Wöchentliche Berichte werden häufig in vielen Unternehmen und im Einzelhandelsverkaufsbereich oder in Forschungsprojekten und Praktika verwendet. Schreiben Sie kurze, prägnante Wochenberichte, damit Ihr Chef ein klares Bild von Ihren Fortschritten hat.
Schritt
Teil 1 von 3: Informationen organisieren
Schritt 1. Identifizieren Sie den Zweck des Berichts
Obwohl Sie im Rahmen des Auftrags wöchentliche Berichte einreichen müssen, besteht der Zweck des Berichts selbst nicht darin, die Stelle zu behalten. Wenn Sie die Gründe kennen, warum Ihr Chef einen wöchentlichen Bericht verlangt, können Sie genau bestimmen, welche Informationen in den Bericht aufgenommen werden sollten und was am wichtigsten ist.
- Normalerweise werden Berichte verfasst, um Manager über den Status des Projekts, an dem Sie arbeiten, auf dem Laufenden zu halten oder ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
- Wenn Sie beispielsweise ein Einzelhandelsgeschäftsführer sind, werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen wöchentlichen Bericht mit einer Zusammenfassung der Verkäufe der Woche einzureichen. Arbeitgeber verwenden diese Berichte, um die Leistung des Geschäfts, das Preisniveau und die eingegangenen Bestellungen zu bewerten.
- Wenn Sie einen wöchentlichen Bericht für ein Praktikum oder ein Forschungsprojekt einreichen, besteht der Zweck des Berichts darin, Ihrem Chef oder Ausbilder zu zeigen, wie weit Sie vorangekommen sind, und um wichtige Durchbrüche und Entdeckungen mitzuteilen.
Schritt 2. Entscheiden Sie, wer den Bericht lesen soll
Für die Planung eines Berichts ist es wichtig zu wissen, wer Ihre Zielgruppe ist. Wenn Sie nicht wissen, wer den Bericht lesen wird (und warum), können Sie nicht wissen, welche Informationen am wichtigsten sind.
- Die Identifizierung Ihrer Zielgruppe hilft Ihnen auch zu verstehen, wie Ihr Bericht strukturiert sein sollte und welche Sprache Sie verwenden sollten. Sie könnten beispielsweise einen echten Bericht schreiben, wenn das Publikum aus einer Gruppe von Fünfjährigen besteht, als wenn Sie ihn für Führungskräfte eines großen Unternehmens schreiben.
- Sie erhalten auch ein klareres Bild davon, was Ihr Publikum bereits weiß und was Sie genauer erklären oder zusätzliche Referenzquellen bereitstellen müssen. Wenn Sie beispielsweise einen wöchentlichen Bericht zu einem Rechtsthema schreiben und dieser von einer Gruppe von Anwälten gelesen wird, ist es nicht erforderlich, eine detaillierte Zusammenfassung des Gesetzes vorzulegen. Eine solche Zusammenfassung kann jedoch erforderlich sein, wenn Sie einen Bericht über die Angelegenheit für Führungskräfte oder Administratoren erstellen, die keine Rechtskenntnisse haben.
- Wenn der Bericht für ein Praktikum, ein Forschungsprojekt oder eine andere wissenschaftliche Tätigkeit benötigt wird, denken Sie daran, dass das Publikum nicht Ihr Dozent oder Dozent ist, obwohl der Bericht an diese übermittelt wird. Um in diesem Zusammenhang ein Publikum zu finden, konzentrieren Sie sich auf die Art Ihres Projekts und Ihre Disziplin als Ganzes.
Schritt 3. Geben Sie den Hauptpunkten des Berichts Priorität
Obwohl Sie versuchen sollten, Ihren Bericht so prägnant wie möglich zu halten, ist es möglich, dass Ihr Publikum nicht alles liest. Um darauf zu reagieren, sollten Sie die wichtigsten Informationen bzw. das Endergebnis am Anfang des Berichts platzieren.
- Wenn der Bericht beispielsweise darauf abzielt, drei verschiedene Gerätemarken zu vergleichen und gegenüberzustellen und diejenige zu empfehlen, die Ihrer Meinung nach am besten für die Bedürfnisse des Unternehmens geeignet ist, sollte die Schlussfolgerung zu Beginn geschrieben werden. Dann können Sie erklären, warum.
- Im Allgemeinen sollte die erste Seite des Berichts eine Zusammenfassung der Ergebnisse, Empfehlungen oder Schlussfolgerungen enthalten. Verwenden Sie den Rest des Berichts, um tiefer zu graben, und die Leser werden weiterlesen, wenn sie das Bedürfnis verspüren oder ihr Verständnis Ihrer Ergebnisse erweitern möchten.
Schritt 4. Seien Sie sich des „Schicksals“bewusst, das ein Bericht normalerweise erfährt
In den meisten Fällen werden wöchentliche Berichte zur Datenaufbewahrung erstellt und in den entsprechenden Archiven abgelegt. Wöchentliche Berichte werden in den meisten Kontexten selten vollständig gelesen und Sie sollten nichts anderes erwarten.
- Verwenden Sie diese Tatsache jedoch nicht als Entschuldigung, um Berichte zu fälschen oder so zu bearbeiten, dass sie von geringer Qualität sind. Berichte müssen Sie selbst und Ihre Arbeitsmoral widerspiegeln. Ein nachlässig erstellter Bericht wird wahrscheinlich auffallen und zu sagen „Ich wusste, dass Sie ihn nicht lesen würden“ist keine Entschuldigung dafür, ein minderwertiges Arbeitsprodukt zu erstellen.
- Während der Bericht insgesamt von hoher Qualität und gut geschrieben sein sollte, konzentrieren Sie sich auf die Teile des Berichts, die das Publikum am ehesten lesen wird. Dieser Abschnitt ist normalerweise eine Zusammenfassung oder Empfehlung. Sie sollten es ohne den geringsten Fehler schreiben.
- Denken Sie daran, dass Vorgesetzte nicht den gesamten Inhalt des Berichts lesen, nicht weil sie nicht interessiert oder nicht wichtig sind. Menschen in leitenden Management- oder Führungspositionen sind sehr beschäftigt und verfügen über die Fähigkeit, die für eine effiziente Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen zu sammeln. Sie werden nicht den gesamten Bericht lesen, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, sondern speichern ihn für den Fall, dass sie ihn später noch einmal lesen möchten.
Teil 2 von 3: Berichte formatieren
Schritt 1. Fordern Sie ein Muster an
Viele Unternehmen haben ein Standardformat für wöchentliche Berichte und Manager oder Führungskräfte sind es vielleicht gewohnt, Informationen auf diese Weise zu erhalten. Die Verwendung unterschiedlicher Formate kann zu Frustration und Verwirrung führen.
- Dies ist sehr wichtig bei der Erstellung von Verkaufsberichten. Manager sind es gewohnt, Berichte auf einen Blick zu sehen und zu wissen, wo auf der Seite bestimmte Zahlen oder Informationen zu finden sind. Die Verwendung verschiedener Formate wird zu einer ineffektiven Maßnahme, da sie gezwungen sind, den gesamten Bericht zu lesen, um die benötigten Informationen zu finden.
- Erkundigen Sie sich beim Verwaltungsassistenten, ob es eine Vorlage gibt, die Sie zum Verfassen eines Berichts verwenden können. Auf diese Weise müssen Sie es nicht mit einer Textverarbeitungs-App von Grund auf neu erstellen. Viele Unternehmen verfügen über Dokumentvorlagen mit den richtigen Einstellungen, einschließlich Rändern, Tabellen, Absatzstilen und Schriftarten.
Schritt 2. Betrachten Sie Versandmethoden
Wenn Sie den Bericht als gedrucktes Dokument oder als E-Mail-Anhang einreichen, wird das Format anders sein, als wenn Sie ihn als Teil des E-Mail-Textes verfasst haben.
- Wenn Sie den Bericht beispielsweise als E-Mail-Anhang senden, müssen Sie dem E-Mail-Text eine Zusammenfassung beifügen. Auf diese Weise müssen die Leser den Anhang nicht öffnen, um die Hauptaspekte Ihres Berichts zu verstehen.
- Wenn Sie Ihren Bericht als physisches Dokument einreichen, müssen Sie höchstwahrscheinlich ein Anschreiben oder eine Titelseite beifügen, damit der Bericht ordnungsgemäß identifiziert und abgelegt werden kann.
- Unabhängig davon, wie Sie Ihren Bericht einreichen, stellen Sie sicher, dass Ihr Name auf allen Seiten enthalten ist und dass alle Seiten im Format „X von Y“nummeriert sind (sprich: Seite X von Y gesamt). Berichtsblätter können leicht verstreut werden und auf einen Blick sollte man erkennen können, ob der Bericht vollständig ist und wer ihn erstellt hat.
- Sie können auf jeder Seite die erforderlichen Informationen einfach als Kopfzeile (Header) einfügen. Die Kopfzeile könnte beispielsweise wie folgt lauten: „Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 von 7".
Schritt 3. Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu
Die Executive Summary ist eine kurze Zusammenfassung des gesamten Berichts, normalerweise nur ein oder zwei Absätze, mit wenigen Sätzen für jeden Abschnitt des Berichts. Die allgemeine Idee ist, dass eine Führungskraft diese Zusammenfassung lesen kann, und solange sie mit seinen ursprünglichen Erwartungen an das vorliegende Thema übereinstimmt, kann sie Maßnahmen ergreifen, ohne weiter zu lesen.
- Bei der Erstellung einer Executive Summary ist es sehr wichtig, eine klare und prägnante Sprache zu verwenden, damit sie leicht verständlich ist. Vermeiden Sie Jargon oder spezifische Begriffe, die einer Erklärung bedürfen, auch wenn Sie wissen, dass Ihr Publikum mit diesen Begriffen sehr vertraut ist.
- Schreiben Sie die Executive Summary am Ende, nachdem Sie alle anderen Abschnitte des Berichts ausgefüllt haben. Schließlich kann man nichts zusammenfassen, was noch nicht geschrieben wurde. Auch wenn Sie bereits einen detaillierten Überblick darüber haben, was Sie in Ihrem Bericht schreiben sollen, können sich während des Schreibprozesses Dinge ändern.
Schritt 4. Erstellen Sie eine Struktur für die Absätze und Abschnitte des Berichts
Nachdem Sie das Format verstanden haben, das zum Schreiben des Berichts verwendet wird, erstellen Sie eine Gliederung für die Abschnitte des Berichts, die dem Zweck des Berichts entsprechen.
- Überprüfen Sie die Gliederung, um sicherzustellen, dass alles logisch von einem Abschnitt zum anderen fließt, und stellen Sie sicher, dass die Gliederung so gestaltet ist, dass sie der Zielgruppe des Berichts entspricht.
- Im Allgemeinen enthält der Bericht eine Zusammenfassung, eine Einführung, Schlussfolgerungen und Empfehlungen, Ergebnisse und Diskussionen sowie eine Liste mit Referenzen. Sie können Anhänge mit relevanten Daten sowie ein Inhaltsverzeichnis für längere Berichte einfügen. Wochenberichte sind jedoch in der Regel nicht so lang.
- Jeder Abschnitt des Berichts behandelt ein bestimmtes Thema. In diesem Abschnitt behandelt jeder Absatz eine Idee. Wenn ein Abschnitt des Berichts beispielsweise den Titel „Kinderbeliebte Marken“trägt, könnten Sie für jede Marke einen eigenen Absatz schreiben. Wenn Sie zwischen Jungen- und Mädchenbekleidung unterscheiden, erstellen Sie für jede Marke einen Unterabschnitt (mit den richtigen Untertiteln), dann einen Absatz über die Jungenbekleidung der Marke und einen weiteren Absatz für Mädchenbekleidung.
Schritt 5. Erstellen Sie bei Bedarf eine Titelseite oder ein Anschreiben
Kürzere Berichte erfordern möglicherweise keine separate Titelseite, längere Berichte sollten jedoch eine eigene Seite enthalten, die Sie als Autor des Berichts identifiziert und den Zweck des Berichts kurz erläutert.
- Das Titelblatt unterscheidet sich von der Zusammenfassung und enthält im Wesentlichen die Informationen, die zur Erfüllung administrativer Zwecke erforderlich sind, damit der Bericht ordnungsgemäß eingereicht werden kann.
- Arbeitgeber haben möglicherweise eine spezielle Einführungsseite, die für wöchentliche Berichte benötigt wird. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie das richtige Format verwenden.
- Die Titelseite sollte mindestens den Titel oder die Beschreibung des Berichts (z. B. „Wöchentlicher Verkaufsbericht“), Ihren Namen und die Namen anderer beitragender Mitarbeiter, den Namen des Unternehmens und das Datum, an dem Sie den Bericht ausgefüllt oder eingereicht haben, enthalten.
Teil 3 von 3: Starke Sprache verwenden
Schritt 1. Erstellen Sie effektive Titel und Untertitel
Überschriften und Zwischenüberschriften ermöglichen es den Lesern, schnell bestimmte Abschnitte des Berichts zu finden, die sie interessieren oder was sie lesen möchten, um weitere unterstützende Informationen zu Ihren Schlussfolgerungen oder Empfehlungen zu erhalten.
- Stellen Sie sicher, dass Titel und Untertitel den Inhalt des Abschnitts oder Unterabschnitts direkt und genau beschreiben.
- Wenn Sie beispielsweise einen wöchentlichen Verkaufsbericht erstellen, können Sie Abschnitte zu den Themen „Damenbekleidungstrends“, „Herrenmodetrends“und „Beliebte Kindermarken“einbeziehen. In diesen Abschnitten können Sie Untertitel platzieren, um bestimmte Trends oder beliebte Marken hervorzuheben.
- Verwenden Sie für alle Überschriften dieselbe grammatikalische Konstruktion, damit Berichte logisch und konsistent klingen. Wenn zum Beispiel der erste Titel „Aufbau in der Herrenbekleidung“lautet, sollte der zweite Titel „Führen des Damenbekleidungstrends“lauten und nicht so etwas wie „Absatzzahlen für Damenbekleidung“.
Schritt 2. Schreiben Sie einen Bericht mit klaren und einfachen Sätzen
Prägnantes Schreiben mit Sätzen, die in einer standardmäßigen „Subjekt-Verb-Objekt“-Reihenfolge strukturiert sind, sorgt für Klarheit im Denken und verleiht Ihren Empfehlungen und Schlussfolgerungen Glaubwürdigkeit.
- Nachdem Sie die erste Version des Berichts verfasst haben, lesen Sie ihn sorgfältig durch und entfernen Sie alle unnötigen Ausdrücke. Finden Sie die Aktion für jeden Satz und platzieren Sie die Person, die die Aktion ausgeführt hat, neben dem Verb. Stellen Sie sich jeden Satz so vor, als ob er sagen würde: „Wer hat was getan“.
- Entfernen Sie unnötige Sätze und verwenden Sie Pausensätze wie „außerhalb“, „mit einem bestimmten Zweck“oder „in der Reihenfolge“.
- Sie denken vielleicht, dass dieser Schreibstil langweilig ist, aber der Zweck des Schreibens von Wochenberichten besteht nicht darin, zu unterhalten. Dieser Stil ist am effektivsten, um Ihren Standpunkt zu vermitteln und dem Leser Informationen zu vermitteln.
Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben objektiv und unparteiisch ist
Ihre Empfehlungen sollten auf konkreten Beweisen beruhen, nicht auf Meinungen oder Gefühlen. Überzeugen Sie den Leser mit starken, klar geschriebenen Fakten.
- Vermeiden Sie unnötige Adjektive und andere Wörter und Sätze, die negativ oder positiv konnotiert sind. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Argumente zu schreiben, die auf Fakten basieren.
- Angenommen, Sie empfehlen einem der Verkäufer in Ihrem wöchentlichen Bericht eine Werbeaktion. Untermauern Sie die Empfehlung mit Fakten, die zeigen, dass der Mitarbeiter würdig ist, anstatt subjektive oder emotionale Details aufzuschreiben. Der Satz „Sari hat in unserem Laden konstant hohe Umsätze, obwohl sie nur 15 Stunden pro Woche arbeitet“wäre besser als „Sari ist meine freundlichste Mitarbeiterin und gibt immer ihr Bestes, obwohl sie ihre Betreuungszeiten einschränken muss kranke Mutter."
Schritt 4. Verwenden Sie starke Worte
Wenn Sie im Aktiv schreiben, verwenden Sie das eine Wort, das dem Leser sagt, welche Handlung im Satz stattfindet, nämlich das Verb. Verwenden Sie kurze, starke Verben, die die stattfindende Aktion klar beschreiben.
- Wähle einfache Verben. Beispielsweise ist "benutzen" besser als "benutzen".
- Verben, die Prozesse beschreiben, wie Denken, Wissen, Verstehen und Glauben, sind manchmal notwendig, aber im Allgemeinen weniger mächtig als Verben, die Handlungen beschreiben. Möglicherweise müssen Sie tiefer in eine Aussage eintauchen und sie in die Tat umsetzen. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Ich glaube, unser Umsatz wird in den nächsten Monaten steigen.“Ändern Sie die Aussage und finden Sie heraus, warum Sie sie glauben. Dann können Sie einen Satz schreiben, der zu einer Aktion führt wie: „Historisch gesehen steigen die Verkäufe während der Weihnachtszeit. Ich gehe davon aus, dass die Verkäufe im November und Dezember steigen werden.“
- Um handlungsorientiertes Schreiben beizubehalten, überprüfen Sie den Bericht und versuchen Sie, Präpositionen zu entfernen und durch stärkere Verben zu ersetzen. Zum Beispiel kann „allgemeiner Konsens“zu „Konsens“vereinfacht werden, und wenn jemand „schützt“, wird der Eindruck noch stärker, wenn er sagt, dass er „schützt“.
Schritt 5. Vermeiden Sie das Passiv
Wenn Sie im Passiv schreiben, stressen Sie die Person weniger und legen mehr Wert auf den Gegenstand der Handlung. Obwohl es in manchen Fällen aus politischen oder diplomatischen Gründen notwendig ist, führt die Verwendung des Passivs oft zu unklarer und verwirrender Schrift.
- Die aktive Stimme belohnt die Person, die die Aktion durchgeführt hat, und zeigt dem Leser des Berichts, wer für die Aktion verantwortlich ist. Um zu verstehen, warum dies wichtig ist, stellen Sie sich vor, Sie lesen einen Artikel über ein Feuer, in dem es heißt: „Zum Glück wurden alle Kinder gerettet.“Die Identität der Person (oder Personen), die die Kinder gerettet hat, ist wichtig. Wenn der Satz lautet: „Der örtliche Priester, Pater Johan, ging durch das Feuer, das das Waisenhaus umgab und alle Kinder rettete, hin und her“, jetzt wissen Sie, wer in dieser Situation ein Held ist.
- Aktive Sätze sind auch wichtig, um Verantwortung für Handlungen zu übernehmen, die negative Folgen haben können. Wenn Sie in Ihrem Bericht „Ein Fehler ist aufgetreten“schreiben, möchte Ihr Chef wissen, wer den Fehler gemacht hat, damit er die entsprechende Strafe verhängen kann. Wenn Sie einen Fehler machen, wird Ihnen das Eingeständnis und die Übernahme der Verantwortung für die Tat wirklich helfen.
- Um Passivsätze beim Schreiben zu finden und zu eliminieren, suche nach Verben, die mit "di-" beginnen. Wenn Sie es gefunden haben, identifizieren Sie die Aktion im Satz, finden Sie heraus, wer es getan hat, und verschieben Sie es an den Anfang und in die Mitte des Satzes.
Schritt 6. Übermitteln Sie Informationen mithilfe von visuellen Elementen
Tabellen und Grafiken sind viel einfacher zu lesen und zu befolgen als Absätze, die die gleichen Informationen enthalten, insbesondere wenn die zu vermittelnden Informationen aus vielen Zahlen bestehen.
- Wählen Sie die richtigen visuellen Elemente, um den Lesern Informationen so zu vermitteln, dass sie für sie nützlich sind und den Zweck des Berichts widerspiegeln.
- Sie können beispielsweise ein Liniendiagramm auswählen, um den Trend steigender Verkäufe von Wolljacken anzuzeigen. Diese Art der Informationsdarstellung wird den Anstieg effektiver darstellen als eine Tabelle mit der Anzahl der monatlich verkauften Wolljacken, da der Leser in der Tabelle alle Zahlen betrachten, vergleichen und erkennen muss, dass es einen Anstieg gibt. All dies kann durch einfaches Anzeigen eines einfachen Liniendiagramms erfolgen.
- Denken Sie daran, dass das Auge von visuellen Elementen angezogen wird. Stellen Sie sicher, dass diese Elemente ordentlich und organisiert aussehen und an der richtigen Position oben auf der Seite platziert sind. Sie präsentieren einfach die visuellen Elemente, die für Ihre Empfehlung oder Ihr Fazit wichtig sind.
Schritt 7. Beseitigen Sie Fachjargon
Jede Branche oder akademische Disziplin hat bestimmte unvermeidliche Begriffe sowie Schlagworte, die aus bekannten Büchern oder Artikeln an Popularität gewinnen. Obwohl diese Wörter manchmal hilfreich sind, bieten sie normalerweise keinen Mehrwert oder können die Botschaft nicht effektiv vermitteln.
- Es kann hilfreich sein, eine Liste gängiger Branchen-Keywords zu erstellen, damit Sie diese in Ihren Berichten nicht zu oft verwenden. Wenn der Bericht fertig ist, können Sie im Dokument nach diesen Wörtern suchen und sie bei Bedarf ersetzen.
- Denken Sie daran, dass der übermäßige Gebrauch von trendigen Keywords für den Leser nicht bedeutet, dass Sie auf diesem Gebiet „gut informiert“sind, sondern eher den gegenteiligen Eindruck erweckt. Im Allgemeinen sind Führungskräfte und Manager älter und haben Hunderte solcher Wörter kommen und gehen sehen. Wenn Sie es zu oft verwenden, werden sie denken, dass Sie faul sind und nicht wissen, wovon Sie sprechen, oder sie versuchen nur, sie zu beeindrucken.
- Sie sollten auch zu komplexe Begriffe vermeiden. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben, der ein rechtliches Problem zusammenfasst, bedeutet das nicht, dass Sie es mit viel juristischem Jargon würzen müssen.
Schritt 8. Führen Sie eine sorgfältige Zeichenprüfung durch
Berichte voller typografischer und grammatikalischer Fehler können für die Leser unangenehm sein und ein negatives Bild von Ihnen widerspiegeln. Verfassen Sie den Bericht rechtzeitig vor Ablauf der Frist, damit Sie genügend Zeit haben, um eine ordnungsgemäße Charakterprüfung durchzuführen.
- Führen Sie ein Programm zur Grammatik- und Rechtschreibprüfung in der von Ihnen verwendeten Textverarbeitungsanwendung aus. Dieses Programm überspringt viele Fehler, insbesondere Tippfehler, die zu homophonen Fehlern führen (zB Eingabe von „laden“, wenn Sie „Bedingung“schreiben möchten).
- Eine sorgfältige Zeichenprüfung in umgekehrter Reihenfolge (von hinten nach vorne) ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler verpassen. Wenn Sie mit dem, was Sie schreiben möchten, vertraut sind, werden Sie außerdem Fehler wie fehlende Wörter übergehen, da das Gehirn sie automatisch vervollständigt. Dies wird nicht passieren, wenn Sie es von hinten nach vorne überprüfen.
- Das Vorlesen von Berichten ist eine weitere effektive Möglichkeit, Fehler zu erkennen und den Schreibstil zu ändern. Wenn es Ihnen schwerfällt, einen bestimmten Satz oder Absatz zu lesen, ist es wahrscheinlich, dass dieser Teil schwer zu verstehen ist, da die Leser auch die gleichen Schwierigkeiten haben werden. Korrigieren Sie die schwierigen Teile, damit sie besser fließen können.
