Archivieren und Autoarchivieren sind Features von Office 2007, mit denen Sie alte Dateien innerhalb eines bestimmten Zeitraums an einen Archivspeicherort verschieben können. Im Allgemeinen archiviert Outlook 2007 Dateien automatisch alle 14 Tage, aber Sie können Dateien manuell archivieren oder die automatische Archivierung so einstellen, dass Dateien nach einem Zeitplan archiviert werden.
Schritt
Methode 1 von 2: Manuelles Archivieren
Schritt 1. Klicken Sie oben im Outlook 2007-Fenster auf Datei, und wählen Sie dann Archivieren aus
Ein Archiv-Dialogfeld wird angezeigt.
Schritt 2. Wählen Sie die Schaltfläche Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren.
Schritt 3. Klicken Sie auf das Menü neben Elemente archivieren, die älter als sind, und wählen Sie dann das gewünschte Datum aus
Schritt 4. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie dann einen Speicherort für die Archivdatei aus
Schritt 5. Klicken Sie auf OK
Alle Dateien in Outlook, die älter als das von Ihnen ausgewählte Datum sind, werden archiviert.
Methode 2 von 2: AutoArchivierung anpassen
Schritt 1. Klicken Sie oben im Outlook 2007-Fenster auf Extras und wählen Sie dann Optionen
Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Andere und dann auf AutoArchivieren.
Schritt 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle ausführen, und wählen Sie dann die Scanfrequenz aus dem verfügbaren Menü aus
Im Allgemeinen scannt Outlook 2007 alte Dateien alle 14 Tage.
Schritt 4. Aktivieren Sie nach Bedarf eine oder mehrere der folgenden Optionen:
- Eingabeaufforderung vor Ausführung der AutoArchivierung: Diese Funktion zeigt vor dem Archivierungsprozess eine Erinnerungsmeldung an, sodass Sie die AutoArchivierungssitzung bei Bedarf abbrechen können.
- Abgelaufene Elemente löschen: Mit dieser Funktion kann Outlook Dateien löschen, sobald sie alt genug sind.
- Alte Elemente archivieren oder löschen: Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Dateien archivieren oder löschen, sobald sie alt genug sind.
- Archivordner in Ordnerliste anzeigen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird das Archivverzeichnis im Outlook-Navigationsbereich angezeigt, damit Sie archivierte Dateien einfach durchsuchen können.
- Bereinigen von Elementen, die älter sind als: Mit dieser Einstellung können Sie das Alter der zu archivierenden Dateien zwischen 1 Tag und 60 Monaten angeben.
- Alte Elemente verschieben nach: Mit dieser Funktion können Sie auswählen, wo Ihre archivierten Dateien gespeichert werden sollen.
- Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Funktion kann Outlook alte Dateien direkt löschen, ohne sie vorher zu archivieren.
Schritt 5. Klicken Sie auf OK. Ihre AutoArchivierungseinstellungen werden gespeichert und sind aktiv.
