Die Executive Summary ist der wichtigste Teil eines Geschäftsdokuments. Es ist das Erste (manchmal sogar das Einzige), was die Leute lesen und das Letzte, was Sie schreiben sollten. Diese Zusammenfassung ist eine kurze Zusammenfassung eines Dokuments, damit vielbeschäftigte Führungskräfte, die Ihr Dokument lesen werden, genau wissen, wie viel sie lesen und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
Schritt
Methode 1 von 2: Die Grundlagen
Schritt 1. Verstehen Sie, dass eine Executive Summary eine kurze Zusammenfassung eines Geschäftsdokuments ist
In diesem Fall sind "kurz" und "zusammenfassung" die Schlüsselwörter. Die Executive Summary ist in keiner Weise umfassend und ersetzt auch nicht das Original. Die Executive Summary sollte nicht länger als 10 % des Originals sein. Ziel ist es, dass Sie zwischen 5-10 Prozent schreiben können.
Eine Executive Summary unterscheidet sich von einer Zusammenfassung. Das Abstract gibt dem Leser einen Einblick und Orientierung, während das Executive Summary dem Leser einen Überblick verschafft. Abstracts werden häufiger im akademischen Bereich verfasst, während Executive Summarys eher für geschäftliche Zwecke verwendet werden
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass diese Zusammenfassung bestimmten strukturellen und stilistischen Richtlinien entspricht
Die maßgeblichen Quellen, die Executive Summarys verfasst haben, sind sich einig, dass bestimmte strukturelle und stilistische Richtlinien angewendet werden sollten. Dieser Leitfaden enthält:
- Absätze sollten kurz und prägnant sein.
- Die Executive Summary sollte auch dann Sinn machen, wenn Sie den Originalbericht nicht gelesen haben.
- Die Executive Summary sollte in einer der Zielgruppe angemessenen Sprache verfasst sein.
Schritt 3. Definieren Sie das Problem
Die Executive Summary muss das Thema klar definieren, egal ob es sich um Supply Chain Management oder eine Marketingkampagne im Ausland handelt. Insbesondere die Executive Summary erfordert eine klare Definition des Problems, da das zugrunde liegende Dokument, Requests For Proposals (RFP), oft von Fachleuten verfasst wird, die konzeptionelle Fragen nicht verstehen. Stellen Sie sicher, dass das Problem in klaren und leicht verständlichen Begriffen definiert ist.
Schritt 4. Geben Sie eine Lösung an
Ein Problem braucht immer eine Lösung. Um eine Anspruchserklärung (und Gründe für die Finanzierung des Unternehmens) vorzulegen, müssen Sie eine Lösung finden, die das Problem effektiv angehen kann. Wenn Ihr Problem nicht klar formuliert ist, macht Ihre Lösung keinen Sinn.
Schritt 5. Verwenden Sie Grafiken, Zeiger und Überschriften, wenn das Dokument auf diese Weise auf einen Blick besser lesbar ist
Eine Executive Summary ist kein Aufsatz, der lange Textblöcke erfordert. Falls Sie können das Verständnis verbessern oder mach eine Zusammenfassung besser lesbar auf einen Blick, es ist in Ordnung zu verwenden:
- Diagramm. Ein gut platziertes Diagramm, das die Merkmale des Problems des Kunden genau veranschaulicht, kann einen wichtigen Teil der Zusammenfassung hervorheben. Die Stimulation ihrer visuellen Sinne ist oft genauso effektiv wie die Stimulation ihrer analytischen Sinne.
- Punktedetails. Lange Listen von Informationen können in leichter verdauliche Details zerlegt werden.
- Titel. Entwickeln Sie gegebenenfalls ein zusammenfassendes Thema unter Verwendung eines Titels. Dies hilft dem Leser, sich zu orientieren, während er in die Zusammenfassung eintaucht.
Schritt 6. Halten Sie Ihr Schreiben frisch und frei von Fachjargon
Jargon ist der Feind des Verstehens. Jargon ist übrigens in der Geschäftswelt sehr beliebt. Wörter wie „Schnittstelle“, „Hebelwirkung“, „Kernkompetenz“und „plattformkritisch“sind Wörter, die Sie vermeiden sollten. Diese Wörter verschleiern ihre wahre Bedeutung und können Ihre Zusammenfassung vage und sinnlos erscheinen lassen.
Methode 2 von 2: Spezifische Details
Schritt 1. Beginnen Sie mit dem Originaldokument
Da es sich bei der Executive Summary um eine Zusammenfassung eines anderen Dokuments handelt, müssen Sie sich mit dem Original vertraut machen, um es zu einer informativen und praktischen Version zusammenfassen zu können. Egal, ob es sich um einen Bericht, einen Geschäftsplan, ein Angebot, ein Handbuch oder ein anderes Dokument handelt, überprüfen Sie das Original und suchen Sie nach den wichtigsten Ideen.
Schritt 2. Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung
Welchen Zweck verfolgt das Unternehmen, das das Dokument oder das Originaldokument selbst sponsert? Was ist die Abdeckung?
Beispiel: "Women WorldWide ist eine gemeinnützige Organisation, die Frauen auf der ganzen Welt mit effektiven Lösungen für häusliche Gewalt verbindet und gleichzeitig ein Unterstützungsnetzwerk für Opfer von häuslicher Gewalt bietet. Obwohl sie von ihrem Hauptsitz in Alberta, Kanada aus operiert, hat sie Empfehlungen von Frauen in 170 Ländern auf der ganzen Welt erhalten."
Schritt 3. Heben Sie den "Kern" hervor
Dieser Abschnitt ist wahrscheinlich der wichtigste Teil der gesamten Zusammenfassung. In zwei bis drei Sätzen sollen Sie dem Leser erklären, warum Ihr Unternehmen besonders ist. Warum lohnt es sich, das Geschäft zu überprüfen, ein Geschäftsangebot oder eine Zusammenarbeit von der Person zu erhalten, die die Zusammenfassung liest?
- Vielleicht haben Sie Michael Jordan als Kunden und er hat Ihr Produkt kostenlos auf Twitter beworben. Vielleicht haben Sie gerade eine Partnerschaft mit Google unterzeichnet. Es ist auch möglich, dass Sie gerade ein Patent erhalten haben oder gerade Ihren ersten großen Verkauf getätigt haben.
- Manchmal reicht ein einfaches Zitat oder ein Erfahrungsbericht. Der Schlüssel besteht darin, die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen, den Ruf Ihres Unternehmens so gut wie möglich zu gestalten und den Leser dazu zu verleiten, das Dokument bis zum Ende zu lesen.
Schritt 4. Definieren Sie das große Problem
Der erste greifbare Bestandteil der Zusammenfassung ist eine Diskussion des Problems. Beschreiben Sie also das Problem, das Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung anspricht. Stellen Sie sicher, dass das Problem so klar wie möglich definiert ist. Probleme, die nicht im Detail beschrieben werden, klingen nicht überzeugend und machen Ihre Lösung nicht so aussagekräftig, wie Sie es sich wünschen.
Beispiel: "Los Angeles ist durch Staus verkrüppelt. Abgesehen von der DC-Metrozone hat Los Angeles die schlimmsten Staus des Landes. Der Smog und die Umweltverschmutzung, die durch Staus verursacht werden, verringern nicht nur die Arbeitsproduktivität, erhöhen die Asthmaraten und langsam führt zu ernsthaften Gesundheitsproblemen. In LA gibt es mehr Autos als Menschen, die alt genug sind, um zu fahren."
Schritt 5. Präsentieren Sie Ihre einzigartige Lösung
Das große Problem ist der einfache Teil. Jetzt müssen Sie Ihre Leser davon überzeugen, dass Sie eine einzigartige Lösung für dieses große Problem haben. Wenn Sie diese beiden Materialien liefern können, haben Sie das Material, um eine großartige Idee zu entwickeln.
Beispiel: "Innotech hat ein bahnbrechendes Verkehrsleitsystem entwickelt, das die Reisezeit verkürzen kann, indem es patentierte "Smart Grids" auf Stoppschildern installiert, die die Anzahl der Autos auf einer bestimmten Spur lesen und den Verkehr je nach Bedingungen lenken können. Amerikanische Autofahrer tun dies nicht. müssen wieder minutenlang an der roten Ampel warten, wenn die grüne Ampel blinkt und anzeigt, dass keine Autos in die entgegengesetzte Richtung fahren."
Schritt 6. Sprechen Sie über das Marktpotenzial
Beschreiben Sie das große Problem, indem Sie Statistiken für Ihre Branche bereitstellen. Passen Sie auf, dass Sie nicht so tun, als würden Sie einen größeren Markt kontrollieren, als Sie wirklich sind! Die Tatsache, dass die Medizinprodukteindustrie jährlich 100 Milliarden Dollar wert ist, bedeutet nichts, denn Ihr neues Medizinprodukt wird nur einem bestimmten Segment der Branche dienen. Eingrenzen auf ein realistisches Marktpotenzial.
Schritt 7. Geben Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal ein
Dies ist der Moment, in dem Sie Ihre einzigartige Lösung beschreiben. Was verschafft Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung einen Wettbewerbsvorteil? Vielleicht schickt Ihr häuslicher Pflegedienst tatsächlich Ärzte statt nur Krankenschwestern nach Hause, oder vielleicht garantieren Sie Besuche am selben Tag, damit Sie nicht im Voraus planen müssen. Zeigen Sie, warum Ihr Unternehmen besonders ist.
Beispiel: „Intellilight hat den zusätzlichen Vorteil, dass es erkennen kann, wenn sich niemand im Haus aufhält. Bleibt in einem leeren Raum ein Licht an, schaltet es sich automatisch aus und wieder ein, wenn es eine Bewegung im Raum erkennt. Verbraucher zahlen weiter ihre Stromrechnung und verschwenden weniger Energie."
Schritt 8. Sprechen Sie ggf. über Ihr Geschäftsmodell
Einige Executive Summarys erfordern kein Geschäftsmodell. (Gemeinnützige, nicht-kommerzielle Organisationen und NGOs benötigen möglicherweise keinen Geschäftsplan.) Wenn Ihr Unternehmen jedoch einen hat, muss Ihr Geschäftsmodell klar und leicht verständlich sein. Im Wesentlichen beantworten Sie die Frage: "Wie bringt man die Leute dazu, Geld aus ihrer Brieftasche zu nehmen und es Ihnen zu geben?" Halten Sie das Modell einfach, insbesondere in der Zusammenfassung. Eine kurze Zusammenfassung ist mehr als ausreichend.
Schritt 9. Besprechen Sie ggf. mit Ihrem Management-Team
Je nach Branche kann dies einer der wichtigsten Teile Ihrer Executive Summary sein. Ihr Investor oder Banker vertraut Ihrem Team, nicht der Idee, die Sie vorbringen. Ideen sind leicht vorzuschlagen, aber um sie umzusetzen, braucht es ein starkes Team. Geben Sie kurz an, warum Ihr Team über die Erfahrung und das Wissen verfügt, um Ihren Geschäftsplan gut umzusetzen.
Schritt 10. Geben Sie Finanzprognosen an, um Ihre Aussage zu untermauern
Basierend auf Ihrem Markt, Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer historischen Leistung müssen Sie eine Bottom-up-Finanzprognose entwickeln. Der Sinn Ihrer Prognose besteht einfach darin, Ihre Kompetenz und Ihre Fähigkeit zu demonstrieren, Finanzprognosen auf der Grundlage überzeugender Annahmen zu erstellen.
Wenn Ihr Plan für eine Gruppe von Anlegern gilt, verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit diesem Abschnitt, da diese wissen, dass Sie keine Ahnung haben, wie viel Geld Sie verdienen könnten. Anleger werden im Allgemeinen keine Ja- oder Nein-Entscheidung auf der Grundlage Ihrer Finanzprognosen treffen. Sie werden grundsätzlich ihre eigenen Finanzprognosen erstellen
Schritt 11. Glätten Sie den Pfad zu Ihrer Anfrage
Jetzt ist es an der Zeit, einen Investitions- oder Kreditantrag zu stellen, abhängig von den Zielen Ihrer Zusammenfassung. Sie müssen erneut darlegen, warum Ihr Unternehmen einen bestimmten Wert bietet. Erinnern Sie die Leser an ein großes Problem, das Sie mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung lösen, sowie an Ihren potenziellen Markt. Betonen Sie am Ende noch einmal Ihr Team und seine Fähigkeit, die Arbeit zu erledigen. Fragen Sie nach dem Geldbetrag, der benötigt wird, um Ihren nächsten Meilenstein im großen Geschäft zu erreichen. Geben Sie nicht an, wie viel Eigenkapital Sie abzugeben bereit sind oder welchen Zinssatz Sie zu zahlen bereit sind. Dies sollte später durch persönliche Verhandlungen erfolgen.
Schritt 12. Lesen Sie Ihre Zusammenfassung noch einmal
Wenn Sie die Grundlagen geschrieben haben, lesen Sie sie noch einmal sorgfältig durch. Sie müssen die Zusammenfassung sehr sorgfältig Korrektur lesen. Berücksichtigen Sie beim erneuten Lesen auch den Leser des Dokuments. Stellen Sie sicher, dass neue Referenzen gut erklärt werden und die Sprache für Personen, die mit dem Thema nicht vertraut sind, klar ist. Bei Bedarf neu schreiben.
- Bitten Sie andere mit frischen Köpfen, Ihre Zusammenfassung zu lesen und achten Sie dabei auf:
- Klarheit. Sind die verwendeten Worte klar, die Ideen klar und die Zusammenfassung verwendet keinen Jargon?
- Fehler. Grammatik-, Zeichensetzungs- und Rechtschreibfehler können vorkommen. Es ist auch eine gute Idee, jemand anderen zu bitten, Zahlen und Statistiken zu überprüfen.
- Zwang. Hören sich die Ideen in der Zusammenfassung nach Überwerbung an? Wo ist die fehlende Förderung, wenn überhaupt?
- Kohärenz. Welche Teile passen nicht zusammen? Welches Teil ist geeignet?
Tipps
- Je beschäftigter die Führungskraft ist, desto weniger wird sie lesen. Schreiben Sie genug.
- Probieren Sie die Dokumentvorlagen aus, die mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen geliefert werden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
- Executive Summary Dokumente können unterschiedlich lang sein, sollten aber kurz sein. Ihr Ziel ist es, so viele Informationen wie möglich in einer kleinen bis mittleren Lesemenge zu vermitteln. Wenn Sie Details in Ihre Zusammenfassung aufnehmen, nehmen Sie zuerst die wichtigsten Punkte auf, wie z. B. Schlussfolgerungen und Empfehlungen.
- Dieselben vier Bereiche können für Zusammenfassungen für verschiedene Geschäftsvorgänge verwendet werden.
