Standard Operating Procedure (SOP) ist ein Dokument, das Informationen über die Schritte zur Durchführung einer Aufgabe enthält. Möglicherweise muss eine vorhandene SOP nur modifiziert und aktualisiert werden, oder Sie befinden sich in einem Szenario, in dem Sie von Grund auf neu schreiben müssen. Es mag wie viel Arbeit erscheinen, aber es ist wirklich nur eine sehr, sehr, "sehr" erschöpfende Liste. Siehe Schritt 1, um zu beginnen.
Schritt
Teil 1 von 3: Erstellen Ihres SOP-Formats
Schritt 1. Wählen Sie Ihr Format
Beim Schreiben von SOPs gibt es kein richtig oder falsch. Ihr Unternehmen verfügt jedoch möglicherweise über eine Reihe von SOPs, die Sie als Leitfaden für die Formatierung verwenden können, die die bevorzugte Art der Ausführung einer Aufgabe beschreiben. Verwenden Sie in diesem Fall eine vorhandene SOP als Vorlage. Ist dies nicht der Fall, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Einfache Schritte-Format. Dies ist ein Routineverfahren, das kurz ist, mehrere mögliche Ergebnisse hat und direkt auf den Punkt kommt. Abgesehen von der notwendigen Dokumentation und Sicherheitshinweisen ist dieses Dokument lediglich eine Liste einfacher Sätze mit Ausführungsbefehlen für den Leser.
- Schritt-für-Schritt-Format. Dies gilt im Allgemeinen für lange Verfahren – Verfahren, die mehr als zehn Schritte umfassen und eine gewisse Entscheidungsfindung, Klärung und Terminologie beinhalten. Diese Liste enthält im Allgemeinen die Hauptschritte mit Unterschritten in einer bestimmten Reihenfolge.
- Flussdiagramm-Format. Wenn das Verfahren eher einer Karte mit unendlichen möglichen Ergebnissen ähnelt, ist ein Flussdiagramm möglicherweise die beste Wahl. Dieses Format sollten Sie wählen, wenn die Ergebnisse nicht immer vorhersehbar sind.
Schritt 2. Betrachten Sie Ihre Leser
Es gibt drei Hauptfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre SOP schreiben:
- Vorwissen Ihrer Leser. Sind sie mit Ihrer Organisation und ihren Verfahren vertraut? Kennen sie die Terminologie? Ihre Sprache muss dem Wissen und der Investition des Lesers entsprechen.
- Sprachkenntnisse Ihres Lesers. Besteht die Möglichkeit, dass Leute, die Ihre Sprache nicht verstehen, Ihre SOP "lesen"? Wenn dies möglich ist, empfiehlt es sich, Bilder und Diagramme mit Bildunterschriften einzufügen.
- Ihre Leserschaft. Wenn viele Personen Ihre SOP gleichzeitig lesen (jeder mit einer anderen Rolle), müssen Sie das Dokument wie eine Unterhaltung in einem Theaterstück formatieren: Benutzer 1 führt die Aktion aus, gefolgt von Benutzer 2 und so weiter. Auf diese Weise kann jeder Leser sehen, wie er zu einem integralen Bestandteil einer reibungslos funktionierenden Business Engine wird.
Schritt 3. Betrachten Sie Ihr Wissen
Die Quintessenz lautet: Sind Sie die richtige Person, um dies zu schreiben? Wissen Sie, was dieser Prozess beinhaltet? Gibt es eine Fehlermöglichkeit? Wie macht man es sicher? Wenn nicht, ist es besser, es jemand anderem zu geben. Schlecht geschriebene SOPs – oder sogar ungenau – reduzieren nicht nur die Produktivität und können zu organisatorischem Versagen führen, sondern können auch unsicher sein und sich negativ auf alles, von Ihrem Team bis hin zur Umgebung, auswirken. Kurz gesagt, dies ist kein Risiko, das Sie eingehen sollten.
Wenn dies ein Projekt ist, das Ihnen gegeben wurde und Sie das Gefühl haben, dass Sie es abschließen müssen (oder verpflichtet sind), zögern Sie nicht, diejenigen, die die täglichen Verfahren durchführen, um Hilfe zu bitten. Die Durchführung von Interviews ist ein üblicher Bestandteil des SOP-Erstellungsprozesses
Schritt 4. Entscheiden Sie sich zwischen kurzen oder langen SOPs
Wenn Sie eine SOP für eine Gruppe von Personen schreiben oder aktualisieren, die mit Protokollen, Terminologie usw. vertraut sind und von einer kurzen, prägnanten SOP profitieren würden, die eher eine Checkliste ist, können Sie sie in abgekürzter Form schreiben.
Abgesehen von den grundlegenden Zielen und relevanten Informationen (Datum, Autor, ID-Nummer usw.) ist dies nur eine kurze Liste von Schritten. Wenn keine Details oder Erläuterungen erforderlich sind, gehen Sie wie folgt vor
Schritt 5. Erinnern Sie sich an den Zweck Ihrer SOP
Klar ist, dass Sie in Ihrem Unternehmen Verfahren haben, die sich immer wieder wiederholen. Aber gibt es einen bestimmten Grund, warum diese SOP nützlich ist? Sollte der Schwerpunkt auf Sicherheit gelegt werden? Compliance-Maßnahmen? Wird diese SOP zum Training oder bei täglichen Aktivitäten verwendet? Hier sind einige Gründe, warum Ihre SOPs für den Erfolg Ihres Teams wichtig sind:
- Um sicherzustellen, dass Compliance-Standards eingehalten werden
- Um die Produktionsanforderungen zu maximieren
- Damit das Verfahren keinen negativen Einfluss auf die Umwelt hat
- Um die Sicherheit zu gewährleisten
- Damit alles nach Plan läuft
- Um Produktionsfehler zu vermeiden
-
Als Schulungsdokument zu verwenden
Wenn Sie wissen, was Ihre SOP hervorheben muss, ist es einfacher, Ihr Schreiben um diese Punkte herum aufzubauen. Es wird auch leichter zu erkennen sein, wie wichtig Ihre SOP ist
Teil 2 von 3: Schreiben Sie Ihre SOP
Schritt 1. Decken Sie das erforderliche Material ab
Im Allgemeinen bestehen technische SOPs aus vier Elementen, die vom Verfahren selbst „getrennt“sind:
- Titelblatt. Dazu gehören 1) der Titel des Verfahrens, 2) die Identifikationsnummer der SOP, 3) das Datum der Ausstellung oder Überarbeitung, 4) der Name der Behörde/Abteilung/Niederlassung, in der die SOP angewendet wurde, und 5) die Unterschrift derjenigen, die die SOP erstellt und genehmigt haben. Dieser Abschnitt kann jedes Format verwenden, solange die übermittelten Informationen klar sind.
- Inhaltsverzeichnis. Dies ist nur erforderlich, wenn Ihre SOP lang genug ist, damit Sie sie leicht nachschlagen können. Was Sie hier finden, ist ein einfaches Standard-Framework.
- Qualitätssicherung / Qualitätskontrolle. Ein Verfahren ist kein gutes Verfahren, wenn es nicht überprüft werden kann. Bereiten Sie die erforderlichen Materialien und Details vor, damit die Leser sicherstellen können, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Dieses Material kann andere Dokumente enthalten, wie beispielsweise Leistungsbewertungsmuster.
-
Referenz. Achten Sie darauf, alle verwendeten oder wichtigen Referenzen aufzuschreiben. Wenn Sie andere SOP-Referenzen verwenden, fügen Sie die erforderlichen Informationen unbedingt im Anhang bei.
Ihre Organisation hat möglicherweise ein anderes Protokoll als diese SOP. Wenn eine vorherige SOP vorhanden ist, die Sie verwenden können, ignorieren Sie diese Struktur und befolgen Sie das bereits durchgeführte Verfahren
Schritt 2. Stellen Sie für das Verfahren selbst sicher, dass Sie Folgendes enthalten:
- Umfang und Anwendung. Mit anderen Worten, es beschreibt den Zweck des Prozesses, seine Grenzen und wie der Prozess verwendet wird. Umfasst Standards, regulatorische Anforderungen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Inputs und Outputs.
-
Methodik und Verfahren.
Der springende Punkt – listen Sie die wichtigen Schritte im Detail auf, einschließlich der benötigten Ausrüstung. Beziehen Sie sequentielle Verfahren und Entscheidungsfaktoren ein. Nennen Sie die "Voraussetzung" und mögliche Störungen oder Sicherheitsüberlegungen.
- Terminologieklärung. Erklären Sie Akronyme, Abkürzungen und alle Wendungen, die nicht gebräuchlich sind.
- Gesundheits- und Sicherheitswarnung. In einem separaten Abschnitt zu schreiben und zusammen mit den Schritten, wenn ein Problem auftritt. Überspringen Sie diesen Abschnitt nicht.
-
Ausrüstung und Versorgung.
Vollständige Liste der benötigten Dinge und wann und wo Ausrüstung, Ausrüstungsstandards usw. zu finden sind.
-
Warnungen und Unterbrechungen. Im Grunde der Teil zur Fehlerbehebung. Listen Sie mögliche Probleme auf, die auftreten können, worauf Sie achten müssen und was das ideale Endprodukt beeinträchtigen könnte.
- Geben Sie jedem dieser Themen einen eigenen Abschnitt (in der Regel durch Zahlen oder Buchstaben gekennzeichnet), damit Ihre SOP keine verwirrenden langen Sätze enthält und zum einfachen Nachschlagen.
- Dies ist keine vollständige Liste, sondern nur ein kleiner Teil der Verfahrensschritte. Ihre Organisation kann andere Aspekte erwähnen, die Aufmerksamkeit erfordern.
Schritt 3. Halten Sie Ihr Schreiben prägnant und leicht zu lesen
Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Leser diese SOP nicht zum Spaß lesen. Sie sollten dieses Dokument kurz und verständlich halten – andernfalls verlagert sich ihre Aufmerksamkeit und sie finden das Dokument beängstigend und schwer verständlich. Halte deine Sätze generell so kurz wie möglich.
- Hier ist ein schlechtes Beispiel: Stellen Sie sicher, dass der Luftauslass vollständig von Staub befreit ist, bevor Sie ihn verwenden.
- Ein gutes Beispiel ist wie folgt: Entfernen Sie vor dem Gebrauch jeglichen Staub aus dem Luftauslass.
- Verwenden Sie im Allgemeinen nicht das Wort "Sie". Dieses Wort sollte impliziert werden. Sprechen Sie mit aktiver Stimme und beginnen Sie Ihre Sätze mit Befehlsverben.
Schritt 4. Falls erforderlich, befragen Sie Beamte, die an der Erledigung einer Aufgabe beteiligt sind
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist eine völlig ungenaue SOP zu schreiben. Sie gefährden die Sicherheit, Effektivität und Zeit des Teams und erklären den Prozess ohne gebührende Überlegung – etwas, das Ihre Teamkollegen möglicherweise anstößig finden. Bei Bedarf Fragen stellen! Sie werden natürlich das genaue Verfahren schreiben wollen.
Wenn Sie es nicht wissen, können Sie verschiedene Quellen fragen, um alle Rollen und Verantwortlichkeiten abzudecken. Ein Teammitglied befolgt möglicherweise keine Standardarbeitsanweisungen oder ein anderes Mitglied kann nur an einem Teil des Verfahrens beteiligt sein
Schritt 5. Teilen Sie langen Text in Diagramme und Flussdiagramme auf
Wenn Sie einen oder zwei bestimmte Schritte einschließen, die Ihnen Angst machen, erstellen Sie ein Diagramm oder Diagramm, um es den Lesern zu erleichtern. Dies macht das Dokument leichter zu lesen und gibt dem Geist eine Pause, nachdem er versucht hat, alles zu verstehen. Darüber hinaus werden Ihre Dokumente vollständiger und besser geschrieben.
Fügen Sie keine Diagramme oder Diagramme hinzu, nur um Ihre SOP zu untermauern; tun Sie dies nur, wenn es notwendig ist oder wenn Sie versuchen, die Sprachbarriere zu überwinden
Schritt 6. Stellen Sie sicher, dass jede Seite eine Kontrolldokumentnotation hat
Ihre SOP ist höchstwahrscheinlich eine von vielen – daher verfügt Ihre Organisation wahrscheinlich über eine Art große Datenbank, die alles mit einem bestimmten Referenzsystem katalogisiert. Ihre SOP ist Teil dieses Referenzsystems und erfordert daher das Auffinden einer bestimmten Art von Code. Hier finden Sie die Notation nützlich.
Jede Seite sollte einen kurzen Titel oder eine ID-Nummer, eine Revisionsnummer, ein Datum und "Seite # von #" in der oberen rechten Ecke haben (in den meisten Formaten). Abhängig von den Präferenzen Ihrer Organisation benötigen Sie möglicherweise eine Fußnote (oder schreiben Sie die obige Notation in eine Fußnote)
Teil 3 von 3: Erfolg und Genauigkeit sicherstellen
Schritt 1. Testen Sie das Verfahren
Wenn Sie Ihr Verfahren nicht testen möchten, haben Sie es wahrscheinlich nicht gut geschrieben. Lassen Sie jemanden mit begrenzten Kenntnissen des Prozesses (oder einen allgemeinen Leservertreter) Ihre SOP verwenden, um ihn zu leiten. Auf welche Probleme sind sie gestoßen? Beheben Sie in diesem Fall das Problem und führen Sie die erforderlichen Reparaturen durch.
- Am besten lassen Sie Ihre SOP von mehreren Personen testen. Unterschiedliche Personen werden unterschiedliche Probleme haben, die unterschiedliche Arten von Antworten ermöglichen (von denen erwartet wird, dass sie nützlich sind)
- Stellen Sie sicher, dass Sie das Verfahren an jemandem testen, der das Verfahren noch nie zuvor durchgeführt hat. Jeder, der über Vorkenntnisse verfügt, wird sich bei der Durchführung der Aufgabenschritte auf sein Wissen verlassen und nicht auf Ihre SOP, sodass Ihr Ziel nicht erreicht wird.
Schritt 2. Lassen Sie Ihre SOP von den Personen überprüfen, die das Verfahren durchführen
Am Ende spielt die Meinung Ihres Chefs zur SOP keine Rolle. Diese SOP ist wichtig für diejenigen, die die entsprechenden Arbeiten tatsächlich ausführen. Bevor Sie also die SOP an den Chef senden, zeigen Sie den Job den Leuten, die die entsprechende Arbeit erledigen (oder erledigt haben). Was denken sie?
Wenn Sie sie einbeziehen und ihnen das Gefühl geben, Teil des Prozesses zu sein, werden sie Ihre SOPs eher akzeptieren. Und vielleicht haben sie sogar tolle Ideen
Schritt 3. Lassen Sie Ihren Berater und das Qualitätssicherungsteam die SOP überprüfen
Sobald das Team Ihnen grünes Licht gibt, senden Sie es an Ihren Berater. Sie geben möglicherweise weniger Input für den eigentlichen Inhalt, aber sie sagen Ihnen, ob Ihre SOP die Formatanforderungen erfüllt, wenn Sie etwas übersehen haben, sowie das Protokoll für die Formalisierung der SOP und die Eingabe in das System.
- Leiten Sie SOPs zur Genehmigung unter Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems, um einen Audit-Trail dieser Genehmigungen sicherzustellen. Dieser Prozess kann von einer Organisation zur anderen unterschiedlich sein. Grundsätzlich möchten Sie, dass die Dinge Richtlinien und Regeln erfüllen.
- Autorisierte Unterschriften sind erforderlich, obwohl die meisten Unternehmen jetzt nichts dagegen haben, elektronische Unterschriften zu akzeptieren.
Schritt 4. Beginnen Sie nach der Genehmigung mit der Ausführung Ihrer SOP
Dies kann eine formelle Schulung des betreffenden Mitarbeiters sein (Klassenzimmerschulung, computerbasiertes Training usw.) oder es kann bedeuten, dass Ihr SOP-Papier im Badezimmer hängt. Was auch immer es ist, verbreiten Sie Ihre Arbeit! Du hast hart gearbeitet, um es zu schaffen. Es ist Zeit, Komplimente zu bekommen!
Stellen Sie sicher, dass Ihre SOPs auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn diese SOP veraltet ist, aktualisieren Sie sie, lassen Sie Updates erneut genehmigen und dokumentieren und verteilen Sie die SOP dann nach Bedarf neu. Die Sicherheit, Produktivität und der Erfolg Ihres Teams hängen von diesen SOPs ab
Tipps
- Denken Sie daran, die Stakeholder jederzeit einzubeziehen, damit der dokumentierte Prozess der tatsächliche Prozess ist.
- Auf Klarheit prüfen. Stellen Sie sicher, dass es keine Doppelinterpretationen gibt. Zeigen Sie das Verfahren einer Person, die mit dem Verfahren nicht vertraut ist, und bitten Sie sie, ihre Meinung zu dem Verfahren zu sagen; Sie können überrascht sein.
- Verwenden Sie Flussdiagramme und Bilddarstellungen, damit die Leser den Prozess klar sehen können.
- Verwenden Sie einfaches Indonesisch, um die Schritte zu erklären.
- Bitten Sie andere, Ihr Dokument zu überprüfen, bevor Sie eine Genehmigung erhalten.
- Stellen Sie sicher, dass der Dokumentverlauf für jede Versionsänderung aufgezeichnet wird.
