E-Mail ist heute neben SMS, Telefon und Instant Messaging-Anwendungen eines der am häufigsten verwendeten Kommunikationsmittel. Das Versenden von E-Mails ist zu einer sehr verbreiteten Aktivität geworden, so dass viele Leute vergessen, wie man eine gute E-Mail schreibt. Eine gute E-Mail zeigt Professionalität und Ehrlichkeit in der Nachricht, die sie übermittelt, daher sollten Sie wissen, wie eine E-Mail-Nachricht formatiert wird.
Schritt
Schritt 1. Schreiben Sie den Betreff der E-Mail
Der Betreff der E-Mail-Nachricht dient als kurze Zusammenfassung des Nachrichteninhalts. Der Betreff Ihrer E-Mail sollte treffsicher sein, damit er dem Empfänger in wenigen Worten eine Vorstellung vom Inhalt der E-Mail geben kann.
- Wenn Sie beispielsweise eine geschäftliche E-Mail senden, machen Sie es nicht zu einem langen Betreff mit zu vielen Details, wie zum Beispiel "Ich liebe Ihr Auto. Es ist ein schönes Blau, schöne Reifen auch."
- Erklären Sie, was Sie meinen, indem Sie die E-Mail mit einem Betreff senden, z. B. "Interessiert am Kauf einer blauen Limousine".
Schritt 2. Verwenden Sie die richtigen Begrüßungen
Beginnen Sie die E-Mail nicht gleich mit dem, was Sie sagen möchten. Verwenden Sie allgemeine Begrüßungen wie "Guten Morgen/Nachmittag" oder "Grüße". Sie wollen sicher nicht mit Fragen von Leuten bombardiert werden, die Sie nicht kennen, oder? Nun, die gleiche Etikette gilt auch für E-Mails.
Um die Begrüßung persönlicher zu gestalten, fügen Sie den Nachnamen des Empfängers in die Begrüßung ein
Schritt 3. Schreiben Sie den Nachrichtentext
Je nach Art und Empfänger der Nachricht können Sie die Nachricht nach Belieben schreiben.
- Wenn Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie gut kennen, können Sie die E-Mail in einem persönlichen Ton verfassen. Wenn Sie jedoch eine geschäftliche E-Mail schreiben, versuchen Sie, eine möglichst professionelle Sprache zu verwenden.
- Achten Sie auch auf das Format der Nachricht. Verwenden Sie keine schwer lesbare Schrift, Größe und Formatierung und vermeiden Sie Großbuchstaben. Im Cyberspace bedeuten Großbuchstaben Wut.
Schritt 4. Fügen Sie eine abschließende Begrüßung hinzu – beenden Sie die E-Mail nicht einfach
Es kann eine abschließende Begrüßung wie "Grüße" oder eine andere geeignete Begrüßung verwendet werden.
Sie sollten eine abschließende Begrüßung auswählen, die Ihrer E-Mail entspricht. "Grüße" wollen Sie sicher nicht am Ende einer geschäftlichen E-Mail schreiben, denn das wäre unhöflich, oder?
Schritt 5. Signatur hinzufügen
Auch wenn Ihre E-Mail-Adresse in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail Ihren Namen enthält, empfehlen wir Ihnen, für jede von Ihnen gesendete E-Mail eine Signatur zu verwenden. Sie können in Ihrer Signatur Klartext oder Bilder (wie Logos, Marken usw.) verwenden.
Verwenden Sie die Option "Signatur" des Web-E-Mail-Clients oder -Dienstanbieters, mit dem Sie die Signatur erstellt haben
Tipps
- Neben der Formatierung Ihrer E-Mail sollten Sie auch eine entsprechende E-Mail-Adresse verwenden. Eine E-Mail an einen Freund aus Kindertagen über "[email protected]" zu senden ist vielleicht noch in Ordnung, aber Sie sollten diese E-Mail nicht verwenden, um Ihrem Chef geschäftliche E-Mails zu senden.
- Verwenden Sie beim Schreiben von E-Mails eine gute Internet-Etikette. Senden Sie keine Spam-E-Mails oder Nachrichten an unbekannte Kontakte.
- Überprüfen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden, um zu verhindern, dass mehrere Nachrichten an denselben Empfänger gesendet werden. Wenn Sie mehrere E-Mails senden, werden Ihre Nachrichten möglicherweise als Spam markiert.
