Es gibt zwei Arten von Change-Management-Plänen. Der erste Plantyp befasst sich mit den Auswirkungen von Veränderungen auf die Organisation, wodurch der Übergang erleichtert wird. Der zweite Plantyp überwacht spezifische Projektänderungen, was zu einer klaren Aufzeichnung der Änderungen des Projektumfangs führt. Beide Pläne zielen darauf ab, klar und genau zu kommunizieren, was zu tun ist.
Schritt
Methode 1 von 2: Einen Plan zur Bewältigung organisatorischer Veränderungen schreiben
Schritt 1. Zeigen Sie den Grund für die Änderung an
Listen Sie die Faktoren auf, die zu der Entscheidung für eine Änderung geführt haben, wie z. B. schlechte Leistung, neue Technologien oder eine Änderung der Mission der Organisation.
Ein Ansatz, der verwendet werden kann, besteht darin, die aktuelle Situation und die zukünftige Situation, die die Organisation schaffen möchte, zu beschreiben
Schritt 2. Definieren Sie Art und Umfang der Änderung
Beschreiben Sie kurz die Art des Veränderungsprojekts. Bestimmen Sie, ob sich diese Änderung auf die Berufsbezeichnung, Geschäftsprozesse, Richtlinienänderungen und/oder die Organisationsstruktur auswirkt. Listen Sie die Abteilungen, Arbeitsgruppen, Systeme oder andere Komponenten auf, die Änderungen unterliegen.
Schritt 3. Beschreiben Sie die Unterstützung der Stakeholder
Listen Sie alle Parteien auf, die von der vorgeschlagenen Änderung betroffen sind, z. B. Geschäftsleitung, Projektmanager, Projektsponsoren, Endbenutzer und/oder Mitarbeiter. Schreiben Sie für jede Partei auf, ob die Partei die Änderung unterstützt.
- Ziehen Sie in Erwägung, ein Diagramm zu erstellen, um dies klar und prägnant zu kommunizieren. Ein Beispiel ist die Auflistung des Bekanntheitsgrades, des Grads der Unterstützung und des Einflusses jeder Partei, die auf einer Hoch/Mittel/Niedrig-Skala eingestuft wird.
- Führen Sie nach Möglichkeit ein persönliches Gespräch durch, um die Unterstützung zu messen.
Schritt 4. Bilden Sie ein Change-Management-Team
Dieses Team ist dafür verantwortlich, allen Parteien Informationen zur Verfügung zu stellen, Bedenken anzuhören und sicherzustellen, dass der Änderungsprozess so reibungslos wie möglich verläuft. Wählen Sie Personen mit Glaubwürdigkeit innerhalb der Organisation und guten Kommunikationsfähigkeiten.
Dieses Team sollte auch Mitglieder aus der oberen Führungsebene haben. Betonen Sie, dass sie für die Förderung von Veränderungen verantwortlich sind und nicht nur für die Zustimmung
Schritt 5. Entwickeln Sie einen Managementansatz
Die volle Unterstützung durch wichtige Personen in der Organisation ist für den Erfolg der Veränderung sehr wichtig. Geben Sie leitenden Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zu geben und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um eine aktive Rolle bei der Demonstration und Führung von Veränderungen zu spielen.
Schritt 6. Erstellen Sie einen Plan für jede interessierte Partei
Bewerten Sie die Risiken und Bedenken aller Parteien, einschließlich derer, die Veränderungen unterstützen. Weisen Sie das Management-Team zu, die Bedenken auszuräumen.
Schritt 7. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Kommunikation ist die wichtigste Komponente im Change Management. Kommunizieren Sie regelmäßig mit den von der Änderung betroffenen Personen. Betonen Sie die Gründe für die Änderung und die Vorteile, die sich aus der Änderung ergeben.
- Interessenten sollten zweiseitige persönliche Kommunikation akzeptieren. Face-to-Face- oder Face-to-Face-Meetings sind sehr wichtig.
- Die Kommunikation sollte von einem hochrangigen Change-Sponsor, von Ihrem direkten Vorgesetzten und von anderen, denen interessierte Parteien vertrauen, erfolgen. Alle Mitteilungen müssen eine konsistente Botschaft vermitteln.
Schritt 8. Überwachen Sie das Spiel
Es gibt immer diejenigen, die sich der Veränderung widersetzen. Dieses Spiel ist auf individueller Ebene. Kommunizieren Sie also mit der Person, um ihre Argumentation zu verstehen. Überwachen Sie Beschwerden, damit das Änderungsmanagement-Team sie bearbeiten kann. Häufige Gründe für eine Resistenz sind:
- Keine Motivation zur Veränderung, kein Gefühl der Dringlichkeit
- Sie haben kein Verständnis für die Gesamtsituation oder warum eine Änderung erforderlich ist
- Fehlender Input im Prozess
- Unsicherheit über die Arbeitsplatzsicherheit, zukünftige Rollen oder die Anforderungen und Fähigkeiten, die für die Ausübung zukünftiger Jobs erforderlich sind.
- Versäumnis des Managements, die Erwartungen bezüglich der Umsetzung oder Kommunikation von Änderungen zu erfüllen
Schritt 9. Hindernisse überwinden
Viele Beschwerden sollten gelöst werden, indem die Kommunikation verbessert oder die Kommunikationsstrategien geändert werden, um bestimmte Probleme anzugehen. Einige Beschwerden erfordern einen zusätzlichen Ansatz, den Sie möglicherweise in den Plan aufnehmen oder an das Managementteam delegieren können, damit dieses die erforderlichen Maßnahmen ergreifen kann. Überlegen Sie, welche Schritte in Ihrer Organisation angemessen sind:
- Priorisieren Sie bei wechselnden Rollen oder Arbeitsabläufen die Mitarbeiterschulung.
- Wenn Sie eine niedrige Arbeitsmoral oder eine stressige Übergangszeit vorhersagen, befassen Sie sich mit Firmenveranstaltungen oder Sozialleistungen.
- Wenn interessierte Parteien nicht motiviert sind, sich zu ändern, schaffen Sie Anreize.
- Wenn sich interessierte Parteien nicht in den Veränderungsprozess involviert fühlen, berufen Sie ein Treffen ein, um Feedback zu sammeln und Änderungspläne zu erwägen.
Methode 2 von 2: Projektänderungen überwachen
Schritt 1. Definieren Sie die Änderungsverwaltungsrolle
Erstellen Sie eine Liste der Stellen, die für dieses Projekt zu besetzen sind. Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten, die für jede Position erforderlich sind. Beziehen Sie mindestens einen Projektmanager ein, um tägliche Änderungen vorzunehmen, und einen Projektsponsor, um den allgemeinen Fortschritt zu überwachen und wichtige Änderungsentscheidungen zu treffen.
Teilen Sie für ein umfassendes Projekt in einer großen Organisation die Rolle des Projektmanagements in mehrere Personen mit Spezialkenntnissen auf
Schritt 2. Ziehen Sie in Betracht, ein Change Control Board zu erstellen
Softwareentwicklungsprojekte haben in der Regel ein Change Control Board, das sich aus Vertretern jeder der interessierten Gruppen zusammensetzt. Es ist dieses Gremium, das Änderungsanträge genehmigt, nicht der Projektmanager und Entscheidungen an interessierte Parteien kommuniziert. Dieser Ansatz eignet sich gut für Projekte, an denen mehrere Gruppen beteiligt sind, sowie für Projekte, deren Mindestumfang und -ziele häufig eine Neubewertung erfordern.
Schritt 3. Erstellen Sie einen Prozess zum Realisieren von Änderungsanforderungen
Wenn jemand aus dem Change-Team den nächsten Schritt herausgefunden hat, wie setzt man dann eine Idee in die Realität um? Beschreiben Sie diesen Vorgang mit Zustimmung des Teams. Beispiel:
- Teammitglieder füllen ein Change Request-Formular aus und senden es an den Projektmanager.
- Der Projektmanager trägt das Formular in den Änderungsanforderungsdatensatz ein und passt diesen Datensatz an, wenn Änderungen implementiert oder abgelehnt werden.
- Der Manager bittet die Teammitglieder, einen konkreten Plan zu schreiben und abzuschätzen, wie viel Aufwand erforderlich ist.
- Der Projektleiter sendet den Plan zur Genehmigung oder Ablehnung an den Projektträger.
- Implementieren Sie Änderungen. Interessenten werden regelmäßig über Entwicklungen informiert.
Schritt 4. Erstellen Sie ein Änderungsanforderungsformular
Die folgenden Daten sollten bei jeder Änderungsanfrage aufgenommen und in das Änderungsprotokoll eingetragen werden:
- Anfragedatum ändern
- Vom Projektmanager zugewiesene Änderungsanforderungsnummer
- Titel und Erklärung
- Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Antragstellers
- Priorität (Hoch, Mittel oder Niedrig). Notfallpläne für das Änderungsmanagement können bestimmte Fristen erfordern.
- Produkt- und Versionsnummer (für Softwareprojekte)
Schritt 5. Geben Sie in den Änderungshinweisen zusätzliche Informationen ein
Änderungsprotokolle sollten Entscheidungen und die Umsetzung aufzeichnen. Zusätzlich zu den Informationen, die Sie aus dem Änderungsantragsformular kopiert haben, müssen Sie eine Stelle vorbereiten, an der Sie Folgendes schreiben können:
- Zeichen der Zustimmung oder Ablehnung
- Die Unterschrift der Person, die den Antrag genehmigt oder ablehnt
- Umsetzungsfrist ändern
- Abschlussdatum ändern
Schritt 6. Überwachen Sie wichtige Entscheidungen
Neben den täglichen Notizen ist es für das Projekt von Vorteil, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten. Diese Aufzeichnungen erleichtern Ihnen die Überwachung von langfristigen Projekten oder Projekten, die einen Führungswechsel durchlaufen. Diese Aufzeichnungen können auch die Kommunikation mit Kunden oder der Geschäftsleitung leiten. Geben Sie bei Änderungen an Fristen, Projektumfang oder Anforderungen, Prioritätsstufe oder Strategie die folgenden Informationen an:
- Menschen, die Entscheidungen treffen
- Entscheidungstag
- Zusammenfassung der Entscheidungsgründe und des Entscheidungsprozesses. Fügen Sie Dokumente zu diesem Prozess hinzu.
