Arbeit und Geschäft, insbesondere in einer Büroumgebung, erfordern ein gewisses Maß an Zusammenarbeit. Beispielsweise erfordern wichtige Entscheidungen oft mehr aus Sicht eines Einzelnen und generell erfordert der Erfolg einer wichtigen Aufgabe die Expertise mehrerer Personen. Meetings sind eine Möglichkeit, eine strukturierte und organisierte Zusammenarbeit zu schaffen, aber ohne einen Zweck oder eine Kontrolle können Meetings leicht zu lang und ineffizient werden. Zu wissen, wie man Meetings plant, vorbereitet und leitet, kann den Unterschied zwischen einem effektiven und einem zeitraubenden Meeting ausmachen.
Schritt
Teil 1 von 3: Vorbereitung auf das Meeting
Schritt 1. Besprechen Sie das bevorstehende Meeting mit den Teilnehmern
Wenn Sie erfahren, dass Sie eine bevorstehende Sitzung leiten werden, sollten Sie sich zunächst ein wenig Zeit für Gespräche mit den Teilnehmern nehmen (insbesondere mit wichtigen und hochrangigen Personen). Fragen Sie, ob es etwas Besonderes gibt, das sie in der Sitzung besprechen möchten. Notieren Sie ihre Antworten und verwenden Sie sie als Leitfaden, wenn Sie Ihre Agenda schreiben.
Die Teilnehmer zu fragen, was sie besprechen möchten, ist ein kluger Schachzug, um Ihnen nicht nur das Schreiben der Tagesordnung zu erleichtern, sondern sie auch schon vor Beginn des Meetings in den Meeting-Prozess einzubeziehen. Menschen nehmen eher an Meetings teil und sind aufmerksamer, wenn sie wissen, dass für sie wichtige Themen besprochen werden
Schritt 2. Schreiben und teilen Sie eine Agenda
Die Meeting-Agenda ist nicht nur für den Meeting-Leiter nützlich, sondern auch für die anwesenden Gäste. Die Tagesordnung enthält nützliche Informationen über die Sitzung, z. B. wann, wo und wer teilnehmen wird. Am wichtigsten ist, dass die Tagesordnung auch die zu besprechenden Diskussionsthemen umreißt, damit sich jeder vorbereiten kann. Versenden Sie die Tagesordnung vor der Sitzung selbst – je wichtiger die Sitzung, desto früher sollten Sie die Tagesordnung senden.
Eine Sache, die auf die Tagesordnung gesetzt werden sollte, ist die voraussichtliche Frist für jede Diskussion. Wenn Sie zuvor einen groben Zeitplan skizziert haben, können Sie das Meeting leichter auf den richtigen Weg bringen. Während einige der Ereignisse auf Ihrer Agenda länger dauern (und andere schneller), erleichtert Ihnen der Zeitplan die Organisation und Anpassung der Gesamtzeit
Schritt 3. Recherchieren Sie das Thema früherer Diskussionen und Treffen
Die Teilnehmer des Meetings kennen möglicherweise nicht alle Informationen zu dem Thema, das Sie besprechen möchten – einige haben möglicherweise nicht am letzten Meeting teilgenommen, während andere es vergessen haben. Es ist eine gute Idee, dass Sie als Versammlungsleiter den bisherigen Verlauf der Diskussion kennen. Versuchen Sie, mit Personen zu sprechen, die zuvor an wichtigen Besprechungen teilgenommen haben, um alle ungelösten Probleme herauszufinden, damit Sie sie in der Besprechung besprechen können. Sie müssen auch das Protokoll der letzten Besprechung von dem Beamten erhalten, der die Aufzeichnungen führt, um Ihnen bei der Organisation Ihrer Pläne zu helfen.
Protokolle früherer Meetings können für Sie als Führungskraft eine wichtige Ressource sein. Protokolle fassen die Diskussionen und Entscheidungen des letzten Meetings zusammen, sodass Sie alle wichtigen Informationen relativ schnell und einfach finden. Möglicherweise müssen Sie wichtige Besprechungsprotokolle zusammen mit einer Tagesordnung mit den Teilnehmern teilen
Schritt 4. Bereiten Sie den Treffpunkt im Voraus vor
Am Tag des Meetings müssen Sie sicherstellen, dass der Raum oder Ort, der genutzt wird, sauber und ordentlich ist und für die Meeting-Teilnehmer bereit ist. Sie müssen sicherstellen, dass alle Komponenten der Meeting-Technologie (wie Präsentationen, Projektoren, visuelle Geräte usw.) ordnungsgemäß funktionieren und einsatzbereit sind – technisches Durcheinander kann wertvolle Zeit verschwenden und den reibungslosen Ablauf eines Meetings stören.
Wenn Sie eine elektronische Präsentation verwenden (z. B. PowerPoint usw.), nehmen Sie sich die Zeit, sich mit der Fernbedienung oder dem Klicker vertraut zu machen, die in der Präsentation verwendet werden. Sie möchten sicherlich keine Zeit damit verschwenden, mit diesen Controllern herumzufummeln, während Sie wichtige Themen besprechen
Teil 2 von 3: Als Leiter bei Meetings fungieren
Schritt 1. Öffnen Sie das Meeting offiziell
Wenn die geplante Zeit abgelaufen ist und alle Teilnehmer (oder zumindest alle wichtigen Teilnehmer) anwesend sind, machen Sie auf jeden im Raum aufmerksam. Stellen Sie sich als Leiter vor und stellen Sie den Zweck des Meetings vor. Legen Sie einen Zeitrahmen fest, indem Sie angeben, wann Ihr geplantes Meeting endet – Sie können ein langes oder kurzes Meeting abhalten, aber wenn Sie im Voraus ein Zeitlimit angeben, können Sie das Meeting pünktlich halten. Wenn sich einige der Teilnehmer nicht kennen, nehmen Sie sich die Zeit, die Namen der Teilnehmer kurz zu lesen und die wichtigen Teilnehmer vorzustellen.
Es sollte beachtet werden, dass einige Unternehmen und Organisationen strenge und regelmäßige Verfahren für die Eröffnung und Durchführung von Meetings haben. Zum Beispiel gibt es einige Organisationen, die Meetings mit einem Hammerschlag eröffnen
Schritt 2. Stellen Sie relevante Zusammenfassungen früherer Treffen bereit
Zu Beginn eines Meetings, das Teil eines langjährigen Projekts ist, müssen Sie kurz über das Projekt informieren, indem Sie eine kurze Zusammenfassung der Ereignisse oder Entscheidungen des vorherigen Meetings geben. Nicht alle Teilnehmer wissen so viel über das Diskussionsthema wie Sie, daher kann dieser Schritt hilfreich sein, um das Meeting effektiv und effizient zu gestalten.
- Anstatt die Ergebnisse früherer Sitzungen selbst zusammenzufassen, möchten Sie vielleicht den Sitzungssekretär oder den Beamten, der Notizen macht, bitten, die Protokolle früherer Sitzungen zu lesen, um der Zusammenfassung einen formellen Charakter zu verleihen.
- Sie sollten auch erwägen, wichtige Korrespondenz oder Mitteilungen zu lesen, die nach dem vorherigen Treffen stattgefunden haben.
- Wenn Sie den Teilnehmern Kopien des Protokolls/der Korrespondenz zur Verfügung stellen, ist zu beachten, dass das Lesen dieser möglicherweise nicht erforderlich ist.
Schritt 3. Lassen Sie wichtige Teilnehmer über die allgemeine Situation berichten
Laden Sie als Nächstes Personen mit relevantem Wissen ein, Sie über neue Entwicklungen seit dem letzten Treffen zu informieren. Das kann alles sein – zum Beispiel neue Probleme des Unternehmens oder der Organisation, Personalveränderungen, Projektentwicklungen und Strategieänderungen, die hier besprochen werden können. Die Besprechungsteilnehmer möchten auch von den Ergebnissen bestimmter Maßnahmen erfahren, die als Ergebnis früherer Besprechungen ergriffen wurden.
Schritt 4. Beenden Sie alle unerledigten Angelegenheiten
Wenn es ungelöste Probleme und Entscheidungen gibt, die aus dem letzten Meeting noch nicht getroffen wurden, versuchen Sie, diese zu lösen, bevor Sie neue Probleme besprechen. Je länger das vorherige Thema auf Eis gelegt wird, desto weniger wollen die Teilnehmer Verantwortung dafür übernehmen. Versuchen Sie also, während des Meetings alle unerledigten Angelegenheiten zu definieren und zu lösen. Üblicherweise werden unfertige Angelegenheiten im Protokoll der vorangegangenen Sitzung ausdrücklich als „unentschieden“oder „zur weiteren Diskussion eingereicht“gekennzeichnet.
- Abhängig von der Kultur und den Vorschriften, in denen Sie arbeiten, verfügt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation möglicherweise über spezifische Verfahren zur Entscheidungsfindung – zum Beispiel müssen die Besprechungsteilnehmer möglicherweise nur einen Mehrheitskonsens erzielen oder eine Gruppe von hochrangigen Personen wird mit der Entscheidungsfindung beauftragt alle Entscheidungen. Entscheidung.
- Denken Sie daran, dass einige Dinge zu groß sind, um sie während eines Meetings zu erledigen. Sie müssen nicht an den langfristigen Fortschritt unvollendeter Projekte denken. Sie müssen jedoch eine Entscheidung oder ein Projekt vorbringen, das zu diesem Zeitpunkt Maßnahmen erfordert.
Schritt 5. Besprechen Sie das neue Geschäft
Als nächstes kommen alle neuen Probleme, Bedenken und Probleme, die diskutiert werden müssen. Dies sind Dinge, die sich natürlich aus den Entwicklungen ergeben, die zwischen den vorherigen und aktuellen Sitzungen stattgefunden haben. Versuchen Sie, von den Teilnehmern konkrete, eindeutige Entscheidungen zu treffen – je mehr Dinge Sie unbeantwortet lassen, desto mehr ungelöste Fragen bringen Sie in Ihr nächstes Meeting.
Schritt 6. Lesen Sie die Schlussfolgerung des Meetings
Nachdem Sie alle Ihre alten und aktuellen Probleme durchgearbeitet haben, nehmen Sie sich Zeit, um die Besprechungsschlussfolgerung für alle Anwesenden zu lesen. Listen Sie alle individuell getroffenen Entscheidungen auf und beschreiben Sie gegebenenfalls die konkreten Maßnahmen, die von den Teilnehmern vor dem nächsten Treffen erwartet werden.
Dieser Schritt ist entscheidend – es ist Ihre letzte Chance, dass jeder das Meeting mit dem Wissen verlässt, wo das Projekt steht und was von ihm erwartet wird
Schritt 7. Schließen Sie ab, indem Sie die Grundlagen für das nächste Meeting festlegen
Geben Sie abschließend an, was beim nächsten Treffen besprochen wird und wenn Sie mit der Planung begonnen haben, sagen Sie, wann und wo das Treffen stattfinden wird. Dies hilft den Teilnehmern, ein Gefühl der Kontinuität von einem wichtigen Projekt oder einer Entscheidung zum nächsten zu schaffen und gibt ihnen einen Zeitrahmen, um die ihnen zugewiesene Aufgabe fortzusetzen oder abzuschließen.
Es ist erwähnenswert, dass Sie kein weiteres Meeting planen müssen, wenn Sie beim aktuellen Meeting alle alten und neuen Themen behandelt haben. Wenn es jedoch genügend ungelöste Probleme gibt, die weitere Diskussionen erfordern, oder wenn Sie den Fortschritt bei einem bestimmten Projekt sehen möchten, kann ein weiteres Treffen eine gute Idee sein
Teil 3 von 3: Meetings effektiv führen
Schritt 1. Leiten Sie die Diskussion, aber dominieren Sie sie nicht
Eine Ihrer Rollen als Besprechungsleiter ist es, die Diskussion reibungslos ablaufen zu lassen. Ihre Rolle besteht nicht darin, zu allen Themen eine Meinung abzugeben oder sicherzustellen, dass die Diskussion nach einem festen Zeitplan verläuft. Sie müssen flexibel sein. Lassen Sie andere Teilnehmer frei sprechen und lassen Sie neue Diskussionsthemen entstehen, auch wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen. Möglicherweise müssen Sie ein Thema subtil beenden oder ein bestimmtes Diskussionsthema ändern, um die Diskussion auf Kurs zu halten, aber Sie sollten nicht das Gefühl haben, alle Aspekte des Meetings kontrollieren zu müssen. Meetings sind schließlich ein kollaborativer Prozess.
Achten Sie während des Meetings auf Ihre Agenda. Wenn ein Meeting nicht auf der Tagesordnung steht, müssen Sie möglicherweise bestimmte Diskussionsthemen überspringen oder auf später verschieben. Scheuen Sie sich nicht, dies zu tun, wenn das besprochene Thema sehr wichtig ist
Schritt 2. Ermutigen Sie alle Teilnehmer zur Teilnahme
Als Meetingleiter ist es Ihre Aufgabe, ein offenes und produktives Meeting zu gewährleisten. Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Teilnehmer, die über relevantes Wissen für das diskutierte Thema verfügen, nicht offen für die Gruppe sind, ermutigen Sie sie zum Reden. Sie müssen sie nicht herausfordern oder direkt anrufen – sagen Sie einfach etwas wie: „Ich denke, die Expertise von Frau Mitha wird hier von Nutzen sein“, und das ist eine großartige Möglichkeit, weniger aktive Mitglieder in das Meeting einzubeziehen.
Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was besprochen wird
Es ist schwer sich daran zu erinnern, dass jeder, der an einem Meeting teilnimmt, die gleichen Erfahrungen oder Kenntnisse über das Diskussionsthema hat. Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer ihre Zeit im Meeting sinnvoll verbringen, möchten Sie vielleicht die Gelegenheit nutzen, ein komplexes Thema oder ein komplexes Thema kurz zu vereinfachen. Teilnehmer, die diese Informationen nicht kennen, werden sie sicherlich zu schätzen wissen.
Schritt 4. Ignorieren Sie keine schwierigen oder unangenehmen Fragen
Wenn solche Fragen nicht von einem kompetenten Leiter kontrolliert werden, ist das Treffen unproduktiv. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Themen, die Sie besprechen möchten, im Meeting besprochen werden. Erlauben Sie den Teilnehmern nicht, die Schuld abzuwälzen oder vage Ausreden für ungelöste Probleme zu geben. Versuchen Sie zu klären und Antworten auf Fragen zu erhalten, die niemand diskutieren möchte. Auch wenn die Teilnehmer dies vielleicht nicht wollen, sind es die Fragen, die beantwortet werden müssen, damit das Meeting effektiv ist.
Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Entscheidungen aufgezeichnet werden (wenn Sie einen Beamten oder Protokollführer haben, delegieren Sie diese Aufgabe an diesen). Wenn Sie sich die Mühe machen müssen, eine schwierige Frage zu stellen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Antworten gut dokumentiert sind
Schritt 5. Achten Sie auf Ihre Zeit
Es gibt einen Grund, warum Meetings einen schlechten Ruf haben – für die meisten Menschen sind Meetings eine zeitaufwändige Tätigkeit. Um zu vermeiden, dass ein Meeting zu lange dauert, nutzen Sie Ihre Macht als Leiter, um die Diskussion am Laufen zu halten. Scheuen Sie sich nicht, bestimmte unwichtige Themen oder Gespräche auf die nächste Diskussion zu verschieben, wenn das Meeting länger dauert als erwartet. Sie müssen vorbereitet und bereit sein, den Zeitplan anzupassen, um sicherzustellen, dass keine Zeit für die Teilnehmer verschwendet wird.
