Der Seriendruck ist eine gängige Funktion in Office-Programmen, um ein Dokument für mehrere Empfänger bereitzustellen. Sie können alle Arten von Dokumenten organisieren und kombinieren, einschließlich Umschläge, Etiketten, Serienbriefe, E-Mails, Faxe und nummerierte Coupons. Lesen Sie die folgenden Schritte, um herauszufinden, wie Sie den Seriendruck auf einem Computer verwenden.
Schritt
Methode 1 von 3: Vorbereitung
Schritt 1. Erstellen Sie eine Datendatei
Die Daten können Tabellenkalkulationsdateien (Arbeitsblätter), Datenbankdateien oder sogar Textdokumente in einem geeigneten Format sein. Die Arbeitsblattdateien werden am häufigsten verwendet; In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass Sie ein Arbeitsblatt verwenden.
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Die Dateidaten müssen alle Informationen enthalten, die sich bei jeder Kopie ändern. Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief schreiben, enthält die Datei die Namen und möglicherweise die Adressen aller Personen, an die Sie schreiben möchten.
Geben Sie in jede Zelle entlang der Linie eine Information ein, sodass jeder Informationstyp (Vorname, Nachname, Ehrenname usw.) in einer eigenen Spalte steht
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Erstellen Sie sinnvolle Spaltennamen. Der Seriendruck liest die Daten in jeder Spalte und geht davon aus, dass der erste Eintrag in jeder Informationsspalte der allgemeine Name für diesen Informationstyp ist. Verwenden Sie daher einen sinnvollen Namen.
Beginnen Sie beispielsweise das Feld für den Vornamen, indem Sie "Vorname" eingeben, und schreiben Sie dann alle Vornamen darunter. Wenn Sie aufgefordert werden, eine Datenspalte in einem Brief einzugeben, sehen Sie als Option "Vorname" und merken sich sofort, was in dieser Spalte steht
- Microsoft Office-Benutzer, die Outlook zum Versenden von E-Mails verwenden, können das Outlook-Adressbuch auf Wunsch als Datendatei verwenden.
Schritt 2. Speichern Sie die Datendatei
Speichern Sie die Datei, damit Sie sie leicht finden können. Geben Sie ihm einen Namen, den Sie sich leicht merken können.
Schritt 3. Schreiben Sie Ihr Hauptdokument
Dieses Dokument enthält Informationen. Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief schreiben, ist das Hauptdokument der Brief. Jedes Element, dessen Inhalt per Seriendruck erstellt werden soll (z. B. Name), wird derzeit leer gelassen.
Methode 2 von 3: Seriendruck in MS Office
Schritt 1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Seriendruck
Klicken Sie im Hauptdokument auf den Bereich, um ihn zu öffnen. Wenn Sie es nicht sehen, gehen Sie zum Menü Extras und wählen Sie Seriendruck aus der Liste aus.
Schritt 2. Beantworten Sie die von MS Office gestellten Fragen
Das Seriendruckfeature in Office umfasst mehrere Schritte, die Ihnen das intelligentere und genauere Kombinieren von Dateien erleichtern sollen.
- Beginnen Sie mit der Auswahl des Dokumenttyps, den Sie schreiben. Klicken Sie auf diejenige, die am besten passt, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie das zu verwendende Ausgangsdokument aus. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie dieses Dokument verwenden auswählen. Weiter klicken.
Schritt 3. Wählen Sie die zusammenzuführenden Dateien aus
Dies ist die Datendatei, die Sie zuvor erstellt haben. Wählen Sie das entsprechende Optionsfeld aus und klicken Sie dann auf Weiter, um die Datei zu suchen und mit dem Hauptdokument zu verknüpfen.
Wenn Sie das Outlook-Adressbuch verwenden möchten, klicken Sie auf diese Option
Schritt 4. Wählen Sie aus, welche Daten verwendet werden sollen
Office ermöglicht Ihnen, die gewünschten Informationszeilen auszuwählen oder abzuwählen. Sie können die Informationen in der Datendatei auswählen, die Sie mit dem Hauptdokument zusammenführen möchten, damit die Datendatei später nützlicher ist, wenn Sie sie für andere Zwecke verwenden. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter.
Die Daten können durch Klicken auf die Spaltenüberschriften in jeder Spalte sortiert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie viele Informationen schnell durchsuchen möchten
Schritt 5. Geben Sie die Datenfelder ein
Auf der nächsten Seite des Aufgabenbereichs werden Sie aufgefordert, ein Dokument zu schreiben, falls Sie dies noch nicht getan haben, und erhalten verschiedene Möglichkeiten, Daten aus der Datei in das Dokument einzufügen.
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Geben Sie eine Datenspalte ein, indem Sie den Cursor in diese Datenspalte setzen und dann auf die entsprechende Schaltfläche in der Taskleiste klicken, um sie dort einzufügen.
Sie können falsch platzierte oder doppelte Datenfelder löschen, indem Sie die Entf-Taste drücken, genau wie normale Buchstaben oder Zahlen
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Die voreingestellten Optionen ändern sich je nach ausgewähltem Dokumenttyp geringfügig. Office tut sein Bestes, um die entsprechenden Informationen aus den von Ihnen bereitgestellten Daten zu ergänzen. Wenn Sie beispielsweise einen geschäftlichen Serienbrief schreiben, sehen Sie möglicherweise eine Option zum Einfügen eines Adressblocks, der den Vor- und Nachnamen sowie die vollständige Adresse jedes Empfängers übersichtlich in mehreren Zeilen enthält.
- Einige voreingestellte Optionen öffnen zusätzliche Fenster, in die Sie die entsprechenden Informationen eingeben können. Es ist alles mehr oder weniger einfach und leicht zu verstehen.
- Wenn Sie die voreingestellten Optionen verwenden und die entsprechenden Informationen nicht finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Felder abgleichen, um Ihren eigenen Datenspaltennamen zu definieren, der dem Standardnamen entspricht. Sie können beispielsweise die Kategorie "Nachname" in einer Datendatei angeben, um die Daten "Nachname" in den Adressblock zu füllen.
- Um Ihre eigene Spalte zu verwenden, klicken Sie auf Weitere Optionen. Sie können die Namen, die Sie jeder Spalte gegeben haben, sehen und stattdessen verwenden.
Schritt 6. Überprüfen Sie die E-Mail
Der Seriendruck zeigt keine spezifischen Informationen in den Feldern an, die Sie auf das Hauptdokument anwenden, bis Sie es drucken, aber Office bietet eine Vorschaufunktion, mit der Sie überprüfen und sicherstellen können, dass die angezeigten Informationen den gewünschten Spalten entsprechen das Dokument. Bitte verwenden Sie sie, bis Sie mit der angezeigten Bestellung zufrieden sind.
Schritt 7. Schließen Sie die Zusammenführung ab
Der letzte Bildschirm des Seriendruck-Aufgabenbereichs informiert Sie darüber, dass alles in Ordnung ist und Ihr Dokument gedruckt werden kann. Jeder Informationssatz erscheint pro gedrucktem Dokument, und das Programm druckt so viele Kopien des Informationssatzes, wie vorhanden sind.
Wenn Sie bestimmte Buchstaben selbst bearbeiten möchten, können Sie dies auch von diesem Taskleistenbildschirm aus tun, indem Sie zuerst auf "Einzelne Buchstaben bearbeiten" klicken
Methode 3 von 3: Seriendruck auf OpenOffice.org
Schritt 1. Erstellen Sie eine Datenbank
Schritt 2. Geben Sie die Datenfelder ein
Sie haben Ihre Informationen jetzt mit einer Datenbank verknüpft, die OpenOffice.org verstehen kann, und die Verwendung der Datenbank zum Zusammenführen von E-Mails ist einfach, solange Sie wissen, wo Sie suchen müssen.
- Wählen Sie im Menü Einfügen die Felder aus, dann andere… aus dem Untermenü. Alternativ können Sie Strg+F2 drücken.
- Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Registerkarte Datenbank.
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Klicken Sie unten rechts im Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen und suchen Sie die soeben erstellte Datenbankdatei.
Nach der Auswahl erscheint die Datenbank in einer Liste mit dem Titel Datenbankauswahl auf der rechten Seite des Fensters
- Wählen Sie in der Liste der Typen auf der linken Seite des Fensters Seriendruckfelder aus.
- Klicken Sie auf das "+" neben Ihrer Datenbank und eine Arbeitsblattdatei wird darunter angezeigt. Klicken Sie auf "+" neben ihr, und Sie sehen den Namen der Datenspalte, die Sie beim Erstellen des Arbeitsblatts ausgewählt haben.
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Wählen Sie die Datenspalte aus, die Sie einfügen möchten, und klicken Sie dann auf Einfügen, um die Datenspalte in das Hauptdokument einzufügen.
- Denken Sie daran, den Cursor dort zu platzieren, wo Sie die Datenspalte einfügen möchten, bevor Sie auf Einfügen klicken, andernfalls müssen Sie ihn an die richtige Position verschieben.
- Wie in Office werden Textfelder im Hauptdokument als alphanumerische Zeichen behandelt. Sie können es mit der Leertaste verschieben und mit der Entf-Taste löschen.
Schritt 3. Schließen Sie die Zusammenführung ab
Überprüfen Sie die Platzierung jeder Datenspalte. Wenn Sie fertig sind, drucken Sie Ihr Hauptdokument aus. Seriendruck druckt eine Kopie für jeden Satz von Einträgen in der Datei, die mit dem Dokument zusammengeführt wird.
Tipps
- Textverarbeitungsprogramme verfügen normalerweise über Vorlagen, mit denen Sie das Hauptdokument erstellen können.
- Achten Sie darauf, die Spalten in die spezifischsten Schlüsselwörter aufzuteilen. Sie können beispielsweise Spitznamen (Herr, Frau, Fräulein), Vorname und Nachname für Namen verwenden. Verwenden Sie drei separate Spalten für den Namen mit einem Datenspaltentyp in jeder Spalte.
