3 Wege zu mehr Effizienz bei der Arbeit

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-19 22:12

Aktuell wird der Arbeitsdruck immer härter. Jeder mit einem Vollzeitjob weiß, dass ein durchschnittlicher Arbeitstag nicht immer ausreicht, um alles zu erledigen. Ihre Produktivität kann jedoch erheblich gesteigert werden, indem Sie Gewohnheiten annehmen, die geschaffen wurden, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Der effiziente Arbeiter nutzt die gesamte verfügbare Zeit und widmet seine volle Aufmerksamkeit den wichtigsten Aufgaben zuerst. Effizientes Arbeiten steigert nicht nur Ihre Produktivität und zeigt dies Ihrem Chef, sondern macht Sie auch zufriedener, weil Sie einen produktiven Tag hatten.

Schritt

Methode 1 von 3: Fokus schaffen

Schritt 1. Sorgen Sie für einen sauberen und ordentlichen Arbeitsplatz

Die Erzielung von Effizienz bei der Arbeit kann manchmal so einfach sein wie die Reinigung Ihres Arbeitsplatzes. Ein unordentlicher und sauberer Arbeitsplatz beeinträchtigt Ihre Produktivität. Wenn Sie aufgrund dieser Unordnung ständig Probleme haben, Tools oder Dokumente zu finden, ist Ihre Zeit verschwendet. Bewahren Sie nur Gegenstände auf, die Sie täglich verwenden – andere Gegenstände sollten von Ihrem Schreibtisch ferngehalten werden, sind aber dennoch schnell wiederauffindbar.

• Wenn Sie in einem Büro arbeiten, organisieren Sie Ihren Büroraum und Ihren Schreibtisch, damit Sie schnell und einfach finden, was Sie für die Arbeit benötigen. Auch wenn Sie nicht in einem Büro arbeiten, gelten die gleichen Grundsätze. Wenn Sie beispielsweise in einer Fahrradwerkstatt arbeiten, halten Sie Ihre Werkzeuge sauber und organisiert, damit Sie sie bei Bedarf wiederfinden. Fast jeder Arbeitsplatz profitiert davon, ihn sauber zu halten.

  

• Büroangestellte und andere, die große Mengen an Papierkram bearbeiten, müssen ein logisches und ordentliches Ablagesystem einrichten. Halten Sie häufig verwendete Dokumente griffbereit. Speichern Sie andere Dokumente in alphabetischer oder anderer Reihenfolge.

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz gut ausgestattet ist

Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Gegenstände und Werkzeuge für Ihre Arbeit haben. Im Büro bedeutet dies, dass Sie Werkzeuge wie Locher, Hefter, Taschenrechner usw. Außerhalb einer Büroumgebung sind die Werkzeuge anders, aber das Prinzip ist immer noch das gleiche – haben Sie die Werkzeuge, die Sie benötigen, um effizient zu arbeiten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

• Es bedeutet auch, sicherzustellen, dass Sie einen Vorrat an allen Werkzeugen haben, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Lehrer brauchen Kreide, Tischler brauchen Nägel usw.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstung gut gewartet ist. Ein wichtiges Werkzeug, das Pausen macht, kann Ihren gesamten Tagesablauf stören, wenn Sie nicht ohne es arbeiten können! Sparen Sie auf lange Sicht Zeit, indem Sie sich etwas Zeit für die regelmäßige Reinigung und Wartung Ihrer Geräte nehmen.

Schritt 3. Halten Sie den Zeitplan konsolidiert

Wenn Sie einen Plan haben, denke ich natürlich, dass Ihre Arbeit effizienter wird. Um wirklich einen effektiven Zeitplan zu erstellen, beschränken Sie sich auf nur ein Planerbuch (und langfristig einen zusätzlichen Kalender bei der Arbeit). Erschweren Sie Ihre Arbeit nicht, indem Sie mehr als ein Notizbuch führen. Sie müssen in der Lage sein, an einem Ort zu sehen, was Sie tun müssen.

• Organisieren Sie jeden Tag, indem Sie eine „To-Do“-Liste erstellen. Beginnen Sie mit der höchsten Priorität, damit sie zuerst abgeschlossen werden können. Platziere weniger wichtige Aufgaben am Ende. Beginnen Sie oben in der Liste. Wenn Sie die To-Do-Liste an einem Tag nicht abschließen, erledigen Sie die unvollendete Aufgabe am nächsten.

  

• Legen Sie Fristen für die wichtigsten Projekte fest und seien Sie realistisch mit den benötigten Zeitrahmen. Sie wollen sich nicht auf ein Scheitern einstellen – fragen Sie besser zu Beginn des Projekts nach mehr Zeit, als wenn die Frist naht.

Schritt 4. Beseitigen Sie Ihre persönlichen Ablenkungen

An verschiedenen Arbeitsplätzen gibt es unterschiedliche Ablenkungen – manche Jobs werden mit lauten Kollegen beschäftigt. Andere sind möglicherweise sehr leise, was Sie beim geringsten Geräusch ablenken wird. Tun Sie, was Sie tun müssen, um konzentriert zu bleiben. Wenn Sie bei der Arbeit Musik hören dürfen, nehmen Sie einen MP3-Player mit zur Arbeit. Sie könnten sogar in Erwägung ziehen, Notizen an Ihrem Arbeitsplatz anzubringen, damit Ihre Kollegen Sie nicht stören. Es mag hart aussehen, aber so ist es nicht. Dies ist eine vernünftige und effektive Möglichkeit, die Leute dazu zu bringen, Sie bei der Arbeit zu verlassen. Denken Sie daran, dass Sie in den Pausen und Mittagspausen Kontakte knüpfen können.

• Einer der häufigsten Ärgernisse sind Internetseiten. Studien zeigen, dass zwei Drittel der Arbeitnehmer jeden Tag mindestens einige Zeit auf nicht arbeitsbezogenen Baustellen verbringen. ' Glücklicherweise können Sie bei den meisten Internetbrowsern kostenlose Produktivitätshilfen herunterladen, die Ihnen helfen, problematische Websites zu blockieren. Suchen Sie nach Ergänzungen aus Ihrem Browser-Shop mit den Stichworten „Website-Blocker“oder „Produktivitätshilfe“. Sie erhalten einige Ergebnisse, die kostenlos und effektiv sind.

  

• Eine weitere gute Möglichkeit, Ablenkung zu vermeiden, besteht darin, Ihre Telefonanrufe einzuschränken (um unnötige Telefongespräche zu vermeiden) und plötzliche Begegnungen zu minimieren.

  

Schritt 5. Nutzen Sie Pausen, um sich um persönliche Angelegenheiten zu kümmern

Überraschenderweise können diese Pausen die Effizienz Ihres Arbeitsplatzes steigern, anstatt sie zu behindern. Ruhe macht Sie vor allem erfrischter und weniger müde. Zweitens gibt dir Ruhe Zeit, um mit deinen Ablenkungen umzugehen. Machen Sie Pausen, um alles zu tun, was Sie bei der Arbeit ablenken könnte. Träumen Sie oft von Ihrem Bruder bei der Arbeit? Rufen Sie sie in den Pausen an und beseitigen Sie diese Ablenkung!

Methode 2 von 3: Strategien effektiv zum Laufen bringen

Schritt 1. Teilen Sie Ihre Verantwortlichkeiten in überschaubare Teile auf

Große Projekte können einschüchternd sein – wenn sie zu groß sind, ist es sehr einfach, sie zuerst loszuwerden und Zeit mit weniger wichtigen Arbeiten zu verbringen, bis Sie schließlich daran arbeiten müssen, wenn die Frist näher rückt. Als effizienter Arbeiter müssen Sie das Wichtigste zuerst tun, auch wenn Sie nur einen kleinen Teil einer großen Aufgabe erledigen. Es ist nicht sehr befriedigend, einen kleinen Teil einer großen Aufgabe zu erledigen, aber es ist eine clevere Art, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Auf lange Sicht werden Sie die wichtigsten Aufgaben schneller erledigen, wenn Sie sie jeden Tag nach und nach erledigen.

Wenn Sie zum Beispiel in einem Monat eine große Präsentation machen müssen, setzen Sie es sich zum Ziel, heute zu skizzieren. Es ist nicht sehr zeitaufwendig, lenkt Sie also nicht von Ihrer Arbeit ab, aber es ist ein wichtiger erster Schritt, der den Rest des Prozesses schneller und einfacher macht

Schritt 2. Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mit Delegation

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit nicht am Ende sind, haben Sie die Möglichkeit, einige sich wiederholende Aufgaben unter Ihren Untergebenen aufzuteilen, um Zeit zu sparen. Geben Sie Ihren Untergebenen kein Projekt, wenn Sie es nur gut abschließen können. Geben Sie ihnen zeitraubende, eintönige Arbeit, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können. Wenn Sie Arbeit delegieren, denken Sie daran, eine Frist einzuhalten. Seien Sie immer dankbar, wenn Ihre Untergebenen Ihnen helfen – wenn sie sehen, dass Sie Sie schätzen, werden sie eher an ihrem nächsten Projekt arbeiten.

• Wenn Sie Praktikant, also ein untergeordneter Mitarbeiter sind, können Sie diese monotone Arbeit dennoch mit Mitarbeitern auf Ihrer gleichen Ebene teilen (mit deren Erlaubnis und natürlich mit Erlaubnis Ihres Vorgesetzten). Wenn Sie die Hilfe Ihres Partners in Anspruch nehmen, seien Sie bereit, beim nächsten Mal belohnt zu werden!

  

• Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Chef haben, stellen Sie vielleicht sogar fest, dass er oder sie einen Teil der Arbeit in Ihrem Namen an jemand anderen delegiert!

  

Schritt 3. Halten Sie die Strumpfhose schlank

Es gibt einen Grund, warum jeder Meetings hasst – laut einer Umfrage aus dem Jahr 2012 hielten fast die Hälfte der Teilnehmer Meetings für Zeitverschwendung – mehr als die Zeit, die sie auf persönlichen und Freizeitseiten verbrachten. Meetings können entscheidend sein, um Ziele zu besprechen und eine Vision für die Zukunft zu formulieren. Aber oft wird dies zu einem ineffektiven Meeting für Stunden, sogar Tage, ohne dass etwas produziert wird. Hier sind einige Tipps, um Ihre Meetings effektiver zu gestalten:

• Erstellen Sie vor jedem Meeting eine Agenda, um die zugeteilte Zeit zu maximieren. Geben Sie den Zeitraum ein, in dem jedes Thema behandelt werden soll. Befolgen Sie Ihre Agenda so weit wie möglich. Wenn ein anderes Thema auftaucht, empfehlen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt zur Diskussion.
• Laden Sie so wenige Personen wie möglich ein. Wenn Sie die Anwesenheit bei Ihren Meetings auf ein Minimum beschränken, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Gespräch vom Thema abweicht. Es hält auch Leute, die nicht dort sein müssen, an ihrem Schreibtisch zu arbeiten.
• Halten Sie Präsentationsfolien auf ein Minimum. Es wird wenig darüber diskutiert, ob Präsentationsfolien (PowerPoint usw.) die Effizienz von Meetings unterstützen oder behindern. Es ist ziemlich offensichtlich: Wenn Sie Präsentationsfolien verwenden, achten Sie darauf, dass sie so prägnant und informativ wie möglich sind. Verwenden Sie Folien, um Bilder und Daten anzuzeigen, die nicht durch Ihre Worte vermittelt werden können, nicht den gesamten Inhalt Ihrer Präsentation.
• Schließlich das Hauptprinzip, weiß was du entscheiden willst bevor Sie das Meeting beginnen und diese Entscheidung so schnell wie möglich treffen.

Schritt 4. Stoppen Sie das Drama im Büro von vornherein

Der Arbeitsplatz kann ein stressiger Ort sein. Wenn das Temperament steigt, gehen Sie sofort direkt damit um. Dies können Sie, die Person, mit der Sie es zu tun haben, oder beide Parteien müssen sich entschuldigen. Tun Sie dies so schnell wie möglich. Wenn Sie den Kampf in die Länge ziehen lassen, wird Ihre Effizienz beeinträchtigt und es wird Sie auf lange Sicht Zeit kosten, da Sie dazu neigen, dieser Person aus dem Weg zu gehen. Noch wichtiger ist, dass das Drama bei der Arbeit nicht Ihre Effizienz und Stimmung zerstört!

• Scheuen Sie sich nicht, einen Mediator hinzuzuziehen. Wir alle wissen, dass Dramen und verletzte Gefühle den Arbeitsablauf behindern können, daher stellen viele Leute ein, die speziell dafür zuständig sind, Konflikte am Arbeitsplatz zu lösen. Wenden Sie sich an die Personalabteilung in Ihrem Büro, wenn Sie wegen anderer Personen an Ihrem Arbeitsplatz frustriert, traurig oder ängstlich sind.
• Wenn alles vorbei ist, müssen Sie nicht mit dem Kollegen befreundet sein, mit dem Sie sich gestritten haben, aber Sie sollten in der Lage sein, mit ihm oder ihr zusammenzuarbeiten. Seien Sie an Ihrem Arbeitsplatz höflich und diskret, auch bei Menschen, die Sie hassen.

Methode 3 von 3: Änderungen des Lebensstils vornehmen

Schritt 1. Erholen Sie sich gut

Müdigkeit verbessert niemals die Qualität der Arbeit von irgendjemandem. Müdigkeit wird Ihre Leistung verlangsamen, und wenn Sie leicht einschlafen, kann es in einem wichtigen Meeting peinlich sein. Darüber hinaus verursacht Schlafmangel viele gesundheitliche Probleme. Schlafen Sie nicht bei der Arbeit ein oder schwänzen Sie die Arbeit, weil Sie krank sind – schlafen Sie 7-8 Stunden am Tag für die beste Qualität.

Müdigkeit bei der Arbeit kann nur eine kleine Ablenkung sein. Aber im schlimmsten Fall könnte es ein ernstes Sicherheitsproblem sein. Wenn Sie einen Job haben, bei dem das Leben von Menschen auf dem Spiel steht (z. B. Flughafenangestellter oder LKW-Fahrer), ist es sehr wichtig, Ihren Schlafplan zu verwalten

Schritt 2. Übung

Die Wissenschaft hat gezeigt, dass Bewegung die Stimmung bei der Arbeit und die Produktivität verbessert. Dies ist insbesondere für Büroangestellte, die nur viel Zeit vor dem Computer verbringen, sehr wichtig. Sport macht dich nicht nur gesünder, sondern auch glücklicher, fokussierter und motivierter.

Wenn du zum ersten Mal mit einer Trainingsroutine beginnst, versuche es mit einer Kombination aus Cardio- und Krafttraining

Schritt 3. Behalten Sie eine gute Stimmung bei

Wenn Sie versuchen, Ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, müssen Sie ernsthaft arbeiten. Das ist oft keine gute Idee – man kann zwar kurzfristig seine Effizienz steigern, das macht aber bei der Arbeit nicht glücklich, man wird sehr schnell satt, führt zu Burnout und Motivationslosigkeit. Versuchen Sie, motiviert zu bleiben – wenn Sie sich bei der Arbeit wohl fühlen, werden Sie motivierter und ehrgeiziger. Machen Sie kleine Dinge, um Ihre Stimmung zu heben, die Ihrer Produktivität nicht im Wege stehen, wie zum Beispiel Musik hören, sich ein bisschen dehnen oder Ihren Laptop in den Pausenraum mitnehmen, um eine ruhigere und friedlichere Atmosphäre zu schaffen.

• Machen Sie das Beste aus Ihrer Mittagspause – nutzen Sie diese Gelegenheit, um ein gutes Essen zu genießen und mit Ihren Freunden zu scherzen.
• Verwenden Sie Kaffee mit Vorsicht. Kaffee kann ein fantastisches Stimulans sein, wenn Sie sich sehr lethargisch fühlen, aber wenn Sie ihn täglich verwenden, können Sie davon abhängig werden und es wird Ihnen auf lange Sicht nichts nützen.

Schritt 4. Motivieren Sie sich

Es ist einfacher, effizienter zu arbeiten, wenn Sie einen guten Grund zur Arbeit haben. Wenn es Ihnen oft schwerfällt, motiviert zu bleiben, denken Sie über die Gründe nach, die Sie dazu gebracht haben, diesen Job zu suchen – Ihre Lebensziele, Ihre Träume oder Ihre eigene Vision. Versuchen Sie zu denken, dass Ihre Arbeit der Weg zu Ihrem ultimativen Ziel ist. Wenn Ihnen Ihr Job Spaß macht, denken Sie darüber nach, wie sich Ihr Job auf Ihre Gefühle auswirkt – fühlen Sie sich danach zufrieden?

• Denken Sie an die guten Dinge, die aus Ihrer Arbeit kommen. Vielleicht können Sie ein eigenes Auto oder Haus haben oder Ihre Kinder zur Schule schicken. Denken Sie auch an die Vorteile, die Sie durch Ihren Job haben, wie eine Krankenversicherung und einen Zahnarzt für Sie und Ihre Familie.

  

• Denken Sie an die Konsequenzen, wenn Sie nicht arbeiten. Worauf müssen Sie verzichten, weil Sie Ihre Einkommensquelle verloren haben? Wie hat sich das auf Ihre Familie und die Ihnen nahestehenden Personen ausgewirkt?

Schritt 5. Belohnen Sie sich

Wenn Sie die Effizienz Ihrer Arbeit erfolgreich steigern, feiern Sie es. Es ist nicht einfach, alte Gewohnheiten zu durchbrechen und neue zu übernehmen, also belohnen Sie Ihre harte Arbeit. Am Freitag nach der Arbeit ein Bier trinken, mit Freunden feiern oder einfach nur ein Buch im Bett liegen – was auch immer Sie nach einer langen Woche glücklich macht. Dies ist sehr wichtig, um motiviert zu bleiben.

Ihr Geschenk muss nicht zu groß sein und sollte keine finanzielle Belastung darstellen. Heben Sie Ihre Luxusgeschenke für besondere Anlässe auf