Ein Arbeitsplan ist eine Reihe von Zielen und Prozessen, die einem Team und/oder einer Person helfen können, dieses Ziel zu erreichen. Durch das Lesen eines Arbeitsplans können Sie den Umfang eines Projekts besser verstehen. Ob am Arbeitsplatz oder in der Wissenschaft, Arbeitspläne helfen Ihnen, Projekte zu organisieren. Durch einen Arbeitsplan unterteilen Sie den Prozess in kleine, leichte Aufgaben und wissen, was Sie erreichen möchten. Erfahren Sie, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen, damit Sie für Ihr nächstes Projekt besser vorbereitet sind.
Schritt
Schritt 1. Entscheiden Sie, wofür Ihr Arbeitsplan gedacht ist
Es gibt viele Gründe, warum wir einen Arbeitsplan entwickeln. Setzen Sie sich dieses Ziel im Voraus, damit Sie sich gut auf das Projekt vorbereiten können. Denken Sie daran, dass die meisten Arbeitspläne für einen bestimmten Zeitraum gültig sind, zum Beispiel 6 Monate oder 1 Jahr.
- Im Büro hilft ein Arbeitsplan Ihrem Chef zu wissen, an welchen Projekten Sie in den nächsten Monaten arbeiten werden. Ihr Chef benötigt diese Informationen normalerweise nach einer jährlichen Leistungsbeurteilung oder wenn Ihr Team an einem großen Projekt arbeitet. Ein Arbeitsplan kann auch das Ergebnis einer strategischen Planungssitzung sein, die das Unternehmen zu Beginn eines neuen Kalender- oder Geschäftsjahres macht.
- In der akademischen Welt eignen sich Arbeitspläne für die Arbeit an großen Projekten durch Studierende oder für die Gestaltung eines Lehrplans pro Semester durch Lehrende.
- Bei persönlichen Projekten gibt Ihnen ein Arbeitsplan eine Vorstellung davon, was Sie vorhaben, wie Sie es tun und wann Sie es abschließen möchten.
Schritt 2. Schreiben Sie eine Einführung und einen Hintergrund
Für einen professionellen Arbeitsplan sollten Sie eine Einführung und Hintergrundinformationen schreiben. Ihr Chef oder Manager erhält die Informationen, die er zum Verständnis des Arbeitsplans benötigt. Andererseits benötigen wissenschaftliche Arbeitspläne in der Regel keine Einführung und keinen Hintergrund.
- Die Einführung sollte kurz und interessant sein. Erinnern Sie Ihren Chef daran, warum Sie diesen Arbeitsplan erstellt haben. Stellen Sie ihm ein Projekt vor, an dem Sie während eines bestimmten Zeitraums arbeiten werden.
- Der Hintergrund sollte hervorheben, warum Sie den Arbeitsplan erstellt haben. Sie können dies beispielsweise tun, indem Sie Details oder Statistiken des neuesten Berichts präsentieren, Probleme identifizieren, die angegangen werden müssen, oder andere Gründe basierend auf den Inputs und Feedbacks, die Sie während der Arbeit an früheren Projekten erhalten haben.
Schritt 3. Definieren Sie Ziele und Vorgaben
Ziele und Ziele sind zwei miteinander verbundene Dinge. Im Arbeitsplan führen beide zur Erreichung von Ergebnissen. Der Unterschied besteht darin, dass Ziele allgemeiner Natur sind, während Ziele spezifischer sind.
- Ziele sind das Gesamtbild Ihres Projekts. Schreiben Sie auf, welche Endergebnisse Sie vom Arbeitsplan erwarten. Stellen Sie sicher, dass die Abdeckung breit ist. Angenommen, Sie möchten eine Forschungsarbeit schreiben oder schreiben lernen.
- Ziele sollten konkret und greifbar sein. Mit anderen Worten, Sie sollten in der Lage sein, die Schritte auf Ihrer Zielliste zu streichen, wenn Sie sie abgeschlossen haben. Die Suche nach interviewbaren Quellen für Ihre Forschungsarbeit ist ein gutes Beispiel für ein Ziel.
- Wenn die bestehenden Ziele zu vielfältig sind, können Sie sie langfristig herunterbrechen kurz, Zeitraum Mittel, und Begriff lang. Das kurzfristige Ziel des Unternehmens, die Anzahl der Zuschauer in drei Monaten um 30 % zu steigern, unterscheidet sich beispielsweise von dem langfristigen Ziel, die Sichtbarkeit der Marke in den sozialen Medien ein Jahr lang zu stärken.
- Ziele werden normalerweise in aktiven Sätzen mit Aktionsverben mit bestimmten Bedeutungen geschrieben. Zum Beispiel "planen", "schreiben", "verbessern" und "messen". Vermeiden Sie Verben mit vagen Bedeutungen wie „lernen“, „verstehen“und „wissen“.
Schritt 4. Entwickeln Sie einen Arbeitsplan mit „SMART“-Zielen
SMART ist ein Akronym, das häufig verwendet wird, um nach greifbareren und praktikableren Ergebnissen in Arbeitsplänen zu suchen.
- Spezifisch bedeutet detailliert. Was genau machen wir für wen? Beschreiben Sie die Bevölkerung, der Sie dienen werden, und alle spezifischen Maßnahmen, mit denen Sie ihnen helfen.
- Messbar bedeutet messbar. Ist das Ziel quantitativ und messbar? Können Sie das Ergebnis berechnen? Haben Sie die Arbeit so geplant, dass sich das „Gesundheitsniveau in Südafrika 2012 verbessert“? Oder strukturieren Sie es so, dass „die Zahl der HIV/AIDS-Infektionsfälle bei Neugeborenen in Südafrika bis 2020 um 20 % sinkt“?
- Erreichbar bedeutet erreichbar. Können Sie es mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen innerhalb der vorgegebenen Zeit abschließen? Angesichts all der bestehenden Einschränkungen muss Ihr Ziel realistisch sein. Eine Umsatzsteigerung um 500% ist sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen klein ist. Die Umsatzsteigerung um 500 % ist für ein marktbeherrschendes Unternehmen ein nahezu unmögliches Ziel.
- Relevant hängt mit Interessen zusammen. Wird das Ziel einen Einfluss auf Ihr gewünschtes Ziel oder Ihre Strategie haben? Obwohl es für die allgemeine Gesundheit wichtig ist, stimmt es, dass die Messung der Größe und des Gewichts von Gymnasiasten direkt zu Veränderungen in den Verfahren der psychischen Gesundheit führen kann? Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele und Arbeitsweisen eine klare und intuitive Verknüpfung haben.
- Zeit gebunden ist zeitgebunden. Wann wurde das Ziel erreicht bzw. wann wussten Sie, dass Sie es erreicht haben? Bestimmen Sie das Enddatum des Projekts. Erwähnen Sie gegebenenfalls auch, welche Art von Endergebnis dazu führen könnte, dass Ihr Projekt mit allen erzielten Ergebnissen vorzeitig beendet wurde.
Denken Sie daran, dass eine Basiszahl angegeben werden muss, um die Änderung zu berechnen. Wenn Sie nicht wissen, wie viele Neugeborene in Südafrika mit HIV/AIDS infiziert sind, wie können Sie dann die Zahl der Fälle um 20 % reduzieren?
In bestimmten Situationen müssen Sie möglicherweise einen Experten konsultieren, um sicherzustellen, dass die Ziele Ihres Arbeitsplans erreichbar sind
Schritt 5. Listen Sie die Ressourcen auf, die Sie haben
Schreiben Sie in dieser Liste alles auf, was Sie brauchen, um Ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen. Ressourcen haben unterschiedliche Formen, je nachdem, wofür Ihr Arbeitsplan vorgesehen ist.
- Zu den Ressourcen im Büro gehören Finanzbudgets, Mitarbeiter, Berater, Gebäude oder Räume und Bücher. Sie können ein detailliertes Budget beifügen, wenn der Arbeitsplan formeller ist.
- Zu den Ressourcen im akademischen Bereich gehören der Zugang zu Bibliotheken; Forschungsmaterialien wie Bücher, Zeitungen und Zeitschriften; Computer- und Internetzugang; sowie Professoren oder andere Personen, die Ihnen bei Fragen helfen können.
Schritt 6. Bestehende Einschränkungen erkennen
Grenzen sind Hindernisse, die Ihren Bemühungen, Ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen, im Weg stehen können. Wenn Sie beispielsweise Forschungsaufgaben in der Schule oder am College erledigen, stellt sich heraus, dass Ihr Zeitplan zu eng ist, sodass Sie nicht gut recherchieren und schreiben können. Daher ist Ihre Grenze ein hektischer Zeitplan. Versuchen Sie, andere Verpflichtungen während des Semesters zu eliminieren, damit Sie Ihren Arbeitsplan effektiv abschließen können.
Schritt 7. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlichkeit ist ein wesentliches Element eines guten Plans. Wer ist für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich? Auch wenn ein Team an einer Aufgabe arbeitet, muss eine Person dafür verantwortlich sein, dass die Aufgabe termingerecht erledigt wird.
Schritt 8. Schreiben Sie eine Strategie
Beobachten Sie Ihren Arbeitsplan und entscheiden Sie dann, wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen und gleichzeitig Einschränkungen überwinden, um Ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen.
- Schreiben Sie eine detaillierte Aktionsliste. Identifizieren Sie, was jeden Tag oder jede Woche passieren muss, um Ihre Ziele zu erreichen. Listen Sie auch auf, welche Maßnahmen andere Teammitglieder ergreifen sollten. Sie können eine Projektmanagement-Software oder einen persönlichen Kalender verwenden, um diese Informationen zu organisieren.
- Machen Sie einen Zeitplan. Während Sie einen vorläufigen Arbeitsplan erstellen, können von Zeit zu Zeit unvorhergesehene Ereignisse oder Situationen auftreten. Schaffen Sie daher in Ihrem Terminplan Platz, um Verzögerungen zu vermeiden.
Tipps
- Definieren Sie Meilensteine, wenn Ihr Projekt groß ist. Meilensteine sind Punkte entlang eines Projekts, die das Erreichen bestimmter Ziele hervorheben. Sie können es auch als Reflexionspunkt betrachten, wenn Sie beobachten, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und gleichzeitig darauf achten, dass er nicht vom Arbeitsplan abweicht.
- Erstellen Sie einen Arbeitsplan, der für Sie funktioniert. Es kann detailliert sein, es kann umfangreich sein, je nach Ihren Wünschen oder Bedürfnissen. Sie können auf einem Blatt Papier oder mit professioneller Software mit Bildern und Farben schreiben. Verwenden Sie das, was für Sie am natürlichsten und effektivsten ist.
