Ein Zahlungsbeleg, oder oft auch Rechnung genannt, ist ein Dokument mit Angaben zu den erbrachten Leistungen sowie einer Zahlungsaufforderung, das an den Käufer übermittelt wird. Wenn Sie beispielsweise Gärtner sind und Pflanzen zur Homepage eines Kunden hinzugefügt haben, fügen Sie der Rechnung Details zu Ihren Dienstleistungen hinzu, um die Zahlung zu erhalten.
Schritt
Teil 1 von 3: Auswählen eines Formats
Schritt 1. Erstellen Sie eine professionelle Rechnung
Wenn Sie häufig Rechnungen schreiben, empfiehlt es sich, eine Rechnungsvorlage zu erstellen, die Sie jedes Mal ändern können, wenn Sie eine neue Rechnung an einen Kunden senden. Diese Vorlage ist besonders nützlich für Auftragnehmer oder andere, die fortlaufend Dienstleistungen erbringen. Sie können Rechnungsvorlagen mit Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm erstellen oder im Internet danach suchen.
- Eine Rechnung enthält in der Regel einen Titel mit Ihrem Namen oder Ihrer Firma, Adresse und Telefonnummer sowie ein Firmenlogo sowie Angaben zu den erbrachten Leistungen, dem zu zahlenden Betrag und Zahlungsanweisungen.
- Rechnungen werden in der Regel elektronisch erstellt, nummeriert und auf einem Computer gespeichert. So haben Sie immer eine Kopie Ihrer Rechnung und müssen sich keine Sorgen um den Verlust Ihres Rechnungspapiers machen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie Ihre Rechnungsdatei immer über einen Online-Dateispeicherdienst wie Google Drive oder Dropbox sichern. Auf diese Weise haben Sie bei einem Ausfall der Festplatte Ihres Computers immer noch eine Kopie Ihrer Rechnungen.
- Wählen Sie ein Nummerierungssystem, das Ihnen die Organisation Ihrer Dokumente erleichtert. Eine Möglichkeit besteht darin, das Erstellungsdatum zu verwenden. "FTR311216" ist also eine Rechnung, die am 31. Dezember 2016 erstellt wurde. Wenn Sie mehr als eine Rechnung an einem Tag erstellen, geben Sie die Initialen des Kreditors ein.
Schritt 2. Wählen Sie das Rechnungsbuch aus
Rechnungsbücher können im Buchhandel oder im stationären Handel erworben werden. Dieses Buch enthält Felder, um die angebotenen Dienstleistungen und verschiedene Zahlungsinformationen aufzulisten. Jedes Mal, wenn Sie eine Zahlungsrechnung schreiben, müssen Sie nur das dafür vorgesehene Feld ausfüllen.
- Rechnungsbücher sind nützlich für Leute, die Rechnungen für die von ihnen verkauften Waren schreiben. Wenn Sie beispielsweise hausgemachte Kuchen verkaufen, ist es möglicherweise einfacher, bei jedem Verkauf eine Rechnung zu erstellen, anstatt eine Rechnung auf Ihrem Computer zu erstellen.
- Wählen Sie ein Rechnungsbuch, das hinter jeder leeren Rechnung eine Lage Dito-Papier hat, damit Sie und Ihr Kunde jeweils eine Kopie erhalten.
- Sie benötigen jedoch weiterhin einen sicheren Speicherbereich. Bewahren Sie eine Kopie der Rechnung unbedingt in einem Feuerschutztresor auf.
Schritt 3. Verwenden Sie ein Online-Zahlungssystem
Mit PayPal oder Square können Sie Rechnungen senden. Der Service ist jedoch kostenpflichtig (2,9% + 30 US-Cent pro Rechnung ab Januar 2017), aber die bequeme elektronische Zahlung macht diese Methode zuverlässiger.
- Wählen Sie in Ihrem PayPal-Konto oben die Menüoption "Senden & anfordern". Wählen Sie dann "Rechnungen erstellen und verwalten" (Rechnungen erstellen und verwalten). Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Erstellen", um eine neue Rechnung zu erstellen.
- Sie müssen die E-Mail-Adresse des Kunden kennen, um den Abschnitt "Rechnung an:" der Rechnung auszufüllen. PayPal oder Square belastet das Konto mit dieser E-Mail-Adresse.
Schritt 4. Holen Sie sich eine benutzerdefinierte Rechnungs-App
Mit Rechnungs-Apps wie Invoice2go können Sie Rechnungen von Ihrem Telefon aus senden und verfolgen und automatische Zahlungserinnerungen einrichten. Kunden können online mit Kredit- oder Debitkarte bezahlen.
Schritt 5. Rechnungen mit Buchhaltungssoftware erstellen
Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Ihr Geschäft zu verwalten, sollte ein Rechnungssystem enthalten sein. QuickBooks verfügt beispielsweise über eine benutzerfreundliche Schaltfläche „Rechnung“auf dem Dashboard, die Sie durch den Prozess führt. Ihre Kunden haben keine Sofortzahlungsoptionen, aber Sie können den Abrechnungsstatus zusammen mit anderen Geschäftsdatensätzen überwachen.
Teil 2 von 3: Einschließlich grundlegender Informationen
Schritt 1. Fügen Sie Firmeninformationen hinzu
Unabhängig davon, ob Sie mit einem Computer abrechnen oder ein Rechnungsbuch verwenden, schreiben Sie den Firmennamen oben. Fügen Sie die folgenden Informationen direkt unter Ihrem Firmennamen ein:
- Vollständige Anschrift des Unternehmens
- Telefonnummer des Unternehmens
- E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen
Schritt 2. Notieren Sie das Datum
Sie und der Kunde müssen das Rechnungsdatum kennen. Dies liegt daran, dass das Fälligkeitsdatum der Zahlung in der Regel auf dem Datum der Rechnungserstellung basiert.
Schritt 3. Rechnungsnummer, falls erforderlich
Sie benötigen die Rechnungsnummern der Reihe nach entsprechend der Anzahl der Transaktionen mit dem Kunden. Wenn Sie beispielsweise in 3 verschiedenen Veranstaltungen einen Kuchen an denselben Kunden verkauft haben, wird die Rechnung für den dritten Verkauf mit Nummer 3 nummeriert.
- Wenn Sie einen stationären Kaufbeleg verwenden, sollte die Rechnung bereits nummeriert sein.
- Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware oder PayPal verwenden, wird die Rechnung ebenfalls automatisch nummeriert.
Schritt 4. Notieren Sie die Kundeninformationen
Geben Sie den Namen des Kunden oder des Kunden oder der Firma an. Wenn Sie Auftragnehmern Dienstleistungen erbringen, sollten Sie auch die Adresse und Telefonnummer des Unternehmens angeben.
Teil 3 von 3: Bestimmte Dinge schreiben
Schritt 1. Schreiben Sie eine Beschreibung der angebotenen Dienste
Schließen Sie alle Arbeiten, Dienstleistungen oder Produkte ein, die der Kunde bereitstellt. Wenn Sie mehr als einen Dienst bereitstellen, führen Sie jeden in einer Liste auf. Nehmen Sie die folgenden Informationen zum Service oder Produkt in die Themenliste auf:
- Dienstleistungen oder Produkte bereitgestellt. Zum Beispiel „1 Geburtstagstorte mit Thomas-Dekoration“.
- Lieferdatum der Dienstleistung
- Servicegebühr
- Nachdem jedes Produkt oder jede Dienstleistung aufgelistet wurde, berechnen Sie die Gesamtsumme und fügen Sie den endgültigen Rechnungsbetrag hinzu.
Schritt 2. Geben Sie die spezifischen Zahlungsbedingungen an
Wenn Sie möchten, dass die Rechnung vor einem bestimmten Datum bezahlt wird, geben Sie diese Informationen an. Geben Sie Details zur akzeptierten Zahlungsart ein, sei es Bargeld, Scheck oder Kreditkarte.
Berechnen Sie auch die Steuer, die zu den Kosten hinzukommt. Suchen Sie nach den in Ihrem Land geltenden Steuersätzen, damit Sie den in Rechnung gestellten Betrag genau bestimmen können
Schritt 3. Geben Sie zusätzliche Informationen an
Schreiben Sie unten auf der Rechnung eine Beschreibung der Rückgabebedingungen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um sich beim Kunden zu bedanken und andere Produkte oder Dienstleistungen aufzulisten, die Sie ebenfalls anbieten.
