Geschäftsberichte sind eines der effektivsten Kommunikationsmittel in der heutigen Geschäftswelt. Die Vorteile von Geschäftsberichten sind vielfältig. Unternehmen oder Einzelpersonen können Geschäftsberichte verwenden, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie einen guten Geschäftsbericht schreiben möchten, lernen Sie, wie und verstehen Sie den Zweck eines Berichts.
Schritt
Teil 1 von 2: Entscheiden Sie, welche Art von Geschäftsbericht Sie schreiben möchten
Schritt 1. Verwenden Sie Geschäftsberichte, um Ideen zu vermitteln
Dieser Bericht wird als „Begründungs-/Empfehlungsbericht“bezeichnet. Sie können diesen Bericht verwenden, um Ideen mit Ihrem Vorgesetzten oder Direktor zu teilen. Normalerweise müssen Sie eine Zusammenfassung und den Hauptteil des Berichts erstellen. Zusammenfassung ist ein Mittel, um Ideen zu vermitteln. Der Körper enthält Informationen zu Nutzen, Kosten, Risiken und anderen Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Idee.
Sie möchten beispielsweise einen Drucker für Ihre Abteilung kaufen. Um den Manager davon zu überzeugen, dass der Drucker wirklich benötigt wird, erstellen Sie einen Begründungs-/Empfehlungsbericht für die formelle Einreichung einer Druckerkaufanfrage an das Management
Schritt 2. Präsentieren Sie die Risiken, die mit der Geschäftsmöglichkeit einhergehen
„Investigative Reports“helfen Entscheidungsträgern, die Risiken zu berücksichtigen, denen man sich stellen muss, wenn sie bestimmte Maßnahmen ergreifen wollen, damit das Management unbeabsichtigte Auswirkungen antizipieren kann. Dieser Bericht besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Das Vorwort enthält wichtige Informationen zum Untersuchungsgegenstand. Die Leiche enthält eine Erläuterung des Sachverhalts und der Untersuchungsergebnisse. Das Fazit enthält eine Zusammenfassung des Berichts.
Das Pharmaunternehmen X möchte beispielsweise mit dem Pharmaunternehmen Y zusammenarbeiten, das vor einem Problem steht. Unternehmen X möchte nicht mit Unternehmen zusammenarbeiten, die derzeit finanzielle Probleme haben oder hatten. Daher holt Unternehmen X vollständige Informationen über Unternehmen Y ein und erstellt dann einen Untersuchungsbericht, um die Finanzdaten von Unternehmen Y mit dem Finanzdirektor zu besprechen
Schritt 3. Legen Sie den Regierungsbehörden Compliance-Informationen vor
Dieser Bericht, der allgemein als „Compliance-Bericht“bezeichnet wird, ist nützlich, um die Rechenschaftspflicht von Unternehmen zu demonstrieren, indem er gegenüber Regierungsbehörden (Stadt, Provinz, Zentrale usw.). Dieser Bericht besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Das Vorwort enthält eine Erläuterung der Hauptthemen des Berichts. Der Stamm enthält Daten, Fakten und andere Informationen, die Regierungsbehörden wissen müssen. Das Fazit enthält eine Zusammenfassung des Berichts.
Beispielsweise muss der Verwaltungsrat einer staatlichen Versicherungsgesellschaft dem Finanzminister vorlegen, dass die Geschäftsführung des Unternehmens nach den im Jahr 2019 geltenden Gesetzen und Vorschriften erfolgt. Dazu erstellt der Verwaltungsrat ein jährliches Compliance-Bericht zur Darstellung der Aktivitäten des Unternehmens im Jahr 2019
Schritt 4. Präsentieren Sie die Machbarkeit der vorgeschlagenen Idee oder des Projekts
Ein Bericht, der eine Erklärung enthält, um festzustellen, ob eine Idee angenommen oder abgelehnt wird, wird als "Machbarkeitsbericht" bezeichnet. Dieser Bericht besteht aus einer Zusammenfassung und einem Hauptteil. Die Zusammenfassung enthält Ideen, während das Gremium den Nutzen, mögliche Probleme, Kosten und andere Aspekte im Zusammenhang mit der vorgeschlagenen Idee skizziert. Mit dem Machbarkeitsbericht kann das Management folgende Fragen beantworten:
- Kann dieses Projekt im Rahmen des Finanzbudgets abgeschlossen werden?
- Ist dieses Projekt rentabel?
- Kann dieses Projekt nach einem vorgegebenen Zeitplan abgeschlossen werden?
Schritt 5. Präsentieren Sie die durch die Studie gewonnenen Forschungsergebnisse
Ein "Forschungsbericht" präsentiert die Ergebnisse einer detaillierten Untersuchung eines ganz bestimmten Themas oder Problems. Dieser Bericht besteht aus einem Abstract (Zusammenfassung), einem Vorwort, verwendeten Methoden, Forschungsergebnissen, Schlussfolgerungen und Vorschlägen. Wenn Sie einen Bericht erstellen, müssen Sie die Ergebnisse der Studien angeben, die als Referenz verwendet werden.
So möchte die Geschäftsleitung beispielsweise in einer Studie unter Einbeziehung aller Mitarbeiter entscheiden, ob ein Rauchverbot für Mitarbeiter in der Betriebskantine erforderlich ist. Die Person, die die Studie durchführt, verfasst einen Bericht über die Forschungsergebnisse
Schritt 6. Helfen Sie dem Unternehmen, seine Richtlinien, Produkte oder Verfahren durch konsequente Aufsicht zu verbessern
Bereiten Sie dann einen "periodischen Bericht" vor, der in jedem bestimmten Zeitrahmen erstellt wird, zum Beispiel wöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw. Dieser Bericht präsentiert das Effizienzniveau, den Gewinn/Verlust und andere Daten des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum.
Zum Beispiel wird ein Apothekenbesitzer seinen Verkäufer bitten, jeden 3. des Folgemonats einen monatlichen Verkaufsbericht vorzulegen
Schritt 7. Erstellen Sie in bestimmten Situationen einen Bericht
Im Gegensatz zu periodischen Berichten werden „Situational Reports“für spezifische Bedürfnisse verfasst, wie zum Beispiel die bloße Bereitstellung von Informationen in Meetings oder die Berichterstattung über Bemühungen zur Bewältigung von Naturkatastrophen. Dieser Bericht besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Die Einleitung enthält eine Erläuterung der berichteten Ereignisse und gibt einen kurzen Überblick über die im Bericht behandelten Themen. Erklären Sie abschließend die Lösungen, die durchgeführt wurden und werden.
Zum Beispiel bittet der Gouverneur den Bürgermeister um einen Lagebericht nach einem Hurrikan in seinem Zuständigkeitsbereich
Schritt 8. Präsentieren Sie einige Lösungen, um das Problem zu lösen
Der „Benchmark-Report“stellt mehrere Lösungsmöglichkeiten zur Entscheidungsfindung vor. Je nach Zweck empfiehlt der Autor mehrere Maßnahmen, die ergriffen werden müssen. Dieser Bericht besteht aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Das Vorwort erläutert den Zweck der Erstellung des Berichts. Der Torso drückt die aktuelle Situation oder das vorliegende Problem zusammen mit mehreren Lösungsmöglichkeiten aus. Fazit vermittelt die beste Lösung.
Ein Automobilunternehmen möchte beispielsweise eine Fabrik in Asien bauen. Nennen Sie beim Verfassen des Benchmark-Berichts maximal 3 Länder entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens und schlagen Sie im Fazit den besten Standort vor
Teil 2 von 2: Einen Geschäftsbericht schreiben
Schritt 1. Bestimmen Sie den Zweck des Schreibens und formatieren Sie den Bericht
Fragen Sie sich, warum Sie einen Geschäftsbericht schreiben möchten. Wählen Sie den Berichtstyp in der obigen Liste entsprechend den zu erreichenden Zielen aus.
- Was auch immer der Grund ist, stellen Sie sicher, dass Sie kurze und klare Ziele setzen. Berichtsleser geraten in Verwirrung, wenn die Formulierung von Zielen langatmig ist, so dass die Glaubwürdigkeit des Berichts in Frage gestellt wird.
- Ihre Abteilung benötigt beispielsweise zusätzliche Fördermittel. Konzentrieren Sie sich beim Verfassen des Berichts auf das derzeit verfügbare Budget für das Förderbudget und legen Sie einen effektiven Arbeitsplan vor, um die zusätzlichen Mittel optimal zu nutzen.
Schritt 2. Betrachten Sie die Zielgruppe, die den Bericht lesen wird
Berichtsleser können von außerhalb des Unternehmens (nicht von Mitarbeitern) oder von innerhalb des Unternehmens kommen. Berücksichtigen Sie beim Verfassen eines Berichts, wie gut der Leser das besprochene Thema versteht oder über Informationen darüber verfügt. Denken Sie auch darüber nach, wie nützlich die im Bericht enthaltenen Informationen für den Leser sein werden.
- Wer auch immer den Bericht liest, der finanzielle Aspekt hat für Management oder Kunden immer oberste Priorität.
- Sie möchten beispielsweise in Ihrem Bereich ein Job-Sharing-Programm implementieren. Dazu müssen Sie einen Geschäftsbericht schreiben, der vom Personaldirektor, dem Betriebsdirektor und dem Chief Executive Officer gelesen wird. Berücksichtigen Sie die Möglichkeit, dass sie bereits über das Programm Bescheid wissen, damit Sie im Bericht relevante Informationen bereitstellen können. Wenn das Management noch nie über ein Job-Sharing-Programm gesprochen hat, ist Ihr Bericht informativ und nützlich. Wenn das Unternehmen dieses Programm bereits geplant hat, ist Ihr Bericht ineffektiv und weniger überzeugend.
Schritt 3. Bestimmen Sie, was gelernt werden muss
Der schwierigste Schritt bei der Erstellung eines Geschäftsberichts ist nicht das Schreiben. Am schwierigsten ist es, Schlussfolgerungen zu ziehen und unterstützende Daten zu sammeln. Sie benötigen ein breites Spektrum an Fähigkeiten, beispielsweise das Sammeln von Daten und die Analyse des Marktes. Was müssen Sie und das Management wissen, um fundierte Entscheidungen zu den Themen Ihres Berichts treffen zu können?
Schritt 4. Sammeln Sie relevante Daten, um einen Bericht zu schreiben
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen bereitgestellten unterstützenden Daten das Ergebnis von Recherchen sind. Andernfalls könnten Sie an Glaubwürdigkeit verlieren. Die Datensammlung wird auch durch die Art des zu schreibenden Berichts bestimmt. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten verwenden, die für die Erstellung des Berichts korrekt und relevant sind.
- Daten aus internen Quellen lassen sich in der Regel schneller erfassen. Beispielsweise können Produktverkaufsdaten telefonisch beim Vertrieb angefragt werden. Somit werden die Daten sofort empfangen und in den Bericht aufgenommen.
- Externe Daten können vom Unternehmen bezogen werden. Wenn andere Abteilungen Verbraucherdaten gesammelt und analysiert haben, fragen Sie danach, damit Sie nicht selbst recherchieren müssen. Die benötigten Daten müssen auf das Geschäftsfeld zugeschnitten sein, aber Geschäftsberichte müssen in der Regel nicht erst recherchieren.
- Wenn Sie beispielsweise einen Begründungs-/Empfehlungsbericht schreiben möchten, recherchieren Sie, um den Nutzen der vorgestellten Ideen herauszufinden, und fügen Sie dann die Ergebnisse der Forschung in den Bericht ein.
Schritt 5. Entscheiden Sie vor dem Schreiben, wie der Bericht strukturiert werden soll
Diese Entscheidung wird durch den Zweck der Erstellung des Berichts beeinflusst. So ist beispielsweise die Erstellung eines Compliance-Berichts und eines Machbarkeitsberichts unterschiedlich. Beginnen Sie mit dem Schreiben, wenn Sie wissen, wie Sie den Bericht erstellen.
- Sortieren Sie die unterstützenden Daten in mehrere Gruppen. Geschäftsberichte enthalten in der Regel eine Fülle von Daten und Informationen. Die Aufteilung von Daten in Gruppen ist der Schlüssel zum erfolgreichen Schreiben eines guten Geschäftsberichts. Präsentieren Sie beispielsweise Verkaufsdaten getrennt von Kundendaten und fügen Sie für jede Datenzusammenfassung einen Titel hinzu.
- Erstellen Sie Berichte, indem Sie Zusammenfassungsdaten nach Titel sortieren, um sie leicht zu lesen und zu verstehen. Somit können die präsentierten Daten den Hauptzweck des Schreibens des Berichts unterstützen.
- Manchmal müssen Sie warten, bis jemand anderes Daten analysiert oder eingibt. Während der Wartezeit können Sie den kompletten Datensatz bearbeiten.
Schritt 6. Ziehen Sie Schlussfolgerungen und geben Sie konkrete Vorschläge
Stellen Sie sicher, dass Sie aus den im Bericht enthaltenen Daten logische Schlussfolgerungen ziehen. Erläutern Sie die Maßnahmen, die auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen ergriffen werden müssen.
Auf jede von Ihnen vorgeschlagene Lösung müssen spezifische, messbare Maßnahmen folgen. Beschreiben Sie alle Änderungen der Stellenbeschreibung, des Zeitplans oder der Mittelzuweisung, die für die Umsetzung des neuen Arbeitsplans erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorschläge durch Daten unterstützt werden, die belegen, dass das Management die Ziele durch die Umsetzung der im Bericht vorgestellten Lösungen erreichen kann
Schritt 7. Bereiten Sie eine Zusammenfassung vor
Diese Zusammenfassung ist die erste Seite des Geschäftsberichts, steht aber ganz am Ende. Die Executive Summary ist ein Mittel zur Präsentation der Ergebnisse der Studie und der Schlussfolgerungen, um einen Einblick in den Inhalt des Berichts zu geben, wenn jemand keine Zeit hat, ihn bis zum Ende zu lesen. Zur Veranschaulichung ist eine Executive Summary wie ein Filmtrailer oder eine Zusammenfassung einer Abschlussarbeit.
Dieser Bericht wird Executive Summary genannt, da vielbeschäftigte Führungskräfte diese Zusammenfassung nur lesen dürfen. Vermitteln Sie Vorgesetzten wichtige Informationen in 200-300 Wörtern in Form einer Executive Summary. Er könnte weiterlesen, wenn er die Einzelheiten wissen wollte
Schritt 8. Verwenden Sie Infografiken, um bestimmte Daten zu vermitteln
Manchmal müssen Sie quantitative Daten mithilfe von Grafiken oder Diagrammen bereitstellen. Präsentieren Sie Daten in verschiedenen Farben, um sie attraktiver und verständlicher zu machen. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, fortlaufende Nummern oder Tabellen, um die Lesbarkeit der Daten zu erleichtern. Dieser Schritt lässt die Darstellung der Daten anders aussehen, um ihre Bedeutung zu zeigen.
- Bilder machen Geschäftsberichte in der Regel attraktiver. Berichte erscheinen eintönig, wenn sie nur Text und Zahlen enthalten. Präsentieren Sie relevante und nützliche Infografiken, aber übertreiben Sie es nicht.
- Schreiben Sie die Informationen in Kästchen auf einer Seite, die fast ausschließlich aus Text besteht, ohne Tabellen oder Zahlen. Volltextseiten sind in der Regel langweilig. Eine Zusammenfassung wichtiger Informationen kann in einem Kasten dargestellt werden.
Schritt 9. Listen Sie die Informationsquellen auf
Abhängig von der Art der Recherche, die Sie durchführen, müssen Sie möglicherweise den Informationsanbieter auflisten. In einem Geschäftsbericht soll eine Bibliographie- oder Quellseite dem Leser Informationen geben, wenn er andere Daten überprüfen oder suchen möchte.
Verwenden Sie das richtige Format, wenn Sie Zitate in Berichte nach Unternehmensart aufnehmen
Schritt 10. Überprüfen Sie den Bericht zweimal
Sie wirken nicht ernst, wenn Sie Rechtschreib- oder Grammatikfehler melden. Diese Fehler stellen die Glaubwürdigkeit Ihrer Studie in Frage. Präsentieren Sie außerdem klare und eindeutige Informationen.
- Verwenden Sie beispielsweise keine schwer verständlichen Wörter oder zu lange Sätze.
- Vermeiden Sie abwechslungsreiche Gespräche.
- Wenn der Berichtsleser im selben Geschäft tätig ist, können Sie Jargon oder Fachbegriffe verwenden, aber übertreiben Sie es nicht.
- Normalerweise werden Geschäftsberichte im Passiv verfasst. Dieser Bericht ist ein Beispiel dafür, dass das Schreiben mit Passivsätzen besser ist als mit Aktivsätzen.
- Beim Prüfen von Berichten können Fehler übersehen werden, weil Sie selbst getippt haben. Lassen Sie Ihren Bericht von einem unterstützenden Kollegen lesen und bitten Sie ihn dann um Feedback. Es ist viel besser, Fehler von Mitarbeitern zu kennen, als von Vorgesetzten. Nutzen Sie den Input von Kollegen, um Berichte zu verbessern und gleichzeitig Vorschläge zu berücksichtigen.
Schritt 11. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
Schreiben Sie einen Geschäftsbericht nach dem offiziellen Format, indem Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen, das als Referenz bei der Suche nach einer bestimmten Seite nützlich ist. Fügen Sie die Seitenzahlen jedes Abschnitts des Berichts in das Inhaltsverzeichnis ein, insbesondere die Zusammenfassung und die Schlussfolgerung.
Schritt 12. Zeit, den Bericht zu binden
Der beste Weg, um einen Bericht zu verbessern, der eine nützliche vollständige Überprüfung bietet, besteht darin, ihn so gut wie möglich zu binden, beispielsweise mit Spiraldraht, Bindern oder Kartonabdeckungen. So sieht der Bericht ordentlich und ansprechend aus, sodass andere ihn bis zum Ende lesen wollen.
