Scheckkontoaktivitäten lassen sich einfacher mit Scheckregistern erfassen, die aus Microsoft Excel erstellt wurden. Sie können Scheckregister einrichten, um Ausgaben zu kategorisieren, damit Sie alle Barauszahlungen verfolgen können. Sie können eine Formel erstellen, um den Geldsaldo auf dem Konto zu ermitteln. Abgesehen davon, dass Sie durch das Erstellen eines Scheckregisters in Excel nützlich sind, können Sie auch die Grundlagen von Excel kennen.
Schritt
Teil 1 von 5: Erstellen von Spalten in Excel
Schritt 1. Lernen Sie Excel kennen
Excel ist eine Tabellenkalkulationssoftware, die verwendet wird, um Daten zu verwalten und Berechnungen mit Formeln durchzuführen. Excel-Tabellen sind nach Spalten und Zeilen organisiert.
- Die Desktop-Version von Excel kann auf einem PC oder Mac installiert werden. Es gibt auch kostenlose Online-Apps für Ihren Computer, Ihr Tablet oder Ihr Telefon. Die Funktionalität jeder Version unterscheidet sich nur geringfügig.
- Excel gibt es schon lange und jedes Jahr gibt es eine neue Version. Die Funktionsweise jeder Version unterscheidet sich nur geringfügig.
- In Excel sind Zeilen horizontal und nach Nummer sortiert. Die Spalten sind vertikal und nach Buchstaben sortiert. Die Quadrate, in denen sich Zeilen und Spalten treffen, werden Zellen genannt. Zellen werden nach Zeilen und Spalten benannt. Die Zelle in der fünften Zeile in Spalte D heißt D5 (Spalte D, Zeile 5).
- Kennen Sie den Unterschied zwischen einem Arbeitsblatt und einer Arbeitsmappe. Ein Arbeitsblatt ist eine Excel-Datei, die eine oder mehrere Tabellenkalkulationen enthält. Jedes Arbeitsblatt befindet sich in separaten Registerkarten innerhalb der Arbeitsmappe. Arbeitsmappen haben im Allgemeinen drei Registerkarten, können aber bei Bedarf hinzugefügt werden.
- Sie können einfach eine Registerkarte verwenden, um ein grundlegendes Scheckregister zu erstellen.
- Über die beiden Registerkarten erstellen Sie im Prüfregister eine Lastklassenfunktion.
Schritt 2. Öffnen Sie eine leere Tabelle
Wie Sie eine Tabellenkalkulation öffnen, hängt vom Betriebssystem und vom Computertyp ab, den Sie verwenden.
- Klicken Sie bei PCs mit einem Betriebssystem unter Windows 7 auf das Startmenü in der unteren linken Ecke des Desktops. Klicken Sie im angezeigten Menü auf Programme. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Menü auf Microsoft Office und dann auf Microsoft Office Excel. An diesem Punkt erscheint eine leere Tabelle auf Ihrem Desktop.
- Klicken Sie bei PCs unter Windows 7 oder höher auf das Windows-Symbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms und dann auf die Microsoft Excel-Kachel, um Excel zu öffnen. Es wird eine Seite angezeigt, die links die neuen Dateien und rechts die neuen Dokumentvorlagenoptionen anzeigt. Klicken Sie auf die erste Vorlagenoption, Leere Arbeitsmappe, um eine neue Tabelle zu öffnen.
- Um Excel auf dem Mac zu öffnen, klicken Sie im Dock auf Excel. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Datei". Klicken Sie auf "Öffnen" und dann auf "Neu". Sie werden zu einer neuen leeren Tabelle weitergeleitet.
Schritt 3. Erstellen Sie Spaltenbeschriftungen
Verwenden Sie das Etikett, das normalerweise im Scheckheft der Kasse zu finden ist. Erstellen Sie Spalten für Datum, Nr. Scheck, Zahlungsempfänger und Beschreibung oder Notiz. Erstellen Sie dann Spalten für Belastungen (d. h. Zahlungen oder Abhebungen), Gutschriften (d. h. Einzahlungen) und Terminsalden.
- Geben Sie in Zelle B1 (Spalte B, Zeile 1) "DATUM" ein. Hier wird das Transaktionsdatum eingetragen.
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle C1 (Spalte C, Zeile 1). Geben Sie "ELEMENT #" ein. Hier wird die Schecknummer oder Transaktionsart eingetragen, zB "ATM" oder "Deposit".
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle D1 (Spalte D, Zeile 1). Geben Sie "Zahlungsempfänger" ein. Dies ist der Name des Empfängers des Schecks oder Zahlungsempfängers.
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle E1 (Spalte E, Zeile 1). Geben Sie "BESCHREIBUNG" ein. Hier werden Details zur Transaktion eingetragen.
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle F1 (Spalte F, Zeile 1). Geben Sie "DEBIT" ein. Hier wird das Geld verbucht, das vom Konto abgeht (Abfluss).
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle G1 (Spalte G, Zeile 1). Geben Sie "AUFWANDKATEGORIE" ein. Lassen Sie dieses Feld zuerst leer. Diese Spaltenoptionen werden in einem späteren Schritt erstellt.
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle H1 (Spalte H, Zeile 1). Geben Sie "KREDIT" ein. Hier wird das Geld verbucht, das auf das Konto geht (Zufluss).
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle J1 (Spalte J, Zeile 1). Geben Sie "EINKOMMENSKATEGORIE" ein. Diese Spaltenoptionen werden ebenfalls in einem späteren Schritt erstellt.
- Verschieben Sie eine Zelle nach rechts, Zelle K1 (Spalte K, Zeile 1). Geben Sie "BALANCE" ein. Dies ist der Betrag auf dem Konto, nachdem alle Transaktionen erfasst wurden.
Schritt 4. Formatieren Sie die Spaltenbeschriftungen
Formatieren Sie die Etikettenspalte in Fettschrift und geben Sie den Registeretikettenzeilen eine andere Hintergrundfarbe, um das Lesen zu erleichtern. Wählen Sie zuerst den Zellbereich aus, den Sie formatieren möchten, und wählen Sie dann eine Formatierungsoption aus.
- Suchen Sie nach den Formatierungsoptionen in der Registerkarte "HOME" der Multifunktionsleiste der Symbolleiste. Diese Registerkarte "HOME" ist bereits geöffnet, wenn Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen.
- Wählen Sie Zelle B1 (DATUM) aus und ziehen Sie den Cursor über alle Beschriftungen bis Zelle K1 (BALANCE).
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Symbolleiste auf "B", um ein fettes Format auszuwählen.
- Klicken Sie auf das Farbeimer-Symbol, um die Hintergrundfarbpalette anzuzeigen und die Hintergrundfarbe zu ändern.
Schritt 5. Ändern Sie die Größe mehrerer Spalten
Normalerweise ist die Spaltengröße zu klein, um die eingegebenen Daten zu speichern. Beispielsweise können die Spalten „PAYEE“und „DESCRIPTION“lange Namen oder lange Memos enthalten. Spalte A dient nur als Trennzeichen und ist daher sehr schmal.
- Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift A, um die gesamte Spalte auszuwählen. Klicken Sie in der Symbolleiste oben rechts im Menüband "HOME" auf die Schaltfläche "FORMAT". Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Spaltenbreite", geben Sie 2 ein und klicken Sie dann auf OK. Spalte A wird sehr schmal sein.
- Erweitern Sie Spalte D, "ZAHLUNGSEEGLER". Klicken Sie auf den Kopfzeilenabschnitt in Spalte D, um diese Spalte auszuwählen. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand der Spalten D und E. Der Cursor ändert sich in einen Größenänderungs-Cursor mit einer Form wie ein Pluszeichen mit einem zeigenden Pfeil. Sobald dieser Cursor sichtbar ist, klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Sie die Maus nach rechts, um die Spalte so breit zu machen, wie Sie möchten.
- Wiederholen Sie das gleiche Verfahren, um Spalte E "BESCHREIBUNG" zu erweitern.
Schritt 6. Zentrieren Sie das Registeretikett
Wählen Sie die gesamte erste Zeile aus. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Nummer eins am linken Rand der Seite. Klicken Sie oben links in der Symbolleiste im Menüband "HOME" auf die Schaltfläche zum Ausrichten in der Mitte. Alle Daten in den ausgewählten Zellen werden zentriert. Die Spaltenbeschriftungen in jeder Zelle sind jetzt zentriert.
Teil 2 von 5: Zellen formatieren
Schritt 1. Geben Sie einige Daten ein
Um die vorgenommenen Formatänderungen anzuzeigen, geben Sie vier Datenzeilen in die Zellen ein. Beginnen Sie mit dem Startguthaben und geben Sie dann die anderen drei Transaktionen ein.
- Fügen Sie das Datum für den Eröffnungssaldo in Zelle B2 ein, zum Beispiel 27.09.15. Geben Sie in der Spalte "Zahlungsempfänger" in Zelle D2 "Eröffnungssaldo" ein. Geben Sie in der Spalte "BILANZ" in Zelle K2 den Geldbetrag auf Ihrem Konto gemäß dem Datum in Zelle B2 ein.
- Fügen Sie drei weitere Transaktionen hinzu. Kombinieren Sie Lastschrifttransaktionen (wie Scheckzahlungen oder Abhebungen an Geldautomaten) und Kredittransaktionen (wie Einzahlungen).
- Beachten Sie die inkonsistente Formatierung jeder Zahl in der Zelle. Das Format der Datumsspalte kann sich in "2015/09/27" oder "27-Sept" ändern. Die Spalte für den Dollarbetrag enthält möglicherweise die falsche Anzahl von Dezimalstellen. Formatieren Sie es so, dass alles sauber ist.
Schritt 2. Formatieren Sie das Datum
Stellen Sie sicher, dass in dieser Spalte konsistente Daten angezeigt werden. Es gibt viele Optionen zum Formatieren von Datumsangaben in Excel. Wählen Sie aus, welche Sie möchten.
- Klicken Sie auf die Überschrift in Spalte B, die "DATUM" ist. Die gesamte Spalte wird ausgewählt.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Zellen formatieren. Das Fenster Zellen formatieren wird angezeigt.
- Wählen Sie die Registerkarte "Zahlen". Wählen Sie "Datum" in "Kategorie". Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus und klicken Sie unten rechts im Fenster auf OK.
- Während die Spalte noch ausgewählt ist, zentrieren Sie die Daten in diesen Zellen, indem Sie auf das Symbol für die zentrierte Ausrichtung in der oberen linken Ecke der Symbolleiste im Menüband "HOME" klicken.
Schritt 3. Formatieren Sie die Spalte "ITEM #"
Die Daten in dieser Spalte müssen zentriert sein. Markieren Sie die gesamte Spalte von C, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie auf das Symbol zur Mittenausrichtung. Achten Sie auf die Daten, die in dieser Spalte eingegeben wurden. Die Schrift muss zentriert sein.
Überprüfen Sie das Format der Spalten D und E, "PAYEE" und "DESCRIPTION". Excel formatiert Zellen normalerweise so, dass die Daten linksbündig ausgerichtet sind. Dieses Format ist für diese Spalte geeignet. Überprüfen Sie die Spaltengröße. In diesen Zellen befinden sich jetzt einige Daten. Passen Sie daher die Spaltenbreite an, um die Spalte nach Bedarf breiter oder schmaler zu machen
Schritt 4. Formatieren Sie die Währung in den Spalten F, H und K oder "DEBIT", "CREDIT" und "BALANCE FORWARD"
Währung verwendet zweistellige Dezimalstellen. Es besteht die Möglichkeit, ein Dollarzeichen anzuzeigen. Die Belastungsnummer kann auf Wunsch auch rot gemacht werden.
- Wählen Sie Spalte F aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Spalte F und wählen Sie Zellen formatieren. Das Fenster Zellen formatieren wird angezeigt. Wählen Sie auf der Registerkarte "Nummer" die Option "Buchhaltung". Wählen Sie "2" in der Option "Nachkommastellen". Wählen Sie das Dollarzeichen in "Symbol" aus.
- Wiederholen Sie die obigen Schritte für die Spalten H und K.
- Um die Belastungsnummer rot erscheinen zu lassen, klicken Sie auf die Überschrift in Spalte F, um die gesamte Spalte auszuwählen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Zellen formatieren. Wählen Sie die Registerkarte Schriftart aus, wenn das Fenster Zellen formatieren angezeigt wird. Klicken Sie auf dieser Registerkarte auf das Dropdown-Menü neben der Option Farbe. Klicken Sie in der Palette auf die rote Farbe.
Teil 3 von 5: Formeln erstellen
Schritt 1. Erstellen Sie eine Formel, um den aktuellen Saldo zu berechnen
Geben Sie die mathematische Operationsformel zur Berechnung des aktuellen Saldos in Spalte K ein. Sie benötigen die Formel in Zelle K2 nicht. Hier wird Ihr Startguthaben eingetragen.
- Klicken Sie auf Zelle K3. Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Bearbeitungsleiste. Geben Sie die Formel ein, um die Berechnung durchzuführen. Geben Sie =SUMME (K2-F3+H3) ein. Diese Formel weist die Tabelle an, den Eröffnungssaldo (Zelle K2) zu nehmen, eventuelle Belastungen (Zelle F3) abzuziehen und ggf. Gutschriften hinzuzufügen (Zelle H3).
- Wenn der Eröffnungssaldo 200 US-Dollar beträgt und Ihre erste Eingabe ein Scheck über 35 US-Dollar ist, erfassen Sie 35 US-Dollar als Soll in Zelle F3. Die Formel, die Sie in Zelle H3 eingegeben haben, nimmt den Anfangssaldo und subtrahiert die Belastung, sodass der Saldo 165 $ beträgt.
Schritt 2. Kopieren Sie die Formel
Wählen Sie Zelle K3 aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren. Wählen Sie die Zellen K4 und K5 aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen. Nun wird die Formel in diese Zellen kopiert. Nun wurde in Spalte K der aktuelle Saldo für alle eingegebenen Datenzeilen berechnet.
Schritt 3. Erstellen Sie eine bedingte Formel, um die Spalte mit dem aktuellen Saldo zu löschen
Sie können die obige Formel in Zelle K6 kopieren. Da Sie jedoch keine Daten eingegeben haben, erscheint der aktuelle Saldo aus Zelle K5 auch in Zelle K6. Um dies zu klären, erstellen Sie eine bedingte Formel, die die Zelle leert, wenn keine Transaktionen eingegeben werden, aber den Saldo anzeigt, falls vorhanden.
Geben Sie in Zelle K6 die Formel ein =IF(ISBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)). Dadurch wird Excel mitgeteilt, dass, wenn Zelle B6 in der Spalte "DATUM" leer ist, Zelle H6 leer sein muss, aber wenn Zelle B6 nicht leer ist, sollte der Saldo berechnet werden
Schritt 4. Erweitern Sie die Formel mit AutoFill
Die AutoFill-Funktion füllt die Formel benachbarter Zellen, sodass die Formel "BALANCE" nicht wiederholt eingegeben werden muss.
- Suchen Sie in der aktiven Zelle nach dem AutoFill-Hebel. Sehen Sie sich das kleine dunkle Rechteck in der unteren rechten Ecke der aktiven Zelle an. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, bis er sich in einen AutoFill-Cursor ändert, der wie ein dünnes Plus aussieht.
- Klicken Sie auf Zelle K6. Bewegen Sie den Mauszeiger über den AutoFill-Hebel und der Cursor ändert sich in ein dünnes Pluszeichen. Klicken Sie mit der linken Maustaste und halten Sie den AutoFill-Hebel gedrückt. Ziehen Sie den Cursor in die Zelle K100 (Spalte K, Zeile 100).
- Die Formel wird nun in alle Zellen von Spalte K bis Zeile 100 kopiert. Die Zeilen- und Spaltennummern in jeder Zelle werden automatisch angepasst, damit die Formel korrekt berechnet werden kann.
Teil 4 von 5: Kategorien hinzufügen
Schritt 1. Erstellen Sie eine Transaktionskategorie
Transaktionskategorien sind nützlich, um Geldabflüsse und Einkommensarten zu verfolgen. Kategorien können sich auf Einkommenssteuern beziehen, wie zum Beispiel Grundsteuern oder Spenden für wohltätige Zwecke. Kategorien können auch verwendet werden, um Diagramme zu erstellen, die die Finanzaktivitäten eines Kontos leicht visualisieren.
Schritt 2. Erstellen Sie die Registerkarte "Kategorien"
Auf dieser Registerkarte werden alle möglichen Kategorien von Einnahmen- und Ausgabenregisterprüfungen gespeichert. Benennen Sie eine der Registerkarten in der Arbeitsmappe "Kategorien" um. Doppelklicken Sie auf einen vorhandenen Registerkartentitel, damit der Name hervorgehoben wird. Der Name ändert sich in "Sheet2" oder "Sheet3". Wenn der Blattname hervorgehoben ist, geben Sie einen neuen Namen für die Registerkarte ein, z. B. "Kategorien".
Geben Sie in Zelle B4 "Kategorien" ein. Formatieren Sie die Zellen fett und zentrieren Sie sie
Schritt 3. Erstellen Sie Einkommenskategorien
Geben Sie "*** Einkommen ***" in Zelle B5 ein. Hier sind alle Einkommenskategorien enthalten, die Sie haben oder in Zukunft nutzen können. Geben Sie alle Ihre Einkommenskategorien ab Zelle B6 ein und arbeiten Sie sich nach unten vor.
- Die häufigste Einkommenskategorie ist "Lohn" (Löhne). Brechen Sie die verschiedenen Lohnkategorien auf, wenn es mehr als einen Arbeitsplatz gibt.
- Für andere Einkommenskategorien ist Ihre finanzielle Situation ausschlaggebend. Erstellen Sie eine Kategorie "Dividende", wenn Sie Aktien besitzen. Erstellen Sie gegebenenfalls auch Kindergeldkategorien. Andere Kategorien wie „Zinseinkommen“, „Geschenke“und „Sonstiges“.
Schritt 4. Erstellen Sie Lastkategorien
Löschen Sie die Zellen in der letzten Einkommenskategorie. Gehen Sie eine Zelle nach unten und geben Sie "*** Ausgaben ***" ein. Alle Lastkategorien befinden sich in diesem Abschnitt.
Die Anzahl der Lastkategorien richtet sich nach Ihren Gegebenheiten, darunter „Hypothek“, „Miete“, „Versicherung“, „Kfz-Zahlung“, „Gas“, „Strom“, „Telefon“oder „Unterhaltung“
Schritt 5. Geben Sie dem Zellenbereich, der die Kategorie enthält, einen Namen
Wählen Sie Zelle B5 aus und markieren Sie dann von Zelle B5 alle Einnahmen- und Ausgabenkategorien. Suchen Sie nach dem Feld für den Zellennamen in der oberen linken Ecke des Fensters, das sich links neben dem Formelfeld befindet. Der Name der ersten Zelle im hervorgehobenen Bereich zeigt "B5" an. Klicken Sie auf das Feld für den Zellennamen und geben Sie "Kategorien" ein. Dies ist der Name des Zellbereichs, den Sie im Scheckregister verwenden können.
Schritt 6. Verwenden Sie die Ausgaben- und Einnahmenkategorien im Scheckregister
Gehen Sie zurück zu der Registerkarte, auf der Sie das Scheckregister erstellt haben. Jetzt werden die Spalten „AUFWENDUNGSKATEGORIE“und „EINKOMMENSKATEGORIE“zu einem Dropdown-Menü hinzugefügt.
- Wählen Sie die Zelle G2 in der Registerkartenprüfung aus. Dies ist die erste Zelle in der Spalte „AUFWENDUNGSKATEGORIE“.
- Wählen Sie in der Symbolleiste das Menüband "DATEN". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenvalidierung". Wählen Sie „Datenvalidierung“aus dem Dropdown-Menü. Das Fenster „Datenvalidierung“wird geöffnet.
- Suchen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" des Fensters "Datenvalidierung" das Dropdown-Feld "Zulassen". Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie "Liste". Geben Sie unter "Quelle" "=Kategorien" ein. OK klicken.
- Neben Zelle G2 wird ein kleiner Pfeil angezeigt. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um eine Liste mit Kategorien anzuzeigen. Klicken Sie auf die Kategorie, die der Zeilentransaktion entspricht.
- Kopieren Sie die Formel mit AutoFill von Zelle G2 in Zelle G100.
- Gehen Sie zu Zelle J2, um den Vorgang in der Spalte „EINKOMMENSKATEGORIE“zu wiederholen.
Teil 5 von 5: Schutz des Scheckregisters
Schritt 1. Formelzellen sperren und Tabellenkalkulation schützen
Durch den Schutz des Arbeitsblatts können Sie keine Daten in gesperrten Zellen überschreiben, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass zukünftige Saldenberechnungen aufgrund von Formelfehlern falsch sind. Sie können auch ein Passwort hinzufügen, um Ihr Scheckregister besser vor anderen Benutzern zu schützen. Stellen Sie sicher, dass das Passwort leicht zu merken ist oder notieren Sie es an einem sicheren Ort. Das Arbeitsblatt ist nicht zugänglich, wenn Sie Ihr Passwort vergessen.
Schritt 2. Entsperren Sie die Zelle
Sobald das Arbeitsblatt geschützt ist, werden alle Zellen gesperrt. Daher müssen Sie die einzugebenden Datenzellen entsperren, auch wenn das Arbeitsblatt geschützt ist.
- Wählen Sie die Zellen B2 bis J100 aus. Dies sind alle Zellen aller Prüfregisterspalten, mit Ausnahme der letzten Spalte K, die die Spalte "BALANCE" ist. In diese Zellen müssen auch dann noch Daten eingegeben werden, wenn das Arbeitsblatt geschützt ist.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Zellbereich. Wählen Sie Zellen formatieren aus.
- Wählen Sie im Fenster Zellen formatieren die Registerkarte Schutz aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Gesperrt" und klicken Sie dann auf OK.
Schritt 3. Aktivieren Sie den Schutz auf dem Arbeitsblatt
Das bedeutet, dass alle Zellen gesperrt bleiben, auch die Zellen in Spalte K ("BALANCE"), damit sie nicht überschrieben werden können.
- Öffnen Sie das Menüband "REVIEW" in der Symbolleiste. Klicken Sie auf „Protect Sheet“, um das Fenster „Protect Sheet“aufzurufen.
- Wenn Sie das Arbeitsblatt schützen möchten, fügen Sie hier das Passwort hinzu. Wenn nicht, lassen Sie es leer.
- OK klicken. Scheckregister sind jetzt ungeschützt.
Schritt 4. Heben Sie den Schutz des Arbeitsblatts auf, um die gesperrten Zellen zu ändern
Sie können diesen Vorgang später rückgängig machen, wenn Sie die Formel in einer gesperrten Zelle ändern möchten. Öffnen Sie das Menüband "REVIEW" in der Symbolleiste. Klicken Sie auf "Blattschutz aufheben", bis das Fenster "Blattschutz aufheben" angezeigt wird. OK klicken.
