in Tagen. Andere Niederlassungen desselben Unternehmens können das Wort „eines Tages“unterschiedlich interpretieren. Vielleicht halten sie es für einen 8-Stunden-Arbeitstag und nicht für 24 Stunden. So etwas kann zu Missverständnissen zwischen den Niederlassungen des Unternehmens führen
Schritt 3. Entscheiden Sie, wie die Daten gesammelt werden
Die Datenerhebung sollte unternehmensweit auf die gleiche Weise erfolgen. Wenn beispielsweise eine Abteilung eine Stichprobe zur Datenerhebung verwendet, sollten alle Abteilungen nachziehen. Andernfalls sind die Daten nicht vergleichbar. Außerdem müssen die Maßeinheiten gleich sein. Stellen Sie sicher, dass die verwendeten Maßeinheiten bei der Messung des Ausgangs gleich sind.
Beispielsweise kann die Liefergeschwindigkeit in Minuten oder Stunden gemessen werden. Die Umstellung von einem Gerät auf ein anderes ist reine Zeitverschwendung
Schritt 4. Bestimmen Sie den Standard der Berechnungsgenauigkeit
Dies bedeutet, dass eine Abteilung Zahlen erst dann runden sollte, wenn keine Kommas vorhanden sind, und eine andere Abteilung sollte auf zwei Stellen nach dem Komma aufrunden. Der Unterschied im Detailgrad der Zahlen wird die Ergebnisse durcheinander bringen. Vergessen Sie nicht, dass kleinere Einheiten in der Regel genauere Ergebnisse liefern.
Zum Beispiel müssen sich alle Abteilungen darauf einigen, wie Zahlen gerundet werden
Teil 2 von 3: Bestimmung geeigneter Metriken für das Projekt
Schritt 1. Wählen Sie eine primäre Metrik aus
Schlüsselkennzahlen definieren die Ergebnisse oder Ziele der Prozessverbesserung. Ein Automobilhersteller könnte beispielsweise die Anzahl der pro Stunde produzierten Autos messen. Bevor die Prozessverbesserung durchgeführt wird, wird zunächst die Messgrundlage genommen. Am Ende des Projekts wird der Prozess erneut gemessen. Dann wird die Berechnung der Anzahl der Verbesserungen im Prozess durchgeführt.
Schritt 2. Verbinden Sie Schlüsselkennzahlen mit Geschäftskennzahlen
Geschäftsmetriken messen, wie operative Prozessverbesserungen eines der Unternehmensziele erreichen. Wenn die primäre Kennzahl beispielsweise die Beschleunigung der Produktproduktion ist, kann die Geschäftskennzahl den Gewinn steigern oder die Fixkosten senken. Es besteht eine Ursache-Wirkungs-Beziehung zwischen Schlüsselkennzahlen und Geschäftskennzahlen. Diese Diskrepanz erklärt den Grund, warum Verbesserungen bei Schlüsselkennzahlen auch die Unternehmensleistung verbessern.
Schritt 3. Betrachten Sie mögliche unerwartete Ergebnisse
Als Ergebnis von Prozessverbesserungsprojekten können unerwartete Belastungen auftreten. Wenn die primäre Metrik misst, was verbessert werden sollte, gibt es andere Folgemetriken, um zu messen, was sich nicht ändern sollte. Konsequente metrische Daten sollten vor, während und nach dem Projekt erhoben werden. Von den vielen möglichen Folgemetriken in einem Projekt haben nur wenige einen großen Einfluss auf die Ausgabequalität und sollten berücksichtigt werden.
Beispielsweise sollte ein Unternehmen, das die Liefergeschwindigkeit erhöhen möchte, keine erhöhten Kosten aufgrund von schlechter Handhabung und Produktschäden haben. In diesem Fall ist der Anteil der Produktfehler eine Folgekennzahl
Schritt 4. Definieren Sie Finanzkennzahlen
Geld zu sparen ist nicht unbedingt die primäre Kennzahl des Unternehmens. Unternehmen müssen jedoch die finanziellen Ergebnisse von Prozessverbesserungen überwachen. Dies sollte nicht mit den buchhalterischen Kosten des Projekts verwechselt werden. Finanzielle Kennzahlen sollten ein Instrument sein, um den finanziellen Nutzen der durchgeführten Projekte zu analysieren. Viele Unternehmen überwachen die Finanzkennzahlen noch bis zu einem Jahr nach Abschluss des Projekts.
Zum Beispiel ist zu erwarten, dass eine Verlängerung der Herstellungszeit den Umsatz des Unternehmens erhöht. Das Unternehmen wird den Umsatz zusammen mit anderen Faktoren wie dem Gewinn ab dem Zeitpunkt der Umsetzung der Änderung überwachen und die Auswirkungen der Prozessänderung messen
Teil 3 von 3: Daten sammeln
Schritt 1. Messen Sie die Zeit
Die Prozesszeit misst die Länge der Schritte im Prozess der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Andere Zeitmetriken messen die Zeitspanne, in der ein Projekt Mehrwert schafft oder wie lange es dauert, auf eine Kundenanfrage zu reagieren. Die Berechnung der Metrik kann ein Prozentsatz der Lieferzeit sein.
Strategien zur Reduzierung der Prozesszeit steigern nachweislich das Geschäft. Dies kann die Produktion und die schnellere Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen steigern. Wenn der Preis und die Qualität der Waren oder Dienstleistungen denen der Wettbewerber entsprechen, werden sich die Kunden für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen entscheiden, die schneller akzeptiert werden. Wenn die Bearbeitungszeit verkürzt werden kann, steigen die Chancen auf neue Aufträge und Geschäfte
Schritt 2. Kosten messen
Die Kostenmetrik bewertet die Gesamtkosten des Produktionsprozesses. Diese Kennzahl misst auch die Betriebskosten im Verhältnis zum Produktionsniveau. Die Kosten pro Transaktion messen die Kosten für die Herstellung einer Einheit. Die Kosteneinsparung misst die Kostenreduzierung pro Transaktion. Arbeitseinsparung misst die Reduzierung der Arbeitsstunden, die zur Herstellung von Gütern oder Dienstleistungen erforderlich sind.
Eine Strategie zur Kostensenkung wird wichtig, wenn die Geschäftseinnahmen zu sinken beginnen. So verzeichnete die Bank of America beispielsweise im Jahr 2011 einen Rückgang der Kredit- und Handelserträge. Daher reduzierte sie ihre Belegschaft, um ihre Aktionäre weiterhin zu bezahlen. Bankmanager und Berater entschieden sich, Kostenkennzahlen zu verwenden, um Stellen zu identifizieren, die abgeschrieben werden könnten, um Geld zu sparen, ohne dem Unternehmen zu schaden
Schritt 3. Qualität messen
Qualitätskennzahlen messen die Kundenzufriedenheit. Kundenzufriedenheitsdaten können durch Umfragen, Kundenbeschwerden und anderes Feedback erhalten werden. Qualitätsmetriken bewerten auch, ob ein Prozess dem Kunden einen Mehrwert bietet. Diese Metrik betrachtet auch die Häufigkeit von Fehlern und Nacharbeiten. Der Prozentsatz der Fehler wird in der Höhe der Produktfehler angezeigt. Der Fertigstellungsgrad und der Genauigkeitsgrad messen die Häufigkeit fehlerfreier Prozesse.
- Die Gesundheitsbranche ist stark auf Qualitätskennzahlen angewiesen. Qualitätsverbesserung muss auf Daten basieren. Analysten betrachten finanzielle und klinische Daten, um Unterschiede in der Gesundheitsversorgung festzustellen. Der Service Delivery-Prozess wird aufgeschlüsselt und dann nach verschwenderischen oder redundanten Bereichen gesucht, um einen Prozess zu schaffen, der qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert. Kostenreduzierung bringt keinen Mehrwert, wenn sie ein bestimmtes Qualitätsniveau nicht verbessern oder halten kann.
- Der Schlüssel zur Verbesserung der Qualität liegt in der Steigerung der Effizienz, ohne die Effektivität zu verringern. Effizienz bezieht sich auf die Menge an Ressourcen, die erforderlich ist, um ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitzustellen. Effektivität bezieht sich darauf, wie gut die Ziele des Produkts oder der Dienstleistung erreicht werden.
Schritt 4. Messen Sie die Ausgabe
Output-Metriken messen die Menge eines Produkts oder einer Dienstleistung, die über einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt wird. Produktionsziele müssen an den Kundenanforderungen ausgerichtet werden. Output-Metriken betrachten auch den Rückstand und den überschüssigen Lagerbestand (die Summe von beiden sollte minimal sein). Schließlich wird die laufende Arbeit gemessen, um die Anzahl der Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmen, die in Bearbeitung sind.
Eine Strategie zur Steigerung des Outputs in der Fertigung ist standardisiertes Arbeiten. In der Automobilindustrie haben Autohersteller beispielsweise Standardmethoden für den Einbau von Autos. Hersteller können Produktionsverfahrensstandards festlegen, um die Leistung zu steigern. Metriken können dabei helfen, zu analysieren, wie gut ein Prozess den Output verbessert. Der Prozess wird als erfolgreich bezeichnet, wenn das Produkt innerhalb einer bestimmten Zeit mit einem neuen, standardisierten Prozess in zunehmender Zahl hergestellt wird
Schritt 5. Messen Sie die Komplexität des Prozesses
Diese Metrik misst die Anzahl der Schritte im Produktionsprozess, die durchlaufen werden müssen. Diese Metrik zeigt auch die Häufigkeit von Prozessverlangsamungen aufgrund von Handwechseln oder Aufforderungen zur Genehmigung durch den Vorgesetzten. Die Anzahl der Schritte im Prozess wird zusammen mit den Schritten des Wertschöpfungsprozesses gezählt. Diese Schritte machen das Produkt oder die Dienstleistung wertvoller. Die Metrik misst auch die Häufigkeit von Produktrücksendungen für defekte Reparaturen.
