Wenn Sie Inhalt in verschiedene Programme kopieren und einfügen, ändert sich manchmal das Format des Inhalts aufgrund der unterschiedlichen verwendeten Formatierungsstile. Webbasierte Produkte verwenden im Allgemeinen das HTML-Format, aber ältere Software unterstützt dieses Format im Allgemeinen nicht. Manchmal können Sie das Problem lösen, indem Sie die Software aktualisieren, aber es gibt eine andere Möglichkeit für diejenigen unter Ihnen, die die verwendete Software nicht ändern möchten.
Schritt
Methode 1 von 3: Verwenden von Paste Special
Schritt 1. Schneiden oder kopieren Sie den Text, den Sie in die Zwischenablage verschieben möchten
Schritt 2. Suchen Sie die Funktion Inhalte einfügen
Mit dieser Funktion können Sie den Text in der gewünschten Software formatieren. Die Position dieser Funktion variiert je nach verwendeter Software.
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In Microsoft Office 2007 und höher befindet sich diese Option im Startmenü > Einfügen > (Pfeil unter dem Zwischenablagesymbol) > Inhalte einfügen…
In neueren Versionen von Microsoft Office kann am Ende des Textes nach dem Einfügen ein kleines Zwischenablagesymbol erscheinen. Sie können dann unter dem Symbol ein Format auswählen
- In OpenOffice befindet sich diese Funktion unter Datei > Bearbeiten > Inhalte einfügen.
- Google Docs bietet die gleiche Funktionalität unter Bearbeiten > Inhalte einfügen, ist jedoch nur für Inhalte nützlich, die aus dem Browser kopiert/eingefügt wurden.
Schritt 3. Wählen Sie die Einfügeoption
Je nach verwendeter Software können die Einfügeoptionen eine andere Nomenklatur haben. Unterschiedliche Optionen führen zu unterschiedlichen Formaten.
- Um die gesamte Formatierung des Textes beizubehalten, klicken Sie auf „Quellformatierung beibehalten“oder „HTML-Format“.
- Um die Textformatierung beizubehalten und Bilder zu ignorieren, klicken Sie auf "Nur Text beibehalten".
- Wenn die beiden Dokumente ein spezielles Format haben (z. B. eine Liste oder Tabelle), das Sie zusammenführen möchten, klicken Sie auf "Formatierung zusammenführen".
Methode 2 von 3: Verwenden von HTML-fähiger Software
Schritt 1. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Software das HTML-Format unterstützt
Nicht unterstützte Formate sind der häufigste Grund für einen Formatverlust, wenn Sie Inhalte aus einem webbasierten Programm in ein Nicht-Webprogramm einfügen.
- Bei den meisten E-Mail-Clients oder Office-Anwendungen sind standardmäßig HTML-Formatierungsoptionen aktiviert, unabhängig davon, ob es sich um webbasierte Clients (wie Gmail oder Google Docs) oder Desktop-Clients (wie Word/Outlook) handelt.
- Alte oder einfache Software wie WordPad, Notepad oder TextEdit unterstützen das HTML-Format nicht.
Schritt 2. Aktivieren Sie die Option HTML-Format
Ihre Software unterstützt möglicherweise die HTML-Formatierung, deaktiviert diese Option jedoch standardmäßig. Wie Sie diese Option aktivieren, hängt vom verwendeten Client ab. Im Allgemeinen werden HTML-Formatoptionen als "HTML-Format" oder "Rich Text" bezeichnet und können auf der Seite mit den Client-Einstellungen oder im Textfeld gefunden werden.
Die Formatoptionen von Outlook befinden sich beispielsweise unter Extras > Optionen > E-Mail-Format
Schritt 3. Kopieren Sie komplex formatierte Inhalte und fügen Sie sie ein
Sobald die HTML-Formatoptionen des Quell- und Zielprogramms aktiviert sind, können Sie formatierten Text einfach wie normalen Text kopieren und einfügen.
Methode 3 von 3: Datei als HTML speichern
Schritt 1. Erstellen Sie ein Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm
Wenn Sie kein anderes Textverarbeitungsprogramm verwenden möchten und die HTML-Formatierung nicht aktivieren können, können Sie den Text trotzdem wie gewohnt formatieren und im HTML-Format speichern.
Schritt 2. Speichern Sie die Datei als Webseite
Das von Ihnen eingegebene Format wird in HTML konvertiert. Nach der Änderung können Sie die Datei öffnen und ihren Inhalt kopieren.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter… und wählen Sie dann die Option Webseite (.htm oder.html) im Dialogfeld "Speichern als Typ". Die Methode zum Speichern von Dateien kann je nach verwendeter Software variieren
Schritt 3. Öffnen Sie die Datei in einem Browser
Ihr Browser zeigt eine Webseite mit formatiertem Text an. Wenn die Datei in Ihrem Browser nicht geöffnet wird, haben Sie zwei andere Möglichkeiten, sie zu öffnen:
- Ziehen Sie die HTML-Datei per Drag & Drop auf das Browsersymbol.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die HTML-Datei, klicken Sie dann auf Öffnen mit und wählen Sie Ihren Browser aus der Liste aus.
Schritt 4. Kopieren Sie den Text von der Browserseite und fügen Sie ihn in die E-Mail ein
Da Webseiten im HTML-Format vorliegen, können Sie sie ohne Formatierungsprobleme in Ihren E-Mail-Client einfügen.
