Die Organisation eines effektiven Meetings ist notwendig, um den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten des Unternehmens oder der Organisation zu unterstützen. Meetings sind eine Gelegenheit, die Arbeit zu koordinieren, Informationen auszutauschen, die Teamarbeit zu verbessern und Ziele effizient zu erreichen. Effektive Meetings erfordern eine gute Vorbereitung, Führung und Delegation von Aufgaben. Versuchen Sie während des Meetings, die Motivation der Teilnehmer zu steigern und das gesamte Team einzubeziehen.
Schritt
Teil 1 von 3: Versammlungen abhalten
Schritt 1. Bereiten Sie sich so gut wie möglich auf das Meeting vor
Erstellen Sie zunächst eine Meeting-Agenda mit dem Zeitplan und den zu besprechenden Themen und legen Sie die wichtigen Dinge fest, die vor dem Ende des Meetings noch einmal bestätigt werden müssen.
- Kommen Sie pünktlich in den Besprechungsraum, denn Ihr Arbeitsplatz beeinflusst, wie andere Menschen Sie wahrnehmen. Wenn Sie 15 Minuten zu früh im Besprechungsraum warten, denken andere Leute, dass Sie weniger produktiv sind oder einen anderen Job mit der Ausrede, zu einem Meeting zu gehen, aufgeben möchten.
- Bereiten Sie eine Fotokopie der Tagesordnung vor. Obwohl Sie eine digitale Agenda erstellen können, bereiten Sie auch eine Fotokopie der Agenda vor, um die Verwendung zu erleichtern.
Schritt 2. Leiten Sie das Meeting
Stellen Sie bei der Leitung eines Meetings sicher, dass Sie alle Themen der Tagesordnung abdecken und hören Sie auf folgende Weise, was alle Teilnehmer zu sagen haben:
- Verteilen Sie die Anwesenheitsliste. Das Treffen dient der Verbreitung von Informationen im Team und wird zu einer Gelegenheit zur Diskussion, damit jeder seine jeweiligen Verantwortlichkeiten kennt, um die erwartete Arbeitsleistung erbringen zu können. Indem Sie die Anwesenheitsliste verteilen, wissen Sie, wer nicht angekommen ist, damit sie kontaktiert und an der Besprechung teilnehmen können. Es zeigt auch, dass die Informationen, die Sie in der Besprechung teilen, wichtig sind.
- Verwenden Sie die Agenda als Leitfaden, damit sich jeder Besprechungsteilnehmer leichter konzentrieren und wissen kann, was er tun muss. Sitzungsteilnehmer können abwechselnd kommen. Wenn Sie also die Tagesordnung vor dem Meeting vorbereiten, können Sie das Meeting fokussierter leiten.
Schritt 3. Entwickeln Sie einen Arbeitsplan
Der Arbeitsplan ist die abschließende Zusammenfassung, die die nach dem Meeting zu erledigenden Arbeiten bestätigt und ein fortlaufender Plan ist, der sich auf alle Meeting-Teilnehmer auswirkt. Erstellen Sie einen Arbeitsplan gemäß den folgenden Anweisungen:
- Benennen Sie jemanden als Verantwortlicher für ein bestimmtes Ziel. Der Beauftragte muss das Ziel nicht persönlich erreichen, da er als Projektleiter dafür verantwortlich ist, die einzubeziehenden Teammitglieder zu verbinden und die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.
- Fordern Sie formell und informell Fortschrittsberichte an, damit die benannten Mitarbeiter über die geleistete Arbeit innerhalb einer bestimmten Zeitspanne berichten.
Schritt 4. Konzentrieren Sie sich auf das Thema gemäß der Sitzungsagenda
Nachdem Sie ein Thema der Tagesordnung besprochen und die notwendigen Diskussionen durchgeführt haben, präsentieren Sie eine Zusammenfassung der Diskussionsergebnisse, geben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und setzen Sie die Sitzung mit der Diskussion des nächsten Themas fort.
Schritt 5. Legen Sie den Zeitplan für das bevorstehende Meeting fest
Kündigen Sie den Zeitplan für das nächste Meeting an, wenn alle versammelt sind, um die Planung zu erleichtern. Auf diese Weise haben Sie den Besprechungsplan im Voraus informiert, um kollidierende Zeitpläne zu vermeiden.
Bitten Sie die Teammitglieder, per E-Mail vorzuschlagen, welche Themen auf der Tagesordnung stehen müssen. Teilen Sie ihnen nach Beendigung des Meetings mit, dass Sie für das nächste Meeting dieselbe Agenda verwenden werden, und bitten Sie die Meeting-Teilnehmer, Themenvorschläge einzureichen, die das Erreichen der Unternehmens-/Organisationsziele unterstützen
Teil 2 von 3: Vorbereitung auf das Meeting
Schritt 1. Entscheiden Sie, wer das Meeting leitet
Diese Rolle wird normalerweise einem Manager zugewiesen, aber Sie können Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Abteilungsmeetings zu leiten, damit sie später Meetings auf einer höheren Ebene leiten können.
Schritt 2. Laden Sie Redner ein
Ein Redner ist eine Person, die aus einem bestimmten Grund zu einer Besprechung eingeladen wird, weil sie Erfahrung in der Verwaltung von Personalressourcen und anderen Ressourcen hat, damit Teammitglieder die beste Leistung erzielen können, einschließlich der effektiven Erklärung von Arbeitsabläufen und Ergebnissen. Darüber hinaus ist er auch in der Lage, Ratschläge zu geben, um unvorhergesehene Umstände zu antizipieren und Ressourcen nach Bedarf zu erhöhen.
Schritt 3. Bestimmen Sie den richtigen Besprechungsplan
Berücksichtigen Sie beim Festlegen eines Zeitplans die zeitliche Verfügbarkeit und die Teilnehmerbeschränkungen. Zum Beispiel: Alle Teilnehmer können am Freitagnachmittagstreffen teilnehmen, aber es ist nicht der richtige Zeitpunkt, um große Themen zu besprechen.
- Damit alle Teammitglieder an der bevorstehenden Besprechung teilnehmen können, fragen Sie zuerst den Projektverantwortlichen für den Zeitplan und bitten Sie dann alle Teilnehmer, ihre jeweiligen Zeitpläne gemäß dem Plan zu gestalten.
- Legen Sie fest, wer das Protokoll führt, und stellen Sie sicher, dass Informationen zu Besprechungsergebnissen auch an abwesende Teilnehmer gesendet werden.
Schritt 4. Bereiten Sie die Sitzungsagenda vor
Die Tagesordnung sollte mindestens eine Liste der zu besprechenden Themen, die Delegation von Präsentationsaufgaben und die Zeiteinteilung für die Diskussion jedes Themas enthalten. Sie können die Sitzungsagenda nach den folgenden Vorschlägen gestalten:
- Bitten Sie alle Meeting-Teilnehmer um Input, indem Sie mindestens 2 Tage vor dem Meeting eine E-Mail senden. E-Mail ist hierfür das beste Werkzeug, da Sie schriftliche Anfragen erhalten.
- Erstellen Sie eine Tisch-Meeting-Agenda, um alle zu besprechenden Themen, die Redner und die Zeiteinteilung festzuhalten. Bei einem vom allgemeinen Thema abweichenden Themenwunsch wenden Sie sich bitte an die betreffende Person und bitten Sie sie um eine konkrete Anfrage, die beim nächsten Treffen besprochen werden soll.
- Machen Sie einen realistischen Zeitplan. Erklärungen und Diskussionen, die 30 Minuten dauern, sollten nicht in 15 Minuten beendet werden. Erstellen Sie nach Bedarf einen Zeitplan und beenden Sie das Meeting frühzeitig, wenn alle Themen besprochen wurden.
Schritt 5. Besprechungsregeln vorschlagen
Sie müssen keine formalen Regeln aufstellen oder Sanktionen verhängen, aber die Umsetzung der Regeln sorgt dafür, dass das Meeting reibungslos abläuft und jeder seine Meinung gut äußern kann.
Legen Sie die Regeln fest, wenn das Meeting eröffnet wird, indem Sie sagen: „Um Zeit zu sparen, können die Teilnehmer Fragen stellen und antworten, nachdem der Redner die Präsentation beendet hat. Wenn Sie nach Ablauf der Diskussionszeit noch Feedback haben, senden Sie mir bitte eine E-Mail, damit wir es weiter besprechen können.“
Schritt 6. Bestimmen Sie die Zeiteinteilung
Legen Sie die Tagesordnung für das Meeting fest, indem Sie bestimmen, wie lange jeder Redner benötigt, und jedes Thema diskutieren.
- Informieren Sie die Zeiteinteilung vor Beginn des Meetings, damit alle Teilnehmer wissen, wann sie etwas beitragen können, und vermeiden Sie zufällige oder verzerrte Diskussionen.
- Als Richtlinie sollten Sie mindestens 10 Minuten Zeit für die Diskussion einplanen, nachdem bestimmte Themen besprochen wurden.
Schritt 7. Senden Sie die Sitzungsagenda
Senden Sie am Tag vor dem Meeting die Meeting-Agenda an alle Teilnehmer, damit jeder eine Fotokopie des Zeitplans hat und den Zweck des Meetings kennt. Darüber hinaus können sie Sie auch über falsche Informationen in der Tagesordnung informieren.
Schritt 8. Senden Sie eine Erinnerung
Senden Sie vor Beginn eines erstmaligen oder nicht routinemäßigen Meetings eine Stunde im Voraus eine Erinnerung, damit alle Teilnehmer pünktlich sind.
Teil 3 von 3: Ein effektiver Meeting-Leiter werden
Schritt 1. Seien Sie ein guter Meetingleiter
Versuchen Sie, während des Meetings mit allen Teilnehmern zu kommunizieren, damit die Meeting-Ziele erreicht werden. Delegieren Sie die Verantwortung für die Leitung von Sitzungen an eingeladene Referenten, um bestimmte Themen zu diskutieren. Sie selbst müssen sich aktiv an der Diskussion beteiligen.
Schritt 2. Informieren Sie die Arbeitsziele, die erreicht und nicht erreicht wurden
Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, mehrere Ziele zu besprechen, informieren Sie über die erzielten Fortschritte und die dafür verantwortliche Person.
- Wenn es einen Arbeitsplan gibt, der seit dem letzten Treffen nicht vorangekommen ist, fragen Sie nach den Gründen.
- Wenn dies an Zeit oder anderen Ressourcen mangelt, besprechen Sie die Lösung mit dem Projektverantwortlichen oder besprechen Sie das Thema ausführlich außerhalb des Meetings.
Schritt 3. Konzentrieren Sie sich neu, wenn die Diskussion vom Thema abweicht
Manchmal verirrt sich die Diskussion aufgrund der Begeisterung oder Enttäuschung der Teilnehmer. Konzentrieren Sie die Aufmerksamkeit und leiten Sie verirrte Diskussionen um, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Betrachten Sie das Meeting als eine Mission zum Sammeln von Fakten. Geben Sie jedem Teilnehmer die Möglichkeit zu sprechen, damit Sie so viele Informationen wie möglich sammeln können. Bei dieser Methode sprechen auch die Meeting-Teilnehmer abwechselnd, auch diejenigen, die das Meeting gerne dominieren.
- Nutzen Sie Cyberstorming, ein elektronisches Kommunikationsprogramm, um Ideen in Gruppen auszutauschen und für informelle Meetings zu nutzen. Diese Methode verhindert den Wettbewerb zwischen Teammitgliedern, weil sie gehört werden wollen, da jeder in der Gruppe die Eingaben anderer Mitglieder sehen kann.
- Seien Sie neutral, wenn jemand im Meeting ein Thema außerhalb der Tagesordnung diskutiert, zum Beispiel indem er sagt: „Interessante Idee, Bob! Darüber können wir später reden." Viele Leute wissen nicht, dass sie Dinge besprechen, die von der Tagesordnung des Treffens abweichen, aber sie werden zu Ihnen kommen, um zu diskutieren, wenn das Thema wirklich wichtig ist.
- Steuern Sie die Richtung der Diskussion. Neben zu langen Gesprächen der Teilnehmer kann es zu Problemen in der Besprechung kommen, weil jemand weiterhin Themen bespricht, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Um dies zu überwinden, hören Sie zuerst zu, was er zu sagen hat, und schlagen Sie dann vor, dass das Thema in der nächsten Sitzung weiter diskutiert wird. Betonen Sie, dass in der Sitzung weiterhin die auf der Tagesordnung aufgeführten Themen erörtert werden.
- Führen Sie ein privates Gespräch mit der Person, die das Meeting dominiert, und fragen Sie nach dem Grund. Zeigen Sie Sorge, anstatt sich zu ärgern. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie während des Meetings beobachtet haben, und lassen Sie ihn sein Verhalten erklären. Biete an, ihm zu helfen, das Meeting nicht mehr zu dominieren.
Schritt 4. Fahren Sie im Zeitplan mit dem nächsten Thema fort
Üben Sie Zeitmanagement, indem Sie durchsetzungsfähig sind, seien Sie nicht unhöflich. Wenn Sie die Zeit gut festlegen, weiß jeder Teilnehmer, dass das Meeting noch läuft und Diskussionen, die nicht mit dem Meeting zusammenhängen, nach dem Ende des Meetings fortgesetzt werden können.
Beeilen Sie sich nicht. Selbst wenn Sie die Situation unter Kontrolle haben müssen, wird das Meeting weniger nützlich sein, wenn die Diskussion verkürzt wird. Geben Sie den Teilnehmern vor der Wiederaufnahme des Meetings die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Anregungen zu geben. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder einbezogen und nicht vernachlässigt fühlen
Schritt 5. Betonen Sie das wichtige Thema
Betonen Sie die zu erreichenden Hauptziele und ihre Beziehung zu anderen Zielen, die das Erreichen der Hauptziele unterstützen.
Erklären Sie den Besprechungsteilnehmern, damit sie den Umfang des Projekts, an dem sie arbeiten, und ihre jeweiligen Rollen als wichtigen Teil einer Einheit verstehen
Schritt 6. Falls nötig, helfen Sie mit, Notizen zu machen
Entscheiden Sie vor Beginn des Meetings, wer das Protokoll führt. Wenn er überfordert ist, helfen Sie mit oder machen Sie sich selbst Notizen.
Schritt 7. Bei Missverständnissen klären
Nachdem alle Themen besprochen wurden, erstellt der Meetingleiter eine Zusammenfassung, damit die Teilnehmer die Ergebnisse des Meetings kennen und Fragen stellen, wenn noch Unklarheiten bestehen.
Geben Sie als Besprechungsleiter ausführliche Erläuterungen, damit alle Teilnehmer die Ergebnisse der Besprechung verstehen
Schritt 8. Bevor Sie das Meeting schließen, geben Sie eine gründliche Zusammenfassung ab
Entscheidungsstarke Führungskräfte verhindern Stagnation und Unentschlossenheit, sorgen dafür, dass Mitarbeiter fleißig und motiviert arbeiten, reagieren auf Veränderungen und neue Informationen. Dies lässt sich an folgenden Merkmalen erkennen:
- Haben Sie klare Ziele, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen mit den Unternehmens-/Organisationszielen und der Ethik in Einklang stehen.
- Pflege durch vorbildliches Leben und die Einhaltung der Arbeitsmoral als Grundlage für eine effektive und effiziente Entscheidungsfindung.
- Zeigen Sie Transparenz, nämlich Selbstlosigkeit, indem Sie beweisen, dass Entscheidungen, die dem Unternehmen nützen, jedem die Möglichkeit geben, sich weiterzuentwickeln.
- Scheitern als Lernmöglichkeit zu sehen, die ein Sprungbrett sein wird, um bessere Entscheidungen treffen zu können. Wenn etwas schief geht, ist eine entschlossene Führungskraft in der Lage, die Situation zu verstehen.
- Offen und effektiv im Einklang mit der Unternehmens-/Organisationskultur kommunizieren, um Inkonsistenzen oder Widersprüche in der Kommunikation mit Untergebenen oder Vorgesetzten zu vermeiden.
