Die Fähigkeit, Zeit zu managen, ist eine der nützlichsten Fähigkeiten. Ein gutes Timing hilft Ihnen, Ihre Zeit optimal zu nutzen, um in Arbeit und Ausbildung erfolgreich zu sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Zeit produktiv nutzen, indem Sie beispielsweise die richtige Arbeitsumgebung wählen und Aufgaben nach Prioritäten erledigen. Schalten Sie bei Bedarf Ihr Telefon und Ihre sozialen Medien aus, damit Sie nicht abgelenkt werden. Gewöhnen Sie sich an, Aktivitäten nach einem regelmäßigen Zeitplan durchzuführen, damit Sie im täglichen Leben Ihr Bestes geben können.
Schritt
Methode 1 von 3: Zeit produktiv nutzen
Schritt 1. Schaffen Sie eine förderliche Arbeitsumgebung
Die Umgebungsbedingungen im Büro wirken sich auf die Arbeitsproduktivität aus. Wählen oder erstellen Sie die am besten geeignete Umgebung, da es keinen Standard gibt, der die für Sie am besten geeignete Arbeitsumgebung bestimmt. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz mit Dekorationen, die Begeisterung und Leidenschaft für die Arbeit fördern, denn dieses Gefühl macht Sie konzentrierter und produktiver.
- Zum Beispiel: Kaufe einige Gemälde von Künstlern, die dich inspirieren, und stelle sie dann in deinem Arbeitsbereich aus.
- Wenn Sie einen Arbeitsbereich wählen können, wählen Sie einen, der frei von Ablenkungen ist. Arbeiten beim Fernsehen ist nicht sinnvoll. Stellen Sie einen Schreibtisch in der Ecke des Schlafzimmers auf, damit Sie ruhig arbeiten können.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben nach Priorität
Legen Sie vor Arbeitsbeginn zunächst fest, welche Aufgaben priorisiert werden müssen. Anstatt nur eine Liste zu erstellen, notieren Sie die täglichen Aufgaben, die erledigt werden müssen, nach Priorität und teilen Sie sie in Kategorien ein.
- Bevor Sie eine Liste erstellen, schreiben Sie mehrere Kategorien entsprechend ihrer Dringlichkeit auf. Zum Beispiel: die Kategorie „dringend“(Aufgaben, die heute erledigt werden müssen), die Kategorie „wichtig, aber nicht dringend“(müssen erledigt werden, können aber noch morgen oder ein paar Tage später erledigt werden) und die „nicht dringend“Kategorie (kann sich verzögern).
- Schreiben Sie Aufgaben nach Kategorien. Beispiel: Wenn Sie einen Arbeitsbericht sofort abschließen müssen, gehört diese Aufgabe in die Kategorie "dringend". Andere Aufgaben, die in 2 Tagen erledigt werden müssen, fallen in die Kategorie „wichtig, aber nicht dringend“. Wenn Sie nach der Arbeit trainieren möchten, aber nur als regelmäßige Übung, fällt diese Aktivität in die Kategorie "nicht dringend".
Schritt 3. Priorisieren Sie wichtige Aufgaben
Sie werden sich erleichtert fühlen, wenn Sie am Morgen eine sehr dringende Aufgabe erledigt haben. Der Erfolg, das Wesentliche zu tun, macht den Alltag angenehmer, damit Sie frei von Stress sind. Beginnen Sie den Tag, indem Sie die auf der Liste aufgeführten Aufgaben nacheinander abarbeiten, beginnend mit den wichtigsten.
- Zum Beispiel: Wenn Sie auf 5 E-Mails antworten und einen Bericht überprüfen müssen, tun Sie dies, sobald Sie im Büro ankommen.
- Chatten Sie nicht unnötig, bis Sie eine vorrangige Aufgabe erledigt haben.
Schritt 4. Tun Sie etwas, während Sie warten
Machen Sie das Beste aus Ihrer Zeit, indem Sie immer arbeiten, wenn Sie warten müssen. Lesen Sie auf dem Weg zur Arbeit oder zum College im Bus einen Bericht oder ein Lehrbuch. Nutzen Sie die Zeit in der Schlange an der Supermarktkasse, um E-Mails auf Ihrem Handy zu lesen. Sie können Ihre Zeit optimal nutzen, indem Sie immer an etwas arbeiten.
Wenn du noch am College bist, erwäge, Hörbücher zu kaufen oder sie aufzunehmen, während dein Lehrer unterrichtet, damit du sie dir in der Schlange oder auf dem Weg zum Campus noch einmal anhören kannst
Schritt 5. Erledigen Sie nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig
Viele Leute denken, dass diese Methode effektiv genug ist, um tägliche Aufgaben zu erledigen und die Zeit gut zu nutzen. Tatsächlich verringert diese Methode die Arbeitsproduktivität, da das Erledigen von Aufgaben länger dauert, weil Sie Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren. Um Aufgaben schneller zu erledigen, nutzen Sie Ihre Zeit optimal, indem Sie Aufgaben nacheinander erledigen.
Beispiel: Nachdem Sie auf alle E-Mails geantwortet haben, melden Sie sich von Ihrem Konto ab und führen Sie dann die nächste Aufgabe aus. Denken Sie vorerst nicht an E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail beantworten müssen, tun Sie dies später, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, die priorisiert werden muss
Methode 2 von 3: Ablenkungen reduzieren
Schritt 1. Schalten Sie das Telefon aus
Schalten Sie Ihr Handy so oft wie möglich aus, wenn Sie arbeiten oder studieren. Manchmal nehmen Mobiltelefone viel Zeit in Anspruch, die produktiver genutzt werden könnte. Wenn Sie die Möglichkeit haben, auf Facebook zuzugreifen oder E-Mails zu lesen, könnten Sie versucht sein, darauf zuzugreifen. Tun Sie sich jedoch selbst einen Gefallen, indem Sie Ihr Telefon ausschalten, wenn Sie noch zu tun haben. Wenn Sie versehentlich zum Telefon greifen, ist nur der schwarze Bildschirm sichtbar.
Wenn Sie Ihr Telefon bei der Arbeit einschalten müssen, stellen Sie es in einiger Entfernung von Ihrem Schreibtisch auf, damit Sie sich konzentrieren können, da Sie nicht versucht sein müssen, es zu benutzen. Deaktivieren Sie außerdem das Klingeln von Benachrichtigungen, die nicht arbeitsbezogen sind
Schritt 2. Schließen Sie nutzlose Browser
Heutzutage verlassen sich viele Menschen stark auf Computer und das Internet, um Aufgaben zu erledigen. Es wird Ihnen jedoch schwer fallen, die Zeit zu verwalten, wenn Sie Facebook, Twitter oder andere aufmerksamkeitsstarke Websites als Hintergrund für Ihren Bildschirm verwenden. Noch geöffnete Websites oder die Ergebnisse der Suche nach Informationen über das Internet, die nicht mehr benötigt werden, neigen dazu, Sie leicht abzulenken. Gewöhnen Sie sich an, ungenutzte Browser schnell zu schließen und sich während der Arbeit nur auf die Websites zu konzentrieren, die Sie benötigen.
Fordern Sie sich selbst heraus, nur 1-2 Websites gleichzeitig zu öffnen
Schritt 3. Blockieren Sie soziale Medien
Manchmal ist die Versuchung, auf Facebook oder Twitter zuzugreifen, schwer zu schlagen. Es gibt jedoch viele Apps und Websites, die Social Media blockieren, die Ihre Aufmerksamkeit für eine Weile auf sich ziehen können.
- SelfControl ist eine der kostenlosen Apps für Mac-Benutzer, um bestimmte Websites vorübergehend zu blockieren.
- Wenn Sie das Internet lieber gar nicht nutzen möchten, können Sie mit der Freedom-App den Zugang über das Internet für 8 Stunden sperren.
- Verwenden Sie das Leechblock-Add-on von Firefox, um den Zugriff auf bestimmte Websites für einige Stunden am Tag einzuschränken.
Schritt 4. Vermeiden Sie Unterbrechungen so weit wie möglich
Unterbrechungen unterbrechen den Arbeitsablauf. Kommt es während der Arbeit zu einer Unterbrechung, so dass Sie aufhören müssen, um etwas anderes zu tun, ist die Wiederaufnahme des unterbrochenen Arbeitsprozesses nicht einfach. Schließen Sie die aktuelle Aufgabe ab, bevor Sie zu einer anderen Aufgabe übergehen. Solange Sie eine Aufgabe erledigen, lassen Sie die anderen Aufgaben warten.
- Zum Beispiel: Wenn Sie denken, dass Sie auf eine E-Mail antworten müssen, während Sie an etwas anderem arbeiten, hören Sie nicht sofort auf, Ihre E-Mail zu lesen. Machen Sie sich stattdessen eine kleine Notiz zur Erinnerung und antworten Sie dann auf die E-Mail, nachdem Sie die anstehende Aufgabe erledigt haben.
- Bedenken Sie, dass Unterbrechungen manchmal schwer zu vermeiden sind. Zum Beispiel: Wenn Sie jemand anruft, während Sie beschäftigt sind, müssen Sie natürlich antworten. Tun Sie Ihr Bestes, um Unterbrechungen zu vermeiden, aber machen Sie sich nicht fertig, wenn während der Arbeit immer wieder Ablenkungen auftauchen.
Methode 3 von 3: Implementieren Sie den besten Tagesplan
Schritt 1. Verwenden Sie einen digitalen Kalender
Technologie ist ein sehr nützliches Werkzeug für das Zeitmanagement und die Verfolgung von Fristen, Terminen usw. Verwenden Sie die Kalender-App auf Ihrem Telefon und Computer. Behalten Sie den Überblick über tägliche Aufgaben, Termine und Arbeits- oder Studienpläne. Stellen Sie eine Erinnerung ein, indem Sie einen Wecker stellen. Beispiel: Stellen Sie einen Handy-Alarm so ein, dass er 1 Woche vor dem Abgabetermin des Papiers ertönt. Erstellen Sie einen Tagesplan, damit Arbeits- und Schulaufgaben pünktlich erledigt werden können.
Verwenden Sie zusätzlich zum digitalen Kalender einen regulären Kalender als Backup. Legen Sie den Kalender auf Ihren Schreibtisch oder verwenden Sie den Kalender in der Agenda. Es wird Ihnen leichter fallen, sich Ihren Zeitplan oder Ihre Frist zu merken, indem Sie sie auf Papier aufschreiben
Schritt 2. Finden Sie heraus, wann Sie bei der Arbeit oder beim Lernen am produktivsten sind
Jeder erreicht zu unterschiedlichen Zeiten eine hohe Produktivität. Mit diesem Wissen können Sie feststellen, wann Sie Ihre Zeit optimal nutzen und diese dann für Arbeit oder Studium nutzen können. Beispiel: Wenn Sie sich morgens am energiegeladensten fühlen, versuchen Sie, die Aufgabe am Morgen zu erledigen. Nehmen Sie sich nachts die Zeit, sich zu entspannen, während Sie die Dinge tun, die Sie lieben.
Das Energieniveau herauszufinden ist nicht einfach. Beginnen Sie daher mit der Überwachung, wenn Sie sich am energiereichsten fühlen, und versuchen Sie, sie über den Tag verteilt für 1 Woche oder länger zu überwachen. Tun Sie dies, um festzustellen, wann Sie in Ihrem täglichen Leben am produktivsten sind
Schritt 3. Nehmen Sie sich 30 Minuten nach dem Aufstehen am Morgen Zeit, um einen Zeitplan für Ihre Aktivitäten zu erstellen
Sobald Sie morgens aufwachen, beginnen Sie mit der Planung von Aktivitäten, die den ganzen Tag über durchgeführt werden. Denken Sie nach dem Aufwachen darüber nach, was zu tun ist, und erstellen Sie einen Arbeitsplan. Erfüllen Sie Ihre Verantwortung in Ihrem beruflichen und gesellschaftlichen Leben so gut Sie können und vergessen Sie nicht, Ihre Haushaltspflichten zu erfüllen.
- Beispiel: Sie arbeiten von 20 bis 16 Uhr. Heute möchten Sie Oma anrufen, ihr alles Gute zum Geburtstag wünschen und nach der Arbeit in der Wäscherei Kleidung abholen. Legen Sie am Morgen im Voraus die Reihenfolge der Aktivitäten fest, die Sie den ganzen Tag über durchführen möchten.
- Wenn Sie in einer langsameren Zeitzone leben, planen Sie einen Anruf nach Beendigung der Arbeit. Wenn du morgens anrufst, schläft Oma wahrscheinlich, weil es dort noch Mitternacht ist. Planen Sie danach einen Zwischenstopp ein, um Kleidung im Waschsalon abzuholen.
Schritt 4. Legen Sie einen Zeitplan für das Ausruhen und den Umgang mit Unterbrechungen fest
Im Allgemeinen können Menschen nicht ohne Pause oder ohne Unterbrechungen kontinuierlich arbeiten. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Unterbrechungen und Ablenkungen umzugehen, während Sie Ihrem täglichen Leben nachgehen, indem Sie sie zwischen den zu erledigenden Aufgaben in Ihren Zeitplan integrieren. Auf diese Weise werden Unterbrechungen nicht überhand nehmen und Ihren Tagesablauf durcheinander bringen.
- Planen Sie lange Pausen oder Unterbrechungen ein, die keine Ablenkungen in Ihrem täglichen Leben sind.
- Zum Beispiel: Planen Sie jeden Tag eine 1-stündige Mittagspause ein und schauen Sie 30 Minuten fern, um sich nach der Arbeit zu entspannen.
- Planen Sie auch kleine Unterbrechungen während Ihrer Arbeit ein, zum Beispiel: Schreiben Sie eine Arbeit, während Sie jedes Mal, wenn Sie 500 Wörter fertig geschrieben haben, Facebook überprüfen.
Schritt 5. Erledige die Aufgaben am Wochenende
Nutzen Sie das Wochenende zum Ausruhen, Entspannen und Spaß haben. Also arbeite nicht zu hart. Leichte Aufgaben an den Wochenenden zu erledigen hat jedoch seine Vorteile, zum Beispiel: kleine Aufgaben zu erledigen, die sich angehäuft haben und am Montag erledigt werden müssen.
Zum Beispiel: Nehmen Sie sich am Wochenende die Zeit, E-Mails zu überprüfen und zu lesen, und senden Sie dann ein paar E-Mail-Antworten, damit bis Montagmorgen der E-Mail-Stack reduziert wird. Markieren Sie außerdem E-Mails, die am Montagmorgen weiterverfolgt werden müssen
Schritt 6. Implementieren Sie jeden Tag einen nächtlichen Schlafplan
Ein guter Schlafplan ist sehr wichtig, damit Sie Ihre Zeit gut einteilen können. Eine gute Nachtruhe nach Zeitplan sorgt dafür, dass Sie früh aufstehen und für die Aktivitäten des Tages bereit sind. Halten Sie sich an einen Schlafenszeitplan, indem Sie jede Nacht zur gleichen Zeit ins Bett gehen und jeden Tag zur gleichen Zeit aufstehen, auch am Wochenende. Durch die Implementierung eines konsistenten Schlafplans kann sich Ihr Körper an einen Schlaf-Wach-Zyklus gewöhnen, sodass Sie nachts schläfrig und morgens energiegeladen sind.
