E-Mail ist eine der häufigsten Kommunikationsformen in der modernen Welt. Zu wissen, wie man sich anderen per E-Mail vorstellt, kann Ihre Karriere und Ihr Netzwerk verbessern. Das Schreiben einer prägnanten und klaren Einführungs-E-Mail erhöht die Chancen, dass die E-Mail gelesen wird und der Leser mit Ihnen interagiert. Vermeiden Sie einige der häufigsten Fehler, um sicherzustellen, dass sich Ihre E-Mail von den anderen abhebt.
Schritt
Methode 1 von 3: E-Mail stark starten
Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass der Betreff der E-Mail klar ist
Die Empfänger müssen den Umriss der E-Mail kennen, bevor sie sie überhaupt öffnen. Stellen Sie sicher, dass es kurz ist; denn lange Dinge können kompliziert werden. Für eine Einführungs-E-Mail können Sie "Introduction - Your Name" schreiben.
- Schreiben Sie zuerst das Thema auf! Der Fehler, der oft passiert, ist zu vergessen, über die E-Mail zu schreiben.
- Mobilgeräte zeigen normalerweise nur etwa 25-30 Zeichen im Betreff an, also halte dich kurz.
Schritt 2. Öffnen Sie mit einer geschäftlichen Begrüßung
Beginnen Sie nicht mit "Hallo" oder "Hallo". Grüße wie diese nur, wenn Sie die Person bereits kennen. Beginnen Sie mit den richtigen Geschäftsgrüßen. Vermeiden Sie die Verwendung des Vornamens des Empfängers.
- "An Miss/Sir/Madam" - Wenn Sie sich über den Familienstand der Empfängerin nicht sicher sind, verwenden Sie immer Miss, um höflicher zu sein.
- "An Interessenten" - Diese Begrüßung sollte nur verwendet werden, wenn Sie sich nicht sicher sind, wer die Nachricht erhält.
Schritt 3. Stellen Sie sich vor
Der erste Satz sollte sich dem Empfänger vorstellen. Auf diese Weise können sie den Namen mit dem Rest der E-Mail-Nachricht verknüpfen.
- "Mir …"
- Titel angeben, falls vorhanden. Wenn Sie mehrere Abschlüsse haben, wählen Sie einfach den wichtigsten oder relevantesten aus.
Methode 2 von 3: E-Mails prägnant halten
Schritt 1. Erklären Sie, wie Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers erhalten
Teilen Sie den Empfängern mit, wie Sie ihre Kontaktinformationen gefunden haben. Dies hilft zu zeigen, dass Sie dem richtigen Weg folgen, um sie zu erreichen.
- "Ihr Büroleiter hat mir diese E-Mail-Adresse gegeben"
- "Ich habe diese E-Mail-Adresse auf Ihrer Website gefunden"
- "So-so und so-und-so sagte ich soll dich anrufen"
Schritt 2. Sprechen Sie über das letzte Mal, als Sie sich gesehen haben (falls vorhanden)
Das Erwecken des Gedächtnisses von jemandem wird mehr Engagement schaffen.
- "Wir haben letzte Woche auf der Konferenz kurz gesprochen"
- "Wir haben gestern telefoniert"
- "Ich habe Ihre Präsentation gesehen auf …"
Schritt 3. Teilen Sie gemeinsame Interessen
Dies hilft Ihnen, mit Ihren Empfängern in Kontakt zu treten, und macht Ihre geschäftlichen E-Mails weniger gestelzt. Um gemeinsame Interessen zu ermitteln, können Sie den Empfänger der E-Mail ein wenig recherchieren. Schauen Sie sich auch Facebook, Twitter und LinkedIn an.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sagen, wo Sie dieses gemeinsame Interesse gefunden haben, sonst könnten Sie als Stalker angesehen werden.
- Behalten Sie den Inhalt der E-Mail nach Möglichkeit in Bezug auf ein Unternehmen, das ein gemeinsames Interesse hat, z. B. etwas in Ihrem Bereich oder eine gemeinsame berufliche Leidenschaft, die Sie teilen möchten.
Schritt 4. Geben Sie an, warum Sie eine Verbindung herstellen möchten
Warten Sie nicht zu lange, um zum Kern der E-Mail zu gelangen. Niemand wird eine E-Mail ein paar Absätze weiter lesen, bevor er zum Punkt Ihrer E-Mail kommt. Erklären Sie klar und prägnant, was Sie wollen und warum Sie die Person kontaktieren. Wenn Sie um Rat bitten oder eine andere Anfrage stellen, stellen Sie sicher, dass die Anfrage gut verwaltet wird, insbesondere wenn dies Ihr erster Kontakt ist.
- „Ich bin daran interessiert, mehr über…“zu erfahren.
- "Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen, um zu diskutieren…"
- "Ich möchte Ihre Meinung zu…"
Schritt 5. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre E-Mail auf ein Thema konzentriert
Eine schiefe E-Mail führt dazu, dass der Empfänger das Interesse verliert oder vergisst, warum Sie die E-Mail gesendet haben. Halten Sie Ihre Einführungs-E-Mail einfach und fragen Sie den Empfänger nur um eine Sache.
Methode 3 von 3: E-Mail beenden
Schritt 1. Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit
Das Lesen einer ganzen E-Mail erfordert einiges an Ernsthaftigkeit, also danken Sie dem Empfänger dafür, dass er sich die Zeit genommen hat, sie zu lesen. Diese einfache Höflichkeit wird die Stimmung des Empfängers drastisch verbessern und Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen.
- "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese E-Mail zu lesen."
- "Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu lesen."
Schritt 2. Bereiten Sie einen Call-to-Action vor
Bitten Sie den Empfänger, auf eine E-Mail zu antworten, anzurufen, über Ihren Vorschlag nachzudenken oder etwas anderes zu tun, um ihn einzubeziehen. Eine andere Möglichkeit, die Bindung zu stärken, besteht darin, Fragen zu stellen.
- "Rufen Sie mich an, wenn Sie Freizeit haben"
- "Lass uns demnächst zum Mittagessen treffen"
- "Was denkst du über…?"
- "Ich freue mich auf ihre Antwort"
Schritt 3. Beenden Sie die E-Mail
Bedanken Sie sich beim Beenden einer professionellen E-Mail prägnant. Ein einfacher abschließender Gruß wird die E-Mail professionell halten, aber dennoch Ihre Dankbarkeit ausdrücken.
- "Grüße",
- "Dankeschön",
- "Mit freundlichen Grüßen",
- Vermeiden Sie es, "Grüße und Grüße", "Mit freundlichen Grüßen", "Prost!", "Friedensgrüße", "Danke für Ihre Rücksichtnahme" zu sagen.
Schritt 4. Fügen Sie eine Signatur hinzu
Wenn Sie Ihren E-Mail-Dienst nicht so konfiguriert haben, dass er eine Signatur enthält, müssen Sie die E-Mail unbedingt mit Ihrem Namen, Titel und Ihren Kontaktinformationen beenden. Überfrachten Sie diesen Abschnitt nicht mit fünf Telefonnummern, zwei E-Mail-Adressen und drei Websites. Halten Sie es einfach, damit der Empfänger den besten Weg kennt, um sich wieder mit Ihnen zu verbinden. Vermeiden Sie Anführungszeichen in Ihrer Signatur.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Schritt 5. Überprüfen Sie die Schreibweise der E-Mail
Bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, lesen Sie Ihre E-Mail ein paar Mal durch und korrigieren Sie alle Fehler, die Sie finden. Diese E-Mail wird wahrscheinlich Ihr erster Kontakt mit dem Empfänger sein, also stellen Sie sicher, dass Sie den besten Eindruck hinterlassen. Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen Ihre E-Mails sofort viel weniger professionell aussehen.
