Alle Unternehmen, ob groß oder klein, müssen alle ihre Transaktionen überwachen. Es gibt viele einfache Finanzsoftwaresysteme zum Verkauf, aber Sie müssen dennoch ein klares Verständnis davon haben, wie Buchhaltungstransaktionen funktionieren. Sie erfassen alle Geschäftsvorfälle, wie den Eingang von Einnahmen oder das Bezahlen von Rechnungen, in ein Buchführungsjournal ähnlich einem Ledger. Hier müssen Sie verschiedene Kategorien, sogenannte Konten, sammeln und eine Belastung oder Gutschrift (je nach Erhöhung oder Verringerung) verbuchen. Beispiele werden später gegeben. Auch die Hersteller von Buchhaltungssoftware folgen dieser Formel bei der Erstellung ihrer Programme, aber der Prozess wurde für Gelegenheitsbenutzer einfacher gemacht.
Schritt
Teil 1 von 3: Eingeben von Transaktionen
Schritt 1. Sammeln Sie alle Dokumente zu Geschäftsvorfällen
Diese Dokumente umfassen in der Regel Lieferantenquittungen, Stromrechnungen (wie Wasser und Strom), an Kunden ausgestellte Gutschriften, Steuererklärungen, ausgestellte Schecks und Gehaltsabrechnungsinformationen. Überprüfen Sie jede erhaltene Rechnung und Zahlung auf Richtigkeit und Verifizierung, bevor Sie das Buchungsjournal erfassen. Stellen Sie sicher, dass alles vom Vorgesetzten oder Geschäftsinhaber bestätigt wurde, bevor Sie Transaktionen in das System eingeben.
Schritt 2. Richten Sie für jede Transaktionsart unterschiedliche Konten oder Kategorien ein
Konten, die beispielsweise Kasse, Inventar, Ausgaben usw. erfasst werden. Stellen Sie sich diese Konten als separate Seiten in einem Notizbuch oder eine Zeile mit Elementen vor, die in einem persönlichen Budget aufgeführt sind. Richten Sie die folgenden Kontotypen ein:
- Das Verkaufs- oder Umsatzkonto zeichnet alle Verkäufe an Kunden auf.
- Ein Spesenkonto erfasst alle Gelder, die ein Unternehmen ausgibt, beispielsweise für den Betrieb einer Geschäftseinrichtung, die Herstellung von Produkten und den Verkauf von Produkten.
- Darüber hinaus müssen Unternehmen auch ihre Vermögenswerte wie Barmittel, Forderungen (unbezahlte Verkäufe) und Sachanlagen wie Gebäude und Ausrüstungen erfassen.
- Auf einem Passivkonto werden alle Gelder erfasst, die das Unternehmen von externen Parteien leiht, wie Bankdarlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (zB gegenüber Lieferanten) und zu zahlende Gehälter (Gehälter, die bereits Mitarbeitern zustehen, aber noch nicht gezahlt wurden).
- Diese großen Kategorien werden normalerweise in kleinere, spezifische Konten unterteilt.
Schritt 3. Bestimmen Sie, ob das Konto belastet oder gutgeschrieben wird
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jede Transaktion Soll- und Habenkonten umfasst und die Gesamtzahl der Belastungen und Gutschriften gleich sein muss. Wenn Sie beispielsweise eine Zahlung von einem Kunden erhalten, erfassen Sie Bargeld als Soll und Debitorenbuchhaltung als Haben. Wenn Sie für Werbung bezahlen, verbuchen Sie Werbeausgaben auf einer Lastschrift und Bargeld auf einer Gutschrift.
- Erfassen Sie alle Erhöhungen von Ausgaben, Vermögenswerten (wie Bargeld und Ausrüstung) und Dividendenkonten als Belastungen und Verminderungen als Gutschriften. Bei anderen Konten wie Verbindlichkeiten und Erträgen werden Erhöhungen als Gutschriften und Minderungen als Belastungen erfasst. Dieses Buchhaltungssystem hat seine eigene Logik und beginnt sich zu erinnern, während Sie Ihre Logik verwenden, um die Ursachen für "Zunahme" und "Abnahme" von Konten zu bestimmen.
- Denken Sie daran, dass die Zahlen, die für Lastschriften und Gutschriften aufgezeichnet werden, möglicherweise nicht identisch sind, die Gesamtsummen jedoch identisch sein müssen. Bezahlt ein Kunde beispielsweise ein Produkt teils mit Bargeld und teils mit Kredit, werden zwei Konten im Soll gebucht, nämlich Bar und Debitorenbuchhaltung. Während das Konto, das auf Kredit gebucht wird, nur eines ist, nämlich Sales.
- Alle Computersoftwaresysteme erleichtern die Aufzeichnung von Buchhaltungsjournalen, indem alle Konten an ihren richtigen Stellen im Journal eingetragen werden.
- Möglicherweise müssen Sie im Journal einen neuen Kontonamen erstellen, wenn Sie eine außergewöhnliche Transaktion wie einen Aktienverkauf oder einen Landkauf haben.
Schritt 4. Überprüfen Sie alle im Journal erfassten Buchungsvorgänge mindestens zweimal
Jede Transaktion wird in einer eigenen Kategorie angezeigt: zum Beispiel Lastschrift auf einer Seite des Journals, und der Betrag muss dem Betrag entsprechen, der auf der Habenseite des Journals angezeigt wird.
Sie erfassen beispielsweise eine Stromrechnungszahlungstransaktion, indem Sie auf der Sollseite die Kreditorenbuchhaltung in Höhe von 500.000 Rp. und die Barzahlung in Höhe von 500.000 Rp. auf der Habenseite eingeben. Achten Sie darauf, die Quittungsnummer und eine kurze Beschreibung in den Notizenbereich aufzunehmen
Schritt 5. Verschieben Sie die Konten im Journal regelmäßig in das Hauptbuch
Das Hauptbuch ist eine Sammlung all Ihrer Konten. Es gibt beispielsweise Seiten für jede Kategorie von Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten, Ausgaben usw. in Ihrem Hauptbuch. Dann können Sie den Gesamtbetrag für jedes Konto über einen bestimmten Zeitraum hinweg sehen.
- Ein Hauptbuch zeichnet Informationen nach Konto auf, im Gegensatz zu einem Journal, das Transaktionen aufzeichnet. Mit anderen Worten, eine Transaktion, die in das Hauptbuch verschoben wird, befindet sich an mindestens zwei Stellen (Konten) im Hauptbuch.
- Zum Beispiel würden Bareingänge von Kunden aus Verkäufen im Journal als eine Transaktion erfasst und Barzahlungen bei Belastung und Einnahmen bei Krediten erfasst. Bei der Übertragung in das Hauptbuch werden diese Buchungen an separaten Orten erfasst: Kassen- und Ertragskonten. Auf diese Weise können Sie sehen, wie sich Transaktionen auf jedes Konto einzeln auswirken.
- Aufzeichnungen im Hauptbuch müssen datiert werden, damit die Quelle der Transaktion identifiziert werden kann. Einige Buchhalter enthalten auch eine Referenznummer, zum Beispiel in Form einer Seriennummer, damit Transaktionen einfach in das Journal zurückverfolgt werden können.
Teil 2 von 3: Bilanzierungstransaktionen ausgleichen
Schritt 1. Ausgleichen Sie das Hauptbuch vor dem Abschluss jedes Mal, wenn Sie eine Buchhaltungstransaktion eingeben
Bereiten Sie Testsalden und andere Berichte vor, um sicherzustellen, dass die für jede Transaktion aufgezeichneten Zahlen und Konten korrekt sind. Unabhängig davon, wie viele Transaktionen erfasst werden, müssen die Gesamtbelastungen den Gesamtkrediten entsprechen.
Wenn Sie manuell oder mit einem Computerprogramm Notizen machen, werden alle Zahlen in den Belastungen und Gutschriften unabhängig von der Kategorie aufsummiert. Der Gesamtbetrag der Belastungen und Gutschriften muss gleich sein
Schritt 2. Überprüfen Sie das Testguthaben auf Fehler
Wenn die Belastungen nicht den Entlastungen entsprechen, müssen Sie Fehler in Ihren Journalbuchungen finden. Tatsächlich kann es auch bei gleichen Soll- und Habenbeträgen zu Fehlern kommen, zum Beispiel durch doppelte Erfassung oder Buchungen auf dem falschen Konto.
- Wenn Sie beispielsweise eine Zahlung von einem Kunden erhalten, haben Sie möglicherweise Bargeld erfasst, aber vergessen, die Debitorenbuchhaltung zu erfassen, sodass das Journal so aussieht, als wären die Forderungen noch unbezahlt. Somit unterscheidet sich der Betrag auf der Lastschrift von der Gutschrift.
- In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise die Datensätze bis zum ersten Eintrag im Journal zurückverfolgen, um Fehler zu finden. Aus diesem Grund müssen das Transaktionsdatum und/oder die Referenznummer im Journal festgehalten werden, um eine einfache Rückverfolgung zu ermöglichen.
Schritt 3. Führen Sie Berichte für Erfolgsrechnung, Bilanz und Kapitalveränderungsbericht aus
Diese Finanzberichte können manuell oder mit einem Buchhaltungssoftwaresystem erstellt werden. Aus diesen Berichten erhalten Sie ein vollständiges Bild Ihres Unternehmens.
- Zum Beispiel subtrahiert die Gewinn- und Verlustrechnung die Einnahmen aus den Ausgaben, die während eines bestimmten Zeitraums angefallen sind, und aus diesem Bericht wissen Sie, dass das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust gemacht hat.
- Die Bilanz zeigt alle Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens. Zu den Vermögenswerten des Unternehmens gehören Barmittel, Ausrüstungen, Grundstücke und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Verbindlichkeiten umfassen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Wechselverbindlichkeiten.
- Wenn Sie in früheren Perioden Dividenden (Prämien) an Aktionäre gezahlt haben, benötigen Sie zusätzlich eine Eigenkapitalveränderungsrechnung. Dieser Bericht zeigt die Höhe des erzielten Gewinns (nicht des Nettoeinkommens) abzüglich der gezahlten Dividenden. Die Gewinnrücklagen sind Gewinne, die in das Unternehmen reinvestiert werden.
Teil 3 von 3: Führen detaillierter Aufzeichnungen über Buchhaltungstransaktionen
Schritt 1. Fügen Sie eine kurze Beschreibung jeder im Journal erfassten Transaktion hinzu
Beispiel: „Barzahlung für Fernsehwerbung, Februar 2016.“Auf diese Weise werden der Betrag, die Ursache und der Vorgang der Aufzeichnung jeder Transaktion klarer.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihres Transaktionsjournals
Bei Fehlern oder zukünftigen Fragen müssen Backups erstellt werden. Die Dokumentation aller Aufzeichnungen kann durch die Eingabe mehrerer Aufzeichnungen und des Datums eines Journals in einem Paket abgelegt werden. Jeder sollte in der Lage sein, im Hauptbuch nach Journaleinträgen zu suchen und dann problemlos auf die Sicherungsdokumentation zugreifen zu können
Schritt 3. Bewahren Sie Papierkopien aller Unterlagen mindestens ein Jahr lang auf
Dazu gehören Journalbuchungen und Ledger sowie alle Rechnungen und andere Transaktionsdokumente. Alle diese Unterlagen werden aus prüfungs- und steuerrechtlichen Gründen benötigt.
Schritt 4. Bewahren Sie die Dokumentation mindestens sieben Jahre lang elektronisch auf
Scannen Sie Ihre Papierdokumente hin und her und bewahren Sie sie in zwei elektronischen Koffern auf: einen für die Aufbewahrung im Büro und einen anderen für den Notfall. Es besteht immer die Möglichkeit, dass in den letzten Jahren Unternehmenssteuern geprüft werden, sodass diese Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Tipps
- Balancieren Sie Ihr Tagebuch jeden Tag. Überwachen Sie alle Fehler und korrigieren Sie diese sofort. Dies ist so wichtig, dass es eine der ersten Lektionen für Buchhaltungsstudenten wird.
- Bieten Sie übergreifende Schulungen für Mitarbeiter an, damit mehr als ein Mitarbeiter das Buchhaltungssystem und die Eingabe von Transaktionen kennen kann.
