Wir hören oft, dass sich Leute darüber beschweren, dass sie nicht genug Zeit haben, um Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie das gleiche erleben, machen Sie sich keine Sorgen! Sie können Ihre verfügbare Zeit optimal nutzen, indem Sie einige grundlegende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten beherrschen. Je sinnvoller Sie Ihre Zeit einteilen, desto mehr Aufgaben werden erledigt.
Schritt
Methode 1 von 3: Identifizieren, wie Sie Ihre Zeit nutzen
Schritt 1. Zeichnen Sie alle täglichen Aktivitäten auf
Beobachten Sie, welche Aktivitäten Sie täglich ausführen, und notieren Sie, wie lange Sie dafür brauchen. Vielleicht denken Sie nicht, dass die verschwendete Zeit viel mehr ist als die Zeit, die tatsächlich für die Erledigung der täglichen Aufgaben verwendet wird.
Vergessen Sie nicht, Ihre alltäglichen Aktivitäten zu Hause aufzuzeichnen, wie z. B. das Frühstück zubereiten, das Haus fegen, duschen usw
Schritt 2. Notieren Sie alle Aktivitäten in einem Notizbuch
Wenn Sie wissen, welche Aktivitäten Sie im Laufe des Tages ausführen und wie viel Zeit dafür benötigt wird, schreiben Sie sie in ein Notizbuch. Wenn alle Informationen kombiniert und auf einer Seite präsentiert werden, sehen Sie Muster und Aktivitäten, die das Potenzial haben, Zeitverschwendung zu verursachen.
- Halten Sie vollständige und klare Notizen. Erfassen Sie nicht mehrere Aktivitäten in einem Eintrag, ignorieren Sie nicht scheinbar triviale Aufgaben und behalten Sie die Zeit genau im Auge, wenn Sie die Umsetzung der täglichen Aktivitäten überwachen.
- Gruppieren Sie Aktivitäten in Kategorien. Notieren Sie beispielsweise Haushaltsaufgaben in Blau, Büroarbeiten in Rot und Freizeitaktivitäten in Schwarz. Mit dieser Methode können Sie abschätzen, wie viel Zeit jede Gruppe benötigen wird.
Schritt 3. Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Zeit nutzen
Verbringst du: 1 Stunde am Tag mit Tagträumen? 2 Stunden, um zu entscheiden, wo Sie essen möchten? 8 Stunden Internetzugriff? Finden Sie Muster, die beschreiben, wie Sie Ihre Zeit nutzen, und bestimmen Sie dann, welche Aktivitäten nützlich sind und welche nicht.
- Verschwenden Sie Zeit, weil Ihnen die Selbstkontrolle fehlt? Sind Sie es gewohnt, die Arbeit aufzuschieben? Tragen Sie eine große Verantwortung? Stellen Sie sich diese Fragen, wenn Sie beurteilen, wie Sie Ihre Zeit nutzen.
- Vielleicht planen Sie Ihre täglichen Aktivitäten irrational. Zum Beispiel haben Sie Ihre Zeit nicht klug eingeteilt, wenn Sie 30 Minuten arbeiten, eine 10-minütige Pause einlegen, um sich um triviale Dinge zu kümmern, und dann für 30 Minuten zur Arbeit zurückkehren. Du wirst fokussierter und produktiver sein, wenn du 1 Stunde arbeitest und dich dann um triviale Dinge kümmerst.
- Erledigen Sie Aufgaben, indem Sie Fristen setzen. Dies geschieht, indem die Zeitdauer angegeben wird, um bestimmte Aufgaben ohne Ablenkung zu erledigen.
Schritt 4. Nehmen Sie Zeitplananpassungen vor
Sobald Sie genau wissen, welche Aktivitäten Sie unternehmen und womit Sie Ihre Zeit verbringen, passen Sie Ihren Tagesplan an. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Aktivitäten Sie aufgrund von Zeitmangel nicht beseitigen können oder werden. Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, verschwenden nicht immer Zeit.
Schritt 5. Wenn Sie 3 Stunden am Tag benötigen, um arbeitsbezogene E-Mails zu senden, ist es unwahrscheinlich, dass die für diese Aktivität vorgesehene Zeit verkürzt wird
Wenn Sie jedoch auf 4-5 private E-Mails antworten, während Sie geschäftliche E-Mails senden, reduzieren Sie die vorgesehene Zeit.
Schritt 6. Ändern Sie Ihre Gewohnheiten und Ihre Perspektive
Auch wenn Sie Probleme mit der Zeiteinteilung haben, gibt es immer eine Lösung. Jetzt, da Sie wissen, warum Sie Ihre Zeit verschwenden oder wie Sie Ihre Zeit nutzen sollten, besteht der nächste Schritt darin, Ihr Zeitmanagement zu ändern, um neue Gewohnheiten zu entwickeln.
- Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, das Haus zu putzen oder zu kochen, ist es eine gute Idee, ein Zimmermädchen zu engagieren oder einen Catering-Service zu abonnieren. Für manche Menschen ist Zeit wertvoller als Geld.
- Vielleicht verwenden Sie ein wenig Zeit, um ohne einen bestimmten Zweck auf das Internet zuzugreifen. Begrenzen Sie die Zeit, in der Sie auf bestimmte Websites oder soziale Medien zugreifen, wenn Sie wichtigere Aufgaben zu erledigen haben.
Methode 2 von 3: Umleitungen vermeiden
Schritt 1. Bestimmen Sie die Dinge, die Sie bei Ihren täglichen Aktivitäten ablenken
Konsequente Ablenkung ist ein großes Hindernis für ein vernünftiges Zeitmanagement. Finden Sie heraus, welche Aktivitäten oder Personen viel Zeit in Anspruch nehmen, z. B. Freunde, die gerne chatten oder sich entspannen möchten, damit Sie die Arbeit vernachlässigen. Versuchen Sie, Dinge zu vermeiden, die Sie Zeit verschwenden.
- Wenn Sie viel Zeit verschwenden, aber nicht die erhofften Ergebnisse erzielen, müssen Sie möglicherweise Ablenkungen vermeiden.
- Bei der Arbeit im Büro können Sie auf einige ablenkende Kollegen treffen. Machen Sie keinen Smalltalk oder chatten Sie während der Geschäftszeiten nicht ziellos. Seien Sie jedoch höflich zu ihnen, denn das Verhalten im Büro ist genauso wichtig wie die Fähigkeit, die Zeit für den beruflichen Erfolg einzuteilen.
Schritt 2. Bleiben Sie nicht zu lange am Telefon
Wenn Sie einen Teil Ihrer Zeit mit langen Telefongesprächen verbringen, ändern Sie diese Gewohnheit. Von Angesicht zu Angesicht zu sprechen ist oft effektiver als über das Telefon. Also, befreien Sie sich von langen Telefongesprächen.
Bei der Besprechung am Telefon geht es am Anfang oder Ende des Gesprächs meist nur um triviale Dinge. Viele Menschen sind nicht in der Lage, sich am Telefon zu konzentrieren und zu träumen. Versuchen Sie also, sich dessen bewusst zu sein. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, halten Sie ein persönliches Meeting ab, wenn Sie arbeitsbezogene Angelegenheiten besprechen müssen, da beide Parteien während des Meetings ohne Ablenkung diskutieren können
Schritt 3. Greifen Sie nicht zu oft auf die Website zu
Viele Menschen brauchen das Internet als wichtigstes Mittel, um Aufgaben zu erledigen. Viele verschwenden jedoch auch Zeit ohne den Vorteil, einfach nach Artikeln, Sportnachrichten, Künstlerfotos, Bildern von Kätzchen oder Welpen zu suchen. Konzentrieren Sie sich auf die Nutzung des Internets. Es gibt verschiedene Programme, um bestimmte Apps, Websites und Medien zu blockieren, um Weiterleitungen aus dem Internet zu reduzieren.
- Schalten Sie Facebook, Twitter und andere soziale Medien aus, wenn Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren müssen.
- Auch die Suche nach Themen über Google ist sehr zeitaufwendig. Zuerst möchten Sie nur ein paar Informationen finden, aber bevor Sie es wissen, surfen Sie seit 3 Stunden auf verschiedenen Websites.
Schritt 4. Bringen Sie ein "Bitte beruhigen Sie sich"-Schild an
Vielleicht haben Sie das Schild an der Hotelzimmertür gesehen. Bringen Sie dieses Schild in Ihrem Büro oder Arbeitsplatz an. Anstatt im Hotel danach zu fragen, drucken Sie es selbst aus und hängen es dann bei Bedarf an die Tür des Arbeitsplatzes. Auf diese Weise lädt Sie niemand zum Chatten ein, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, richten Sie einen speziellen Arbeitsraum ein. Arbeiten Sie nicht an einem Ort, der normalerweise für Aktivitäten mit Familienmitgliedern genutzt wird. Es ist leicht, sich ablenken zu lassen, wenn Sie den Ton vom Fernseher, das Klingeln des Telefons oder den Ton eines Videospiels hören
Schritt 5. Seien Sie auf unerwartete Umleitungen vorbereitet
Manchmal sind Ablenkungen unvermeidlich, zum Beispiel weil Ihr Chef Sie über WA zum Chat einlädt oder Ihre Eltern um Hilfe bei leichten Aufgaben bitten. Wenn Sie einen Terminplan erstellt haben, werden Sie durch diese Dinge nicht zu kurz, um Aufgaben zu erledigen und vorrangige Aktivitäten auszuführen.
Methode 3 von 3: Zeit effizient nutzen
Schritt 1. Schreiben Sie alle Dinge auf, die getan werden müssen
Verlassen Sie sich bei täglichen Aufgaben nicht auf das Gedächtnis. Erstellen Sie eine Liste der Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, und lesen Sie sie so oft wie möglich, damit alle Arbeitsziele erreicht werden.
- Auch wenn bestimmte Aufgaben trivial oder leicht erscheinen, schreiben Sie sie einfach auf. Der Terminplan auf der Tagesordnung enthält so etwas wie "Rufen Sie Steve an", "Berechnen Sie die Gewinnspanne" oder "Senden Sie eine E-Mail an den Chef".
- Machen Sie es sich zur Gewohnheit, sich während Ihrer täglichen Aktivitäten Notizen zu machen, damit Sie bereit sind, sich Notizen zu neuen Aktivitäten oder Aufgaben zu machen. Du kannst es zwar später aufschreiben, aber es ist am besten, es nicht zu verzögern, damit du es nicht vergisst.
Schritt 2. Verwenden Sie einen Kalender
Die Verwendung eines Kalenders oder einer Agenda als Mittel zur Planung der täglichen Aktivitäten hilft Ihnen, Ihre Zeit effizient zu verwalten. Notieren Sie sich alles Neue, das in Ihren Zeitplan aufgenommen werden muss, z. B. eine Frist, eine Aufgabe oder ein Meeting. Nehmen Sie sich jeden Morgen Zeit, um Ihre Agenda durchzulesen, um herauszufinden, welche Aktivitäten Sie im Laufe des Tages unternehmen können.
Schritt 3. Machen Sie keine Termine mit dem gleichen Zeitplan
Um die Zeit sinnvoll einteilen zu können, sollten Sie einen Zeitplan mit Aktivitäten erstellen, die nicht zu überfüllt sind. Halten Sie keine Fristen ein und vereinbaren Sie keine Termine mit dem gleichen Zeitplan. Lesen Sie zuerst die Tagesordnung, bevor Sie einem neuen Zeitplan zustimmen, um die Verfügbarkeit der Zeit zu gewährleisten. Auf diese Weise können Sie Ihre Zeit gut einteilen und einen konsistenten Tagesablauf einhalten.
Schritt 4. Vermeiden Sie Ablenkungen
Nutzen Sie Ihre Zeit produktiv, indem Sie Dinge eliminieren, die Sie ablenken oder Sie davon abhalten, von Ihrem Zeitplan abzuweichen und andere Aktivitäten zu verzögern. Schalten Sie den Fernseher und die Videospiele aus, damit Sie sich auf Ihre vorrangigen Aufgaben konzentrieren und später Spaß haben können.
Schritt 5. Priorisieren Sie die zu erledigenden Aufgaben
Organisieren Sie Ihre Zeit so gut Sie können, indem Sie die wichtigsten Aufgaben planen oder an erster Stelle stehen müssen. Schreiben Sie diese Aufgabe in einen Zeitplan mit leuchtenden Farben oder kleinen Aufklebern. Planen Sie zuerst Aufgaben mit höchster Priorität, damit genügend Zeit bleibt, sie abzuschließen, und listen Sie dann andere Aktivitäten auf, die später erledigt werden können.
- Seien Sie bereit, Prioritäten jederzeit zu ändern. Es gibt Dinge, die plötzlich auftreten und sofort angegangen werden müssen, so dass Sie gezwungen sind, die Arbeit einzustellen, um die Aufmerksamkeit zu lenken und Zeit für die Einhaltung sehr dringender Fristen mit maximalen Ergebnissen zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass solche Ereignisse selten sind.
- Wenn Sie Ihre täglichen Prioritäten häufig ändern, muss anscheinend etwas behoben werden. Während es normal ist, kleine Anpassungen an Ihrem Zeitplan vorzunehmen, weist eine zu häufige Änderung Ihres Zeitplans darauf hin, dass Sie nicht in der Lage sind, Prioritäten richtig zu setzen.
Schritt 6. Seien Sie realistisch
Bestimmen Sie eine realistische Zeiteinteilung, damit jede Aufgabe richtig erledigt wird. Wenn Sie für eine Aufgabe 30-60 Minuten benötigen, planen Sie 60 Minuten ein. Durch realistische Zeitschätzungen fühlen Sie sich nicht überfordert oder müssen Ihren Arbeitsplan ändern.
Seien Sie besser vorsichtig und geben Sie mehr Zeit als nötig. Wenn eine Aufgabe vorzeitig beendet ist, arbeiten Sie an der nächsten und dies hat keinerlei Auswirkungen auf die Produktivität
Schritt 7. Planen Sie tägliche Routineaktivitäten
Vergessen Sie nicht, Ihren Tagesablauf wie Essen und Baden zu planen. Dies wird wahrscheinlich von selbst funktionieren, aber Sie müssen Zeit zwischen geplanten Aufgaben aufteilen, damit Sie keine anderen geplanten Aktivitäten verpassen oder verschieben.
Schritt 8. Verwenden Sie Erinnerungen
Verwenden Sie zusätzlich zu Ihrer Agenda andere Tools, um Sie an wichtige Aufgaben oder Fristen zu erinnern, z bereiten Sie sich auf den nächsten Zeitplan vor. So vergisst du die geplanten Aktivitäten nicht.
- Verlasse dich nicht darauf, dass andere dich daran erinnern, denn es besteht eine gute Chance, dass sie genauso gut vergessen wie du.
- Wenn eine sehr wichtige Aktivität geplant ist, stellen Sie ein paar Erinnerungen ein, falls eine kleine Notiz oder ein Handy-Alarm ignoriert wird.
Schritt 9. Bitten Sie um Hilfe
Sie können andere um Hilfe bitten oder bei Bedarf leichte Arbeiten delegieren. Sie können einen guten Zeitplan erstellen, wenn Sie nicht zögern, jemand anderen zu bitten, das Haus zu putzen oder das Abendessen vorzubereiten, wenn Sie noch bis spät in die Nacht beschäftigt sind.
- Delegieren Sie Verantwortung an jemanden, auf den Sie sich verlassen können. Anstatt Leute um Hilfe zu bitten, die in der Lage sind, die Aufgabe zu erledigen, wählen Sie jemanden, der bereit ist, bis zum Abschluss gut zu arbeiten.
- Gewöhnen Sie sich nicht daran, Aufgaben an andere zu verlagern. Abgesehen davon, dass Sie nicht in der Lage sind, die Zeit einzuteilen, können Sie faul und unmotiviert erscheinen.
Schritt 10. Finden Sie Ihre Produktivität heraus
In regelmäßigen Abständen müssen Sie sich Zeit nehmen, um zu analysieren, was Sie erreicht haben, wie gut Sie abschneiden und wie lange es dauert. Durch die Bewertung verschiedener Aspekte Ihres persönlichen und beruflichen Lebens können Sie Ihren Arbeitsplan und Ihren täglichen Lebensstil so anpassen, dass Sie Ergebnisse erzielen, die Ihre Ziele übertreffen.
Schritt 11. Geben Sie sich selbst ein Geschenk
Zu hart oder zu lange zu arbeiten führt zu Langeweile, was es Ihnen schwer macht, sich selbst auf die einfachsten Aufgaben zu konzentrieren. Nehmen Sie sich also Zeit, um Ihre Erfolge zu feiern und sich selbst ein Geschenk zu machen, das Sie lieben.
- Nehmen Sie sich Zeit zum Ausruhen, um sich zu entspannen. Schalten Sie Ihr Telefon aus und antworten Sie nicht auf E-Mails. Wenn Arbeit und Freizeit kombiniert werden, ist dies keine Möglichkeit, sich selbst zu belohnen oder einem Burnout vorzubeugen.
- Wenn Sie von Montag bis Freitag arbeiten, ruhen Sie sich am Wochenende aus. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt abschließen, das 3 Monate in Folge gedauert hat, nehmen Sie sich nach Abschluss des Projekts Zeit für einen kurzen Urlaub.
