Sie müssen mit Banken, Versicherungen, Behörden, Arbeitgebern in Unternehmen oder sogar Schulen zu tun gehabt haben. Wenn ja, müssen Sie jemanden dazu bringen, etwas zu tun oder Ihnen zu helfen. Wie schreibe ich einen überzeugenden oder überzeugenden Brief, der zu Ergebnissen führt? Hier sind einige wichtige Ideen, die Sie in Ihrem Überzeugungsschreiben verwenden können.
Schritt
Teil 1 von 4: Vorbereiten, einen Brief zu schreiben
Schritt 1. Stimulieren Sie gute Ideen
Bevor Sie einen Brief schreiben, geben Sie an, was Sie wollen, warum Sie es wollen, die Gründe, warum es angenommen werden sollte, sowie die Argumente dagegen. Das Hervorheben aller vorliegenden Ideen kann Ihnen helfen, den Brief zu verfassen und Ihre Position zu dem Thema vollständig zu verstehen.
- Beginnen Sie damit: Ich möchte „meine Leser“davon überzeugen, mein „Ziel“zu sein. Tausche „meine Leser“gegen das ein, was du überzeugen möchtest, und „mein Ziel“gegen das, wozu du sie überreden möchtest.
- Wenn das oben Gesagte klar und eindeutig ist, fragen Sie sich: Warum ist das so? Listen Sie die Gründe auf, warum Sie möchten, dass Ihre Leser das tun, was Sie wollen.
- Nachdem Sie die Gründe herausgearbeitet haben, sortieren Sie sie nach der Ebene, die wichtiger ist. Tragen Sie alle wichtigen Details in eine Spalte ein, dann die weniger wichtigen in eine andere. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Geist auf die relevantesten und hervorstechendsten Schwerpunkte zu beschränken.
Schritt 2. Kennen Sie Ihre Ziele
Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Sie wollen oder brauchen. Was möchten Sie erreichen? Wie soll dieses Amt handeln?
Denken Sie bei der Definition von Zielen an alle möglichen Lösungen, die Sie anbieten können
Schritt 3. Lernen Sie Ihre Leser kennen
Das Analysieren und Verstehen Ihrer Leser wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, wie Sie Ihren Brief gestalten möchten. Entscheiden Sie nach Möglichkeit, ob der Leser Ihnen zustimmt, nicht zustimmt oder neutral ist. Dies wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, wie viel Gewicht Sie jeder Seite Ihres Arguments zuweisen möchten.
- Versuchen Sie, eine Person zu finden, die Sie in dem Brief ansprechen können. Wer sind sie, welche Macht haben sie, um dir zu helfen? Werden sie Ihre Beschwerde einfach ignorieren? Wie soll man sie begrüßen? Sind sie in leitenden oder funktionalen Positionen? Sprechen Sie entsprechend ihrer Position.
- Versuchen Sie, die Überzeugungen und Vorurteile der Leser zu Ihrem Thema aufzudecken. Welche Art von Streitigkeiten können zwischen Ihnen und Ihren Lesern entstehen? Wie präsentiert man respektvoll ein Gegenargument?
- Finden Sie heraus, was Leser an Ihrem Thema interessiert. Haben sie begrenzte Mittel zum Ausgeben? Sind sie von Ihrem Thema direkt betroffen? Wie viel Zeit haben sie, um Ihr Dokument zu prüfen?
- Denken Sie darüber nach, welche Art von Beweisen Ihre Leser für eine Argumentation benötigen, um sie zu überzeugen.
Schritt 4. Recherchieren Sie das Thema
Ein wirksames Überzeugungsschreiben enthält Beweise und sachliche Informationen, die die Position stützen. Berücksichtigen Sie unbedingt mehrere Standpunkte. Recherchieren Sie nicht nur Ihren Standpunkt; Erwähnen Sie auch gegensätzliche Meinungen und die sie umgebenden Fakten.
- Verwenden Sie Fakten, Logik, Statistiken und anekdotische Beweise, um Ihre Behauptungen zu untermauern.
- Sagen Sie nicht gleich, dass die Opposition falsch liegt. Seien Sie stattdessen respektvoll, wenn Sie erklären, warum Ihre Position stärker ist und Aufmerksamkeit verdient.
Teil 2 von 4: Buchstaben formatieren
Schritt 1. Verwenden Sie das Blockformat
Geschäftsbriefe haben ein besonderes Format. Wenn das Format ordentlich und korrekt ist, wird es die Meinung der Leser nicht im Geringsten ändern. Wenn das Format jedoch falsch und unordentlich ist, hinterlassen sie einen schlechten Eindruck und werden möglicherweise weggeworfen.
- Beginnen Sie mit der Verwendung von Blockabsätzen mit doppeltem Abstand.
- Jeden Absatz linksbündig ausrichten; mit anderen Worten, rücken Sie keine Absätze ein, wie in Prosa oder Aufsätzen.
- Lassen Sie nach jedem Absatz einen Zeilenabstand.
- Verwenden Sie eine Standardschriftart, normalerweise Times New Roman oder Arial, Größe 12.
Schritt 2. Adressieren Sie den Briefkopf richtig
Geben Sie zunächst Ihre Adresse in die obere linke Ecke ein. Geben Sie nicht Ihren Namen ein – schreiben Sie nur den Straßennamen, die Stadt, die Gegend und die Postleitzahl auf. Sie können auch eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse angeben, jeweils in einer separaten Zeile. Wenn Sie in Großbritannien leben, muss die Adresse rechts angegeben werden. Vervollständige eine Zeile.
- Geben Sie das Datum ein. Schreiben Sie das vollständige Datum, den Monatsnamen und das Jahr. Vervollständige eine Zeile.
- „4. Juni 2013“
- Schreiben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers. Versuchen Sie, eine bestimmte Partei zu finden, an die Sie den Brief senden können. Vervollständige eine Zeile.
Schritt 3. Beginnen Sie den Brief mit einer Anrede oder Begrüßung
In der Regel in Form des Wortes „Sehr geehrter Herr“, gefolgt vom Namen des Angesprochenen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen bei der Eingabe richtig geschrieben haben. Der Name hier muss mit dem auf dem Adressbriefkopf geschriebenen Namen übereinstimmen.
- Wenn Sie jemanden begrüßen, verwenden Sie den richtigen Titel oder Rang (Pak/Madam/Dr./etc) gefolgt vom Nachnamen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie eine Frau am liebsten genannt wird, schreiben Sie einfach „Fräulein“.
- Folgen Sie danach immer mit einem Doppelpunkt.
- Vervollständige eine Zeile zwischen der Anrede und dem ersten Absatz.
- "Sehr geehrter Doktor. Braun:"
Schritt 4. Schließen Sie den Brief mit einer Schlusserklärung ab
Denken und berücksichtigen Sie den Ton Ihres Aufsatzes, wenn Sie eine Schlusserklärung auswählen. Sprüche wie "Danke" sind ziemlich üblich, während andere Formen wie "Grüße" intimer sind. Entscheiden Sie, ob Ihr Anschreiben formell oder intim sein soll. Was auch immer Sie wählen, das erste Wort muss groß geschrieben werden, während das nächste Wort einfach ist. Folgen Sie dem Schluss mit einem Komma.
- Wähle das Wort "Mit Respekt", wenn es formeller sein soll. „Grüße“, „Grüße“, „Danke“oder „Mit freundlichen Grüßen“sind übliche Schlussbemerkungen für geschäftliche E-Mails. Während die Worte "Grüße", "Grüße" oder "Bis bald" entspannter und intimer wirken.
- Überspringen Sie die nächsten 4 Zeilen, um Platz für Ihre Unterschrift zu lassen, bevor Sie Ihren Namen eingeben.
- "Dankeschön,"
Teil 3 von 4: Briefe schreiben
Schritt 1. Prägnant und prägnant
Ein überzeugender Brief oder eine Überzeugungsarbeit sollten prägnant und höflich sein. Vielbeschäftigte Menschen lesen selten Briefe, die länger als eine Seite sind oder deren Tonfall hart ist. Seien Sie nicht zu blumige Worte. Versuchen Sie, klare und saubere Sätze zu verwenden. Präsentieren Sie keine verzerrten und unnötigen Informationen, einschließlich Anekdoten.
- Vermeiden Sie zu lange Sätze. Achte darauf, starke Aussagesätze zu verwenden. Ihr Schreiben sollte prägnant, prägnant, auf den Punkt gebracht und leicht zu lesen sein.
- Ziehen Sie Absätze nicht zu lang. Packen Sie nicht so viele Informationen ein, dass der Leser das Interesse verliert, vom Wesentlichen abweicht oder Ihren Standpunkt schwer verständlich macht. Halten Sie sich an relevante Informationen und ändern Sie Absätze, wenn Sie eine neue Idee oder einen neuen Punkt vermitteln möchten.
Schritt 2. Nennen Sie in den ersten Sätzen Ihren Kernpunkt
Beginnen Sie mit einem freundlichen Eröffnungssatz und kommen Sie dann zur Sache. Nennen Sie Ihren Bedarf (den Hauptzweck des Schreibens) in den ersten beiden Sätzen.
Dieser Absatz darf nur aus 2-4 Sätzen bestehen
Schritt 3. Betonen Sie die Bedeutung Ihrer Anfrage im zweiten Absatz
Fassen Sie in diesem Absatz Ihr Anliegen, Ihre Anfrage oder Ihren Anspruch zusammen. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie keine konkreten Gründe, Unterstützung oder Hauptpunkte angegeben; In dieser Phase erläutern Sie vollständig Ihre Position, die Parameter des Anliegens oder der Anfrage und die Gründe, warum es wichtig genug ist, darauf zu reagieren.
Denken Sie daran, den Text des Briefes logisch, höflich und sachlich zu halten. Vermeiden Sie zu emotionale Sprache, fordern Sie keine Maßnahmen und sprechen Sie nicht hart gegen die Person oder das Unternehmen, an die das Schreiben gerichtet ist, oder die Opposition
Schritt 4. Unterstützen Sie Ihre Bewerbung im nächsten Absatz
Die nächsten Absätze sollten Ihre Position mit Hintergrund- und Detailinformationen begründen können. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen logisch, sachlich, begründet, praktisch und legitim sind. Basieren Sie Ihre Anfrage nicht ausschließlich auf persönlichen Emotionen, Überzeugungen oder Wünschen. Langweilen Sie den Leser nicht mit langen Geschichten; kommen Sie schnell und genau auf den Punkt. Es gibt verschiedene Strategien, die Sie anwenden können, um dieses Ziel zu erreichen:
- Stellen Sie Ausschnitte von Statistiken und Fakten bereit, um das Mitgefühl und die Logik der Leser zu wecken. Stellen Sie sicher, dass die Statistiken und Fakten aus glaubwürdigen und seriösen Quellen stammen und dass Sie die Daten auch aufrichtig verwenden und nicht aus dem Zusammenhang reißen.
- Schlagen Sie Zitate von Experten zum Thema vor, die Ihre Position unterstützen oder die Opposition widerlegen. Diese Experten müssen angesehene Persönlichkeiten auf ihrem Gebiet sein und tatsächlich über die entsprechenden Qualifikationen verfügen, um eine Meinung zu dem zur Diskussion stehenden Thema zu haben.
- Geben Sie die Gründe an, warum Ihrem Antrag stattgegeben werden sollte. Menschen zu zwingen, das zu tun, was Sie wollen, ist keine effektive Überzeugungstechnik, aber wenn Sie erklären, warum Sie glauben, dass etwas getan werden muss, kann dies helfen, ihre Meinung zu ändern. Erklären Sie die aktuelle Situation und warum sie sich ändern sollte.
- Präsentieren Sie die Details, Spezifikationen und Einschränkungen Ihrer Position und Bewerbung. Besprechen Sie die bisher unternommenen Bemühungen bezüglich des Antrags oder auch, wenn diesbezüglich keine oder keine Maßnahmen ergriffen wurden.
- Geben Sie Beispiele für Zeugnisse, die sich auf Ihre Position beziehen. Denken Sie an andere Beweise, die vorgelegt werden könnten, warum Ihre Position wichtig ist.
- Denken Sie daran, einzuschränken, was Sie in einen Absatz aufnehmen können und wollen. Machen Sie Ihren Standpunkt und Ihre Situation klar. Übertreiben Sie es nicht mit zu vielen Details, sondern beziehen Sie alle wichtigen Punkte mit ein. Wählen Sie nur die relevantesten Statistiken, Experten und Zeugnisse aus.
Schritt 5. Rufen Sie die Opposition an
Eine der effektivsten Methoden der Überzeugung oder Überzeugung ist, sich an die Opposition zu wenden. Sie müssen Einwände, Einwände oder Fragen von Lesern vorhersehen können, damit Sie diese im Brief beantworten können. Finden Sie Gemeinsamkeiten mit der Opposition oder zeigen Sie starke Unterstützung für Ihre eigene Position.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterschiede zwischen Ihrer Position und der Opposition öffentlich anerkennen. Verstecken Sie es nicht, denn es wird Ihre Argumentation schwächen. Betonen Sie Ihre gemeinsamen Werte, Erfahrungen und Probleme mit der Opposition.
- Vermeiden Sie vorwurfsvolle Aussagen. Das macht den Brief zu emotional und schwächt deine logische Anziehungskraft. Eine zu negative und anklagende Haltung wird auch die Opposition davon abhalten, Ihrem Standpunkt zuzustimmen.
Schritt 6. Schließen Sie den Brief, indem Sie Ihre Bewerbung noch einmal bestätigen
Wiederholen Sie Ihre Bitte oder Meinung am Ende des Schreibens. Dies ist der Absatz, in dem Sie eine Lösung präsentieren oder zum Handeln auffordern. Sagen Sie dem Leser, dass Sie dieser Korrespondenz telefonisch, per E-Mail oder persönlich nachgehen werden.
- Beende den Brief mit einem starken Satz, der den Leser dazu bringt, auf deiner Seite zu stehen oder zumindest aus deiner Sicht klarer zu sehen.
- Bieten Sie Ihre eigenen Lösungen an oder helfen Sie. Vereinbaren Sie einen Kompromiss oder treffen Sie sich in der Mitte. Zeigen Sie, dass Sie es geschafft haben oder bereit sind, mit der Situation umzugehen.
Teil 4 von 4: Den letzten Schliff geben
Schritt 1. Überprüfen Sie, ob Fehler aufgetreten sind
Fehler in Grammatik, Aussprache und Rechtschreibung von Wörtern hinterlassen einen schlechten Eindruck. Sie möchten, dass sich der Leser auf Ihre Idee und Ihr Anliegen konzentriert, nicht auf den Tippfehler. Lesen Sie Ihren Brief mehrmals, bevor Sie ihn absenden. Lesen Sie es laut vor, um zu hören, wie es sich anhört.
Lassen Sie Ihren Text ggf. auf Rechtschreibfehler überprüfen (oder verwenden Sie die Rechtschreibprüfung der Software)
Schritt 2. Setzen Sie Ihre eigene Unterschrift
Wenn Sie Briefe lieber per Post an E-Mail versenden möchten, müssen Sie unterschreiben. Es personalisiert und beglaubigt Ihren Brief.
Schritt 3. Geben Sie gegebenenfalls Kopien Ihres formellen Schreibens an andere wichtige Parteien weiter
Wenn jemand anderes in der Zielfirma oder -organisation Ihren Brief ebenfalls lesen sollte, stellen Sie ihm eine Kopie zur Verfügung. Dies bedeutet, dass Sie mehr als einen Brief mit Originalunterschriften drucken und versenden.
Schritt 4. Behalten Sie eine Kopie für sich
Bewahren Sie immer eine Kopie Ihrer Briefe auf und machen Sie persönliche Notizen, komplett mit Hinweisen, wann und an wen der Brief gesendet wurde. Notieren Sie die Nachverfolgung, die Sie bis zur Lösung des Problems durchgeführt haben.
Tipps
- Bleiben Sie beim Thema. Achten Sie darauf, keine zufälligen Informationen hinzuzufügen, die nichts mit dem von Ihnen besprochenen Problem zu tun haben. Halten Sie sich an relevante Fakten und halten Sie es einfach. Verwenden Sie diese Fakten, um beschreibender zu sein.
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen in der Mitte des Absatzes nur, wenn Sie sich über die Schritte, Aktionen oder Empfehlungen absolut sicher sind.
- Passen Sie Ihre Aufzählungspunkte an die Art des Unternehmens oder der Zielorganisation an. Non-Profit-Institutionen denken anders als große Unternehmen.
- Schreiben Sie in indonesischer Standardform. Dies ist keine SMS oder Social Media; aber ein formeller Brief. Die Verwendung von Kurzschrift, Slang und Emoticons kann dazu führen, dass Sie ignoriert werden.
- Behandeln Sie Ihre Leser nicht so, als ob sie Ihnen etwas schulden und Sie sich dann berechtigt fühlen, zu klagen. Beruhigen Sie sie, während Sie den Ton des Briefes freundlich und professionell halten.
