Wer sagt, dass das Schreiben von E-Mails der einfachste Weg ist, um zu kommunizieren? Tatsächlich hat das Schreiben von E-Mails auch Ethik. Mit anderen Worten, der Sprachstil in E-Mails für Mitschüler und Dozenten muss natürlich unterschieden werden, zumal die formale Bildung das Tor zu einer möglichen beruflichen Karriere ist. Deshalb müssen alle Interaktionen, die darin vorkommen, professionell durchgeführt werden, auch beim Versenden von E-Mails. E-Mails sollten beispielsweise immer mit Ihrer akademischen E-Mail-Adresse gesendet und immer mit einer formellen Begrüßung geöffnet werden. Behandeln Sie die Interaktion wie einen formellen Geschäftsbrief. Das heißt, bringen Sie Ihren Standpunkt klar, prägnant und klar heraus und verwenden Sie eine gute Grammatik!
Schritt
Teil 1 von 3: Einen positiven Eindruck hinterlassen
Schritt 1. Lesen Sie den Lehrplan des Kurses, um die Antworten auf Ihre Fragen zu finden
In der Regel wurden Ihre Fragen in den Materialien beantwortet, die Ihnen der Dozent zu Beginn des Vorlesungsprozesses zur Verfügung gestellt hat. Das Beharren darauf, Ihren Professor zu fragen, lässt Sie daher nur wie einen nicht ernsthaften Studenten aussehen, und es kann auch den Dozenten irritieren, dass der Inhalt Ihrer E-Mail wertvolle Zeit in Anspruch nimmt.
- Der Lehrplan enthält im Allgemeinen Informationen zu Aufgaben, Fristen für die Einreichung von Aufgaben, Richtlinien für den Unterricht und Formaten der Aufgaben.
- Wenn der Dozent nur eine Leseliste zur Verfügung stellt, ist es nicht verkehrt, per E-Mail nach Materialien zu fragen, die nicht im Vorlesungsverzeichnis erläutert werden.
Schritt 2. Verwenden Sie Ihre akademische E-Mail-Adresse
Die Chancen stehen gut, dass Ihr Professor jeden Tag Dutzende bis Dutzende von E-Mails erhält. Deshalb sollten Sie eine akademische E-Mail-Adresse verwenden, damit E-Mails nicht automatisch im Spam-Postfach landen. Darüber hinaus sieht der Versand einer E-Mail mit einer akademischen E-Mail-Adresse deutlich professioneller aus und hilft den Dozierenden, den Namen des Absenders eindeutig zu identifizieren, zumal akademische E-Mail-Adressen in der Regel den vollständigen Namen des Studierenden enthalten.
Schritt 3. Fügen Sie ein repräsentatives Thema hinzu
Stellen Sie also sicher, dass dem Dozenten der Inhalt Ihrer E-Mail bekannt ist, auch wenn er nur das Thema liest. Wenn Sie die Absicht Ihrer E-Mail von Anfang an kennen, können Sie Ihrem Dozenten den richtigen Zeitpunkt zum Lesen und Beantworten der E-Mail einplanen. Geben Sie daher immer einen klaren und prägnanten E-Mail-Betreff an!
Du könntest zum Beispiel „Fragen zu den letzten Aufgaben“oder „Abschlussarbeiten“schreiben
Schritt 4. Starten Sie die E-Mail, indem Sie den Namen und den Titel des Dozenten erwähnen
Egal wie wichtig Ihre Wünsche sind, beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer förmlichen Begrüßung, wie Sie es auch bei einem ähnlichen förmlichen Brief tun würden. Beginnen Sie die E-Mail beispielsweise mit dem Schreiben „Sehr geehrter Herr. DR. Jones“, gefolgt von einem Komma. Vergessen Sie nicht, einen Spitznamen zu verwenden, der den Vorlieben des Dozenten entspricht, okay!
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der betreffende Dozent promoviert ist, sprechen Sie ihn einfach mit „Mr. Jones“an.
- Wenn Sie beide häufig persönliche Interaktionen haben, ist es nicht verkehrt, eine lockerere Begrüßung zu verwenden, wie zum Beispiel „Hallo, Sir/Dr. Jones."
Teil 2 von 3: E-Mail-Inhalte erstellen
Schritt 1. Identifizieren Sie sich eindeutig
Da der betreffende Dozent Sie nicht nur unterrichtet, ist es wahrscheinlich, dass er oder sie an Ihre Identität erinnert werden muss. Beginnen Sie die E-Mail daher immer mit der Nennung Ihres Namens, sowie des Namens des Kurses, der Sie zusammenführte und der Vorlesungszeiten, z. B. "Marketing-Kurs am Nachmittag".
Schritt 2. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Punkt
Denken Sie daran, Dozenten sind sehr beschäftigte Menschen. Stellen Sie daher sicher, dass der Inhalt Ihrer E-Mail nicht verworren ist, um nicht zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen zu verschwenden. Bringen Sie Ihren Standpunkt prägnant, unkompliziert und klar rüber und vermeiden Sie unwichtige oder irrelevante Details.
Wenn Sie zum Beispiel eine Frage zu einer Aufgabe haben, sagen Sie es deutlich: „Ich möchte Sie zu der Aufgabe, die Sie letzten Donnerstag gegeben haben, etwas fragen. Die Aufgabe muss eigentlich in Gruppen oder einzeln erledigt werden, oder, Sir/Madam?“
Schritt 3. Schreiben Sie in vollständigen Sätzen
Denken Sie daran, diese E-Mails sind keine Facebook-Uploads oder Textnachrichten an Ihre Kollegen! Das heißt, verwenden Sie immer vollständige und formale Sätze, um Ihre Professionalität zu zeigen.
- Schreiben Sie zum Beispiel nicht: "Das Material in der letzten Klasse war wirklich cool, Sir/Madam!"
- Versuchen Sie stattdessen, zu schreiben: "Danke für das letzte Material, das Sie gelehrt haben und das mein Verständnis erleuchtet hat."
Schritt 4. Verwenden Sie den richtigen E-Mail-Ton
Wenn Sie zum ersten Mal mit einem Lehrer Kontakt aufnehmen, denken Sie daran, einen professionellen Ton und eine professionelle Grammatik zu verwenden. Das heißt, verwenden Sie aus keinem Grund Emoticons! Wenn Sie dem Dozenten mehrere Nachrichten geschrieben haben, sollten Sie Ihre E-Mail auch in einem lockereren Ton schreiben, insbesondere wenn der Dozent als erster informell handelt (z. B. Emoticons senden).
Schritt 5. Präsentieren Sie Ihre Anfrage höflich
Tatsächlich stellen viele Studierende gerne Anforderungen an ihre Dozenten. Tun Sie es nicht, denn es wird Ihnen nicht helfen, etwas zu bekommen! Geben Sie stattdessen Ihre Absichten in Form einer Bitte an, der Ihr Professor zustimmen kann oder nicht.
Wenn Sie beispielsweise um eine Verlängerung der Frist für die Einreichung von Aufgaben bitten möchten, schreiben Sie nicht: „Meine Großmutter ist vor kurzem verstorben, also verlängern Sie bitte die Frist für die Einreichung von Aufgaben, okay?“Schreiben Sie stattdessen einen höflicheren Satz wie, "Es tut mir leid, Sir/Madam, diese Woche war sehr hart für mich, weil meine Großmutter gerade verstorben ist. Wenn Sie möchten, wären Sie bereit, mir eine Fristverlängerung für die Einreichung von Papieren zu geben?"
Schritt 6. Verwenden Sie die richtige Interpunktion
Richtet sich die E-Mail an Peers, hat der Empfänger der E-Mail natürlich kein Problem damit, einen Punkt oder ein Komma falsch zu setzen. Wenn die E-Mail jedoch für einen Lehrer bestimmt ist, stellen Sie sicher, dass jedes Satzzeichen an der richtigen Stelle platziert ist.
Schritt 7. Schreiben Sie jedes Wort mit der richtigen Schreibweise
Trotz der weit verbreiteten Verwendung von Textsprache im Internet, verwenden Sie sie niemals in einer professionellen E-Mail! Mit anderen Worten, schreiben Sie jedes Wort in seiner vollständigen Form, zum Beispiel „Herr“statt „Herr“. Verwenden Sie die richtige Schreibweise, um Ihre E-Mails professioneller aussehen zu lassen!
Vergessen Sie nicht, die Richtigkeit des Inhalts der E-Mail mit Hilfe einer Anwendung oder eines Computerprogramms zu überprüfen, um die Rechtschreibung zu überprüfen
Schritt 8. Platzieren Sie die Großbuchstaben richtig
Insbesondere Wörter, die am Anfang von Sätzen aufgeführt sind, müssen großgeschrieben werden, ebenso wie einige Arten von Substantiven (z. B. Spitznamen). Behandeln Sie E-Mails nicht wie SMS-Konversationen und stellen Sie sicher, dass Sie immer die richtige Groß-/Kleinschreibung verwenden.
Teil 3 von 3: E-Mail beenden
Schritt 1. Geben Sie an, welche Maßnahmen Ihr Lehrer ergreifen muss
Stellen Sie mit anderen Worten sicher, dass Ihr Wunsch oder Ihre Anfrage am Ende der E-Mail klar angegeben ist. Wenn Sie beispielsweise eine Antwort von ihm wünschen, vergessen Sie nicht, dies zu sagen. Wenn Sie das Bedürfnis verspüren, sich mit ihm zu treffen, vermitteln Sie auch diesen Zweck.
Schritt 2. Lesen Sie die in der E-Mail verwendete Grammatik erneut
Scannen Sie die E-Mail, um sicherzustellen, dass keine Grammatikfehler gemacht wurden. Oftmals hilft Ihnen dieser Prozess dabei, ein oder zwei kleinere Fehler zu erkennen, die behoben werden müssen.
Schritt 3. Lesen Sie die E-Mail noch einmal aus der Sicht Ihres Lehrers
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail nicht so klingt, als ob Sie etwas verlangen würden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Absichten einfach und klar kommuniziert werden und nicht durch weniger wichtige persönliche Informationen gefärbt werden. Dieses Verhalten ist nicht nur ineffektiv, sondern auch unprofessionell.
Schritt 4. Beenden Sie die E-Mail mit einer formellen Schlussbegrüßung
Genauso wie wenn Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Begrüßung beginnen, gehen Sie genauso vor, um die E-Mail zu beenden. Verwenden Sie beispielsweise eine formelle Schlussbegrüßung wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Grüße", gefolgt von einem Komma und endend mit Ihrem vollständigen Namen.
Schritt 5. Nach einer Woche erneut eine E-Mail senden
Nachdem die E-Mail gesendet wurde, terrorisieren Sie Ihren Professor nicht weiter, um eine Antwort zu erhalten. Wenn Ihre E-Mail jedoch eine Woche oder länger nicht beantwortet wurde, sollten Sie versuchen, dieselbe E-Mail zurückzusenden, falls er Ihre erste E-Mail verpasst.
Schritt 6. Antworten Sie auf die E-Mail-Antwort, die Sie erhalten haben
Vergessen Sie nach Erhalt einer E-Mail-Antwort des betreffenden Dozenten nicht, zu antworten, um zu zeigen, dass Sie die E-Mail ordnungsgemäß erhalten haben. Sie können zum Beispiel einfach ein kurzes Dankeschön senden oder bei Bedarf eine längere Antwort mit den gleichen Schreibregeln senden, damit es professionell klingt. Wenn Ihr Problem oder Ihre Frage nicht per E-Mail beantwortet wurde, bitten Sie ihn, sich persönlich zu treffen.
- Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Danke für die Antwort, Sir/Madam. Wir sehen uns in der Klasse."
- Wenn Sie danach das Bedürfnis verspüren, sich mit dem Dozenten zu treffen, schreiben Sie: „Ich weiß Ihre Ansichten zu dieser Angelegenheit wirklich zu schätzen. Wenn Sie möchten, kann ich mich direkt mit Ihnen treffen, um das genauer zu besprechen?“
