Es gibt viele Ereignisse im Leben, bei denen Sie um eine Verlängerung der Zeit bitten müssen. Vielleicht brauchen Sie Zeit, um Hausaufgaben zu machen, oder haben Schwierigkeiten, Arbeitsprojekte pünktlich abzuschließen. In solchen Fällen sollten Sie in der Lage sein, einen Brief mit der Bitte um eine Fristverlängerung effektiv und angemessen zu verfassen. Denken Sie über Ihre Anfrage nach, z. B. wie viel Zeit benötigen Sie und warum? Schreiben Sie den Brief dann in einem formellen Stil und senden Sie ihn mit einem Tracker, um Sie ruhig zu halten.
Schritt
Methode 1 von 3: Den Inhalt des Briefes zusammenstellen
Schritt 1. Schreiben Sie so schnell wie möglich
Sobald Sie wissen, dass Sie eine Verlängerung benötigen, bereiten Sie sofort einen Brief vor. Sie sollten dem Empfänger so viel Zeit wie möglich geben, um über Ihre Situation zu entscheiden. Sie müssen auch bereit erscheinen, obwohl Sie um eine Zeitplananpassung bitten.
Schritt 2. Bestimmen Sie, wie viel zusätzliche Zeit Sie benötigen
Berücksichtigen Sie alle Faktoren und stellen Sie eine realistische Anfrage. Wenn die beantragte Zeit zu kurz ist, müssen Sie möglicherweise später um eine Verlängerung bitten. Fristen sollten nach Möglichkeit nicht versäumt werden. Daher ist es am besten, wenn Ihre Berechnungen etwas übertrieben sind.
- Je nach Situation können Sie dieses Schreiben als Teil der Verhandlungen betrachten. In diesem Fall ist es eine gute Idee, sich mehr Zeit zu nehmen, damit es noch Raum für Kompromisse gibt und einen Mittelweg findet.
- Messen Sie Ihre Geschwindigkeit basierend auf Ihrem aktuellen Fortschritt und dem noch nicht abgeschlossenen Teil. Wenn Sie beispielsweise drei Monate an einem Beratungsprojekt arbeiten, sollten Sie abschätzen können, wie viel Arbeit noch unfertig ist.
- Beachten Sie, dass auch der Empfänger des Briefes eine Frist haben kann. Vielleicht haben sie auch eine Frist, die jetzt verschoben werden sollte. Zum Beispiel müssen Dozenten der Fakultät in der Regel Halbjahresnoten geben und die Abgabe der studentischen Hausarbeiten fristgerecht einplanen.
Schritt 3. Kennen Sie die Regeln
Informieren Sie sich über die genaue Frist, bevor Sie eine Anpassung beantragen. Erwecken Sie nicht den Eindruck, dass Sie Ihre Zeit nicht einhalten können, indem Sie um eine Verlängerung bitten, ohne die aktuelle Situation zu kennen. Einige Regierungsbehörden verlangen beispielsweise, dass Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem ersten Kontakt eine Anfrage stellen. Wenn Sie es nicht einhalten können, können Sie sagen, dass der Zeitplan zu eng ist.
Schritt 4. Fügen Sie eine plausible Erklärung hinzu
Sie nehmen sich Zeit für das Verfassen des Briefes und auch der Empfänger nimmt sich die Zeit, ihn zu lesen. Machen Sie diesen Brief also aussagekräftig. Denken Sie über Ihren wahren Grund nach und teilen Sie ihn dem Empfänger ehrlich mit. Lügen Sie nicht und übertreiben Sie die Gründe nicht, denn Sie werden sich selbst verlieren.
- Ein guter Grund dafür ist der Wunsch, gründlich und sorgfältig zu arbeiten. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt abschließen, das die Sicherheit einer großen Anzahl von Personen beeinträchtigt, ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie diese Tatsache in Ihrer Erklärung angeben.
- Wenn es mehrere Gründe gibt, wählen Sie den besten. Wenn Sie beispielsweise ein Jobangebot verschieben, sagen Sie, dass Sie zusätzliche Recherchen zu den Umzugskosten durchführen möchten (falls das stimmt), sagen Sie nicht, dass Sie auch auf ein weiteres Angebot warten.
Schritt 5. Geben Sie einige ausgewählte Details an
Details geben einen Hauch von Authentizität und Geschick beim Schreiben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie an die Regierung oder eine Gruppe von Personen schreiben, die Sie noch nie persönlich getroffen haben.
- Wenn Ihr Opa beispielsweise zwei Tage vor Ablauf der Frist für den College-Aufsatz gestorben ist, möchten Sie das Ereignis vielleicht als „Familiennotfall“und nicht nur als „Notfall“bezeichnen. Sie müssen auch die Abreise Ihres Großvaters und einige Informationen über Ihre Heimreise erwähnen.
- Bereiten Sie Dokumente vor, bevor Sie eine Anfrage stellen. Möglicherweise müssen Sie Ihre vorherige Bewerbung oder Beschäftigung beschreiben, insbesondere wenn Sie mit der Regierung oder anderen offiziellen Stellen zu tun haben. Wenn Sie zeigen, dass Sie alle Schritte des Prozesses bis zu diesem Punkt befolgt haben, wird Ihr Fall davon profitieren.
Schritt 6. Wählen Sie einen positiven Stil und Inhalt
Niemand möchte einen Brief mit einer Beschwerde lesen. Beschreiben Sie stattdessen das negative Ereignis schnell und nüchtern und fahren Sie dann mit der positiven Lösung fort, nach der Sie gefragt haben. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass Ihr Einstiegsgehalt zu niedrig ist, könnten Sie schreiben: „Ich brauche etwas Zeit, um Ihr Angebot zu prüfen.
Schritt 7. Recherchieren Sie den Brief, bevor Sie ihn senden
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihren Brief noch einmal zu lesen, bevor Sie ihn absenden. Suchen Sie nach redaktionellen Fehlern und Tippfehlern. Führen Sie ein Programm zur Grammatik- und Rechtschreibprüfung auf dem Computer aus. Bitten Sie Ihren vertrauten Freund, es zu lesen. Beeilen Sie sich nicht und überspringen Sie diesen Schritt nicht, denn wenn Sie einen Fehler machen, wirken Sie nachlässig und das könnte das Endergebnis beeinträchtigen.
Methode 2 von 3: Formale Regeln für das Schreiben von Briefen befolgen
Schritt 1. Bereiten Sie den Titelabschnitt vor
Das Datum sollte in der oberen rechten Ecke der Seite stehen. Eine Zeile darunter überspringen, dann die Adresse schreiben, ebenfalls rechtsbündig. Überspringen Sie dann eine weitere Zeile und notieren Sie die vollständige Adresse des linksbündig ausgerichteten Empfängers.
Wenn die Anfrage per E-Mail gesendet wird, können Sie den Datums- und Adressteil weglassen und direkt zur Begrüßung gehen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie ein effektives und klares Thema verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Brief an einen Dozenten senden, schreiben Sie den Betreff „Antrag auf Verlängerung des Javanese History Paper von Andi Widodo“
Schritt 2. Verwenden Sie eine formelle und vollständige Begrüßung
Beginnen Sie mit "Lieber". Dann folgen Titel und Name. Zum Beispiel: „Lieber. Herr Baskoro“oder „Sehr geehrter Herr. Frau Darmawati". Manchmal muss man auch einen komplizierten Titel verwenden, wie „Lieber. Professor Abdurrahman" oder "Sehr geehrte Damen und Herren. Raden Wiraningrat".
- Auch wenn Sie den Empfänger informell kennen, ist dieser Brief immer noch eine formelle Anfrage, daher sollten Stil und Inhalt formell sein. Schreiben Sie zum Beispiel nicht "Hallo, Don".
- Versuchen Sie, eine bestimmte Person zu finden, die Ihren Brief erhält. Andernfalls sieht Ihr Brief wie ein Formatbrief aus. Zum Beispiel: „Lieber. Raden Wiraningrat" ist besser als "An die Interessierten".
Schritt 3. Verwenden Sie eine kurze Absatzformatierung
Der Hauptteil des Briefes sollte nur aus 1-3 Absätzen bestehen. In den meisten Fällen können Sie mit 1-2 Zeilen beginnen, die Anfrage in 2-4 Zeilen erläutern und mit 1-2 Zeilen abschließen. Wenn Sie bis zu drei vollständige Absätze entwickeln müssen, trennen Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss.
Um den Brief zu öffnen, können Sie sagen: "Ich bin Andi Widodo, ein Student, der jeden Montagmorgen in Raum III-C Ihren javanischen Geschichtsunterricht besucht." Dadurch wird die Erinnerung des Dozenten geweckt und er muss nicht mehr suchen, wer Sie sind
Schritt 4. Achten Sie auf die Schlussworte
Übersehen Sie nicht die Bedeutung solider Schlussfolgerungen. Verwenden Sie diesen letzten Satz, um Ihren Fall (in einer Zeile) zu wiederholen und dem Empfänger für die Zeit zu danken. Du könntest schreiben: "Danke für deine Zeit und Überlegung."
- Schließen Sie den Brief mit einem formellen Gruß vor Ihrem Namen. Einige von ihnen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“oder „Bei allem Respekt“.
- Wenn Sie innerhalb einer bestimmten Zeit eine Antwort benötigen, fügen Sie diese Informationen am Ende hinzu. Sie können es in die Dankeszeile einfügen. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich freue mich darauf, nächste Woche von Ihnen zu hören.“Versuchen Sie beim Schreiben dieses Abschnitts nicht den Eindruck zu erwecken, den Empfänger unter Druck zu setzen oder zu verfolgen.
Schritt 5. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Unterschrift ein
Lassen Sie unter der Begrüßung „Mit freundlichen Grüßen“3-4 Zeilen frei. Schreiben Sie dann den vollständigen Namen linksbündig. Verwenden Sie die Leerzeile, um die Originalsignatur hinzuzufügen. Wenn dieser Brief per E-Mail verschickt wird, können Sie die leere Zeile löschen und einfach den Namen eingeben.
Methode 3 von 3: Briefe an Empfänger senden
Schritt 1. Erstellen oder speichern Sie eine Kopie Ihres Briefes
Machen Sie nach dem Korrekturlesen des Entwurfs und vor dem Absenden ein Foto des Briefes (übertragen in PDF), speichern Sie den Entwurf online oder kopieren Sie ihn. Eventuell müssen Sie das Zustelldatum notieren, wenn es nicht mit dem Datum des Briefes übereinstimmt. Bewahren Sie diese Kopie an einem sicheren Ort für persönliche Dateien auf.
Schritt 2. Versand per Standardversand
Bringen Sie den Brief zur Post, übergeben Sie ihn dem Sachbearbeiter oder werfen Sie ihn in den Briefkasten. Wenn Sie sicher sein möchten, dass die E-Mail eingegangen ist, fragen Sie nach einem Tracking-Service.
Wenn der Brief per Post verschickt wird, stellen Sie sicher, dass er auf einem hochwertigen Drucker mit guter Tinte gedruckt wird. Handschriftliche Antragsschreiben werden grundsätzlich nicht akzeptiert
Schritt 3. Senden Sie es per E-Mail
Dies ist wahrscheinlich der beste Weg, um eine Anfrage zu senden, da dies nicht viel Zeit in Anspruch nimmt und sehr zuverlässig ist. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist und geben Sie ggf. Ihre Identifikationsnummer im Betreff an.
- Der Empfänger kann den Tag und die Uhrzeit sehen, zu der Sie die E-Mail gesendet haben. Beachten Sie dies, wenn Sie häufig spät in der Nacht E-Mails senden.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail mit der von Ihnen verwendeten Adresse formell ist. Übermitteln Sie von einem professionell aussehenden Konto. Ein Beispiel für ein geeignetes E-Mail-Konto für die Arbeit ist "[email protected]".
- Wenn Sie einen Brief per Fax versenden, warten Sie unbedingt auf die Bestätigungsseite, die anzeigt, dass Ihr Brief erfolgreich gesendet und empfangen wurde.
Schritt 4. Stellen Sie eine Anfrage per Telefon statt per Brief
Wenn Ihre Anfrage dringend ist oder kurz vor der letzten Minute steht, kann es eine gute Idee sein, persönlich nachzufragen. Bleiben Sie in diesem Fall bei einer förmlichen Haltung und äußern Sie Ihren Fall schlüssig.
Tipps
- Versuchen Sie, einen Brief von einer Seite oder weniger zu schreiben. Ein Brief wie dieser sieht vollständig aus, ist aber dennoch leicht zu lesen.
- Wissen Sie, ob der Empfänger eine Antwort sendet, z. B. ein Bestätigungsschreiben.
Warnung
- Versprechen Sie etwas Realistisches. Lassen Sie Ihre zusätzliche Zeit nicht für zusätzliche Aufgaben verwenden.
- Machen Sie das Beste aus dieser Erweiterung. Lassen Sie sich nicht noch einmal um eine Verlängerung bitten.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Formate enthalten. Einige Organisationen verlangen, dass Sie ein von ihnen definiertes Briefformat verwenden.
