Die Kostenanalyse ist eine von vier Arten der wirtschaftlichen Bewertung (zusätzlich zur Kosten-Nutzen-Analyse, Kosten-Nutzen-Analyse und Kosten-Nutzen-Analyse). Wie der Name schon sagt, konzentriert sich die Kostenanalyse auf die Kosten der Durchführung eines Programms, unabhängig vom primären Ergebnis. Die Kostenanalyse ist ein wichtiger erster Schritt, bevor eine andere wirtschaftliche Bewertung vorgenommen wird, um die Eignung oder Zuverlässigkeit eines Projekts zu bestimmen.
Schritt
Teil 1 von 3: Ziele und Umfang definieren
Schritt 1. Wissen Sie, warum eine Kostenanalyse erforderlich ist
Der Umfang der Kostenanalyse hängt von diesen Gründen ab. Bevor Sie den Umfang der Analyse in Betracht ziehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Ergebnisse der Kostenanalyse Ihre Hauptfrage beantworten.
- Wenn Sie eine Kostenanalyse nur zur Erstellung eines Budgets oder einer Planung für die Zukunft durchführen, liegt der Umfang normalerweise nur auf der organisatorischen Ebene.
- Andererseits kann es für einen engeren und spezifischeren Zweck, wie die Bestimmung der Durchführbarkeit und der Kosten eines bestimmten Dienstes, eine engere Kostenanalyse erfordern, die nur auf bestimmte Dienste abzielt.
Schritt 2. Identifizieren Sie Ihren Standpunkt zur Kostenanalyse
Neben der Frage, warum Sie eine Kostenanalyse benötigen, müssen Sie auch wissen, „wessen“Kosten analysiert werden müssen. Diese legt fest, welche Daten erhoben und wie sie zu klassifizieren sind.
- Vielleicht möchten Sie beispielsweise die Kosten für das Anbieten einer bestimmten Dienstleistung für einen Kunden berechnen. Wenn ja, betrachten Sie die Kosten aus seiner Sicht und berücksichtigen Sie die Höhe der in Rechnung gestellten (oder in Rechnung gestellten) Servicegebühren, des Transports zum Standort und anderer Kosten.
- Wenn Sie nur die Kosten eines Programms wissen möchten, sehen Sie sich in der Regel die Unternehmensausgaben an. Sie können auch nach Opportunitätskosten suchen, z. B. ob das Angebot eines Programms Sie davon abhält, ein anderes anzubieten.
Schritt 3. Diversifizieren Sie die angebotenen Programme
Die Art und Weise, wie Sie das Programm beschreiben, bestimmt, wie die Kostenverteilung analysiert wird. Wenn die Organisation leicht unterscheidbare Programme betreibt, ist die Aufteilung deutlich zu erkennen. Bestimmen Sie bei überlappenden Programmen oder Programmen, die dieselben Ressourcen verwenden, wie diese getrennt werden sollen.
- Überlappende Programme können bis zu einem gewissen Grad in einen Topf geworfen werden, anstatt separat bewertet zu werden. Wählen Sie den logischsten Weg entsprechend den Betriebsabläufen der Organisation und versuchen Sie, so effizient wie möglich zu arbeiten.
- Um festzustellen, ob Programme aufgeschlüsselt werden müssen, sehen Sie sich die Dienste an, die jedes Programm anbietet, die Ressourcen, die für die Bereitstellung der Dienste erforderlich sind und für wen die Dienste bereitgestellt werden. Wenn 2 von 3 dieser Faktoren in den beiden verwandten Programmen gleich sind, können Sie sie in einer Kostenanalyse kombinieren.
Schritt 4. Bestimmen Sie den Zeitraum, den Sie auswerten möchten
Wie Sie Kosten klassifizieren und berechnen, hängt von dem Zeitraum ab, für den die Kosten analysiert werden, beispielsweise langfristig (mehrere Monate oder Jahre) oder kurzfristig (mehrere Wochen oder nur einmal).
- Wenn Sie beispielsweise versuchen, die Durchführbarkeit eines bestimmten Dienstes zu ermitteln, ermitteln Sie zunächst, wie viel die Bereitstellung dieses Dienstes kosten würde. Sie führen eine langfristige Kostenanalyse durch, um festzustellen, ob sich die Organisation die Kosten für den Service leisten kann.
- Es ist normalerweise besser, einen Zeitraum zu wählen, der es Ihnen ermöglicht, genaue Umsatzdaten zu erhalten, anstatt nur Schätzungen. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Kostenanalyse als Grundlage für eine weitere wirtschaftliche Bewertung verwenden möchten.
Teil 2 von 3: Kosten klassifizieren
Schritt 1. Überprüfen Sie nach Möglichkeit frühere Kostenanalyseberichte
Wenn die Organisation bereits eine Kostenanalyse durchgeführt hat, wenden Sie dieselbe oder eine ähnliche Art der Kostenklassifizierung an. Auf diese Weise können die beiden Berichte verglichen werden, was sie im Laufe der Zeit nützlicher macht.
Sie können auch versuchen, sich Kostenanalysen anzusehen, die ähnliche Organisationen durchführen oder dieselben Dienstleistungen anbieten
Schritt 2. Listen Sie alle direkten Kosten des zu evaluierenden Programms auf
Zu den direkten Kosten gehören Gehälter und Leistungen für Teammitglieder, Rohstoffe und Verbrauchsmaterialien sowie alle notwendigen Möbel oder Ausrüstungen. Je nach Art des angebotenen Programms oder Dienstes können auch Vertrags-, Lizenz- oder Versicherungsgebühren anfallen.
- Direkte Kosten sind Kosten, die speziell für Programme oder Dienstleistungen anfallen, die in einer Kostenanalyse bewertet werden. Diese Gebühr wird nicht mit anderen Programmen geteilt.
- Gemeinkosten wie Nebenkosten (einschließlich Wasser und Strom) können direkte Kosten sein, wenn das Programm oder der Dienst einen eigenen Standort hat.
Schritt 3. Indirekte Kosten
Indirekte Kosten umfassen allgemeine Verwaltungskosten oder Managementgehälter und -zulagen, Einrichtungen, Ausrüstung und alles andere, zu dem andere Programme oder Dienste beitragen. Was als indirekte Kosten eingestuft wird, hängt davon ab, wie Sie die Programme oder Dienstleistungen, die die Organisation anbietet, trennen.
Insbesondere bei der Berechnung eines separaten Programms oder einer Leistung müssen Sie diese indirekten Kosten zuordnen
Schritt 4. Ordnen Sie die Kosten so an, dass sie den Zweck der Analyse widerspiegeln
Der Kostenanalysebericht sollte letztendlich für die Organisation nützlich sein. Anstatt sich auf allgemeine Finanzkategorien zu verlassen, wählen Sie Kategorien, die die Ziele der Kostenanalyse genau widerspiegeln.
Standardkategorien können Personalkosten, Betriebskosten und Anlaufkosten sein. Identifizieren Sie innerhalb jeder Kategorie, welche Kosten als direkte und indirekte Kosten klassifiziert werden
Teil 3 von 3: Kosten berechnen
Schritt 1. Sammeln Sie Finanzberichte und Informationen
Notieren Sie sich für jede Kostenart, die in die Analyse einbezogen werden soll, die Datenquellen, die zur Berechnung der damit verbundenen Kosten erforderlich sind. Wenn Sie Kosten schätzen möchten, erstellen Sie eine Liste mit Berichten, die die erforderlichen Informationen enthalten, damit Sie zuverlässige Schätzungen vornehmen können.
- Verwenden Sie die tatsächlichen Kosteninformationen so weit wie möglich. Dies erhöht die Zuverlässigkeit und den Nutzen Ihrer Kostenanalyse.
- Suchen Sie für Schätzungen nach zuverlässigen Quellen, die so eng wie möglich angewendet werden können. Wenn Sie beispielsweise das Gehalt schätzen müssen, verwenden Sie den durchschnittlichen Tarif für Mitarbeiter innerhalb einer Stadt und nicht den nationalen.
Schritt 2. Summieren Sie die direkten Kosten des Programms
Addieren Sie anhand der gesammelten Informationen die Ausgaben für Gehälter, Ausrüstung, Rohstoffe und andere Kosten, die direkt mit dem zu prüfenden Programm in Zusammenhang stehen. Erweitern Sie diese Kosten über den analysierten Zeitraum.
- Wenn Sie eine langfristige Kostenanalyse durchführen, berechnen Sie die direkten Kosten zunächst wöchentlich oder monatlich und erweitern Sie diese dann.
- Berücksichtigen Sie bei der Berechnung der Personalkosten unbedingt die Kosten (oder den Wert) der Leistungen, die den Mitarbeitern des entsprechenden Programms gewährt werden.
Schritt 3. Weisen Sie dem analysierten Programm indirekte Kosten zu
Um indirekte Kosten zuzuordnen, legen Sie fest, wie die einzelnen Kosten auf mehrere Programme aufgeteilt werden können. Berechnen Sie anschließend den Anteil der Kosten in verwandten Programmen.
Angenommen, Sie weisen das Gehalt des Personalleiters zu. Da dieser Direktor für das Programmpersonal verantwortlich ist, ist es selbstverständlich, dass sein Gehalt nach der Anzahl der Mitarbeiter des Personals aufgeteilt wird. Wenn Sie insgesamt 10 Mitarbeiter haben und 2 an das zu prüfende Programm oder Dienst delegiert sind, können Sie in einer Kostenanalyse dem Programm 20 Prozent des Direktorengehalts zuordnen
Schritt 4. Berechnen Sie die Abschreibung der Anlage
Wenn das Anlagevermögen der Organisation, einschließlich Mobiliar oder Ausrüstung, für die Durchführung des Programms oder die Erbringung der zu bewertenden Dienstleistung verwendet werden soll, muss die Abschreibung des Vermögenswerts in die Gesamtkosten für das Programm oder die Dienstleistung eingerechnet werden.
Die Berechnung der Abschreibung kann schwierig sein. Wenn Sie keine Erfahrung mit der Abschreibung von Vermögenswerten haben, empfehlen wir Ihnen, die Dienste eines Buchhalters in Anspruch zu nehmen
Schritt 5. Berücksichtigen Sie versteckte Kosten
Abhängig von der zu evaluierenden Organisation und dem zu evaluierenden Programm können zusätzliche Kosten anfallen, die nicht im Budget oder in der Finanzhistorie erscheinen. Beziehen Sie diese Kostenschätzungen in die Analyse mit ein, damit die Ergebnisse glaubwürdiger sind.
- Wenn Sie beispielsweise eine Programmkostenanalyse für eine Stiftung durchführen, können die versteckten Kosten den geschätzten Wert der geleisteten Freiwilligenarbeit, der gespendeten Rohstoffe oder des gespendeten Raums umfassen.
- Zu den versteckten Kosten können auch Opportunitätskosten zählen. Beispielsweise kann die Einführung eines Programms die Fähigkeit einer Organisation beeinträchtigen, andere Programme anzubieten.
Schritt 6. Ziehen Sie Schlussfolgerungen basierend auf Ihren Ergebnissen
Kehren Sie zu Ihrem Ziel zurück, eine Kostenanalyse durchzuführen, und bestimmen Sie die zu ergreifenden Maßnahmen. Sie können auch Prognosen oder Schätzungen zukünftiger Kosten im Zusammenhang mit dem Programm oder der Dienstleistung einbeziehen.
- Ihre Kostenanalyse liefert zumindest eine genaue Zahl der Kosten für den Betrieb eines bestimmten Programms oder Dienstes.
- Ihre Kostenanalyse kann auch neue Fragen aufwerfen, die darauf hindeuten, dass weitere Analysen erforderlich sind, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen werden kann.
