Die meisten Eltern müssen sich aus den unterschiedlichsten Gründen mindestens einmal im Schuljahr an die Lehrerin ihres Kindes wenden. Die meisten Lehrer verwenden E-Mail, was den Korrespondenzprozess einfacher und schneller macht, aber Sie können auch Briefe oder Notizen schreiben. Mit dem richtigen Brief oder der richtigen E-Mail können Sie eine offene und starke Kommunikation mit dem Lehrer Ihres Kindes aufbauen.
Schritt
Methode 1 von 2: Senden einer E-Mail
Schritt 1. Wissen Sie, wann Sie eine E-Mail senden müssen
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie den Lehrer Ihres Kindes kontaktieren sollten, von der Einführung bis hin zur Besprechung ernsterer Angelegenheiten. Im Folgenden finden Sie einige häufige Gründe, sich mit der Lehrkraft Ihres Kindes in Verbindung zu setzen:
- Stellen Sie sich vor, wenn Sie umziehen oder wenn Ihr Kind an einer neuen Schule lernt.
- Besprechen Sie das Problem.
- Fragen Sie nach der Arbeit oder dem Fortschritt des Kindes.
- Bitten Sie um ein Treffen.
- Informieren Sie den Lehrer über ein besonderes Problem, wie beispielsweise die besonderen Bedürfnisse eines Kindes oder familiäre Probleme.
- Bitten Sie um Erlaubnis, wenn das Kind wegen Krankheit oder anderen Bedürfnissen abwesend ist.
Schritt 2. Sammeln Sie die Informationen, die Sie benötigen, um eine vollständige und professionelle E-Mail an den Lehrer zu schreiben
Vollständige Informationen machen die Kommunikation effizienter und zeigen, dass Sie den Lehrer respektieren und die besprochenen Themen ernst nehmen.
- Fragen Sie Ihr Kind nach dem Namen des Lehrers oder suchen Sie auf der Website der Schule nach dem Namen des Lehrers.
- Bereiten Sie Kopien der erforderlichen Dokumente vor, wie z. B. die ärztliche Diagnose und die Unterlagen zur Kinderunterbringung, wenn Ihr Kind besondere Bedürfnisse hat.
Schritt 3. Erstellen Sie mit den gesammelten Informationen einen ersten Entwurf der E-Mail
Mit Entwürfen können Sie Ihr Problem vollständig beschreiben. Wenn Sie fertig sind, lesen Sie Ihren Entwurf noch einmal und bearbeiten Sie ihn bei Bedarf.
- Vermeiden Sie es, Ihre E-Mail-Adresse in das Feld "An" einzugeben, damit Sie nicht versehentlich einen E-Mail-Entwurf senden.
- Halten Sie Ihren Entwurf so kurz und prägnant wie möglich.
- Schreiben Sie E-Mails in einem persönlichen, höflichen und professionellen Ton.
- Stelle dich vor. Nennen Sie den Namen Ihres Kindes und erklären Sie, warum Sie die E-Mail geschrieben haben. Zum Beispiel: "Sehr geehrte Frau Jasmin, mein Name ist Ros und ich bin die Mutter von Upin und Ipin. Ich schreibe diesen Brief, weil mir klar ist, dass es Upin schwerfällt, Mathematik zu folgen."
- Machen Sie den Kern der E-Mail 1-3 Absätze lang und nennen Sie das Problem, das Sie lösen möchten. Sie können auch fragen, wie Sie Ihr Kind konstruktiv unterstützen können.
- Schließen Sie die E-Mail mit einem Dankeschön und geben Sie Ihre Kontaktdaten für weitere Beratungen an. Zum Beispiel: "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Der Lehrer kann mich per E-Mail oder +628123456789 kontaktieren. Ich hoffe, dass Upins Problem mit Ihrer Hilfe bald gelöst werden kann."
Schritt 4. Machen Sie die E-Mail positiv
Halten Sie beim Schreiben eines Entwurfs den Ton Ihrer E-Mail so positiv wie möglich. Sie können schnell irritiert werden, wenn Sie mit den Problemen Ihres Kindes umgehen, aber ein positiver und proaktiver Ton in E-Mails kann einen offenen und produktiven Dialog mit dem Lehrer Ihres Kindes eröffnen.
- Vermeiden Sie anklagende Sprache beim Lehrer Ihres Kindes.
- Verwenden Sie Wörter wie „verstehen“, „kooperieren“und „sprechen“.
- Verwenden Sie Adjektive wie „positiv“und „proaktiv“.
- Verbinden Sie die Wörter mit Sätzen wie "Laut Upin hat er Schwierigkeiten, Mathe zu lernen. Wir möchten wissen, wie wir das ändern können und wie wir dem Lehrer helfen können, Upins Fähigkeiten zu verbessern."
Schritt 5. Seien Sie beim Schreiben von E-Mails ehrlich
Kinder sind ehrliche Geschöpfe, und die Lügen in Ihrem Brief können aus der Sprache Ihres eigenen Kindes stammen. Schreiben Sie die E-Mail so ehrlich wie möglich, aber bleiben Sie in einem professionellen Ton.
Gehen Sie direkt zum Kern der Sache. Zum Beispiel: "Ich muss in einem Museum arbeiten und möchte meinen Sohn zum Lernen mitnehmen. Gibt es irgendwelche Hausaufgaben, die er erledigen muss, bevor er am Freitag wieder in die Schule geht?"
Schritt 6. Lesen und bearbeiten Sie Ihre E-Mail erneut
Nachdem Sie einen groben Entwurf der E-Mail verfasst haben, überlegen Sie sich den Inhalt und den Ton der E-Mail und bearbeiten Sie die E-Mail bei Bedarf. Wenn Sie eine E-Mail bearbeiten, können Sie den Text der E-Mail hinzufügen oder entfernen sowie Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Grammatikfehler finden.
- Stellen Sie sicher, dass die überarbeitete E-Mail eine ehrliche und proaktive Begrüßung, einen Brieftext und einen Abschluss enthält.
- Lesen Sie den Brief laut vor, um Fehler oder Formulierungen zu erkennen, die schuldhaft klingen könnten.
- Ziehen Sie die Hilfe eines Partners, Freundes oder Bildungsexperten in Betracht, um Ihren Brief zu lesen. Die Person, die Sie um Hilfe bitten, kann Ihnen möglicherweise vorschlagen, Ihren Brief stärker oder professioneller zu gestalten.
Schritt 7. Nachdem Sie den Entwurf bearbeitet haben, schreiben Sie eine freundliche und professionelle Abschlussnachricht und Begrüßung, um die Lehrer Ihres Kindes für den Brief empfänglicher zu machen
Abschließende Botschaften und freundliche Grüße ebnen auch den Weg für eine konstruktive Antwort.
- Schreiben Sie Grüße mit dem Spitznamen des Lehrers Ihres Kindes. Zum Beispiel "jasmin ma'am", gefolgt von einem Komma.
- Vermeiden Sie es, den Vornamen des Lehrers zu verwenden, es sei denn, der Lehrer hat sich bereits getroffen und bietet an, ihn beim Vornamen zu nennen.
- Schließen Sie mit "Grüße", gefolgt von einem Komma. Sie können auch schreiben "Wir hoffen, dass dieser Brief Ihre Aufmerksamkeit erregt, Ma'am, danke", um eine Antwort vom Lehrer Ihres Kindes zu erwarten.
- Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an.
Schritt 8. Hängen Sie je nach Ihrer E-Mail-Adresse geeignete Unterlagen als Referenz für den Lehrer Ihres Kindes an
Referenzen helfen dem Lehrer Ihres Kindes, Ihr Problem zu verstehen.
Bereiten Sie eine Referenzdatei in einem einfach zu öffnenden Format vor
Schritt 9. Notieren Sie sich die E-Mail-Adresse des Lehrers, an den die E-Mail gesendet werden soll
Überprüfen Sie auf der Schulwebsite Ihres Kindes, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist.
- Senden Sie eine E-Mail an andere interessierte Parteien, wie z. B. Ehepartner oder andere autorisierte Lehrer.
- Ziehen Sie in Betracht, sich selbst in BCC aufzunehmen, um sicherzustellen, dass die E-Mail zugestellt wird.
Schritt 10. Bearbeiten Sie den endgültigen Entwurf der E-Mail, indem Sie den Entwurf vor dem Senden noch einmal lesen
Durch das Bearbeiten werden bestimmte Informationen oder Fehler in der E-Mail nicht vergessen.
Schritt 11. Geben Sie dem Lehrer Ihres Kindes Zeit zum Antworten
Lehrer sind vielbeschäftigte Wesen, daher können sie möglicherweise nicht immer sofort antworten oder auf Ihre E-Mails achten. Warten Sie einige Zeit, bevor Sie den Lehrer zurückrufen.
- Notieren Sie das Datum, wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen.
- Senden Sie den Brief oder die E-Mail erneut, wenn Ihre E-Mail nach einer Woche nicht beantwortet wurde.
Methode 2 von 2: Schriftliche Briefe senden
Schritt 1. Wissen Sie, wann Sie einen schriftlichen Brief senden müssen
Schriftliche Briefe sind persönlicher als E-Mails und in manchen Fällen notwendig. Sie können einen schriftlichen Brief senden, wenn:
- Danke sagen.
- Stellen Sie sich kurz vor.
- Fragen Sie um Erlaubnis, wenn Ihr Kind krank ist oder die Schule nicht besuchen kann.
Schritt 2. Schreiben Sie den Brief so sauber wie möglich, damit der Lehrer Ihres Kindes sie lesen kann
Achte darauf, dass deine Handschrift gut lesbar ist.
- Wenn Ihr Schreiben schlecht ist, schreiben Sie langsam, damit Ihr Schreiben klarer ist.
- Vermeiden Sie es, mit Bleistiften oder Stiften zu schreiben, die leicht verblassen. Verwenden Sie vorzugsweise einen Kugelschreiber.
- Erwägen Sie, auf einem Computer zu entwerfen und dann Ihren Brief von Hand zu schreiben. Entwürfe ermöglichen es Ihnen, klarer darüber nachzudenken, was Sie schreiben möchten.
- Schreiben Sie den Brief auf Wunsch am Computer, drucken Sie ihn aus und unterschreiben Sie den Brief.
Schritt 3. Schreiben Sie Ihren Brief
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Brief manuell zu schreiben, folgen Sie dem gleichen Vorgang wie beim Schreiben der E-Mail im vorherigen Schritt. Wenn die Sache, über die Sie sprechen möchten, jedoch nicht zu ernst ist, wie zum Beispiel ein Dankeschön, müssen Sie einen Entwurf nicht mehrmals schreiben.
- Verwenden Sie gutes Briefpapier, wenn Sie eines haben. Wenn nicht, verwenden Sie sauberes und nicht zerknittertes Papier.
- Schreiben Sie das Datum auf den Brief.
- Schreiben Sie unter das Datum einen Gruß, zum Beispiel „Fräulein Jasmin“, gefolgt von einem Komma.
- Verwenden Sie dieselben Elemente wie die E-Mail-Elemente im vorherigen Schritt und stellen Sie sicher, dass Ihr Brief kurz und prägnant ist. Zum Beispiel: „Fräulein Jasmin, ich bin Ros, die Eltern von Upin und Ipin. Danke, dass Sie Upin geholfen haben, Mathematik zu verstehen. Nach der Schule stellt sie Frau Jasmin oft Fragen, die sie nicht versteht. Wenn es etwas gibt, kann ich helfen Upin versteht es besser., lass es mich wissen. Danke. Ros."
- Unterschreiben Sie Ihren Brief und schreiben Sie dann bei Bedarf Ihren Namen.
Schritt 4. Überprüfen Sie Ihren Brief, bevor Sie ihn senden, um Fehler, fehlende Informationen oder verblasste Tinte und unleserliche Teile zu vermeiden
Schreiben Sie den Brief neu, wenn Sie einen schwerwiegenden Fehler finden
Schritt 5. Senden Sie den Brief
Sie können einen Brief je nach Formalität des Briefes oder Dringlichkeit auf verschiedene Weise versenden, zum Beispiel:
- Mit der Post. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Lehrers in dem Brief erwähnen und die Adresse der Schule in Ihrem Brief angeben.
- Von mir gesendet. Senden Sie Ihren eigenen Brief an die Schule. Das Schulpersonal wird es dem Lehrer Ihres Kindes übergeben.
- Durch Ihr Kind. Sie können Ihrem Kind auch einen Brief hinterlassen, aber er vergisst möglicherweise, ihn zu geben. Wenn Sie möchten, können Sie den Brief in die Schuluniform Ihres Kindes stecken.
