Wir alle wissen, dass es wichtig ist, bei der Arbeit organisiert zu sein, aber die meisten Menschen tun sich schwer damit. Ob Sie es glauben oder nicht, sich zu organisieren ist nicht so schwierig, wie es scheint. Ein paar Korrekturen und Lösungen werden es Ihnen leichter machen, eine organisierte Person zu werden, als Sie vielleicht denken.
Schritt
Methode 1 von 4: Ort und Zeit einstellen
Schritt 1. Überwachen Sie Ihre Aktivitäten
Verbringen Sie ein paar Tage damit, Tagebuch zu schreiben oder Ihre täglichen Aktivitäten zu verfolgen. Indem du ein Tagebuch führst, kannst du sehen, was du getan hast, was dir vorher nicht bewusst war. Darüber hinaus kann Ihnen das Journaling auch einen kleinen Einblick in Ihre Unzulänglichkeiten bei der Organisation und Produktivität geben. Diese Übung sollte mit einem großen Ziel im Hinterkopf durchgeführt werden. Durch Aktivitätsprotokolle sehen Sie, welche Aktivitäten Zeitverschwendung sind und welche Aktivitäten Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen können.
Schritt 2. Bestimmen Sie Ihre produktive Zeit
Einige von uns sind Frühaufsteher, andere nicht. Sie wissen wahrscheinlich bereits, wann Ihre produktive Zeit ist. Egal, ob Sie abends, morgens, mittags, sogar vor oder nach den Stoßzeiten des Arbeitstages bevorzugen, nutzen Sie diese Zeiten, um Ihre Produktivität zu maximieren.
Schritt 3. Priorisieren Sie Ihre Arbeit
Wir alle wissen, dass manche Aufgaben wichtiger sind als andere, aber wir priorisieren sie nicht immer richtig. Entwickeln Sie also ein Ranking-System, indem Sie Aufgaben als wichtig markieren, und seien Sie ehrlich und flexibel. Verwenden Sie Erinnerungen, entweder mit einem digitalen Kalender oder Haftnotizen auf Ihrem Computer oder auf Ihrem Schreibtisch. Widmen Sie den Dingen, die auf Ihrer Liste oberste Priorität haben, mehr Zeit und Energie. Beispiele sind zeitkritische Aufgaben wie Aufgaben, die heute oder morgen erledigt werden müssen. Sie sollten auch vorrangig auf Kunden, Vorgesetzte oder andere Personen reagieren, die Ihr Gehalt zahlen. Wenn Sie sich über die Sensibilität und Bedeutung einer Aufgabe nicht sicher sind, fragen Sie besser jemanden.
Schritt 4. Erledige kleine Aufgaben sofort
Nicht alle Aufgaben müssen priorisiert und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Einige Aufgaben erfordern keine Planung oder Terminierung, da sie sofort erledigt werden können. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Aufgabe sofort erledigen. Also, mach es jetzt! Indem Sie sofort leichte Aufgaben erledigen, werden Sie nicht zögern.
Schritt 5. Organisieren Sie Werkzeuge und Arbeitswerkzeuge
Unsere Schreibtische können leicht von unordentlichen zu kaputten Booten wechseln, und dies kann Sie davon abhalten, eine organisierte Person zu sein. Manche Leute haben sogar eine „Clean Table“-Politik. Auch wenn es nicht wirklich notwendig ist, ist es besser, Ihren Arbeitsbereich zu reinigen.
- Räumen Sie den Tisch auf. Bringen Sie den ganzen Müll raus und organisieren Sie die Dinge, die Sie brauchen, systematisch. Reinigen Sie den Schreibtisch wann immer möglich: wenn im Büro, in den Pausen oder zwischen den Aufgaben keine Arbeit zu erledigen ist.
- Reinigen Sie sofort Ihren Müll. Auf diese Weise werden Sie immer daran denken, Ihren Schreibtisch zu reinigen. Außerdem können Sie vermeiden, sich über den angesammelten Müll zu ärgern.
- Bewahren Sie die Dinge, die Sie brauchen, in einem leicht zugänglichen Bereich auf. Natürlich ist nicht alles um dich herum Müll. Wenn Sie die benötigten Werkzeuge in der Nähe haben, sparen Sie wertvolle Zeit und Arbeitsfläche.
Schritt 6. Planen Sie Aktivitäten und Meetings
Manche Leute planen nur Meetings, aber nicht mit den Aktivitäten auf ihrer To-Do-Liste. Die Planung wichtiger Aufgaben und Besprechungen kann sehr hilfreich sein. Sie können Ihre Tage beispielsweise gruppieren, indem Sie Besprechungen nur dienstags und donnerstags abhalten. Machen Sie in Ihrem Terminkalender Platz für „kreative Zeit“oder für das Unvorhersehbare.
- Verwenden Sie einen Zeitplan- und Kalendermanager. Sie können Ihren eigenen Zeitplanmanager mit Papier und Stift erstellen oder Software und Apps wie iCalendar oder Google Now verwenden.
- Kategorisieren Sie Ihre Aktivitäten. Die Kategorisierung oder Farbcodierung Ihrer Aktivitäten kann Ihre visuelle Erinnerung daran sein, was wichtig ist. Die von Ihnen erstellten Kategorien können beispielsweise sein: Korrespondenz, Projekte, Veranstaltungen, Meetings, Brainstorming, Pausen und Trainingszeit.
- Verwenden Sie Technologie, um Ihren Zeitplan zu verwalten. Online-Planungsmanager und E-Mail-Plattformen wie Outlook können Aufgabenlisten, Kalender und Adresslisten kombinieren. Dieser Terminmanager verbessert nicht nur Ihre Effizienz, sondern kann auch Ihr Denken vereinfachen.
- Geben Sie Arbeit, wann immer möglich. An einem arbeitsreichen Tag vergisst man oft, dass man nicht alles alleine machen muss. Überlassen Sie Ihre Arbeit einem Assistenten oder bitten Sie Ihre Kollegen, Ihnen bei einer bestimmten Aufgabe zu helfen. Sie können sich für die Hilfe Ihres Kollegen revanchieren, wenn die Arbeit nachlässt.
Methode 2 von 4: E-Mails systematisch organisieren
Schritt 1. Überprüfen Sie Ihre E-Mails zur geplanten Zeit
Sie müssen nicht immer Ihren Posteingang überprüfen, da die meisten Nachrichten nicht so wichtig sind, wie Sie vielleicht denken. Wenn Sie an einem Job arbeiten, der keine schnelle Nachbearbeitung erfordert, überprüfen Sie Ihre E-Mails in regelmäßigen Abständen, etwa 3 bis 4 Mal am Tag.
Schritt 2. E-Mail organisieren
Nutzen Sie die Ordner- und Markierungsfunktion, anstatt Ihre Nachrichten in Ihrem Posteingang anhäufen zu lassen. Beispielsweise können die Ordner- und Unterordnerfunktion in Outlook oder die Funktionen für mehrere Labels und Posteingänge in Gmail profitabel sein. Wenn Sie Journalist sind, können Ihre Dateien „Neueste Nachrichten“, „Zukünftige Nachrichten“, „Alte Nachrichten“, „Interviews und Ressourcen“und „Ideen“heißen.
Löschen und archivieren Sie Ihre E-Mails. Archivieren Sie wichtige und alte Briefe und löschen Sie den Rest. Wie im obigen Beispiel ist „Old News“ein Journalistenarchiv. Wenn Sie mit dem Löschen alter E-Mails beginnen, werden Sie feststellen, wie viele E-Mails es wert sind, weggeworfen statt abgelegt zu werden. Manche Leute entscheiden sich sogar für einen „Null-Posteingang“, d. h. keine ungelesenen E-Mails oder keine E-Mails in Ihrem Posteingang. Zusätzlich zur Verwendung von Dateien und Labels können Sie Ihren Posteingang leeren, indem Sie das Archivierungstool verwenden, alte E-Mails löschen und eine E-Mail-Bereinigungs-App verwenden
Schritt 3. Nutzen Sie andere, effizientere Kommunikationsformen
Manchmal ist ein kurzer Anruf gleichbedeutend mit 10 Senden und Empfangen von E-Mails. Wenn ja, rufen Sie an! Wenn Sie wissen, dass der Austausch von E-Mails die Diskussion behindern kann und hin und her geführt werden muss, kommunizieren Sie am besten per Telefon. Sie erhalten mehr Details, indem Sie anrufen, anstatt lange, ausführliche und zeitraubende E-Mail-Diskussionen zu führen. Sie könnten Ihren Kollegen eine E-Mail schreiben und sagen: „Ich habe viele Fragen dazu. Vielleicht wäre es einfacher, über das Telefon zu sprechen? Kann ich dich um 5 anrufen?"
Schritt 4. Unterbrechungen begrenzen
Strategische Pausen können zwar helfen, Unterbrechungen während der Arbeitszeit sind das Gegenteil. Unterbrechungen können Ihre Arbeit verlangsamen, Ihren Rhythmus durchbrechen und Sie den Fokus verlieren. Versuchen Sie also, Voicemail zu verwenden, wenn Sie beschäftigt sind. Diese Tools sind nicht nur für den Fall, dass Sie nicht im Büro sind; Diese Tools können auch verwendet werden, wenn Sie sehr beschäftigt sind. Viele Leute haben eine Politik der „offenen Tür“, aber Sie müssen Ihre Tür nicht die ganze Zeit offen halten. Sie können an der Tür eine Nachricht hinterlassen, die sagt: „Bei einem Anruf“oder „Zimmer wird verwendet. Bitte kommen Sie wieder oder senden Sie eine E-Mail."
Schritt 5. Nutzen Sie die Cloud
Cloud Computing ist eine Überlegung wert, da es billiger, skalierbarer, effizienter und einfacher zu aktualisieren ist. Die in der Cloud enthaltenen Inhalte sind sehr nützlich, da auf verschiedene Geräte zugegriffen werden kann: Computer, Tablets, Smartphones und andere. Cloud-Speicher fungiert auch als primäre und sekundäre Form der digitalen Sicherung. Sprechen Sie mit dem ICT-Manager oder dem Softwareanbieter, da Sie möglicherweise bereits freien Speicherplatz in der Cloud haben oder dieser gegen eine geringe Jahresgebühr erhältlich ist.
Schritt 6. Verwenden Sie Online-Lesezeichen
Die meisten Browser verfügen über eine Lesezeichenfunktion, um Ihre bevorzugten Webadressen oder die, die Sie häufig besuchen, zu speichern und zu organisieren, damit Sie einfach und schnell darauf zugreifen können. Nutzen Sie diese Funktion, damit Sie wichtige Websites nicht vergessen, um die neuesten Nachrichten zu lesen.
Methode 3 von 4: Das Beste aus der Zeit machen
Schritt 1. Vermeiden Sie es, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun (Multitasking)
Das glauben alle Experten. Auch wenn dies im Fernsehen schnell und cool aussieht, ist es ineffizient, viele Dinge gleichzeitig zu tun, und kann die Effektivität Ihrer Organisationsbemühungen beeinträchtigen. Stattdessen ist es besser, Ihre volle Aufmerksamkeit zuerst einer Aufgabe zu widmen, sie anzugehen und sich anderen Dingen auf Ihrer Liste zu widmen.
Schritt 2. Erstellen Sie einen Zeitplan für sich
Glücklicherweise erfordern die meisten Jobs nicht, dass Sie einen Tagesplan basierend auf den Minuten erstellen. Wenn Sie jedoch Ihren Tagesplan und die wichtigen Aufgaben oder Ereignisse des Tages markieren, können Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren.
- Legen Sie Zeitlimits für bestimmte Aktivitäten fest. Für einige Aufgaben ist kein Zeitlimit erforderlich, andere sollten jedoch parametrisiert werden, um Ihre Produktivität zu steigern. Denken Sie an Aufgaben, die mehr Zeit als nötig beanspruchen, und setzen Sie für sie zu einem späteren Zeitpunkt ein Zeitlimit.
- Planen Sie zusätzliche Zeit für andere Aktivitäten ein. Wie Sie aus der Erfahrung lernen werden, dauern einige Aufgaben normalerweise länger als sie sollten, aber das ist nicht schlimm. Planen Sie für diese Art von Aktivität und insbesondere für wichtige Veranstaltungen und Meetings zusätzliche Zeit vor und nach.
Schritt 3. Verwenden Sie eine Timer-, Stoppuhr- oder Wecker-App
Diese Objekte können bei richtiger Verwendung effektiv sein. Einige Leute stellen ihren Wecker 10, 15 oder 30 Minuten vor der erforderlichen Zeit ein, um sie vor Beginn einer Aktivität ausreichend zu warnen. Sie können auch ein Erinnerungstool (Erinnerung) einrichten.
Schritt 4. Zögern Sie nicht
Fragen Sie sich, ob Sie eine Aktivität wirklich verschieben sollten oder einfach nur faul sein wollen. Wenn Sie nachlassen möchten, zögern Sie nicht – tun Sie es! Wenn es jedoch unvermeidlich ist, eine Aktivität zu verschieben, machen Sie sich Notizen und planen Sie die Aktivität mit einem konkreten Plan neu. Oder Sie können sich einen improvisierten Plan ausdenken. Wenn Sie beispielsweise ein persönliches Meeting absagen müssen, können Sie stattdessen eine Telefonkonferenz oder Webkonferenz durchführen.
Methode 4 von 4: Erhaltung der körperlichen und geistigen Gesundheit
Schritt 1. Machen Sie eine Pause
Ruhen Sie Ihren Geist aus, um Ihre Produktivität und geistige Gesundheit zu erhalten. Wir sind normalerweise zu beschäftigt mit der Arbeit, um keine Zeit zum Ausruhen zu haben. Eine Pause gibt uns eine dringend benötigte Pause, um unsere Produktivität zu steigern. Pausen bieten aber auch die Möglichkeit, innezuhalten und zu hinterfragen, ob wir unsere Zeit sinnvoll nutzen.
Schritt 2. Schlaf besser
Ohne guten Schlaf fühlen Sie sich am nächsten Tag schwindelig, müde oder träge. Dies kann Ihren Zeitplan und Ihre Effizienz bei der Arbeit beeinträchtigen. Machen Sie es sich zum Ziel, jede Nacht 7 bis 8 Stunden ununterbrochenen Schlaf zu bekommen.
Schritt 3. Vergleichen Sie sich nicht mit Ihren Kollegen
Die meisten Arbeiten Ihrer Kollegen unterscheiden sich von denen, die Sie erledigen müssen, und jeder hat seine eigene Methode, seine Arbeit zu organisieren. Eine Methode, die für Ihre Mitarbeiter sinnvoll und effizient ist, funktioniert möglicherweise nicht für Sie und umgekehrt.
Schritt 4. Akzeptieren Sie, dass die Organisation ein fortlaufender Prozess ist
Erwarte nicht, perfekt zu sein. Bestellung ist ein langer Prozess, der ständige Aufmerksamkeit erfordert. Sie werden nicht jeden Tag optimal organisiert sein, aber der Versuch, ein normaler Mensch zu sein, kann Ihre Effizienz steigern.
