Wenn Sie sich entscheiden, Ihren Arbeitsplatz aufzugeben und an einen neuen Standort zu wechseln, müssen Sie Ihre Kündigungsabsicht mindestens zwei Wochen vorher ankündigen. Lesen Sie weiter, um zu lernen, wie Sie ein höfliches, aber festes Kündigungsschreiben schreiben, das Sie Ihrem Chef überreichen können.
Schritt
Teil 1 von 3: Was soll man sagen und wie man es sagt
Schritt 1. Machen Sie eine klare und prägnante Aussage
In der ersten Zeile Ihres Benachrichtigungsschreibens sollte klar angegeben sein, dass Sie nach Ablauf der zweiwöchigen Frist von Ihrer Position zurücktreten. Verwenden Sie keine Sätze, die den Eindruck erwecken, dass Sie bereit sind, länger zu bleiben oder Ihre Meinung mit dem richtigen Angebot zu ändern.
- Ein gutes Beispiel: "Dieses Schreiben ist eine offizielle Kündigung von [Firmenname] als [Jobname] mit Wirkung zum [Datum des Rücktritts]."
- Ein gutes Beispiel: "Hiermit kündige ich als [Jobname] bei [Firmenname], mit Wirkung zum [Austrittsdatum], zwei Wochen ab [heutiges Datum].
- Schlechtes Beispiel: "Ich beabsichtige, meine Stelle als [Jobname] zu kündigen. Bitte teilen Sie mir mit, wann der für Sie am besten geeignete Zeitrahmen ist."
- Ein schlechtes Beispiel: "Wenn alles wie erwartet läuft, beabsichtige ich, in zwei Wochen von meiner Position bei diesem Unternehmen zurückzutreten."
Schritt 2. Geben Sie Ihrem Chef mindestens zwei Wochen Zeit
Heutzutage müssen die meisten Mitarbeiter kein Kündigungsschreiben zwei Wochen im Voraus einreichen, dies gilt jedoch immer noch als professionelle Höflichkeit.
- Wenn Sie früher als zwei Wochen kündigen, fragt sich Ihr zukünftiger Arbeitgeber möglicherweise, ob Sie ihm dasselbe antun würden.
- Wenn Ihr Unternehmen gerade in eine besonders arbeitsreiche Zeit eintritt, sollten Sie in Erwägung ziehen, statt nur zwei Wochen "vier Wochen im Voraus" zu kündigen.
- Führungskräfte und Mitarbeiter auf höheren Ebenen sollten auch eine Kündigungsfrist von mehr als zwei Wochen in Betracht ziehen. Als allgemeine Regel gilt, dass Sie so viel Zeit einplanen, wie Ihrer Position Urlaub zusteht. Wenn Sie beispielsweise in Ihrer Position drei Wochen frei haben, müssen Sie auch "drei Wochen im Voraus" kündigen.
Schritt 3. Vermeiden Sie es, die Gründe für Ihren Rücktritt anzugeben
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Gründe etwas problematisch sind, aber auch wenn Sie das Unternehmen zu guten Konditionen verlassen möchten, sollten Sie diese Gründe dennoch nicht in einem formellen Kündigungsschreiben angeben.
- Sie müssen diesen Grund jedoch angeben, wenn Sie direkt darum gebeten werden.
- Sie sollten auch einen Grund angeben, um mit Vorgesetzten und Kollegen zu sprechen, die auf jeden Fall fragen werden, warum Sie planen, zu gehen. Diese Argumentation muss nicht in einem formellen Schreiben enthalten sein, aber es ist dennoch nützlich, vorbereitet zu sein, wenn Sie persönlich gefragt werden.
Schritt 4. Seien Sie formell und freundlich
Der Gesamtton Ihres Benachrichtigungsschreibens sollte professionell sein, aber nicht so professionell, dass Sie kalt oder steif wirken. Normalerweise sollten Sie den Brief in dem freundlichsten Tonfall schreiben, den Sie je mit Ihrem Chef hatten.
- Wenn Ihre Kommunikation mit Ihrem Chef immer einer starren professionellen Struktur folgt, dann folgen Sie diesem Ton in Ihren Benachrichtigungen. Auf der anderen Seite, wenn Sie mit Ihrem Chef persönlicher kommunizieren, haben Sie keine Angst, einen persönlicheren Ton zu verwenden. Ein persönlicher Ton ist immer noch angebracht, solange er nicht lässig und frivol ist.
- Ein gutes Beispiel: „Ich bin sehr dankbar für die Erfahrung und Entwicklung, die mir durch die Zusammenarbeit mit Ihnen geschenkt wurde.“
- Schlechtes Beispiel: „Ich bestätige offiziell, dass ich weiterhin den höchsten Respekt für ABC Company halte und keinen bösen Willen gegenüber Vorgesetzten oder Mitarbeitern in diesem Unternehmen habe.“
- Schlechtes Beispiel: „Danke für alles!“
Schritt 5. Setzen Sie einen positiven Ton
Dieses Schreiben wird das letzte Dokument in Ihrer Personalakte sein und sollte daher einen guten Eindruck hinterlassen. Auch wenn Sie den Job hassen, den Sie aufgeben und mit niemandem mehr in der Firma zu tun haben möchten, sollten Sie die Brücken trotzdem hinter sich lassen, anstatt sie niederzubrennen.
- Wenn Ihr zukünftiger Arbeitgeber Ihren früheren Arbeitgeber kontaktiert und gehört, dass Sie ein positives Kündigungsschreiben hinterlassen haben, würde das einen guten Eindruck auf Sie machen. Es ist auch nützlich, wenn der Mitarbeiter der alten Firma, der für das Abrufen Ihrer Akte verantwortlich ist, nicht viel über Sie weiß.
- Machen Sie in Ihrem Kündigungsschreiben niemals jemanden im Unternehmen schlecht oder kritisieren Sie die Führung des Unternehmens.
Schritt 6. Danke deinem Chef
Geben Sie ein oder zwei Sätze ein, in denen Sie Ihrem Chef dafür danken, dass er ihm die Möglichkeit und Erfahrung gegeben hat, im Unternehmen zu arbeiten. Jeder Job trägt zum Leben bei, auch wenn die Nachteile die Vorteile bei weitem überwiegen.
- Wenn Ihre Arbeitserfahrung überwiegend positiv war, stellen Sie sicher, dass Ihre Dankbarkeit gezeigt wird. Schreiben Sie etwa Folgendes: „Ich kann Ihnen für die letzten drei Jahre gar nicht genug danken. Ich habe viel mehr gelernt, als ich erwartet hatte und ich schätze Ihre Freundlichkeit und Geduld sehr."
- Wenn Ihre Arbeitserfahrung überwiegend negativ war, geben Sie ein allgemeines Dankeschön. Versuchen Sie es mit: „Ich möchte Ihnen auch dafür danken, dass Sie mir die Erfahrung der letzten drei Jahre gegeben haben.“
Schritt 7. Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie beabsichtigen, größere Projekte abzuschließen
Als letzten Akt der Loyalität und Verantwortung sollten Sie alle anstehenden oder laufenden Projekte aufzeichnen, die ohne Ihre Hilfe hätten scheitern können und versprechen, dass Sie das Projekt abschließen und das Unternehmen nicht in Schwierigkeiten verlassen.
- Laufende Projekte und kleine Projekte, die von einer anderen Person bearbeitet werden könnten, können ausgeschlossen werden.
- Dies wird einen guten Eindruck bei Ihrem Chef hinterlassen, daher ist es wahrscheinlicher, dass der Chef Ihnen in Zukunft eine gute Empfehlung für einen anderen Chef gibt, wenn er darum gebeten wird.
Schritt 8. Bieten Sie Unterstützung nach der Kündigung an
Da das Unternehmen nach Ihrem Ausscheiden auf einen anderen Workflow umstellt, wird es einige Probleme geben. Bieten Sie in Ihrem Kündigungsschreiben an, dem Unternehmen auch nach Ablauf Ihres Arbeitsvertrages bei der Umstellung zu helfen.
Geben Sie eine Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse an, über die das Unternehmen Sie bei Fragen kontaktieren kann
Schritt 9. Schließen Sie mit einem Dankeschön
Auch wenn Sie ihm früher im Brief gedankt haben, ist es eine kluge Idee, den Brief zu schließen, indem Sie Ihre Dankbarkeit wiederholen.
Beispiel: „Ich werde Ihnen und den Mitarbeitern der ABC Company immer dankbar sein für alles, was Sie für mich getan haben.“
Teil 2 von 3: Briefe schreiben
Schritt 1. Schreiben Sie einen Brief, keine E-Mail
Wenn Sie eine Kündigung einreichen, sollten Sie diese in einem maschinengeschriebenen und ausgedruckten Brief statt in einer E-Mail aufschreiben. Dieses Schreiben muss direkt bei Ihrem Vorgesetzten eingereicht werden.
- Obwohl das Schreiben von E-Mails einfacher und schneller erscheinen mag, gelten sie im Allgemeinen als weniger professionell und werden allgemein nicht gemocht.
- Versenden Sie Ihr Benachrichtigungsschreiben nicht per Post oder dem Zustellsystem Ihres Büros. Das führt zu Verzögerungen, und wenn Ihr Chef den Brief erhält, sind Ihre geplanten zwei Wochen möglicherweise schon halb durch.
Schritt 2. Geben Sie das Datum in der oberen linken Ecke ein
Als Standard für das Schreiben eines formellen Briefes müssen Sie das Datum im Format Datum-Monat-Jahr in der oberen linken Ecke der Seite eingeben. Der Monat muss mit Buchstaben geschrieben werden, während Datum und Jahr numerisch sein müssen.
- Beispiel: 26. Juni 2013
- Denken Sie daran, dass Sie normalerweise keine Rücksendeadresse angeben müssen, da Ihre Adresse mit der Adresse Ihres Arbeitgebers identisch ist. Sie können jedoch einen Firmenbriefkopf mit der Adresse verwenden, wenn Sie dies bevorzugen.
Schritt 3. Ziehen Sie in Betracht, die Adresse des Empfängers anzugeben
Wenn Sie Firmenbriefpapier verwenden, können Sie die Adresse des Empfängers nicht angeben, da es sich um einen Brief handelt, der aus dem Unternehmen selbst versandt wird. Aber die Angabe der Adresse ist eine gute Idee, da Sie so den Brief gezielt an Ihren Chef adressieren können.
- Schreiben Sie den Titel und den vollständigen Namen Ihres Chefs in den ersten Satz.
- Schreiben Sie den Straßennamen in die nächste Zeile und den Ort, das Bundesland und die Postleitzahl in die nächste Zeile.
- Überspringen Sie eine Zeile zwischen Datum und Adresse des Empfängers. Überspringen Sie eine weitere Zeile zwischen der Adresse des Empfängers und der Begrüßung darunter. Die Adresse selbst muss einzeilig sein.
Schritt 4. Begrüßen Sie Ihren Chef direkt in einem Begrüßungssatz
Ihr Brief sollte mit „Sehr geehrter Herr. (Name des Arbeitgebers) “und verwenden Sie niemals eine vage oder allgemeine Begrüßung wie „An wen es betrifft“.
Sie sollten Ihren Chef auf die gleiche Weise begrüßen, wie Sie es normalerweise tun würden, auch wenn diese Methode etwas beiläufig ist. Wenn Sie Ihren Chef zum Beispiel normalerweise mit dem Vornamen begrüßen, schreiben Sie „Sehr geehrte Damen und Herren. Jennifer." Wenn Ihre Beziehung zu Ihrem Chef nur professionell ist, verwenden Sie „Dear. Jennifer Smiths Mutter."
Schritt 5. Schreiben Sie den Text Ihres Briefes
Überspringen Sie eine Zeile nach der Begrüßung, bevor Sie mit dem Schreiben des Brieftexts gemäß den Richtlinien in diesem Artikel beginnen.
- Jeder Absatz im Hauptteil muss einzeilig sein, aber zwischen jedem einzelnen Absatz muss eine Leerzeile stehen. Und es müssen auch keine Absätze eingerückt werden.
- Schreiben Sie einen Brief auf maximal einer Seite.
Schritt 6. Verwenden Sie eine warme Decke
Um einen freundlichen und positiven Ton beizubehalten, sollten Sie einen Schluss geben, der wärmer und aufrichtiger wirkt als ein typisches Ende wie „Grüße“, „Danke“oder „Mit freundlichen Grüßen“.
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Einige Beispiele für Abdeckungen sind:
- Meine herzlichsten Grüße
- Ich habe große Hoffnungen auf deinen Erfolg
- Vielen Dank für alles bisher
- Mit dem aufrichtigsten Dank und den herzlichsten Wünschen.
Schritt 7. Geben Sie Ihren Namen ein und unterschreiben Sie ihn
Geben Sie Ihren vollständigen Namen vier Zeilen unter dem Schluss ein und setzen Sie eine Unterschrift zwischen dem Cover und dem Namen.
Teil 3 von 3: Einreichen des Rücktrittsschreibens
Schritt 1. Senden Sie Ihr Kündigungsschreiben direkt an Ihren Arbeitgeber
Am professionellsten ist es, wenn Sie Ihr Kündigungsschreiben beim ersten Mal persönlich bei Ihrem Chef abgeben.
- Normalerweise müssen Sie ein Meeting vereinbaren, aber wenn Sie für ein kleines Unternehmen arbeiten und eine enge Beziehung zu Ihrem Chef haben, können Sie möglicherweise unangemeldet in sein Büro kommen.
- Schließen Sie die Tür hinter sich, wenn Sie eintreten, um das Gespräch privat zu halten.
- Legen Sie das Kündigungsschreiben dem Arbeitgeber vor und erklären Sie bei der Abgabe, was es ist.
- Es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Chef die Situation mit Ihnen bespricht. Auch wenn der Brief bereits die von Ihnen gestellten Fragen beantwortet, beantworten Sie jede Frage vollständig.
- Bedanken Sie sich beim Verlassen des Zimmers und geben Sie sich die Hand.
Schritt 2. Übergeben Sie eine Kopie des Schreibens an die Person, die sie benötigt
Dies ist je nach Unternehmen unterschiedlich, aber in der Regel benötigt die Personalabteilung ebenso wie Ihr Vorgesetzter eine Kopie.
Kollegen, Mentoren, Teammitglieder und Kunden sollten persönlich über Ihren Rücktritt informiert werden. Sie benötigen keine beglaubigte Kopie Ihres Kündigungsschreibens
Schritt 3. Arbeite hart bis zum Ende
Wenn Sie beim Schreiben des Briefes aufgefordert werden, größere Projekte vor der Abreise abzuschließen, müssen Sie die Projekte einhalten und abschließen.
- Auch wenn Sie keine Termine wahrnehmen, können Sie in den letzten zwei Wochen Ihres Jobs nicht nachlassen. Der Übergang wird für alle schwierig sein, und es ist Ihre berufliche Aufgabe, den Übergang für den Arbeitgeber, den Sie verlassen, so reibungslos wie möglich zu gestalten.
- Wenn Sie hingegen vermuten, dass das Unternehmen Sie ungerecht behandelt, weil Sie Ihren Rücktritt angekündigt haben, lassen Sie sich nicht ausnutzen oder mit unmenschlicher Mehrarbeit verrückt machen.
