Eine Arbeitsbescheinigung (oder ein Arbeitsbestätigungsschreiben) ist eine formelle Korrespondenz, die normalerweise von einem Arbeitgeber an die antragstellende Partei geschrieben wird, mit dem Ziel, die Arbeitsgeschichte des Arbeitnehmers zu überprüfen. Eine Arbeitsbescheinigung ist in der Regel erforderlich, um einen Kredit zu beantragen, eine Immobilie zu mieten, sich um eine neue Stelle zu bewerben oder aus anderen Gründen, um den beruflichen Werdegang zu überprüfen. Wenn Sie eine Arbeitsbescheinigung schreiben, erklären Sie, wer Sie sind, geben Sie eine ehrliche Zusammenfassung der Pflichten des Mitarbeiters und überprüfen Sie die Stelle. Dieses Zertifikat muss einen professionellen Briefkopf verwenden und Kontaktinformationen sowie eine Unterschrift enthalten. Lesen Sie die folgenden Anweisungen, um herauszufinden, wie Sie eine vollständige und genaue Arbeitsbescheinigung erstellen.
Schritt
Teil 1 von 2: Vorbereitung zum Schreiben eines Arbeitszeugnisses
Schritt 1. Überlegen Sie, warum Sie eine Arbeitsbescheinigung schreiben
Inhalt und Ton der Sprache des Briefes hängen vom Empfänger ab. Verwenden Sie für Finanzinstitute eine professionelle Sprache und geben Sie Finanzinformationen an (z. B. Gehälter, Provisionen, Gehaltserhöhungen und Boni). Auf der anderen Seite, wenn Sie eine Arbeitsbescheinigung für einen Mitarbeiter schreiben, der sich auf eine neue Stelle bewirbt, kann der Tonfall der Sprache informeller sein und Sie dürfen keine finanziellen Informationen angeben.
Wenn Sie seinen Zweck und Umfang verstehen, können Sie einen Brief schreiben, der den Bedürfnissen des Empfängers entspricht
Schritt 2. Überlegen Sie, wer es schreiben soll
Normalerweise wird eine Arbeitsbescheinigung von einem Vorgesetzten ausgestellt. In dieser Situation fordert der Arbeitnehmer Sie als Arbeitgeber auf, ein Arbeitsschreiben für bestimmte Zwecke zu verfassen. Auf der anderen Seite können Arbeitnehmer für sich selbst ein Arbeitszeugnis verfassen. In dieser Situation schreiben Sie als Mitarbeiter es selbst und bitten dann den Chef, es nach Bedarf zu unterschreiben oder zu ändern. Der Arbeitgeber sollte es nach Möglichkeit im Namen des Arbeitnehmers schreiben und nicht umgekehrt.
- Wenn Sie der Chef sind, der Mitarbeiterbriefe schreibt, können Sie diese nach Ihren eigenen Vorgaben strukturieren und die Nachrichten darin steuern. Darüber hinaus gilt als Arbeitgeber der Brief, den Sie schreiben, als echt und ehrlich. Das größte Hindernis ist jedoch der Zeitaufwand. Als Chef haben Sie natürlich einen vollen Terminkalender, während die Vorbereitung dieses Schreibens Zeit in Anspruch nehmen wird. Aus diesem Grund sind Arbeitsbescheinigungen in der Regel kurz und prägnant, damit Sie nicht zu viel Zeit verschwenden, insbesondere wenn Sie dies bereits getan haben.
- Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, der selbst schreibt, können Sie bestimmen, welche Informationen Sie an die Empfänger weitergeben und müssen keine Zeit finden, um Ideen mit Ihrem Chef auszutauschen. Darüber hinaus wird der Chef auch nicht durch die Zeit belastet, die für das Schreiben bereitgestellt werden muss (wenn Sie es selbst schreiben, kann der Chef glücklich sein, weil er es nicht selbst tun muss). Der Chef muss jedoch immer unterschreiben und es besteht die Möglichkeit, dass er dies nach dem Lesen des Inhalts Ihres Briefes nur ungern tut. Wenn das der Fall ist, solltest du es entweder umschreiben oder ihn überreden, es selbst für dich zu schreiben.
Schritt 3. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen
Sobald Sie den Empfänger kennen und wissen, wer den Brief schreiben wird, müssen Sie die erforderlichen Informationen in dem Brief zusammentragen.
- Wenn Sie der Chef sind, sprechen Sie mit dem Mitarbeiter, um zu sehen, was er aufnehmen möchte. Besprechen Sie, wer der Empfänger ist, was der Zweck des Schreibens ist, welche Spezifikationen enthalten sein müssen und wann es gesendet werden soll.
- Wenn Sie Angestellter sind und den Brief selbst schreiben, sind alle notwendigen Informationen bereits vorhanden, aber Sie sollten zuerst mit Ihrem Chef sprechen und fragen, welche Art von Brief er erwartet. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie einen Brief schreiben, der den Vorgaben des Arbeitgebers entspricht und von ihm unterschrieben wird.
Teil 2 von 2: Arbeitsbescheinigung schreiben
Schritt 1. Verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens
Schreiben Sie eine Arbeitsbescheinigung auf den offiziellen Briefkopf des Unternehmens. Wenn Sie ein Chef sind, können Sie dieses Papier kostenlos verwenden. Wenn Sie ein Angestellter sind, fragen Sie zuerst, ob Sie sie verwenden können. Der offizielle Briefkopf des Unternehmens beglaubigt Ihren Brief und lässt den Empfänger an seinen Inhalt glauben.
Wenn Sie keinen offiziellen Briefkopf haben, können Sie Briefköpfe mit einem Computer erstellen. Die Kopfzeile sollte den Firmennamen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse enthalten. Geben Sie auch Informationen über den Autor des Briefes (und den Titel) und das Datum an, an dem der Brief geschrieben wurde
Schritt 2. Adressieren Sie den Brief so spezifisch wie möglich an den Empfänger
Wenn Ihnen der Name des Empfängers bekannt ist, richten Sie diesen direkt an die betroffene Person. Wenn Sie nicht wissen, wer es lesen wird, richten Sie es mit einer Betreffzeile, die den Inhalt des Schreibens beschreibt, an die Organisation.
- Wenn Sie beispielsweise die Adresse und den Namen des Empfängers kennen, schreiben Sie ihn direkt unter die Kopfzeile. Folgen Sie ihm mit einer passenden Begrüßung, wie zum Beispiel "Sehr geehrter [Mr. Sudirman]".
- Wenn Sie nicht wissen, an wen das Schreiben adressiert ist, senden Sie es mit einem Betreff, der den Inhalt des Schreibens beschreibt, an die zuständige Abteilung. Für einen Brief an ein Finanzinstitut mit dem Ziel, einen Kredit aufzunehmen, können Sie beispielsweise einen Brief mit dem Betreff „Mitarbeiterbeschreibung für den Kreditantrag“an Ihre örtliche Filiale senden. Folgen Sie mit einer Begrüßung wie „An wen betroffen“.
Schritt 3. Beschreiben Sie, wer Sie sind
Erklären Sie im ersten Hauptteil, wer Sie sind und den Zweck des Schreibens. Geben Sie Ihre Position, Betriebszugehörigkeit und wie lange Sie den Mitarbeiter kennen, der das Zertifikat angefordert hat. Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, der selbst schreibt, schreiben Sie weiter, als ob der Brief von Ihrem Chef käme, weil er derjenige ist, der ihn unterschreibt.
Zum Beispiel: „Mein Name ist Budi Jatmiko und ich bin stellvertretender Leiter Marketing und Vertrieb bei PT. ABC. Ich arbeite seit 12 Jahren bei PT. ABC und kenne diesen Mitarbeiter seit sieben Jahren. In den letzten drei Jahren habe ich war der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters."
Schritt 4. Geben Sie eine Bestätigung an
Der nächste inhaltliche Absatz fasst die Tätigkeit des Arbeitnehmers zusammen, einschließlich Datum des Arbeitsbeginns, Titel, ob die Stelle befristet oder unbefristet ist und ob der Arbeitnehmer noch dort beschäftigt ist. Dieser Absatz enthält bei Bedarf finanzielle Informationen für Mitarbeiter.
- Zum Beispiel: „Dieses Schreiben ist eine Bestätigung, dass der Mitarbeiter tatsächlich hier arbeitet. Er arbeitet seit sieben Jahren bei PT. ABC, seit dem 7. September 2003 PT. ABC. Bis zum 7. Januar 2011 arbeitet er noch in dieser Position bei PT. ABC."
- Ein weiteres Beispiel: „Dieses Schreiben bestätigt, dass der Mitarbeiter sieben Jahre bei PT. ABC gearbeitet hat. Die betroffene Person war vom 7. September 2003 bis 7. Januar 2011 bei PT. ABC tätig. Er war stellvertretender Vertriebsleiter bei PT. ABC. Er arbeitete sieben Jahre lang als Festangestellter bei PT ABC mit einem Gehalt von 35 Millionen IDR pro Monat."
Schritt 5. Fassen Sie die Pflichten des Mitarbeiters zusammen
Dieser Absatz beschreibt die Pflichten des Arbeitnehmers, die in der Arbeitsbescheinigung für Arbeitnehmer, die sich für andere Stellen bewerben, dringend erforderlich sind. Auch wenn die Arbeitsbescheinigung kein Empfehlungsschreiben ist, spricht nichts dagegen, eine positive Beurteilung des Arbeitnehmers beizufügen. Diese zusätzlichen Informationen verbessern Ihren Ruf als Arbeitgeber und helfen Mitarbeitern bei der Suche nach neuen Jobs, Immobilien oder Krediten.
Zum Beispiel: „Die Aufgaben eines Mitarbeiters bei PT. ABC sind wie folgt: Verantwortlich für den Heizkörperverkauf im Raum Bogor und Umgebung. Er hat eine leitende Position inne und ist für die Motivation eines Teams von sieben bis neun Personen verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass Kundenzufriedenheit, Klärung von Kundenbeschwerden und Meldung des Verkaufsfortschritts alle drei Monate an die Zentrale."
Schritt 6. Vermeiden Sie sensible oder illegale Informationen über Mitarbeiter
Es gibt Bestimmungen darüber, was in Arbeitszeugnissen und anderen Erklärungen gegenüber potenziellen Arbeitgebern enthalten sein darf. Es besteht die Vorgabe, dass Sie Mitarbeiterinformationen nur mit entsprechender Erlaubnis eingeben dürfen. Es besteht auch die Regel, dass Sie alle Informationen über den betreffenden Mitarbeiter offenlegen können, solange diese ehrlich und in gutem Glauben sind. Stellen Sie vor der Offenlegung sensibler Informationen sicher, dass Sie prüfen, was gemäß sozialer Angemessenheit und geltendem Recht akzeptabel und angemessen ist.
Schritt 7. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen ein
Der letzte Absatz sollte Ihre (Arbeitgeber-)Kontaktinformationen enthalten. Diese Informationen werden benötigt, wenn der Empfänger Fragen hat. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, dass der Empfänger Sie kontaktieren kann.
Beispiel: "Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne unter (021) 21215555 oder [email protected] kontaktieren."
Schritt 8. Unterschreiben und abschicken
Wenn der Brief geschrieben ist, schließen Sie ihn mit einer abschließenden Anrede ab, unterschreiben Sie ihn und geben Sie ihn dem Mitarbeiter, der ihn angefordert hat, oder senden Sie ihn selbst an den Empfänger.
- Schließen Sie den Brief mit der Begrüßung „Mit freundlichen Grüßen“.
- Setzen Sie Ihre Unterschrift zusammen mit Ihrem vollständigen Namen und Ihrer Position.
- Fügen Sie einen offiziellen oder Verifizierungsstempel hinzu, der normalerweise von Unternehmen für diese Art von Briefen verwendet wird.
Tipps
- Bei einigen Visumantragsverfahren müssen Sie die Position des Mitarbeiters notieren, wenn ein Visum erteilt wird. Möglicherweise müssen Sie die Bedeutung der Arbeit des Arbeitnehmers erläutern, der das Visum beantragt.
- Manche Arbeitgeber bitten den Arbeitnehmer, ein Schreiben zu verfassen, das er dann unterschreibt. Wenn Sie Mitarbeiter bitten, ihre eigenen zu schreiben, lesen Sie diese sorgfältig durch, bevor Sie sie unterschreiben.
- Einige Unternehmen haben eine bestimmte Person, die mit der Jobüberprüfung beauftragt ist, und es gibt auch Unternehmen, die eine bestimmte Vorlage haben. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei der Personalabteilung.
Warnung
- Geben Sie Finanzinformationen nur ein, wenn der Mitarbeiter dies verlangt. Wenn Sie Angestellter sind und den Brief selbst schreiben, können Sie so viele Informationen wie nötig eingeben.
- Geben Sie keine personenbezogenen Daten über Mitarbeiter ein, es sei denn, diese erlauben es.
- Wenn der Arbeitnehmer, der die Arbeitsbescheinigung angefordert hat, nicht mehr bei Ihnen arbeitet, geben Sie keine Gründe für das Verlassen an, auch wenn kein Fall oder kein Problem vorliegt.
