Kollegen werden nicht kommen, wenn sie ohne einen klaren Zweck zu einem Meeting eingeladen werden. Wenn Sie für die Festlegung der Tagesordnung für das Meeting verantwortlich sind, vermeiden Sie dies, indem Sie die Themen angeben, die in dem Meeting besprochen werden sollen und wie lange es dauern wird, jedes Thema zu behandeln. Durch die bestmögliche Planung und Durchführung können Sie bessere Ergebnisse erzielen und Ihre Meeting-Teilnehmer fühlen sich nicht durch Zeitverlust benachteiligt.
Schritt
Teil 1 von 3: Vorbereitungen
Schritt 1. Fragen Sie Kollegen nach Informationen
Meeting-Teilnehmer fühlen sich stärker eingebunden, wenn sie an der Festlegung der Meeting-Agenda beteiligt sind. Bitten Sie sie, ein Thema vorzuschlagen, das sie diskutieren möchten, und setzen Sie es dann auf die Tagesordnung.
- Senden Sie eine E-Mail oder treffen Sie sich mit einem Kollegen, der einige Tage vor dem Meeting eingeladen wird.
- Führen Sie diesen Schritt mindestens 6-7 Tage im Voraus durch, damit sie noch Zeit haben, Beiträge zu leisten. Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung des Meetings 3-4 Tage vor dem Meeting-Datum endgültig ist.
Schritt 2. Bestimmen Sie das Hauptziel oder mehrere Ziele, die erreicht werden sollen
Stellen Sie sicher, dass das Meeting zu einem bestimmten Zweck abgehalten wird, um beispielsweise Entscheidungen zu treffen, Informationen auszutauschen, Arbeitspläne zu erstellen oder über den Fortschritt bei der Erledigung von Aufgaben zu berichten. Sie müssen kein Meeting abhalten, wenn Sie keinen Zweck haben.
Sitzungen können zu verschiedenen Zwecken abgehalten werden, beispielsweise um über den Arbeitsfortschritt als Grundlage für langfristige Entscheidungen zu berichten
Schritt 3. Konzentrieren Sie sich auf Themen, die viele Menschen betreffen
Themen mit ausreichender Diskussion mit 2 Personen sollten nicht in die Tagesordnung aufgenommen werden. Nehmen Sie sich Zeit, um Lösungen zu finden, die die Beteiligung vieler Menschen erfordern.
- Halten Sie beispielsweise ein separates Meeting (außerhalb des Meetings) ab, wenn Sie und ein Kollege eine neue Aufgabe besprechen möchten.
- Wenn Sie ein Meeting abhalten, um ein Problem zu besprechen, das nur wenige Personen lösen können, sollten Meeting-Teilnehmer, die nicht an der Diskussion des Themas beteiligt sind, weiterarbeiten können. Dies führt dazu, dass sie enttäuscht sind, weil ihre Arbeitszeit verschwendet wird. Nutzen Sie daher diese Chance so gut wie möglich, denn ein Meeting mit vielen Menschen ist nicht einfach.
Schritt 4. Stellen Sie die Tagesordnung des Meetings zusammen, indem Sie selektiv die Themen festlegen, die Sie diskutieren möchten
Priorisieren Sie wichtige Themen, die im Meeting besprochen werden müssen, da Sie nicht alle Themen auf die Tagesordnung setzen können.
- Sie können beispielsweise "Projektterminverhandlungen", "Präsentationen von Fortschrittsberichten", "neue Projektpläne" und "Vorschläge" auflisten. Aus Zeitgründen haben Sie die Brainstorming-Sitzung nicht in die Besprechungsagenda aufgenommen.
- Überlegen Sie, ob Sie zur Vorbereitung der Plenarsitzung eine Sitzung mit mehreren Personen abhalten müssen, um die Hauptagenda zu besprechen.
Schritt 5. Listen Sie zuerst die wichtigsten Themen auf
Bei der Planung eines Meetings empfiehlt es sich, die wichtigsten Themen an den Anfang des Meetings zu stellen. So können alle Teilnehmer zu Beginn des Meetings mit klarem Kopf und körperlich fit über wichtige Themen diskutieren.
- Planen Sie zum Beispiel "Entscheidungsfindung" und dann "Präsentation des Fortschrittsberichts" (es sei denn, für die Entscheidungsfindung ist ein Fortschrittsbericht erforderlich).
- Außerdem wurden die wichtigsten Themen besprochen für den Fall, dass das Meeting vorzeitig beendet werden muss oder einige Meeting-Teilnehmer das Meeting vor Ende des Meetings verlassen müssen.
Schritt 6. Schätzen Sie, wie lange es dauert, jedes Thema abzudecken
Obwohl Sie nicht sicher sein können, wie lange es dauert, jedes Thema zu behandeln, machen Sie eine Schätzung. Überlegen Sie, wie lange das Meeting dauern wird und wie viele Themen behandelt werden. Nehmen Sie sich mehr Zeit für die wichtigsten Themen.
- Planen Sie beispielsweise 30 Minuten für die Fortschrittsberichterstattung, 10 Minuten für die Diskussion und 10 Minuten für die Festlegung neuer Fristen ein.
- Besprechungsagenden können oft nicht ausgefüllt werden, da keine Zeitzuteilung für jedes Thema vorhanden ist. Nehmen Sie vor dem Meeting eine Zeiteinteilung vor, um sicherzustellen, dass alle Themen der Tagesordnung vollständig besprochen werden können.
- Berücksichtigen Sie bei der Berechnung der zusätzlichen Zeit die Anzahl der eingeladenen Besprechungsteilnehmer. Wenn das Meeting von 15 Personen besucht wird und Sie für jedes Thema 15 Minuten einplanen, bedeutet dies, dass jede Person ungefähr 1 Minute Redezeit pro Thema erhält. Obwohl nicht jeder sprach, war die vorgesehene Zeit zu kurz.
Teil 2 von 3: Vorbereitung der Sitzungsagenda
Schritt 1. Schreiben Sie den Titel der Sitzungsagenda
Verwenden Sie den Titel der Tagesordnung, um dem Leser mitzuteilen, dass er die Tagesordnung mit dem zu besprechenden Thema liest. Nachdem Sie den Titel festgelegt haben, legen Sie ihn oben auf das leere Dokument. Wählen Sie einen Titel, der einfach und unkompliziert ist.
- Beispiele für Tagesordnungstitel von Meetings: "Agenda Juli: Neue Projektideen diskutieren" oder "August 2018 Agenda: Projektfrist verlängern".
- Geben Sie die Meeting-Agenda in einer Geschäftsschriftart wie Times New Roman oder Calibri ein.
Schritt 2. Nehmen Sie sich Zeit, um die Teilnehmer zu begrüßen und ihnen für die Teilnahme an dem Meeting zu danken
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Teilnehmer zu begrüßen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie oder ein anderer Sitzungsleiter die Sitzung eröffnen und die zu besprechenden Hauptthemen erläutern.
- Wenn sich viele der Besprechungsteilnehmer nicht kennen, nehmen Sie sich die Zeit, um die Stimmung aufzuhellen.
- Wenn Sie eine Meeting-Agenda für ein wichtiges Meeting einrichten möchten, beispielsweise eine Konferenz, dauert die Eröffnung des Meetings in der Regel länger. Bei regulären Büromeetings dauert die Eröffnungssitzung in der Regel nur wenige Minuten.
- Planen Sie zu Beginn des Meetings Zeit ein, um Änderungen an der Tagesordnung zu antizipieren.
Schritt 3. Fügen Sie eine Besprechungsagenda in Form von Fragen hinzu, um die Neugier der Teilnehmer zu wecken
Sie werden sich fragen, ob Sie in wenigen Worten eine Tagesordnung für das Meeting formulieren. Fragen können den zu besprechenden Kontext aufdecken, sodass die Besprechungsteilnehmer die Möglichkeit haben, sich rechtzeitig vor der Besprechung darüber Gedanken zu machen.
- Anstatt beispielsweise zu schreiben, "Besprechen von Projektfristen" schreiben Sie: "Müssen Projektfristen verlängert werden, wenn die Nachfrage steigt?"
- Geben Sie ggf. eine kurze Erläuterung unter der Frage.
Schritt 4. Listen Sie die geschätzte Zeit neben jedem Thema auf
Auch wenn Zeitschätzungen möglicherweise nicht auf der Tagesordnung stehen, helfen diese Informationen den Kollegen, sich vorzubereiten oder bei Bedarf zusätzliche Zeit anzufordern.
Sie hatten auch noch Zeit, den einzureichenden Bericht entsprechend der vorgesehenen Zeit zu kürzen
Schritt 5. Bereiten Sie für jedes Thema auf der Tagesordnung einen Diskussionsablauf vor
Der Diskussionsfluss ist eine Methode, um jedes Thema zu diskutieren. Wenn beispielsweise die Verlängerung einer Projektfrist besprochen wird, diskutieren alle nach einem vorgegebenen Ablauf. Somit haben alle Besprechungsteilnehmer die gleiche Perspektive.
Auf dem Treffen wird beispielsweise die Verlängerung der Projektfrist diskutiert, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden. Bereiten Sie dazu einen Diskussionsfluss vor, bestehend aus "10 Minuten zur Besprechung des bisherigen Arbeitsfortschritts; 15 Minuten zur Entscheidung über die Produktivitätssteigerung; 10 Minuten zur Berücksichtigung von positiven und negativen Aspekten; 5 Minuten zur Entscheidung, ob die Frist verlängert wird oder nicht"
Schritt 6. Entscheiden Sie, wer die Diskussion zu jedem Thema leitet
Schreibe seinen Namen neben das Thema, damit er sich vorbereiten kann. Bestätigen Sie diese Aufgabe einige Tage vor der Sitzung mit der betreffenden Person und setzen Sie sie auf die Tagesordnung.
Wenn Sie das Meeting von Anfang bis Ende leiten werden, führen Sie dies unter der Überschrift Meeting-Agenda auf
Schritt 7. Weisen Sie Zeit zu, wenn Gastredner im Meeting anwesend sind
Wenn in der Sitzung mehrere Gastredner ein wichtiges Thema diskutieren, müssen Sie ihnen einen Teil der Sitzungszeit zuweisen. Legen Sie einen Zeitplan in der Agenda fest, damit jeder Gast die Möglichkeit hat, zu sprechen, auch wenn er mehrere Themen diskutieren möchte. So können sie das zu liefernde Material bestmöglich vorbereiten.
Rufen Sie ein paar Tage vor dem Meeting den Gastredner an, um zu fragen, wie lange es dauert, das Thema zu besprechen, das Sie behandeln möchten. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Zeitplan zu organisieren, damit sie nicht miteinander kollidieren
Schritt 8. Nehmen Sie sich Zeit, um andere Angelegenheiten zu besprechen
Planen Sie diese Sitzung am Ende des Meetings. Nutzen Sie diese Sitzung, um alle Teilnehmer zu fragen, ob sie noch etwas besprechen möchten, bevor das Meeting endet. Außerdem können sie noch Dinge vermitteln, die man verpasst oder nicht besprochen hat.
- Durch die Aufnahme dieser Sitzung in die Tagesordnung weiß der Eingeladene, dass er selbst dann beitragen kann, wenn das, was er vermitteln möchte, nicht in der Tagesordnung der Sitzung enthalten ist.
- Planen Sie in dieser Sitzung Zeit für Fragen und Antworten ein.
Teil 3 von 3: Finalisierung der Meeting-Agenda
Schritt 1. Listen Sie die Details zur Durchführung des Meetings auf
Schreiben Sie Uhrzeit, Datum und Ort der Besprechung zusammen mit den Namen der Teilnehmer, die an der Besprechung teilnehmen können, auf die Tagesordnung. So wissen sie bereits bei Erhalt der Einladung, wen sie beim Meeting treffen werden.
- Es empfiehlt sich, die Namen der Teilnehmer anzugeben, die normalerweise an der Besprechung teilnehmen, aber diesmal nicht teilnehmen können. Machen Sie deutlich, dass der Name nicht an der Besprechung teilnehmen kann.
- Hängen Sie eine Standortkarte für Personen an, die nicht wissen, wo das Meeting stattfindet.
Schritt 2. Sagen Sie die Dinge, die vor dem Meeting vorbereitet werden müssen
Informieren Sie die eingeladenen Mitarbeiter, wenn sie im Voraus Dinge vorbereiten müssen, z. B. Berichte lesen, Informationen sammeln, um Lösungen zu finden oder Probleme zu identifizieren.
Fügen Sie diese Informationen am Ende der Meeting-Agenda in fetten oder farbigen Buchstaben ein, damit sie für alle Meeting-Teilnehmer klar und leicht lesbar sind
Schritt 3. Überprüfen Sie die Meeting-Agenda sorgfältig, bevor Sie sie verteilen, damit keine Fehler auftreten
Die Tagesordnung ist für die eingeladenen Personen wichtig. Überprüfen Sie vor der Verteilung die Tagesordnung des Meetings, um sicherzustellen, dass die Informationen vollständig und richtig geschrieben wurden und keine Tippfehler enthalten sind. Neben einer hohen Arbeitsmoral spiegelt sich auf diese Weise wider, dass Sie auf Details achten und diese wertschätzen.
Schritt 4. Verteilen Sie die Tagesordnung 3-4 Tage vor der Sitzung
Kollegen, die die Einladung erhalten, haben noch Zeit, sich vorzubereiten, wenn sie die Tagesordnung einige Tage zuvor gelesen haben, aber nicht zu früh senden, da die Möglichkeit besteht, dass sie ignoriert wird.
Wenn Sie während einer Konferenz ein wichtiges Meeting abhalten möchten, bereiten Sie die Tagesordnung mehrere Monate im Voraus vor
Tipps
- Verwenden Sie das im Word-Programm verfügbare Format der Besprechungsagenda. Viele Programme zum Erstellen von Dokumenten wie Microsoft Office, Pages für Mac usw. die persönliche und professionelle Dokumentenformate bereitstellt, um beispielsweise Besprechungsagenden schnell und einfach zu arrangieren.
- Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Standardformat für die Tagesordnung für Besprechungen gibt, verwenden Sie dieses Format.
- Stellen Sie sicher, dass das Meeting nach einem vorgegebenen Zeitplan abläuft, aber seien Sie flexibel. Sie müssen das Meeting verfolgen, indem Sie häufig auf die Uhr schauen. Wenn die Diskussion der ersten Tagesordnung abgeschlossen ist, weisen Sie die Teilnehmer an, die Sitzung fortzusetzen, indem sie die nächste Tagesordnung besprechen. Sie können höflich sagen: "Wir werden das nächste Thema behandeln, damit das Meeting planmäßig endet."
