Im Jahr 2013 wurde festgestellt, dass rund 78.000 Angestellte in den USA ihren Arbeitgebern rund 55 Millionen US-Dollar gestohlen haben. Die Daten berücksichtigen nur die Beschäftigten im Einzelhandel. Dieser Trend des Bürodiebstahls bleibt nicht ohne Opfer. Unternehmen und Gemeinden, die von diesen Unternehmen bedient werden, werden Verlierer sein, da Unternehmen mit geringeren Gewinnen gezwungen sein werden, die Preise zu erhöhen, sodass die Verbraucher betroffen sind. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie alle Unternehmen, von den niedrigsten Angestellten bis hin zu Geschäftsinhabern, unehrliche Mitarbeiter fangen und Diebstahl am Arbeitsplatz beenden können.
Schritt
Methode 1 von 3: Unehrliche Mitarbeiter als Vorgesetzte erwischen
Schritt 1. Sammeln Sie sorgfältig alle Beweise für einen Diebstahl
Um einen Dieb bei der Arbeit zu erwischen, müssen Sie Informationen haben. Sammeln Sie bei einer Durchsuchung Informationen, die Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wann, wo und wenn möglich, um wen der Diebstahl erfolgte.
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Zu den Daten, die Sie möglicherweise sammeln möchten, gehören:
- Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Geld-/Warenverlusts;
- Anfangs- und Endsaldo jeder Registrierkasse (bei Gelddiebstahl);
- Gesamtbestand und Verkäufe (bei Warendiebstahl);
- Name des Arbeitnehmers, der zum Zeitpunkt des Diebstahls bei der Arbeit war;
- Greifen Sie nach Möglichkeit auf Kartendurchzugsdaten zu;
- Spesenabrechnungen für Mitarbeiter; und
- Hinweise zur Gerätenutzung.
- Wenn Sie die Informationen nicht haben, beginnen Sie mit der Aufnahme, wenn Sie einen Diebstahl vermuten. Die Aufzeichnung reicht normalerweise aus, um zukünftige Diebstähle zu verhindern, aber wenn der Diebstahl andauert, sind Sie besser darauf vorbereitet, einen Dieb zu fassen.
Schritt 2. Suchen Sie die Fehler in den Notizen
Sehen Sie sich Ihre Notizen an und finden Sie alles, was nicht sinnvoll erscheint, oder Lücken, in denen Geld oder Gegenstände verloren gehen könnten. Je besser Ihre Buchhaltung, desto wahrscheinlicher finden Sie Beweise für einen Diebstahl.
Wenn Sie beispielsweise die Lagerbestände überprüfen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die 20 Smartphones zu Beginn des Tages auf 10 gesunken sind, aber nur 9 verkauft wurden. Die Ergebnisse dieser Berechnungen sind sicherlich ein Fragezeichen, und Sie sollten nachforschen
Schritt 3. Achten Sie auf die Funktion der Kasse
Mitarbeiter, die an Registrierkassen klauen, verwenden in der Regel verschiedene Taktiken, um ihre Spuren zu verwischen, meist mit Hilfe bestimmter Funktionen, um eine Chance auf Diebstahl zu erhalten. Beispielsweise könnte ein unehrlicher Mitarbeiter die Verkaufsverbotsfunktion der Registrierkasse nutzen, um zu stehlen. Wenn ein Käufer Geld gibt, wird ein No-Sale-Auftrag in die Kasse eingegeben, damit sich der Automat öffnet. Die Mitarbeiter geben den Kunden Wechselgeld und nehmen Geld von der Kasse. Der Kunde hätte keine Möglichkeit, diese List zu erkennen, und der Verkauf würde auch nicht protokolliert.
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Zu den Kassenfunktionen, die Sie beachten müssen, gehören:
- Kein Verkauf
- Erstattung
- 0 $ Verkauf
- Berichte (unehrliche Mitarbeiter können den Verkaufserlös einstecken, der beim Drucken des Berichts durch die Registrierkasse anfällt).
- O'Dell Restaurant Consulting hat einen umfassenden Leitfaden, der gängige Tricks für Mitarbeiterdiebstähle enthält und von denen einige die besonderen Funktionen der Kasse nutzen. Lesen Sie den Leitfaden unter diesem Link. Während sich der Link auf Restaurants konzentriert, gelten viele der im Leitfaden erwähnten Tricks auch für viele andere Bereiche, einschließlich des Einzelhandels.
Schritt 4. Führen Sie im Falle eines Gelddiebstahls die Geldberechnung an der Kasse durch
Eine der gängigsten Maßnahmen gegen Gelddiebstahl besteht darin, dass die Mitarbeiter das Geld zu Beginn der Schicht an der Kasse zählen und am Ende der Schicht wieder zählen. Die Berechnungsergebnisse werden mit dem Verkaufsbericht verglichen. Das System ist relativ einfach zu implementieren, und obwohl es nicht garantiert ist, den Diebstahl von Geld aus der Registrierkasse zu stoppen, kann ein eklatanter Diebstahl leicht erwischt werden.
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Die Verwendung von Standardtabellen erleichtert Eigentümern und Vorgesetzten die Implementierung dieses Systems. Fügen Sie die folgenden Zeilen in die Tabelle ein:
- Anfangsbestand
- Barverkauf
- Kreditkarten-/Scheckverkauf
- Gesamtumsatz
- Endsaldo
Schritt 5. Verwenden Sie nach Möglichkeit Daten aus Videoaufnahmen
Wenn Ihr Unternehmen über ein CCTV-Sicherheitssystem verfügt, sehen Sie sich das Filmmaterial an, um Beweise für einen Diebstahl zu finden, insbesondere wenn die Kamera auf einen Diebstahlsort wie eine Registrierkasse zeigt. Verwenden Sie diese Informationen, um die Zeit und den Ort des Vorfalls einzugrenzen, und warten Sie dann auf latente Anzeichen eines Diebstahls, wie zum Beispiel:
- Mitarbeiterhände bewegen Geld von der Kasse in die Tasche.
- Geld bewegt sich von der Kasse zum Trinkgeldhalter.
- Seltsame Gewohnheiten im Kassenbereich (zum Beispiel könnte ein unehrlicher Mitarbeiter die Kasse sorgfältig markieren, um sich daran zu erinnern, wie viel er aus der Kasse gestohlen hat, damit er den Jahresabschluss anpassen kann).
- Verkauf von Waren, die in Taschen, Brieftaschen, Taschen usw.
- Artikel, die noch verkauft werden können, werden in den Papierkorb verschoben.
- Unbefugter Zugriff auf Geldtresore, Safes usw.
- Besuche im Büro außerhalb der Arbeitszeit,
Schritt 6. Fragen Sie die Mitarbeiter nacheinander
Während ein Dieb im Verhör nicht gesteht, kann ein ehrlicher Mitarbeiter Ihnen möglicherweise einen Hinweis geben. Ziehen Sie in Betracht, Mitarbeiter in Ihr Büro zu rufen, um ein ehrliches und offenes Gespräch über Diebstahl im Büro zu führen. Sie können fragen, ob sie von Mitarbeitern wissen, die stehlen, oder sie bitten, den Diebstahl zu stoppen. Sie können Ihre Mitarbeiter auch an die Diebstahlsregeln in Ihrem Büro erinnern.
- Laden Sie die Mitarbeiter ein, nacheinander in Ihrem Zimmer zu sprechen. Ihre Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise sicherer, wenn sie nicht mit anderen Mitarbeitern zu tun haben.
- Vielleicht möchten Sie auch mit so vielen Mitarbeitern wie möglich sprechen, wenn möglich sogar mit allen Mitarbeitern. Wenn also der Mitarbeiter, der gestohlen hat, entlassen wurde, wäre es für ihn schwierig zu wissen, wer Informationen über sein Verhalten durchgesickert hat.
Schritt 7. Ziehen Sie in Betracht, ein internes Audit mit Hilfe eines externen Ermittlers durchzuführen
Inhaber und Vorgesetzte sind nicht allein im Umgang mit dem Problem des Diebstahls im Büro. Viele unabhängige Berater und Ermittler für Bürosicherheit und Diebstahlprävention können Ihnen helfen. Obwohl die Kosten für einen kleinen Vorfall zu hoch sind, werden die Dienste dieses Beraters sehr sinnvoll sein, wenn der Diebstahl weitergeht und zu einem großen Problem wird.
Interne Revision ist sehr nützlich, wenn Betrug auf Buchhaltungsebene auftritt. Mitarbeiter in der Buchhaltung können einem Unternehmen ziemlich viel stehlen, ohne erwischt zu werden, daher können externe Prüfer sehr hilfreich sein
Schritt 8. Konfrontieren Sie den Dieb nur, wenn Sie überzeugende Beweise haben
Beschuldigen oder feuern Sie nicht ohne Beweise, da dies die Arbeiter nur demoralisiert und beweist, dass Sie willkürlich feuern können, insbesondere wenn sich später herausstellt, dass der von Ihnen entlassene Mitarbeiter nicht gestohlen hat. Um dies zu vermeiden, warten Sie, bis Sie den Diebstahl nachweisen können, bevor Sie schießen.
Wenn Sie einen unschuldigen Mitarbeiter entlassen und der Vertrag des Mitarbeiters eine Positionssicherungsklausel enthält, werden Ihre Handlungen außerdem eine ungerechtfertigte Entlassung beinhalten, die strafrechtlich verfolgt werden kann. Die meisten Arbeitsverträge in den USA erlauben es Ihnen jedoch, einen Mitarbeiter jederzeit ohne Angabe von Gründen oder ohne Angabe von Gründen zu entlassen
Methode 2 von 3: Unternehmen vor Diebstahl schützen
Schritt 1. Richten Sie ein anonymes Feedback-System ein
Wenn Sie das Büro von schlechten Mitarbeitern befreien wollen, helfen Sie guten Mitarbeitern dabei. Ein anonymes Feedbacksystem macht es für Ihre Mitarbeiter sicherer, Diebstahl oder sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu melden. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter auch Bedenken, Kritik und Vorschläge äußern, um ihren Arbeitsplatz zu verbessern.
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Anonyme Feedbacksysteme können auf verschiedene Weise implementiert werden, zum Beispiel:
- Vorschlagsbox an unauffälliger Stelle (zB im Pausenraum), damit Mitarbeiter unbemerkt Notizen schreiben können.
- Ein E-Mail-Konto, das automatisch den Namen des Mitarbeiters zensiert, der E-Mails an diese Adresse sendet.
- Anonyme Feedback-Programme von Drittanbietern wie 3sixty, Suggestionox usw.
Schritt 2. Installieren Sie die Ausnahmebehandlungssoftware auf Ihrem Kassensystem
Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter an der Kasse klauen, sinkt, wenn sie wissen, dass die Nutzung der Ausnahmefunktion in der Kasse dem Chef gemeldet wird. Ziehen Sie eine Software in Betracht, die automatisch Ausnahmen meldet oder die Autorisierung des Managers erfordert, bevor Ausnahmen gemacht werden können, um Ihre Registrierkasse zu schützen.
- Ausnahmebehandlungsfunktionen sind in der Regel Bestandteil moderner Kassensoftware. Wenn die Registrierkasse in Ihrem Unternehmen alt ist, sollten Sie aus Sicherheitsgründen die Registrierkasse aufrüsten.
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Zu den empfohlenen Kassenprogrammen gehören:
- BernsteinPOS
- POS-Anbieter
- Lightspeed-Einzelhandel
- iVend-Einzelhandel
- NCR Counterpoint POS- und Einzelhandelsmanagement
Schritt 3. Installieren Sie ein Videosicherheitssystem, falls Ihr Büro noch nicht über eines verfügt
Für unehrliche Mitarbeiter ist Aufsicht die höchste Motivation, um mit dem Stehlen aufzuhören. Platzieren Sie Kameras an gefährdeten Orten (z. B. Kassen, Bereiche für teure Waren usw.), um Diebstähle zu reduzieren und im Falle eines Diebstahls stichhaltige Beweise zu liefern.
Es ist auch erwiesen, dass gefälschte Kameras die Diebstahlrate im Büro senken können. Das hängt natürlich davon ab, ob Ihre Mitarbeiter wissen, dass es sich bei der von Ihnen installierten Kamera um eine Fälschung handelt. Gefälschte Kameras werden jedoch nur zur „Verstärkung“des Sichtbereichs empfohlen, nicht um die Originalkamera komplett zu ersetzen
Schritt 4. Ziehen Sie andere rechtliche Überwachungsoptionen in Betracht
Videoaufzeichnungen sind nicht die einzige legale Möglichkeit für Unternehmen, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Darüber hinaus stehen eine Vielzahl weiterer Überwachungsoptionen zur Verfügung, deren Verwendung davon abhängt, wie schwerwiegend das Diebstahlproblem in Ihrem Büro ist. Stellen Sie jedoch sicher, dass die von Ihnen verwendete Überwachung nicht gegen Gesetze in Ihrem Bereich oder die Verträge, die Sie und Ihre Mitarbeiter geschlossen haben, verstößt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich der Überwachung bewusst sind, die Sie durchführen werden, bevor die Überwachung beginnt.
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Zusätzliche Überwachung, die Sie durchführen können, kann die Form von:
- Überprüfung des Internet-Browserverlaufs;
- Durchsuchen von Mitteilungen nach verdächtigen Schlüsselwörtern;
- Überwachung von Nachrichten, E-Mails, Wi-Fi-Verbindungen auf persönlichen Geräten usw.;
- Hinzufügung von Sicherheitskräften; und
- Swipe-Kartenzugriffsprotokollierung in sensiblen Bereichen.
- Eine zu genaue Überwachung der Mitarbeiter kann jedoch gefährlich sein. Übermäßige Beaufsichtigung durch den Chef kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter eingeschüchtert fühlen, sodass ihre Moral untergraben wird, insbesondere wenn Ihre Aufsicht viel strenger ist als die Standards in Ihrer Unternehmensgruppe.
Schritt 5. Versuchen Sie, zu jedem Mitarbeiter eine persönliche Beziehung aufzubauen
Die meisten Unternehmen kennen die drei Hauptgründe für Mitarbeiterdiebstahl: Der Mitarbeiter hat viele dringende Bedürfnisse, der Mitarbeiter fühlt sich vom Unternehmen vernachlässigt und der Mitarbeiter stiehlt aus einer Gelegenheit heraus. Während Sie den ersten Grund nicht kontrollieren können und der dritte mit einer strengeren Buchhaltung und Überwachung bewältigt werden kann, ist der zweite eine Frage des Gefühls. Kurz gesagt, Mitarbeiter werden nicht stehlen, wenn sie bei der Arbeit geschätzt werden und ihr Chef mögen.
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Sie können auf folgende Weise gute Beziehungen zu Mitarbeitern aufbauen:
- Chatten Sie informell mit Mitarbeitern, über das Leben, Hoffnungen usw.
- Bietet Boni und Belohnungen für gute Leistungen.
- Versuchen Sie, mit jedem der Mitarbeiter zu plaudern, wenn auch ein wenig.
- Berücksichtigen Sie gesellschaftliche Ereignisse außerhalb der Arbeit (Urlaub, Familienausflüge usw.).
- Empathie für Beschwerden und Frustrationen von Mitarbeitern.
- Denken Sie daran: In einer Umfrage von 1976 antwortete fast die Hälfte der Befragten, dass sie ohne Schuldgefühle aus ihren jeweiligen Büros stahlen. Seien Sie kein nerviger Chef, damit Ihre Leute ohne Schuld stehlen können, sondern seien Sie ein Freund Ihrer Mitarbeiter, damit sie nicht stehlen.
Schritt 6. Reorganisieren Sie nach der Entlassung die Sicherheit im Büro
Obwohl es selten vorkommt, können entlassene Mitarbeiter von ihrem alten Büro stehlen, insbesondere wenn sie noch Schlüssel, Logins usw. haben. Um dies zu vermeiden, setzen Sie das Sicherheitssystem im Büro zurück, nachdem Sie bestimmte Mitarbeiter entlassen haben. Gehen Sie je nach Art Ihres Unternehmens wie folgt vor:
- Ändern Sie das Gebäudeschloss.
- Ändern Sie den elektronischen Sperrcode.
- Ändern Sie das Passwort Ihres Firmen-E-Mail-Kontos, WLAN-Passworts usw.
- Rufen Sie den Schlüssel, den Schlüsselcode oder andere Anmeldeinformationen des entlassenen Mitarbeiters ab.
Schritt 7. Probieren Sie andere unkonventionelle Lösungen aus
Das zunehmende Problem des Diebstahls hat kreative Ideen von verschiedenen Unternehmen ausgelöst, um es zu lösen. Obwohl nicht alle der folgenden Ideen zu Ihrer Situation passen, haben sie sich in bestimmten Fällen als wirksam erwiesen, um Diebstahl zu verhindern.
- Verwenden Sie durchsichtigen Plastikmüll. Mitarbeiter können gestohlene Gegenstände im Papierkorb verstecken und diese dann beim Entsorgen des Papierkorbs sichern. Bei klarem Plastikmüll wird dies schwieriger.
- Machen Sie es sich zur Regel, sicherzustellen, dass jede Kiste vor dem Recycling nivelliert ist, um das Stehlen mit der oben besprochenen Mülleimermethode zu erleichtern.
- Ordnen Sie Möbel neu an oder organisieren Sie das Büro neu, um unsichtbaren Raum zu vermeiden. Wenn es keine Dunkelkammer gibt, wird es für Mitarbeiter noch schwieriger, zu stehlen.
- Führen Sie eine plötzliche Kasseninspektion oder -prüfung durch. Auch wenn es den Mitarbeitern nicht gefällt, ist diese Methode sehr effektiv, denn wenn sie wissen, dass die Kasse jederzeit auditiert werden kann, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie stehlen.
- Geben Sie regelmäßig Geschenke. Die kostenlose Ausgabe von Artikeln, die sich nicht gut verkaufen, ist eine Möglichkeit, Diebstähle zu reduzieren. Wenn Mitarbeiter in Ihrem Restaurant beispielsweise häufig Lebensmittel stehlen, erlauben Sie ihnen, Lebensmittel mitzunehmen, die sich nicht gut verkaufen.
Methode 3 von 3: Helfen Sie als Mitarbeiter, Diebstahl zu stoppen
Schritt 1. Wenn Sie etwas Verdächtiges bemerken, wenden Sie sich an Ihren Chef
Als Mitarbeiter haben Sie nicht die Macht, Systeme zu ändern und Diebstahl zu stoppen, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht helfen können. Wenn Sie etwas sehen, hören oder wissen, was zu einem Diebstahl führen könnte, wenden Sie sich sofort an Ihren Vorgesetzten. Schweigen Sie nicht, denn in den Regeln vieler Unternehmen können Sie durch Stilleversuche mitgerissen werden.
In vielen Unternehmen, insbesondere solchen mit geringer Mitarbeiterzufriedenheit oder Unternehmen mit einer großen Distanz zwischen Top-Management und Mitarbeitern, kann eine Schweigekultur herrschen. Mitarbeiter, die stehlen, erwarten, dass ihr Diebstahl nicht gemeldet wird, und können Mitarbeiter, die es wagen, schikanieren. Zerstören Sie in diesem Fall nicht Ihre Beziehung zu anderen Mitarbeitern, indem Sie deren Verhalten Ihrem Chef bei der Arbeit melden. Kontaktieren Sie Ihren Chef per E-Mail, Telefon oder anonym unten
Schritt 2. Verwenden Sie ein anonymes Feedback-System
Leider ist es bei einigen Unternehmen eine schlechte Sache, einen "Leaky Bucket"-Ruf zu haben, um Diebstahl zu melden. Sollten Sie in diese Situation geraten, wird empfohlen, den Diebstahl anonym zu melden. Durch die anonyme Meldung kann das Management das Diebstahlproblem lösen, aber der Dieb kann Ihnen nicht vorwerfen, ein Whistleblower zu sein.
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Dinge, die Sie versuchen können, um Diebstahl anonym zu melden, sind:
- Schieben Sie einen anonymen Zettel unter die Bürotür des Chefs;
- Schreiben Sie Informationen in ein anonymes Feedback-System;
- Schreiben Sie dem Chef eine E-Mail mit einer Wegwerfadresse;
- Chatten Sie mit dem Chef außerhalb der Arbeitszeit, um das Thema Diebstahl zu besprechen.
Schritt 3. Sammeln Sie die Informationen sorgfältig, aber übertreiben Sie es nicht
Wenn Sie eine Gelegenheit sehen, den Diebstahl mit Notizen, Fotos oder Videos aufzuzeichnen, tun Sie dies, aber seien Sie beim Aufzeichnen vorsichtig. Wenn der Dieb bemerkt, dass er erfasst wird, kann er Ihnen ausweichen und es Ihnen erschweren, dies zu beweisen. Im schlimmsten Fall werden Sie möglicherweise als „lecker Eimer“abgestempelt, und Ihre Beziehung zu anderen Freunden bei der Arbeit wird sich verschlechtern.
Denken Sie daran, dass es in den meisten Fällen ausreicht, sich den Ort und die Zeit des Vorfalls und die beteiligten Personen zu merken. Wenn der Chef Ihnen vertraut und Ihre Beschreibung mit seinen Aufzeichnungen übereinstimmt, hat Ihr Chef möglicherweise auch ohne zusätzliche Beweise genügend Informationen, um zu handeln
Schritt 4. Vermeiden Sie impulsive Anschuldigungen
Mitarbeiter sind zwar verpflichtet, dem Chef Diebstahl zu melden, aber andere Mitarbeiter ohne Beweise zu beschuldigen ist sicherlich nicht erlaubt. Auch wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Diebstahl von einem bestimmten Mitarbeiter begangen wurde, sollte der Mitarbeiter nicht vor anderen Mitarbeitern oder Kunden gedemütigt werden.
Anschuldigungen ohne Beweise können nicht nur peinlich sein, wenn sie falsch liegen, sondern auch die Moral. Vorwürfe ohne Beweise geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass das Management sie jederzeit anklagen kann
Tipps
Erwägen Sie, akademische Datenbanken zu durchsuchen, um wissenschaftliche Studien und Umfragen zum Thema Diebstahl am Arbeitsplatz zu finden, um neue Strategien zur Verhinderung von Diebstahl zu finden. Google Scholar hat beispielsweise Hunderte von Zeitschriftenartikeln zu diesem Thema, die unter abgerufen werden können
Warnung
- Versuchen Sie nicht, Personen außerhalb der Arbeit zu überwachen, die Sie verdächtigen, da Sie als Stalker angesehen werden und strafrechtlich verfolgt werden könnten.
- Versuchen Sie nicht, einen Dieb am Arbeitsplatz ohne Erlaubnis Ihres Vorgesetzten zu verurteilen, denn wenn Sie versagen, fühlt sich der Dieb beobachtet oder Sie könnten deswegen in Schwierigkeiten geraten. Darüber hinaus können Mitarbeiter, die beim Stehlen erwischt werden, impulsiv handeln oder wütend werden und Konflikte im Büro verursachen. Dieser Konflikt kann die Moral mindern.
