E-Mails sind naturgemäß nicht so formell wie ein schriftlicher Brief. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie beim Schreiben von E-Mails einen formelleren Ton verwenden müssen. Überlegen Sie, wer der Empfänger ist, und wählen Sie dann die richtige Begrüßung aus. Danach können Sie sich ein Grußformat ausdenken und einen Eröffnungssatz schreiben.
Schritt
Teil 1 von 3: Empfänger berücksichtigen
Schritt 1. Entscheiden Sie, wie formell Sie sein müssen
Auch wenn Sie eine „formelle“E-Mail schreiben, hängt der Grad der Formalität von der Person ab, die sie erhält. So ist beispielsweise eine E-Mail an einen Dozenten nicht so formal wie eine E-Mail für eine Bewerbung.
Verwenden Sie beim ersten Kontakt sicherheitshalber einen formelleren Ton
Schritt 2. Suchen Sie den Namen des Empfängers
Recherchieren Sie, um Empfänger zu finden, die Sie nicht kennen. Wenn Sie den Namen kennen, wird die Begrüßung persönlicher, selbst wenn Sie eine formelle Technik verwenden.
Schritt 3. Folgen Sie dem Empfängerbeispiel
Wenn der Empfänger Ihnen zuerst eine E-Mail sendet, können Sie die von ihm verwendete Begrüßung kopieren. Wenn er beispielsweise "Hallo" und Ihren Vornamen verwendet, können Sie im gleichen Stil mit "Hallo" und seinem Vornamen antworten.
Teil 2 von 3: Grüße auswählen
Schritt 1. Verwenden Sie „Lieber“
Grüße "Lieber." (gefolgt vom Namen des Empfängers) wird aus irgendeinem Grund sehr häufig verwendet. Diese Begrüßung ist förmlich, ohne aufdringlich zu sein, und so vertraut, dass sie nicht viel Aufmerksamkeit bekommt, und das ist in Ordnung. Sie wollen keine Begrüßung, die auffällt, weil sie fehl am Platz ist.
Schritt 2. Versuchen Sie es mit „Mit freundlichen Grüßen“, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen
Diese Begrüßung wird in geschäftlichen E-Mails relativ formell verwendet, insbesondere wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Es ist jedoch eine gute Idee, wenn möglich zuerst nach dem Namen zu suchen.
Sie können auch „An wen es betrifft“verwenden, wenn die E-Mail sehr formell ist und Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Diese Begrüßung macht jedoch manchmal beleidigt, weil sie nicht persönlich ist
Schritt 3. Betrachten Sie „Hallo“oder „Hallo“in einer weniger formellen E-Mail
E-Mails erscheinen im Allgemeinen weniger formell als Briefe. Sie können also eine Begrüßung wie "Hallo" in einer eher formellen E-Mail verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Dozenten schreiben, insbesondere an einen, mit dem Sie vertraut sind, ist es dennoch angebracht, Hallo zu sagen.
Schritt 4. Verwenden Sie nicht „Hey“
Während "Hallo" in halbformellen E-Mails akzeptabel ist, ist "Hey" eine andere Geschichte. Diese Begrüßung ist sehr beiläufig, auch in direkter Rede. Sie sollten es also vermeiden. Auch wenn Sie Ihren Chef gut kennen, vermeiden Sie es, "Hey" in E-Mails zu verwenden, die an ihn oder sie adressiert sind.
Schritt 5. Verwenden Sie bei Bedarf den Titel anstelle des Namens
Wenn Sie jemandem eine E-Mail schreiben, kennen Sie manchmal nur seine Position im Unternehmen oder in der Organisation. Verwenden Sie in diesem Fall einfach den Titel anstelle des Namens, z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren. Personalleiterin, „Sehr geehrte Damen und Herren. Rekrutierungsausschuss“oder „Sehr geehrte Damen und Herren. Professor.
Schritt 6. Fügen Sie eine Anrede hinzu, um die E-Mail formeller zu gestalten
Wenn möglich, fügen Sie „Sir“, „Vater“, „Mutter“, „Dr.“hinzu. oder „Professor“vor dem Namen des Empfängers für einen formelleren Eindruck. Verwenden Sie auch Ihren Nachnamen oder vollständigen Namen, nicht nur Ihren Vornamen.
Teil 3 von 3: E-Mail verfassen und starten
Schritt 1. Platzieren Sie die Begrüßung in der ersten Zeile
In der obersten Zeile steht die von Ihnen gewählte Begrüßung, gefolgt vom Namen des Empfängers. Verwenden Sie nach Möglichkeit einen Titel oder Titel, wie „Herr“, „Mutter“oder „Dr.“gefolgt von Ihrem Vor- und Nachnamen.
Schritt 2. Verwenden Sie Kommas
Im Allgemeinen sollten Sie nach der Begrüßung ein Komma verwenden. In einem formellen Brief können Sie einen Doppelpunkt verwenden, der jedoch für eine E-Mail normalerweise zu formell ist. Ein Komma reicht aus, aber Sie können einen Doppelpunkt verwenden, wenn Sie einen Eröffnungsbrief in einer E-Mail schreiben.
Schritt 3. Fahren Sie mit der nächsten Zeile fort
Salam hat seinen eigenen Platz an der Spitze. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste, um mit der nächsten Zeile fortzufahren. Wenn Sie Leerzeichen für neue Absätze verwenden, anstatt Sätze einzurücken, platzieren Sie eine Leerzeile zwischen der Begrüßung und dem ersten Absatz.
Schritt 4. Stellen Sie sich ggf. im Eröffnungssatz vor
Stellen Sie sich für die erste E-Mail vor, auch wenn Sie den Empfänger im echten Leben kennen. Durch die Angabe personenbezogener Daten werden die Empfänger ermutigt, Ihre E-Mail zu lesen.
- Beispiel: „Mein Name ist Jessica Hartono und ich bin Marketingleiterin bei ABC Company.“Sie können sich dem Empfänger auch vorstellen, z. B. „Mein Name ist Rama Susanto und ich nehme an Ihrem Marketingkurs teil (Marketing 101 jeden Dienstag- und Donnerstagnachmittag).“
- Wenn Sie den Empfänger bereits kennen und ihm eine E-Mail geschickt haben, können Sie den ersten Satz gerne als Begrüßung verwenden. Zum Beispiel „Danke für die schnelle Antwort“oder „Ich wünsche Ihnen viel Gesundheit“.
Schritt 5. Schreiben Sie den Text der E-Mail
Die meisten formellen E-Mails treffen den Kern der Sache. Das bedeutet, dass der erste und zweite Satz darauf eingehen sollten, warum Sie dem Empfänger schreiben. Denken Sie daran, sich so kurz wie möglich über Ihr Ziel zu fassen.
