Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, müssen Sie möglicherweise Briefe an Kunden schreiben. Sie können etwas schreiben, um Kunden über neue Veranstaltungen oder Sonderangebote zu informieren, oder Sie können im Namen des Unternehmens auf Kundenbeschwerden reagieren. Unabhängig vom Grund des Schreibens sollten Sie immer einen professionellen Stil beibehalten.
Schritt
Teil 1 von 2: Einen Geschäftsbrief formatieren
Schritt 1. Verwenden Sie professionellen Briefkopf
Der Geschäftsbrief repräsentiert Ihr Unternehmen. Es muss also anders und hochwertig aussehen. Der Geschäftsbrief sollte auch Ihr Firmenlogo oder Branding enthalten.
Sie können Briefköpfe mit vordefinierten Farbmustern für Briefköpfe in Microsoft Word erstellen. Verwenden Sie unbedingt das Logo oder das Branding auf dem Briefkopf
Schritt 2. Öffnen Sie ein Textverarbeitungsprogramm
Geschäftsbriefe sollten Sie immer am Computer eingeben.
- Erstellen Sie ein neues Dokument und setzen Sie einen 2,5 cm breiten Rand auf das Dokument.
- Verwenden Sie eine Serifenschrift wie Times New Roman, Georgia oder Ariel. Achten Sie darauf, immer eine Schriftgröße zu verwenden, die nicht größer als 12 Punkt und nicht kleiner als 10 Punkt ist. Ein Geschäftsbrief sollte aufgrund der Schriftauswahl oder Schriftgröße gut lesbar sein.
- Stellen Sie sicher, dass das Dokument auf ein einzelnes Leerzeichen eingestellt ist.
Schritt 3. Passen Sie die Form der Blöcke an
Blockform ist das am häufigsten verwendete Format in Geschäftsbriefen. Dieses Formular ist auch am einfachsten einzurichten und zu befolgen. Jeder Titel muss ausgerichtet sein und zwischen jedem Titel muss ein Leerzeichen stehen. Beginnend am Ende des Dokuments sollte Ihr Geschäftsbrief folgende Überschriften haben:
- Das heutige Datum oder das Datum, an dem Sie den Brief gesendet haben. Das Datum ist wichtig, da es sowohl als Notiz als auch als Notiz des Empfängers verwendet werden kann. Darüber hinaus können Daten auch rechtliche Verwendungszwecke haben. Stellen Sie also sicher, dass das Datum korrekt ist.
- Absender. Dieser Abschnitt enthält Ihre Adresse, die im Standard-Adressstil formatiert ist. Wenn Ihre Adresse bereits auf dem Briefkopf steht, können Sie diesen Abschnitt überspringen.
- Adresse auf der Innenseite. Dieser Abschnitt enthält den Namen und die Adresse der Person, die den Brief erhalten hat. Die Verwendung des Wortes Herr / Frau ist optional. Wenn Sie also zum Beispiel einen Brief an Nina Marlina geschrieben haben, könnten Sie Frau Ms. auf seinen Namen, wenn Sie sich über seinen Familienstand nicht sicher sind.
- Grüße. Grüße können die Worte "Sehr geehrte Frau Marlina" oder "Sehr geehrte Nina Marlina" verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer den Brief lesen wird, verwenden Sie das Wort „Mit freundlichen Grüßen“. Sie können auch „An Interessierte“verwenden, aber nur als letztes Mittel, wenn Sie nicht wissen, wer Ihr Publikum ist.
- Brief Körper. Wir werden dies im nächsten Abschnitt des Artikels näher besprechen.
- Anschreiben, mit Unterschrift. Sie können die Worte "Mit freundlichen Grüßen" oder "Grüße" verwenden.
Teil 2 von 2: Einen Geschäftsbrief schreiben
Schritt 1. Identifizieren Sie Ihr Publikum
Der Stil des Briefes sollte immer professionell bleiben, unabhängig davon, wer das Publikum ist. Sie können Ihre Sprach- oder Wortwahl jedoch an die Person anpassen, die Ihren Brief erhält. Wenn Sie für die Personalabteilung eines anderen Unternehmens schreiben, müssen Sie möglicherweise eine formellere Sprache verwenden. Wenn Sie jedoch für einen bestimmten Kunden schreiben, können Sie eine informellere oder lockerere Sprache verwenden.
- Die Identifizierung Ihres Publikums bedeutet auch, dass Sie Verwirrung in Ihrem Publikum vermeiden. Vermeiden Sie die Verwendung von Begriffen, die Ihre Leser nicht verstehen. Kunden werden wahrscheinlich die Akronyme nicht kennen, die beispielsweise für das Weltraumprogramm Ihres Unternehmens verwendet werden, also vermeiden Sie es, sie in Briefen zu verwenden.
- Die wichtigste Regel beim Schreiben eines guten Geschäftsbriefes ist, dass er klar, prägnant und höflich sein sollte.
Schritt 2. Erklären Sie den Zweck des Briefes in der ersten Zeile
Betrachten Sie den Zweck des Briefes. Sollen Kunden über Ihren neuen Standort in einem neuen Stadtteil informiert werden? Soll es Kunden an unbezahlte Rechnungen oder Salden erinnern? Oder um auf Kundenbeschwerden zu reagieren? Schreiben Sie mit diesem Ziel eine erste Zeile, die den Leser sofort wissen lässt, worum es in dem Brief geht. Schreiben Sie nicht den Zweck des Briefes, der nicht klar ist. Komm auf den Punkt.
- Beginnen Sie mit "I", wenn Sie Ihre Meinung als Geschäftsinhaber zum Ausdruck bringen. Verwenden Sie "wir", wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation schreiben.
- Konzentrieren Sie sich auf direkte Aussagen wie: „Mit diesem Schreiben informieren wir Sie“oder „Mit diesem Schreiben bitten wir Sie“. Sie können auch eine "Ich"-Aussage verwenden, wenn Sie als Geschäftsinhaber einen Brief schreiben. Zum Beispiel: „Ich habe Sie kontaktiert, weil“oder „Ich habe vor kurzem von … gehört und möchte mehr über … erfahren“
- Wenn Sie (die Geschäftsinhaberin) zum Beispiel Nina Marlina wegen einer unbezahlten Rechnung seit letztem Monat geschrieben haben, beginnen Sie den Brief mit: "Ich habe Sie kontaktiert, weil Sie seit März 2015 ein unbezahltes Guthaben auf Ihrem Konto haben."
- Oder, wenn Sie Angestellter eines Unternehmens sind und schreiben, um auf eine Kundenbeschwerde über das Raumfahrtprogramm des Unternehmens zu antworten, beginnen Sie den Brief mit: "Wir haben Ihre Beschwerde über unser Mars-Weltraumprogramm erhalten."
- Wenn Sie einen Brief schreiben, um die Leser darüber zu informieren, dass sie einen Wettbewerb gewonnen haben oder einen Platz in einem Graduiertenprogramm haben, beginnen Sie mit einem Satz wie: "Ich freue mich, Ihnen das sagen zu können…" oder "Wir würde dir das gerne sagen…".
- Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen, beginnen Sie mit einem Satz wie: "Wir sagen Ihnen schweren Herzens, dass…". Oder: "Ich habe mich nach reiflicher Überlegung entschieden, nicht…".
Schritt 3. Verwenden Sie aktive Sätze, keine passiven
In der normalen Sprache verwenden wir ständig das Passiv. Aber das Passiv kann Ihr Schreiben eintönig oder verwirrend erscheinen lassen. Aktive Sätze sind in Geschäftsbriefen viel effektiver, weil sie einen durchsetzungsstärkeren Sprachstil zeigen.
- Ein Beispiel für einen Passivsatz ist: „Welche Reklamation kann ich für Sie bearbeiten?“Der Betreff des Satzes, nämlich der Kunde („Sie“), steht am Satzende, nicht am Satzanfang.
- Ein Beispiel für einen aktiven Satz wäre: "Was kann ich tun, um Ihre Beschwerde zu bearbeiten?" Diese Version des Satzes in der aktiven Stimme ist für den Leser viel klarer und leichter zu verstehen.
- Die Verwendung des Passivs kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre Botschaft zu vermitteln, ohne auf die falschen oder unangenehmen Punkte aufmerksam zu machen. Verwenden Sie jedoch nur in diesem Fall das Passiv. Im Allgemeinen ist die aktive Stimme in einem Geschäftsbrief viel effektiver.
Schritt 4. Beziehen Sie sich auf frühere Ereignisse oder frühere Kommunikationen mit Lesern, falls vorhanden
Möglicherweise haben Sie Nina Marlina Anfang des letzten Monats mit einer Warnung wegen ihrer unbezahlten Rechnung kontaktiert. Oder vielleicht haben Kunden letzten Monat auf einer Konferenz ihre Enttäuschung über das Raumfahrtprogramm zum Ausdruck gebracht. Wenn Sie schon einmal Kontakt mit Lesern hatten, geben Sie dies an. Dies erinnert den Leser an Ihre bisherigen Kontakte und macht den Geschäftsbrief dringlicher und wichtiger.
Verwenden Sie Formulierungen wie: "Laut meinem vorherigen Schreiben zu Ihrer unbezahlten Rechnung…" oder "Danke für Ihre Zahlung im März". Oder "Es war sehr nützlich, auf einer Konferenz im Mai von Ihren Problemen mit dem Weltraumprogramm zu hören."
Schritt 5. Stellen Sie eine Anfrage oder bieten Sie Hilfe an
Zeigen Sie dem Leser einen positiven Sprachstil, indem Sie eine höfliche Bitte oder ein Hilfsangebot in Form einer Arbeitsbeziehung machen.
- Angenommen, Sie sind ein Geschäftsinhaber und versuchen, Kunden dazu zu bringen, Rechnungen zu bezahlen. Verwenden Sie Formulierungen wie: "Ich weiß Ihre sofortige Aufmerksamkeit für Ihre unbezahlte Rechnung zu schätzen."
- Angenommen, Sie schreiben im Namen Ihres Unternehmens. Verwenden Sie Formulierungen wie: "Wir möchten ein persönliches Gespräch mit Ihnen und unserem Personalleiter vereinbaren."
- Sie sollten auch anbieten, alle Fragen oder Bedenken der Leser zu beantworten. Verwenden Sie Formulierungen wie: "Ich beantworte gerne alle Fragen oder Bedenken, die Sie zu Ihrer Abrechnung haben" oder "Möchten Sie, dass wir Ihnen weitere Details zu diesem Programm mitteilen?"
Schritt 6. Fassen Sie den Brief zusammen
Fügen Sie eine Handlungsaufforderung Ihrerseits oder seitens des Lesers hinzu. Bei dieser Aufforderung kann es sich um eine Zahlungsaufforderung bis zu einem bestimmten Datum oder um einen Hinweis zur Einrichtung eines formellen Treffens mit dem Leser handeln.
- Fügen Sie einen Satz hinzu, um den Empfänger des Briefes in Zukunft zu kontaktieren. "Ich freue mich darauf, Sie nächste Woche bei der Haushaltssitzung zu sehen." Oder „Ich freue mich darauf, dies bei Ihrem Besuch in unserer Zentrale weiter mit Ihnen zu besprechen.“
- Notieren Sie alle Dokumente, die Sie Ihrem Schreiben beigefügt haben. Fügen Sie Formulierungen wie "Angehängte unbezahlte Rechnungen" oder "Eine Kopie unseres Programms zur Erweiterung des Speicherplatzes angehängt" hinzu.
- Beende den Brief mit einem Schlusssatz. Verwenden Sie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" für einen Kunden oder Kunden.
- Verwenden Sie "Grüße" für formelle Briefe an Personen, die Sie überhaupt nicht kennen.
- Verwenden Sie einfach "Grüße" oder "Mit freundlichen Grüßen", wenn Sie jemandem schreiben, den Sie gut kennen oder mit dem Sie eine Arbeitsbeziehung haben.
Schritt 7. Korrigieren Sie den Brief
All das sorgfältige Formatieren und Schreiben geht verloren, wenn der Brief mit Rechtschreibfehlern gefüllt ist!
- Suchen Sie nach jedem Satz, der das Passiv verwendet, und versuchen Sie, den Satz in einen Aktivsatz umzuwandeln.
- Achten Sie auf zu lange oder unklare und direkte Sätze. In Geschäftsbriefen ist weniger meist besser, also kürze wenn möglich deine Satzlänge.
