Jeder muss enttäuscht gewesen sein, weil er etwas gekauft oder bestellt hat, aber nicht das bekommen hat, was er wollte. Vorfälle wie dieser sind manchmal nicht der Mühe wert, aber manchmal ist es richtig, eine Beschwerde einzureichen. Wenn Sie eine Beschwerde einreichen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass sich die Beschwerde auszahlt, sei es eine Geldrückerstattung, ein Ersatzartikel oder eine Entschuldigung. Lesen Sie den folgenden Leitfaden, um zu erfahren, wie Sie eine weniger emotionale, aber fruchtbare Beschwerde einreichen können.
Schritt
Methode 1 von 2: Eine Beschwerde einleiten
Schritt 1. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Beschwerde gehört wird
Wenn Sie das Gefühl haben, nicht das zu bekommen, was Sie wollen oder schlecht behandelt werden, sollten Sie sich melden, damit Ihr Problem gelöst werden kann. Seien Sie bereit, ein wenig aufdringlich zu sein und Ihre Argumente zu verteidigen. Wenn Sie sich nicht Gehör verschaffen, besteht eine gute Chance, dass Ihre Beschwerde einfach ignoriert wird.
Schritt 2. Machen Sie sofort eine Beschwerde
Machen Sie eine Beschwerde, solange Ihnen der Vorfall noch frisch in Erinnerung ist und die beteiligten Personen noch vor Ort sind. Wenn Sie warten und es später tun, wird es etwas schwieriger, eine Beschwerde einzureichen. Versuchen Sie, am Tag des Vorfalls oder Vorfalls eine Beschwerde einzureichen. Wenn dies nicht möglich ist, tun Sie es in derselben Woche oder im selben Monat. Grundsätzlich gilt: Je früher, desto besser.
Schritt 3. Finden Sie jemanden, der Ihnen wirklich helfen kann
Seien Sie nicht derjenige, der die Flugbegleiter angreift, weil Sie Ihren Transitflug verpassen. Die Flugbegleiterin kann nichts dagegen tun, und Sie verschlimmern die Situation. Anstatt sich sofort bei der ersten Person zu beschweren, die Sie treffen, denken Sie zuerst über Ihre Situation nach und wer kann etwas tun, um Ihr Problem zu lösen, oder vermitteln Sie zumindest an jemanden, der Ihnen helfen kann.
- Viele Geschäfte haben einen Informations- oder Helpdesk mit einem Mitarbeiter, der Ihnen bei Problemen immer zur Seite steht. Bevor Sie sich sofort bei der Kasse des Ladens beschweren, sollten Sie sich zunächst erkundigen, ob es eine geeignetere Person gibt, mit der Sie direkt sprechen können.
- Sie können bei der Person beginnen, die die Aufnahme macht, oder bei dem Restaurantkellner, der Sie bedient. Aber diese Leute können einem meist nur bei kleineren Problemen helfen. Wenn Ihr Problem größer ist als Käfer in Ihrer Suppe oder Sie kaputte Möbel restaurieren möchten, müssen Sie möglicherweise mit dem Filialleiter sprechen.
- Wenn Sie den Kundendienst anrufen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Beschwerde einreichen müssen, und bitten Sie darum, mit der richtigen Person zu sprechen.
Schritt 4. Beschreiben Sie das Problem und Ihre gewünschte Lösung
Wenn Sie den richtigen Ansprechpartner gefunden haben, erläutern Sie die Situation oder Ihre Beschwerde klar und deutlich, wie die gewünschte Lösung ist. Wenn Sie Ihr Geld zurück wollen, geben Sie bitte den Betrag an. Wenn das Problem ein Service ist und Sie eine Erklärung benötigen, sagen Sie dies. Personen, die sich Ihre Beschwerde anhören, können das Problem leichter lösen, wenn Sie es vollständig und spezifisch erklären können.
- Nennen Sie den Namen Ihres Gesprächspartners und stellen Sie sich vor. Eine formelle Einführung ist eine großartige Möglichkeit, die andere Person dazu zu bringen, mit dem, was sie tut, aufzuhören und Ihnen aufmerksam zuzuhören. „Hallo, Herr Arif, ich bin Budi. Wie geht es Ihnen? Schau, es ist nicht Pak Arifs Schuld, aber…“
- Sprechen Sie mit ihm, als wäre er ein Vertrauter und Sie möchten ihm ein Geheimnis verraten. Sagen Sie zunächst, dass Sie ihn nicht persönlich für das Problem oder den Fehler verantwortlich machen, sich aber sehr freuen würden, wenn er helfen könnte, das Problem zu lösen.
Schritt 5. Lächeln
Dieser Punkt kann nicht deutlicher hervorgehoben werden. Sie werden nie zu oft lächeln genannt. Menschen reagieren eher darauf, wenn jemand lächelt. Sie werden garantiert eine freundlichere und sanftere Reaktion erhalten, wenn Sie lächeln.
Schritt 6. Werden Sie nicht emotional
Mach nicht weiter und weiter und erkläre, wie wütend du darüber bist. Erhebe deine Stimme nicht und mache keine wütenden Gesten. Der Schlüssel, um aus dieser Situation herauszuholen, was Sie wollen, besteht darin, die Person, die Ihre Beschwerde erhält, dazu zu bringen, eine Lösung zu Ihren Gunsten zu finden. Wenn Ihre Handlungen bedrohlich erscheinen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie das bekommen, was Sie wollen.
- Kontrollieren Sie Ihre Körpersprache und Mimik, damit Sie ruhig und aufmerksam erscheinen. Machen Sie keine Gesten und Ausdrücke wie Augenrollen, Verschränken der Arme oder andere Gesten, die darauf hindeuten, dass Sie gleich die Beherrschung verlieren.
- Warte geduldig. Um Ihr Geld zurückzubekommen, eine Entschuldigung zu erhalten oder was auch immer sonst verlangt wurde, müssen Sie möglicherweise warten, bis der Kundendienstmitarbeiter die Erlaubnis seines Vorgesetzten erhält. Durch Ungeduld mehr Spannung zu erzeugen, ist unhöfliches und unangemessenes Verhalten. Warten Sie ruhig und geduldig, während Ihr Problem bearbeitet wird.
Schritt 7. Bedanken Sie sich bei der Person, die sich die Zeit genommen hat, mit Ihnen zusammenzuarbeiten
Wenn Sie es schaffen, das zu bekommen, was Sie wollen, ist ein aufrichtiges Dankeschön ein Muss. Wenn Sie nicht bekommen, was Sie wollen, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine weitere Beschwerde einreichen sollten oder nicht.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich den Namen der Person oder des Vertreters merken und/oder notieren, der die Beschwerde erhalten hat, um dieser Person bewusst zu machen, dass Sie es ernst meinen und dass er oder sie später zur Rechenschaft gezogen werden kann
Methode 2 von 2: Weitere Beschwerden einreichen
Schritt 1. Notieren Sie die Details
Wenn Sie entschieden haben, dass es an der Zeit ist, mit dieser Beschwerde eine kompetentere Person im Unternehmen einzubeziehen, schreiben Sie zunächst alle Details und Details des betreffenden Vorfalls auf. Notieren Sie das Datum, den ausgegebenen Geldbetrag und alle Informationen, die für den Vorfall relevant sind. Schreiben Sie den Namen des Mitarbeiters oder Kundendienstmitarbeiters auf, der Ihre Beschwerde erhalten hat, und beschreiben Sie das Gespräch und die Ergebnisse, die Sie daraus erhalten haben.
Schritt 2. Schreiben Sie einen formellen Beschwerdebrief
Finden Sie die Adresse oder E-Mail des Unternehmens, das Beschwerden entgegennimmt und bearbeitet. Schreiben Sie einen freundlichen, aber festen Brief darüber, was passiert ist und was Ihre Lösung wäre. Seien Sie sich über alles im Klaren und bitten Sie um eine Antwort innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens – im Allgemeinen ist eine Woche die beste Frist. Geben Sie Ihre Kontaktdaten an und wann Sie erreichbar sind.
- E-Mail ist in der Regel der schnellste Weg, jemanden schriftlich zu kontaktieren. Sie können Ihren Brief aber auch ausdrucken und per Post versenden.
- Führen Sie ab diesem Zeitpunkt ein Protokoll über die Korrespondenz zu diesem Thema.
- Wenn Sie mit der erhaltenen Antwort zufrieden sind, schreiben Sie einen Dankesbrief und geben Sie an, dass Ihr Problem gelöst wurde. Wenn Sie keine Antwort erhalten oder die Antwort trivial und unangemessen erscheint, beschweren Sie sich weiter und in einem höheren Maßstab.
Schritt 3. Senden Sie eine E-Mail an den CEO des Unternehmens
Scheuen Sie sich nicht, sich bei einem hochrangigen Unternehmen zu beschweren, wenn Sie den Mitarbeiter oder Manager des Unternehmens nicht wirklich erreichen können oder nicht das bekommen, was Sie wollen. Wenn die Fehler des Unternehmens so schlimm sind, dass Sie dadurch in Gefahr gebracht werden, muss der CEO des Unternehmens unbedingt davon erfahren. Hartnäckig sein. Senden Sie wöchentlich eine E-Mail an den CEO des Unternehmens, bis Sie eine Antwort erhalten.
Schritt 4. Auf Facebook oder Twitter posten
Dies wird zu einem immer effektiveren Weg, um die Aufmerksamkeit von Unternehmen zu gewinnen, die schwer zu erreichen oder zu erreichen sind. Erstellen Sie einen Beitrag oder Tweet, in dem Sie erklären, was passiert ist, und um Hilfe bitten. Stellen Sie sicher, dass das Facebook- oder Twitter-Konto des Unternehmens es sehen kann (z. B. mit Tags oder Erwähnungen). Da Ihre Beschwerde an ein öffentliches Forum geht, erhalten Sie wahrscheinlich sehr schnell eine Antwort.
- Verwenden Sie diese Methode nicht, bis Sie versucht haben, das Unternehmen persönlich zu kontaktieren, jedoch ohne Erfolg.
- Sie werden bessere Ergebnisse erzielen, wenn Sie das Unternehmen nicht in öffentlichen Foren schlecht machen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Post oder Tweet ruhig und direkt ist. Nicht nörgeln.
Schritt 5. Bitten Sie einen Berater um Hilfe
Wenn Sie wirklich das Gefühl haben, dass das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, ernst ist und das Unternehmen Ihnen die Rechte vorenthält, die Sie verdienen, suchen Sie eine externe Partei, die Ihnen bei der Lösung des Problems helfen kann. Wenn Beschwerden allein nicht funktionieren, sieht das Ergebnis vielleicht anders aus, wenn Hilfe von außen kommt.
Tipps
- Beschreiben Sie Ihr Problem klar und kurz.
- Seien Sie immer höflich.
- Lächeln.
- Machen Sie Freunde oder Verbündete, keine Feinde.
- Bleib ruhig.
- Verwenden Sie keinen Slang oder populäre Sprache
- Beschreiben Sie auch die gewünschte Lösung.
