Da es oft für persönliche und informelle Zwecke verwendet wird, kann das Schreiben einer formellen E-Mail entmutigend sein. Wenn Sie jedoch eine formelle E-Mail an einen Lehrer, Chef, Geschäftspartner, eine Regierungsbehörde oder eine andere Person schreiben müssen, die Formalitäten benötigt, befolgen Sie einfach diese einfachen Richtlinien. Bringen Sie Ihren Standpunkt kurz und klar zum Ausdruck und befolgen Sie die Regeln für Schreibweise, Stil und formales Briefformat. Überprüfen und korrigieren Sie abschließend Ihre E-Mail, bevor Sie sie senden.
Schritt
Methode 1 von 3: E-Mail formatieren
Schritt 1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Im Idealfall ist die E-Mail-Adresse eine Variation Ihres echten Namens, kein Benutzername oder Spitzname. Verwenden Sie Punkte, Bindestriche oder Unterstriche, wenn möglich, ohne Zahlen oder andere Buchstaben.
Zum Beispiel würde [email protected] unprofessionell erscheinen. In der Zwischenzeit wäre [email protected] besser geeignet
Schritt 2. Verwenden Sie eine professionelle Schriftart
Bei den meisten E-Mail-Diensten können Sie heute in einer Vielzahl von Schriftarten und Texten schreiben. Für offizielle E-Mails ist es jedoch am besten, sich an offizielle Schriftarten wie Times New Roman und Arial zu halten. Vermeiden Sie dekorative Schriftarten wie Comic Sans oder Old English. Zusätzlich zu:
- Schreiben Sie Ihre E-Mail in einer leicht lesbaren Schriftart, z. B. Größe 12.
- Vermeiden Sie spezielle Schriften wie Kursiv-, Fett- oder mehrfarbige Schriftarten, es sei denn, dies entspricht dem Inhalt und Zweck der E-Mail.
- Schreiben Sie die E-Mail nicht komplett in Großbuchstaben. Wenn Sie so schreiben, sehen Sie aus, als würden Sie den Empfänger anschreien.
Schritt 3. Geben Sie der E-Mail einen kurzen und präzisen Titel (Betreff)
Verwenden Sie im Titel einige Schlüsselwörter, die sich auf den Inhalt der E-Mail beziehen. Dadurch wird verhindert, dass der Empfänger Ihre E-Mail ignoriert. E-Mails, die ohne Titel oder mit einem unklaren Titel gesendet werden, erscheinen dem Empfänger unwichtig.
- E-Mail-Titel wie "Kurze Fragen", "Kontaktaufnahme" oder "Wichtige Angelegenheiten" erscheinen dem Empfänger undeutlich.
- Der E-Mail-Titel "Terminplan, Gästeliste, Einladung zum Mittagessen und Besprechungszusammenfassung für den 12. März" erscheint zu lang und enthält mehrere Themen gleichzeitig.
- Der Titel der E-Mail "Meeting About Escalator Damage on 12. März" hingegen ist recht kurz und klar. Dieser Titel kann dem Empfänger einen Überblick über das Hauptthema sowie ein klares Datum geben.
Methode 2 von 3: Inhalte schreiben
Schritt 1. Verwenden Sie eine geeignete Begrüßung
Beginnen Sie eine formelle E-Mail immer mit einer Begrüßung. Sie können den Namen des Empfängers direkt schreiben (wenn Sie wissen). Vervollständigen Sie den Namen des Empfängers mit seinem Titel oder Titel (Herr, Frau, Dr. usw.). Wenn Sie möchten, können Sie auch "Sehr geehrte Damen und Herren" vor dem Namen und Titel des Empfängers schreiben.
- Wenn Sie den Namen des Empfängers der E-Mail nicht kennen, schreiben Sie einfach "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "An Interessenten".
- Verwenden Sie nicht "Hallo" oder "Hallo" oder andere informelle Begrüßungen.
Schritt 2. Stellen Sie sich im ersten Absatz vor (falls erforderlich)
Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie noch nie zuvor kontaktiert haben, z. B. ein neuer Kunde, ein Personalleiter oder ein Regierungsbeamter, stellen Sie sich vor und erklären Sie, warum Sie eine E-Mail schreiben. Schreiben Sie dies in den ersten oder zweiten Satz Ihrer E-Mail.
Wenn Sie beispielsweise eine Bewerbung per E-Mail senden, könnten Sie schreiben: "Mein Name ist Maria Isabella. Ich habe Sie kontaktiert, um mich auf eine Stelle als Verwaltungsassistentin zu bewerben, die auf der Website JobXYZ.com ausgeschrieben ist."
Schritt 3. Priorisieren Sie die wichtigsten Informationen
Nachdem Sie sich vorgestellt und den Hauptzweck für den Versand der E-Mail angegeben haben, können Sie mit dem E-Mail-Text fortfahren. Listen Sie die wichtigsten Informationen ganz oben auf. Auf diese Weise schätzen Sie die Zeit des Empfängers mehr und machen den Zweck der E-Mail klarer.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Regierungsbeamten schreiben, können Sie damit beginnen: „Mein Name ist Maria Isabella. Ich habe Ihre E-Mail-Adresse von der offiziellen Website des Stadtgerichts Salatiga erhalten Ticket habe ich am 29. Februar 2015 erhalten."
Schritt 4. Kommen Sie direkt auf den Punkt des Briefes
In einem formellen Schreiben können Sie Ihren Standpunkt direkt zum Ausdruck bringen. Smalltalk wird den Leser nur verwirrt und schwer verständlich machen, was Sie von ihm brauchen oder brauchen.
- Wenn man zum Beispiel einem Professor auf dem Campus einen Brief schreibt, muss man nicht ständig herumlaufen und Dinge schreiben wie: „Ich bin Maria Isabella. Kennst du mich? Chemie 221 ist gerade mein Lieblingsstudium, weil du Die Unterrichtsmaterialien sind sehr gut organisiert. So kann ich immer mitverfolgen und weiß, was geprüft wird. Bezüglich der Prüfung werde ich an die bevorstehende Prüfung erinnert."
- Auf der anderen Seite könnte das Schreiben einer E-Mail wie dieser deutlicher werden: "Ich bin Maria Isabella. Ich studiere Chemie 221 und wollte Sie über eine mögliche Kollision der Prüfungspläne informieren."
Schritt 5. Schreiben Sie eine kurze E-Mail
Obwohl es keine bestimmte Längenbeschränkung gibt, ist es eine gute Idee, eine E-Mail so lang wie ein Laptop- oder Computerbildschirm zu machen.
Wenn Ihre E-Mail lang genug ist, teilen Sie sie in mehrere kurze Absätze auf. Lassen Sie zwischen jedem Absatz eine Leerzeile, anstatt ihn eingerückt zu schreiben
Schritt 6. Verwenden Sie die offizielle Sprache
Da formelle E-Mails für berufliche Zwecke erstellt werden, müssen Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Verwenden Sie vollständige Sätze und höfliche Wendungen. Vermeiden Sie Folgendes:
- Slang
- Unnötige Abkürzungen
- Verwendung von Emoticons und Emoji
- Respektlose Worte
- Scherz
Schritt 7. Verwenden Sie eine geeignete Schlussbegrüßung
Genau wie bei Begrüßungen gibt es mehrere Möglichkeiten zum Schließen von Begrüßungen, die in formellen Briefen verwendet werden können. Achten Sie darauf, Ihren vollständigen Namen und Titel sowie alle anderen Titel (falls vorhanden) anzugeben. Beispiele für schließende Begrüßungen, die verwendet werden können, sind:
- "Mit freundlichen Grüßen,"
- "Hochachtungsvoll,"
- "Dankeschön,"
- "Grüße,"
- "Dein Schüler,"
Methode 3 von 3: Vorbereiten des Briefversands
Schritt 1. Fügen Sie die erforderlichen Anhänge hinzu
Wenn Sie einen Anhang einfügen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn in den Textkörper der E-Mail einfügen, damit die Personen, die ihn lesen, ihn sehen können. Versuchen Sie, die Anzahl der Anhänge und Dateigrößen zu begrenzen und verwenden Sie gängige und weit verbreitete Dateitypen.
Fügen Sie beispielsweise einen Hinweis wie "Ich füge eine PDF-Kopie meines Lebenslaufs und meiner Mappe bei."
Schritt 2. Verbessern Sie Inhalt, Rechtschreibung und Grammatik der E-Mail
Verlassen Sie sich nicht nur auf E-Mail-Dienste, um Ihre Rechtschreib- und Grammatikfehler zu erkennen. Lesen Sie Ihre E-Mail laut vor oder lassen Sie sie von jemandem überprüfen und korrigieren. So können Sie Rechtschreibfehler und unklare Sätze leicht finden.
Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine sensiblen Informationen enthält
Denken Sie immer daran, dass E-Mail kein sicherer Kommunikationsweg ist. Denken Sie daran, dass E-Mail-Server gehackt werden können oder der Empfänger absichtlich oder unabsichtlich Informationen weitergibt, die Sie nicht preisgeben möchten.
