Die Fähigkeit zur Professionalität spielt eine wichtige Rolle für den beruflichen Erfolg. Fast alle Mitarbeiter müssen Anrufe entgegennehmen, unabhängig von ihrer Position im Unternehmen. Damit sich Anrufer wohl fühlen, lernen Sie, wie Sie gute Anrufe entgegennehmen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und bereit zu sein, gestellte Fragen zu beantworten.
Schritt
Teil 1 von 2: Anrufe entgegennehmen
Schritt 1. Nehmen Sie das Telefon so schnell wie möglich ab
Wenn das Telefon im Büro klingelt, ist es nicht höflich, den Anrufer warten zu lassen. Nehmen Sie vor dem dritten Klingeln sofort den Hörer ab und begrüßen Sie den Anrufer.
Schritt 2. Halten Sie das Mobilteil vor Ihr Gesicht
Vielleicht möchten Sie sofort sprechen, aber stellen Sie zunächst sicher, dass sich der Hörer des Telefons vor Ihrem Gesicht befindet. Sprechen Sie, wenn sich der Hörer in der richtigen Position befindet, damit der Anrufer alle Informationen erhält.
Schritt 3. Atmen Sie tief ein, bevor Sie sprechen
Nachdem Sie das Telefon vor Ihr Gesicht gehalten haben, atmen Sie tief durch, um sich zu beruhigen und Ihren Geist zu konzentrieren, bevor Sie Hallo sagen. Auf diese Weise können Sie ruhig und konzentriert sprechen.
Schritt 4. Geben Sie Ihren Firmennamen und Ihren Namen an
Diese Methode teilt dem Anrufer mit, dass er bereits mit der Firma verbunden ist, die er anrufen möchte. Stellen Sie also sicher, dass er Ihren Firmennamen und Ihren Namen kennt. Geben Sie zuerst den Firmennamen an. Sie können die Wörter aufschreiben, die Sie sagen möchten, wenn Sie einen Anruf erhalten, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen, was Sie sagen sollen, wenn das Telefon klingelt. Die Formulierung kann der Situation und den Bedingungen, unter denen Sie arbeiten, angepasst werden.
- Wenn Sie als Rezeptionistin arbeiten, geben Sie vollständige Informationen über das Unternehmen an, denn für den Anrufer sind Sie der Zugang zu dem, was er braucht. Begrüßen Sie den Anrufer beispielsweise mit den Worten: "Guten Morgen/Nachmittag/Abend. Das Hauptquartier von WikiHow ist hier. Ich bin Nikita, um zu helfen." Durch diese Informationen kennt der Anrufer Ihren Firmennamen und Ihren Namen, damit er sich wohler fühlt, das Gespräch fortzusetzen. Wenn Sie eine Privatsekretärin sind, geben Sie den Namen Ihres Arbeitgebers an (z. B. „Das Büro von Herrn Miller ist hier. Ich bin Nikita“), da der Anrufer Ihren Chef kontaktieren möchte.
- Wenn Sie Mitglied einer bestimmten Abteilung sind, teilen Sie Ihre Position mit, damit er relevante Fragen stellen kann, zum Beispiel "Guten Morgen. Ich bin Yesika in der Buchhaltung." Auf diese Weise weiß der Anrufer, ob er mit der Abteilung und der Person, die er anrufen soll, verbunden ist oder mit jemand anderem sprechen muss.
Schritt 5. Bereiten Sie Briefpapier und Notizbuch neben dem Telefon vor
So können Sie sich sofort Notizen machen, wenn der Anrufer eine Nachricht hinterlassen oder Informationen geben möchte. Lass ihn nicht warten, denn du musst Papier und einen Stift zum Schreiben finden.
Teil 2 von 2: Telefonieren
Schritt 1. Lächeln Sie, wenn Sie sprechen
Selbst wenn Sie verärgert sind, klingt Ihre Stimme für den Anrufer angenehmer, wenn Sie ein Lächeln vortäuschen. Obwohl erzwungen, kann diese Methode die Stimmung verbessern.
Schritt 2. Sprechen Sie klar und professionell
Achten Sie bei der Arbeit in einem professionellen Umfeld darauf, dass Sie und der Anrufer klar und unkompliziert kommunizieren können. Sprechen Sie in einem langsamen Tempo und sprechen Sie jedes Wort mit klarer Artikulation aus, damit die Informationen, die Sie übermitteln, vom Anrufer verstanden werden.
- Sagen Sie keine ungewöhnlichen Wörter wie "Nein", "Schluck" oder "Nah". Sagen Sie jedes Wort deutlich, zum Beispiel „ja“oder „nein“, damit beide Parteien das Gesagte gut verstehen. Seien Sie höflich, indem Sie nach Bedarf „Danke“und „Gern geschehen“sagen.
- Wenn Sie Zahlen oder Buchstaben teilen müssen, z. B. Namen oder Telefonnummern, lernen Sie das phonetische Alphabet (Aussprache von Sprachlauten). Auf diese Weise werden Anrufer nicht verwirrt, wenn Sie Buchstaben aussprechen, die gleich klingen, wie die Buchstaben B und P. Wenn Sie Budis Namen buchstabieren, sprechen Sie den Buchstaben B aus, indem Sie "B des balinesischen Wortes" erklären.
Schritt 3. Begrüßen Sie Anrufer professionell
Anstatt den Anrufer mit dem Vornamen zu begrüßen, sagen Sie "Vater" oder "Mutter", bevor Sie seinen Namen sagen, z. B. "Herr Jon", besonders wenn Sie den Anrufer nicht persönlich kennen. Versuchen Sie, sich den Namen zu merken und sagen Sie ihn während des Gesprächs.
Schreiben Sie den Namen des Anrufers auf, sobald er Ihnen seinen Namen nennt, damit Sie ihn nicht vergessen
Schritt 4. Verbinden Sie die Anrufer bei Bedarf mit anderen Personen
Jemand, der eine Firma oder ein Büro anruft, braucht normalerweise Hilfe, weil er Informationen finden möchte oder vor einem Problem steht. Wenn Sie eine Frage nicht beantworten oder keine Lösung finden können, fragen Sie, ob er mit jemandem sprechen möchte, der Ihnen helfen kann. Dieser Schritt zeigt, dass Ihnen der Anrufer am Herzen liegt und Sie zu einer schnellen Lösung des Problems beitragen möchten.
- Bürotelefone verwenden normalerweise das System, um Anrufe weiterzuleiten. Finden Sie heraus, ob die Telefone in Ihrem Büro übertragbar sind und erfahren Sie, wie sie funktionieren. Wenn nicht, ermitteln Sie die Telefonnummer der Person, die Sie anrufen möchten, und teilen Sie sie mit dem Anrufer.
- Fragen Sie den Anrufer höflich, ob Sie ihn mit einer anderen Person verbinden können. Zum Beispiel: „Entschuldigung, ich kann Ihre Frage nicht beantworten. Wie wäre es, wenn ich die Telefonleitung umlege, damit Sie direkt mit Pak Bambang sprechen können? Er kann eine Lösung bieten.“Vergewissern Sie sich, dass der Anrufer zustimmt, bevor Sie die Telefonleitung übergeben.
- Wenn die Person, die helfen kann, nicht im Büro ist, fragen Sie, ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen möchte. Vergessen Sie nicht, die Nachricht an kompetente Personen zu übermitteln.
Schritt 5. Beenden Sie das Gespräch professionell
„Danke“oder „Guten Morgen/Nachmittag/Abend“sagen dem Anrufer, dass das Gespräch beendet ist und er auflegen kann. Lassen Sie sich nicht verwirren, ob das Gespräch noch andauert oder nicht.
Warten Sie, bis der Anrufer auflegt. Wenn Sie derjenige sind, der den Anruf erhält, lassen Sie den Anrufer alles sagen, was er sagen möchte, bis er fertig ist. Sie können unhöflich wirken oder Sie verlieren Informationen, wenn Sie auflegen, wenn er nicht mit dem Sprechen fertig ist
Tipps
- Nehmen Sie bei der Arbeit keine privaten Telefonate an. Sie sind beruflich im Büro, nicht um mit Freunden zu chatten. Wenn du mit einem Freund chatten oder schreiben möchtest, verschiebe es, bis deine Mittagspause oder deine Arbeitszeit vorbei ist.
- Vermeiden Sie Ablenkungen. Damit sich der Anrufer gut aufgehoben fühlt, verschieben Sie die laufende Arbeit und konzentrieren Sie sich auf den Anrufer. Lassen Sie sich nicht ablenken oder wirken Sie nicht zu beschäftigt, um Fragen zu beantworten oder Hilfe zu leisten.
- Sprechen Sie nicht, während Sie am Telefon essen, trinken oder Kaugummi kauen, da Ihre Sprache schwer zu verstehen ist und der Anrufer sich nicht wertgeschätzt fühlt.
- Auch wenn sich der Anrufer beschwert oder unhöflich ist, zeigen Sie Empathie, bleiben Sie ruhig und geben Sie eine professionelle Antwort.
