Schriftliche Richtlinien und Verfahren beschreiben die Richtlinien, Regeln, Schwerpunkte und Prinzipien der Organisation. Im Allgemeinen sind Richtlinien und Verfahren in Handbüchern enthalten, die für Mitarbeiter erstellt wurden. Wie Geschäftsrichtlinien und -verfahren verfasst werden, hängt von den Zielen des Unternehmens selbst ab.
Schritt
Teil 1 von 5: Geschäftsziele skizzieren
Schritt 1. Erstellen Sie eine Liste mit Zielen
Als Manager oder Unternehmer kennen Sie die Ziele des Unternehmens. Berücksichtigen Sie Dinge wie Vertriebsziele, Mitarbeiter- und Managementziele und die Geschäftsposition, die Sie in den nächsten Jahren erwarten.
- Versuchen Sie, sich Ziele zu setzen, die nicht nur spezifisch, sondern auch erreichbar und erstrebenswert sind. Legen Sie beispielsweise finanzielle Ziele fest, die erreichbar sind, und legen Sie Ziele für die Mitarbeiterleistung fest, die durch Befolgen der von Ihnen festgelegten Richtlinien und Verfahren erreicht werden können.
- Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, sich als Geschäftsinhaber oder Manager zu engagieren. Das Setzen von Zielen ist ein wichtiger erster Schritt bei der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren. Dann ist die Einhaltung nicht weniger wichtig.
Schritt 2. Schreiben Sie eine Liste von Jobs und Prozeduren auf
Denken Sie an die täglichen Ereignisse und Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie jeden Job auf, der jeden Tag erledigt werden muss, damit das Geschäft reibungslos läuft.
Berücksichtigen Sie Folgendes: Welche Aufgaben erfordern eine formale Beschreibung oder Anleitung? Welche Verfahren müssen konsequent gleich durchgeführt werden? Anstatt sich auf manuelle Arbeit zu konzentrieren, die nicht viel Anleitung erfordert, konzentrieren Sie sich auf größere Aufgaben
Schritt 3. Listen Sie mögliche Probleme und Lösungen auf
Es werden Richtlinien erstellt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft und Mitarbeiter und Führungskräfte Leistungsstandards haben. Denken Sie über die Probleme nach, die ohne eine Richtlinie auftreten könnten. Auf diese Weise können Sie sich die Richtlinien überlegen, die Sie benötigen.
Wenn Sie über ein potenzielles Problem nachdenken, suchen Sie nach einem schnellen Überblick darüber, wie Sie das Problem lösen oder beheben können. Denken Sie an Themen rund um die täglichen Geschäftsaktivitäten, wie Finanzen, Interaktionen zwischen Mitarbeitern und Kunden sowie Verhalten und Einstellungen der Mitarbeiter
Teil 2 von 5: Geschäftsrichtlinien schreiben
Schritt 1. Listen Sie die Richtlinienkategorien auf
Nachdem Sie die verschiedenen möglichen Probleme in Betracht gezogen haben, die mit der Richtlinie gelöst werden müssen, denken Sie über die jeweiligen Kategorien nach. Verwenden Sie beispielsweise Kategorien wie Sicherheit, Terminplanung, Verhalten, Bezahlung, Zusatzleistungen, Urlaub oder Urlaub und Diskriminierung.
Später beim Zusammenstellen des Handbuchs helfen Ihnen die bereits in Kategorien unterteilten Richtlinien bei der Organisation des Handbuchs und seiner Abschnitte. Kategorien helfen Ihnen auch bei der Entscheidung, was am wichtigsten ist, und können sie detaillierter aufschlüsseln
Schritt 2. Verwenden Sie das Gliederungsformat, um die verschiedenen Richtlinien unter jeder Kategorie aufzuschlüsseln
Mit der Vorlage können Sie sich eingehender mit Aspekten jeder Richtlinie oder Kategorie befassen und nach und nach Begriffe und Spezifikationen hinzufügen. Verwenden Sie Zahlen, um jeden Abschnitt oder jede Kategorie zu sortieren.
Beginnen Sie mit einer kurzen Gliederung. Nachdem Sie alle anfänglichen Ideen aufgeschrieben haben, können Sie zur Gliederung zurückkehren und sie bei Änderungen hinzufügen oder erweitern
Schritt 3. Überlegen Sie sich geeignete Konsequenzen für Richtlinienverstöße
Richtlinien ermöglichen Unternehmen, ordnungsgemäß zu funktionieren, und dienen auch als Standards, die Mitarbeiter und Management einhalten müssen. Richtlinien dienen auch als schriftliche Dokumente, die darlegen, wie mit Richtlinienproblemen oder Verstößen umzugehen ist. Dies ist besonders wichtig, wenn Maßnahmen zur Lösung des Problems erforderlich sind.
Wenn sie in offiziellen Dokumenten verfasst sind, können Richtlinien die gesetzlichen Rechte und Pflichten der Mitarbeiter und des Unternehmens abdecken. Die Richtlinie umfasst Informationen zu Beschäftigungsrechten für Menschen mit Behinderungen, Steuern und Verboten von Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen gemäß geltendem Recht eingeben
Schritt 4. Legen Sie eine klare Kündigungsrichtlinie fest
Wenn Sie einen Mitarbeiter wegen eines Verstoßes gegen eine Richtlinie entlassen müssen, dient diese schriftliche Richtlinie als Beweis, wenn der Mitarbeiter der Meinung ist, dass er zu Unrecht entlassen wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Abschnitt zur Erörterung der Kündigungsregeln widmen.
Sie sollten auch eine Einstellungsrichtlinie erstellen. Zum Beispiel Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung eines Kandidaten oder eine Probezeit nach der Einstellung eines Mitarbeiters und bevor er festangestellter Mitarbeiter wird. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Begriffe erstellen und skizzieren
Schritt 5. Verwenden Sie eine klare aktive Sprache
Schreiben Sie alle Richtlinien klar und so auf, dass sie nicht falsch interpretiert oder missverstanden werden. Wenn es eine andere Interpretation gibt, ziehen Sie in Erwägung, sie in einer anderen Sprache umzuschreiben.
Schreiben Sie zum Beispiel nicht: "Unter bestimmten Umständen kann eine zusätzliche Krankmeldung gewährt werden." Schreiben Sie stattdessen "Zusätzlicher Krankenstand wird nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des diensthabenden Vorgesetzten genehmigt."
Teil 3 von 5: Schreibverfahren
Schritt 1. Bestimmen Sie, welche Jobs detaillierte Verfahren erfordern
Nicht alle Jobs oder Vorfälle erfordern detaillierte Anweisungen. Priorisieren Sie Aufgaben oder Verfahren, die konsistent durchgeführt werden müssen, wie z. B. Gehaltsabrechnung oder Terminplanung.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welche Verfahren detaillierte Angaben erfordern, die folgenden Fragen: War das Verfahren langwierig oder kompliziert? Welche Folgen hat ein Fehler bei der Umsetzung? Wurden in letzter Zeit wichtige Änderungen vorgenommen? Benötigt dieses Verfahren wichtige oder umfangreiche Dokumente? Sind Mitarbeiter durch das Verfahren oft verwirrt?
Schritt 2. Sammeln Sie die für jedes Verfahren benötigten Informationen
Bevor Sie das Verfahren skizzieren, müssen Sie alle Schritte und ihre Aspekte kennen. Berücksichtigen Sie aufgetretene Mitarbeiterfragen und eventuell aufgetretene Probleme.
Auch wenn Sie alle Informationen haben, müssen Sie sich an die Grundlagen des Verfahrens selbst halten. Überlegen Sie, was Leser oder Mitarbeiter benötigen, um das Verfahren zu verstehen und durchzuführen
Schritt 3. Verwenden Sie alle Informationen, um ein klares Verfahren zu schreiben
Verwenden Sie die aktive Sprache. Versuchen Sie, lange und überflüssige Wörter zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie keine schwer verständliche Sprache verwenden, einschließlich Fachjargon, den die Mitarbeiter möglicherweise nicht kennen.
Anstatt zum Beispiel zu schreiben: "Abgerissene Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern müssen in der Finanzakte aufbewahrt werden", verwenden Sie die folgende Sprache: "Abgerissene Gehaltsabrechnungen in der Finanzakte aufbewahren"
Teil 4 von 5: Legalität verstehen
Schritt 1. Geben Sie einen Abschnitt zur Antidiskriminierungsrichtlinie ein
Alle Geschäftsinhaber müssen die von der Regierung festgelegten Antidiskriminierungsrichtlinien einhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen über die Richtlinie zusammen mit den Erwartungen, dass alle Mitarbeiter sie einhalten, beifügen.
Auch Informationen über Chancengleichheit am Arbeitsplatz sollten in die Richtlinie aufgenommen werden, ebenso das Gesetz über das Recht auf Arbeit für Menschen mit Behinderungen und die Richtlinie zu Belästigung
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Police legal ist
Sie müssen sicherstellen, dass alle erstellten Richtlinien fair und gesetzeskonform sind. Es gibt viele Ressourcen, die Sie verwenden können, um herauszufinden, ob Ihre Police im Einklang mit geltendem Recht steht.
Sie können auch einen Rechtsbeistand bitten, die von Ihnen entworfenen Richtlinien zu studieren, bevor Sie sie auf Mitarbeiter anwenden. Als Unternehmer ist es sehr von Vorteil, einen Rechtsberater zu haben, den Sie regelmäßig konsultieren können
Schritt 3. Bitten Sie die Mitarbeiter, Richtlinien- und Verfahrensentwürfe zu unterzeichnen
Neue Mitarbeiter sollten gebeten werden, den Richtlinien- und Verfahrensdokumenten zuzustimmen und sie zu unterzeichnen und eine Kopie als Referenz zu erhalten. Außerdem müssen alle Änderungen von allen Mitarbeitern neu unterschrieben werden. Dies soll sicherstellen, dass alle an die Richtlinie gebunden sind, falls in Zukunft von beiden Parteien rechtliche Schritte eingeleitet werden müssen.
Minderjährige können keine legalen Verträge abschließen. Wenn Sie Mitarbeiter unter 18 Jahren einstellen, stellen Sie sicher, dass diese die schriftliche Zustimmung eines Erziehungsberechtigten zum Abschluss eines Vertrages haben, da die Eltern oder Erziehungsberechtigten den Vertrag rechtlich kündigen können
Teil 5 von 5: Handbuch zusammenstellen
Schritt 1. Ordnen Sie die Informationen in einer logischen Reihenfolge an
Beginnen Sie mit den größeren Punkten und folgen Sie dann den kleineren. Anstatt beispielsweise mit der Vergütungskategorie zu beginnen, beginnen Sie das Handbuch mit dem Einstellungsprozess oder der Berechtigungskategorie.
- Erwägen Sie, ein Handbuch mit einer Beschreibung der Unternehmensziele zu öffnen, wie Sie es zuvor beschrieben haben. Schreiben Sie einen oder zwei klare, einheitliche Absätze, die das Handbuch zusammenfassen, was Mitarbeiter vom Unternehmen erwarten können und was das Unternehmen von Mitarbeitern erwartet.
- Verwenden Sie die Gliederung, um Unterkategorien im Handbuch zu erstellen. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis, wenn Sie fertig sind, damit jede Information leicht zu finden ist.
Schritt 2. Verwenden Sie ein Bild, Diagramm oder Diagramm
Es gibt Menschen, die visueller sind, sodass die Diagramme, Diagramme oder Bilder im Handbuch verschiedenen Arten von Mitarbeitern helfen können, Konzepte zu verstehen. Bilder können Verfahren und Richtlinien vereinfachen.
Sie können beispielsweise ein Diagramm oder eine Tabelle erstellen, die verschiedene Titel und ihre Aufgaben auflistet. Sie können auch eine Tabelle mit Fragen und Antworten verwenden, die Mitarbeiter bei Bedarf als Referenz verwenden können
Schritt 3. Stellen Sie allen Mitarbeitern leicht zugängliche Handbücher zur Verfügung
Idealerweise erhalten neue Mitarbeiter bei der Einstellung ein Exemplar des Handbuchs und alte Mitarbeiter bei einer Überarbeitung ein neues Exemplar. Ziehen Sie in Erwägung, dass alle Mitarbeiter einen Vertrag unterzeichnen, in dem sie bestätigen, dass sie alle im Handbuch beschriebenen Punkte verstehen und damit einverstanden sind.
