Die alphabetische Archivierung ist eine Möglichkeit, Dokumente zu organisieren, die sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben wichtig sind. Die alphabetische Archivierung ermöglicht das schnelle Auffinden und Wiederherstellen einzelner Dateien. So sind alle Dokumente geschützt und immer griffbereit. Es gibt viele Regeln für die alphabetische Ablage auf Indonesisch, um ein vernünftiges Ablagesystem aufrechtzuerhalten.
Schritt
Teil 1 von 2: Alphabetisch archivieren
Schritt 1. Entscheiden Sie, welches alphabetische System Sie verwenden möchten
Obwohl es einfach erscheinen mag, bietet das alphabetische Ablagesystem mehrere Optionen zur Auswahl. Sie müssen ein System auswählen und konsequent anwenden.
- Die buchstabenweise Ablage basiert auf jedem Buchstaben in jedem Wort in der Reihenfolge, in der er vorkommt, und ignoriert Leerzeichen zwischen den Wörtern.
- Die Wort-für-Wort-Archivierung erfolgt, indem jede Datei nach dem ersten Buchstaben jedes Wortes in einer Reihe sortiert wird.
- Bei der einheitsweisen Ablage werden jedes Wort, jede Abkürzung und jeder Buchstabe berücksichtigt und sortiert. Dies ist das System, dessen Implementierung normalerweise empfohlen wird.
Schritt 2. Gruppieren Sie die Dateien
Sobald Sie alle Dateien haben, die Sie archivieren müssen, entscheiden Sie, wie Sie sie alle gruppieren möchten. Sie können ein Wörterbuchformat verwenden, in dem alles alphabetisch sortiert ist, unabhängig vom Dateityp oder den darin enthaltenen Dateien. Sie können auch das Enzyklopädie-Format verwenden, in dem Sie Dateien nach Typ oder Thema gruppieren und dann alphabetisch sortieren.
Wenn Sie verschiedene Arten von Dateien zu archivieren haben (Quittungen, Steuerbescheinigungen, Briefe usw.), empfehlen wir Ihnen, das Enzyklopädie-Format zu verwenden. Gruppieren Sie Dateien zuerst nach Typ und sortieren Sie sie dann alphabetisch. Verwenden Sie einen Rahmen- oder Farbcode, um Dokumente zu trennen
Schritt 3. Indizieren Sie die archivierten Dateien
Bei der Indizierung wird jeder Abschnitt des Dateititels in geeignete Einheiten gruppiert. Um Dateien zu indizieren, bevor sie archiviert werden, müssen Sie die Elemente jedes Dateinamens aufteilen und einen neuen Namen erstellen, der alphabetisch angepasst ist und sich vom Standardnamen unterscheidet. Als Beispiel:
- Angenommen, Sie müssen die folgenden Dateien indizieren und archivieren: einen Artikel über Anoa mit dem Titel „Anoa Eating Behavior“, eine Biografie der führenden Anoa-Expertin Jasmin A. Dahlia und eine Werbebroschüre für eine Anoa-Ausstellung im Zoo von Jakarta.
- Die Biografie von Jasmin A. Dahlia ist als „Dahlia, Jasmin A.“indiziert, da bei der Ablage der Nachname an erster Stelle stehen muss. Somit werden Dateien in der Buchstabengruppe „D“archiviert.
- Wenn Sie sich für eine Klassifizierungsmethode wie ein Wörterbuch entscheiden, sollte der Artikel „Anoa Eating Behavior“entsprechend indiziert werden. Archivieren Sie es dementsprechend in der Buchstabengruppe „P“(für „Verhalten“).
- Andernfalls können Sie „Anoa Eating Behaviors“als „Anoa, Eating Behaviors“indizieren, wenn Sie eine enzyklopädisch formatierte Gruppierung verwenden, anstatt einfach anoa-bezogene Dateien zu archivieren. Diese Datei wird dann in der Briefgruppe „A“archiviert.
- Eine Werbebroschüre könnte als "Anoa, Ausstellung (Jakarta Zoo)" indiziert werden, wenn Sie vorhersagen, dass es viel Material auf der anoa-Ausstellung geben wird. Sie könnten beispielsweise eine andere Datei als "Anoa, Ausstellung (Bandung Zoo)" indexieren.
- Andernfalls kann die Werbebroschüre als "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" indiziert werden, wenn Sie erwarten, mehrere Dateien mit Bezug zum Jakarta Zoo zu erhalten, oder wenn Sie Dateien im Enzyklopädieformat nach geografischem Standort gruppieren möchten.
Schritt 4. Sortieren Sie die Dateien alphabetisch nach ihrem Indexnamen
Die allgemeine Regel für die alphabetische Ablage ist, Dateien von A (erster) bis Z (letzter) anzuordnen. Verwenden Sie die speziellen Informationen, um die Unterscheidung und Reihenfolge zu definieren, damit Sie die Dateien trennen können. Als Beispiel:
- Die im vorherigen Schritt indizierte Reihenfolge könnte (je nach verwendetem System) etwa so aussehen: „Dahlia, Jasmin A.“, „Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)“und „Anoa Eating Behavior“ODER „Anoa, Exhibition (Jakarta Zoo))“, „Anoa, Essverhalten“und „Dahlia, Jasmin A.“.
- Die Dateien für „Känguru“werden nach den Dateien für „Elephant“sortiert. Die Dateien für „Giraffe“werden dazwischen liegen und die Dateien für „Anoa“werden vor „Bear“und „Sheep“geordnet. Die Reihenfolge lautet also: „Anoa“, „Bär“, „Schaf“, „Elefant“, „Giraffe“, „Känguru“.
- Wenn Sie später die „Armadillo“-Dateien hinzufügen, werden sie nach „Anoa“stehen. Da beide mit dem Buchstaben „A“beginnen, müssen Sie sich den Buchstaben nach dem A ansehen („N“für Anoa und „R“für „Gürteltier“), um die Reihenfolge zu bestimmen. Somit lautet die neue Reihenfolge: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Känguru".
Schritt 5. Beschriften Sie Ihren Dateiordner
Um das Auffinden zu erleichtern, beschriften Sie jeden Archivordner mit dem Indexnamen, der der darin enthaltenen Datei entspricht. Diese Methode macht es auch einfacher, neue Dateien der Reihe nach zu archivieren.
- Legen Sie das Archiv in seinen Ordner.
- Es wäre einfacher, wenn Sie den Ordner farbkodiert hätten, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Wenn Sie beispielsweise die Formatgruppierung nach Enzyklopädie verwenden, wird jeder Gruppe eine eigene Farbe zugewiesen, und jede Datei in jeder Gruppe wird entsprechend ihrer Farbe beschriftet.
Schritt 6. Dokumentieren Sie das Indexierungs- und Ablagesystem
Ihr Erschließungs- und Ablagesystem muss konsequent umgesetzt werden. Stellen Sie sicher, dass jeder, der Zugriff auf die Datei hat, das System kennt, auf dem sie ausgeführt wird. Sie können beispielsweise ein Dokument erstellen oder freigeben, das Details zu Ihren Ablagesystemregeln enthält. Dies wird allen helfen, das Ablagesystem effizient zu nutzen.
Schritt 7. Archivieren Sie die neue Datei ordnungsgemäß
Platzieren Sie Dateien entsprechend Ihrem System nach Indexnamen und alphabetischer Reihenfolge im Schrank. Verschieben Sie ggf. die aktuelle Datei, um die neue Datei an der richtigen Stelle einzufügen.
Teil 2 von 2: Umgang mit Sonderfällen
Schritt 1. Archivieren Sie Dateien nach wichtigen Begriffen
Manchmal ist es einfacher, Dateien nach Schlüsselwörtern zu archivieren als nach dem dort aufgeführten Titel oder Namen. Dadurch wird sichergestellt, dass Dateien mit den logischsten Begriffen indiziert und durchsucht werden können. Als Beispiel:
„The First Bank in Jakarta“kann als „Jakarta, First Bank“indiziert und archiviert werden. „Jakarta“ist der Schlüsselbegriff in diesem Eintrag anstelle von „First“oder „Bank“, insbesondere wenn Sie andere Dateien mit einem ähnlichen Namen haben, wie zum Beispiel „First Bank in Bandung“oder „First Bank in Medan“
Schritt 2. Namen nach Nachnamen sortieren
Das Standardarchiv empfiehlt, die Nachnamen von Personen zuerst zu indexieren, da sie als bedeutsame Begriffe gelten.
- Daher wird „Jasmin A. Dahlia“indiziert und als „Dahlia, Jasmin A.“archiviert.
- Fügen Sie den Titel (Dr., Ir usw.) am Ende ein. Zum Beispiel „Dr. Jasmin A. Dahlia“wird als „Dahlia, Jasmin A., Dr.“indiziert und archiviert.
- Normalerweise werden Namen nach ihrer Schreibweise Buchstabe für Buchstabe sortiert. "MacDonald" steht beispielsweise vor "McDonald". Daher werden „D'“, „L'“, „Le“, „de“usw. als Teil des Namens und nicht als separate Einheit betrachtet. Dies wird normalerweise auf ausländische Namen angewendet. Beispielsweise wurden die Dateien „Heinlein“, „Le Guin“, „L'Engle“und „Wolfe“richtig sortiert (NICHT „L'Engle, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Eine Ausnahme von dieser Regel gilt normalerweise, wenn der Name einer Person Teil des Namens eines Unternehmens oder einer Organisation ist. Behandeln Sie in diesem Fall den Namen der Person als Einheit im Firmennamen. Beispielsweise wird „Jasmin A. Dahlia Pest Control Services“unter der Buchstabengruppe „J“abgelegt und NICHT als „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services“indiziert.
Schritt 3. Ignorieren Sie Artikel, Konjunktionen und Präpositionen
Artikel (z. B. „a“, „an“und „the“im Englischen), Konjunktionen (z. B. „and“, „but“und „or“) und Präpositionen (z. B. „with“, „from“und „ to“) wird bei der alphabetischen Indexierung und Archivierung in der Regel übersprungen, da er nicht als signifikanter Begriff angesehen wird. Dies gilt auch dann, wenn Artikel, Konjunktionen oder Präpositionen den Dateinamen bilden. Als Beispiel:
- Die Datei mit dem Titel „An Investigation of Emu Feeding Practices“wird in der Buchstabengruppe „E“für „Emu“(ein bedeutendes Wort im Dateititel) archiviert, anstelle des Buchstabens „A“von „an“, da dies ein ist Englischer Artikel.
- „Dahlia und Soetono, Schädlingsbekämpfungsdienste“werden nach „Dahlia, Jasmin A.“aufgeführt. Die Indexnamen beginnen beide mit den Buchstaben „Dahlia“, so dass die Reihenfolgenbestimmung auf den nächsten signifikanten Begriff (in diesem Fall „Soetono“und „Jasmin“) verschoben wird, um die Ablagereihenfolge festzulegen. Ignoriere das Wort "und", weil es nicht von Bedeutung ist.
Schritt 4. Behandeln Sie Abkürzungen, als ob sie ausgesprochen würden
Bei der Einreichung können Sie auf Abkürzungen wie "Tbk" stoßen. (kurz für „offen“). Normalerweise indizieren und archivieren Sie Dateien wie ein Wort und nicht nur eine Buchstabenfolge.
Beispielsweise wird „Jasmin A. Dahlia Mining Company“nach „Jasmin A. Dahlia Tbk.“archiviert
Schritt 5. Geben Sie die Nummern wie gewohnt ein
Wenn Sie Dateien alphabetisch archivieren, werden Dateien mit Nummern angezeigt. Normalerweise werden diese Dateien wie gewohnt archiviert und nicht wie ausgeschrieben. Zahlen werden auch vor Buchstaben archiviert.
- Beispielsweise wird „3 Tage für immer“vor „100 Geschäftstipps“archiviert (weil „3“vor „100“kommt).
- „Handelstipps“und „Aktienspieltipps“werden nach „100 Geschäftstipps“archiviert, da Zahlen vor Buchstaben geordnet sind.
- Buchstabierte Zahlen werden als Wörter und nicht als Zahlen behandelt. Zum Beispiel sind die Dateien „100 Great Leaders in the Business World“, „Two Hundred Powerful Tips for Doing Business“und „Tipps for Doing Business“in Ordnung.
- Wenn es Ihnen jedoch die Einreichung erleichtert, können Sie eine Ausnahme machen und die Zahlen immer so sortieren, als wären sie buchstabiert.
Schritt 6. Behandeln Sie Sonderzeichen
Alle nicht alphabetischen oder nicht numerischen Zeichen, die während der Indizierung angetroffen werden, sollten berücksichtigt werden. Die Behandlung verwandter Zeichen hängt jedoch vom Typ ab:
- Satzzeichen (wie Apostrophe, Punkte und Kommas) werden normalerweise ignoriert. Beispielsweise werden die Dateien „Washington’s Best Coffee“und „Washington State Fair“der Reihe nach archiviert.
- Normalerweise werden die diakritischen Zeichen ignoriert und als verwandte Buchstaben betrachtet. Zum Beispiel wird „clair“als „Eclair“und „ber“als „Uber“archiviert. Die Methode gilt jedoch nicht, wenn Sie die Datei alphabetisch in einer Sprache archivieren, die diakritische Zeichen verwendet, sodass die normale alphabetische Reihenfolge dieser Sprache eingehalten werden muss.
Schritt 7. Verwenden Sie bei Bedarf die Regel „nichts vor etwas“
Normalerweise werden Leerzeichen (einschließlich Satzzeichen und andere übersprungene Elemente) bei der alphabetischen Archivierung ignoriert. Wenn Sie jedoch auf Dateien stoßen, die ähnlich beginnen, verwenden Sie ein Leerzeichen oder die Regel "nichts vor etwas", um die Reihenfolge im Archiv anzugeben.
- Beispielsweise werden die Dateien „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“und „Bank Medan“in dieser Reihenfolge archiviert.
- So ist die Datei "Dahlia, Jasmin A." war vor "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Schritt 8. Unterscheiden Sie die Datei ggf. mit detaillierteren Informationen
In seltenen Fällen reichen die alphabetischen Angaben nicht aus, um die Reihenfolge der Dateien zu bestimmen. Wenn ja. Verwenden Sie mehr Informationen, um Dateien zu indizieren und zu archivieren. Markieren Sie zusätzliche Informationen zu jeder Datei, damit sie unterschieden werden können. Als Beispiel:
- Wenn Sie Dateien von zwei Personen namens Jasmin A. Dahlia haben, sortieren Sie diese nach Geburtsdatum. Die Datei „Dahlia, Jasmin A. (geb. 1853)“steht vor „Dahlia, Jasmin A. (geb. 1967).
- Sie können Dateien auch nach geografischem Standort sortieren. Wenn Sie Dateien von drei verschiedenen Banken an drei verschiedenen Orten haben und jede Bank den Namen „Bank Mandiri“hat, sortieren Sie sie wie im folgenden Beispiel: „Bank Mandiri (Bandung)“, „Bank Mandiri (Jakarta)“und „Bank Mandiri (Medan)".
- Wenn Sie also zwei Dateien zu Bären oder Bärenarten haben, differenzieren Sie diese weiter nach Art, geografischem Standort usw. Zum Beispiel die Dateien für „Bear, Chocolate“und „Bear, Polar“(in der Reihenfolge) oder die Dateien für „Bear (Europe)“und „Bear (North America)“(in der Reihenfolge).
Schritt 9. Benachrichtigen Sie alle Ausnahmen und Sonderregeln
Stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Dateien verwendet, alle Ausnahmen von den Standardrichtlinien für Dateisysteme kennt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder das Ablagesystem korrekt und effizient verwendet.
