Vielleicht müssen Sie einen Veranstaltungsbericht schreiben, um den Erfolg einer Veranstaltung zu bewerten, indem Sie die Ergebnisse mit ihren Zielen vergleichen. Dieser Bericht wird von dem Unternehmen oder der Person, die die Veranstaltung veranstaltet, benötigt, um festzustellen, ob Änderungen vorgenommen werden müssen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass ein erfolgreicher Veranstaltungsbericht gut geschrieben ist. Sie werden es brauchen, wenn Sie eine andere Veranstaltung veranstalten!
Schritt
Teil 1 von 3: Erstellen von Ereignisberichten
Schritt 1. Bestimmen Sie den Präsentationsstil und das Format für jedes Publikum
Ereignisberichte können geheftet, geheftet, in Form von PDF-Dateien, PowerPoint-Präsentationen usw.
- Stellen Sie sicher, dass der Ereignisbericht in klare Abschnitte unterteilt ist. Sie müssen festlegen, wie Sie die Ergebnisse der Veranstaltung mit ihren Zielen vergleichen. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse der durchgeführten Veranstaltungen zusammen.
- Passen Sie Veranstaltungsberichte an die Bedürfnisse und Interessen jedes Sponsors und Publikums an. Berücksichtigen Sie die Ziele der Sponsoren. Sponsoren sind bis zu einem gewissen Grad die wichtigste Zielgruppe für Veranstaltungsberichte. Sie wollen die Förderfähigkeit der gesponserten Veranstaltung beurteilen. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, was sie wollen und was sie am meisten interessiert.
- Passen Sie Veranstaltungsberichte an, um auch spezifische Anforderungen in Bezug auf einzigartige Veranstaltungen und Sponsoren zu erfüllen. Schreiben Sie einen Bericht nicht so, als ob er sich an eine bestimmte Zielgruppe richten würde. Auch leitende Angestellte und Finanzmanager sind ein weiteres Publikum für Ihren Veranstaltungsbericht.
Schritt 2. Erstellen Sie einen Prozess, um die während der Veranstaltung benötigten Informationen zu überwachen
Sie können sich nicht nur auf das Gedächtnis verlassen.
- Überwachen Sie wichtige Informationen vor, während und nach der Veranstaltung, um spezifischere und vor allem effektivere Berichte zu erstellen. Mit dieser Methode können Sie auch Berichte nach einer Zeitachse zusammenstellen.
- Ziehen Sie bei Bedarf eine fortlaufende Datenerhebung mit Hilfe mehrerer Personen in Betracht (einschließlich Praktikanten). Grundsätzlich sollte die Berichterstattung nicht auf den Abschluss der Veranstaltung warten.
Schritt 3. Fassen Sie den Bericht zu den wichtigsten Punkten zusammen
Eines der Probleme bei Veranstaltungsberichten besteht darin, dass sie dazu neigen, wenig von der Tagesordnung abzudecken oder sich auf süße Aussagen zu konzentrieren. Tu das nicht. Es empfiehlt sich, die Kernpunkte klar und analytisch hervorzuheben.
- Wählen Sie einige wichtige Teile der Veranstaltung aus, die genauer besprochen werden sollen. Finden Sie die drei Dinge heraus, die am erfolgreichsten passiert sind, und die drei Punkte, die am meisten überrascht haben.
- Füllen Sie den Bericht nicht mit unwichtigen Details wie dem Mittagsmenü oder einer detaillierten Zusammenfassung der gesamten Keynote-Präsentation. Sie müssen die Dinge aufnehmen, die wichtig sind.
Teil 2 von 3: Den richtigen Inhalt in den Bericht einfügen
Schritt 1. Schreiben Sie eine Zusammenfassung
Der Veranstaltungsbericht muss eine Kurzfassung des Gesamtberichts enthalten. Stellen Sie sich die Executive Summary als Einführung in den Veranstaltungsbericht vor.
- Sie können zwei Berichte erstellen, eine Zusammenfassung für Personen, die an den Ergebnissen der Veranstaltung interessiert sind, und einen detaillierteren Bericht für Personen, die an der Vorbereitung, Durchführung und dem Sponsoring der Veranstaltung beteiligt sind.
- In der Executive Summary sollten Sie die wichtigsten Ziele und Ergebnisse diskutieren und sich darauf konzentrieren. Die Executive Summary sollte kurz sein, nur ein oder zwei Seiten. Der Bericht sollte die Schlüsselelemente der Veranstaltung zusammenfassen und eine kurze Interpretation der Daten enthalten
Schritt 2. Fügen Sie Ihren Berichten umfassende visuelle Hilfsmittel hinzu
Berichte sind oft effektiver, wenn sie Grafiken enthalten, die statistische Trends veranschaulichen, anstatt einfach nur eine Reihe von Zahlen an den Leser zu übermitteln.
- Wenn die Veranstaltung ein neues Produkt umfasst, empfehlen wir Ihnen, ein Foto dieses Produkts einzufügen. Fotos, die den Moment während der Veranstaltung zeigen, können dem Leser des Berichts helfen, sich ein Bild von der Veranstaltung zu machen. Versuchen Sie, Fotos zu machen, die die Beteiligung des Sponsors an der Veranstaltung zeigen, die im Bericht dokumentiert werden soll. Auch diese Aufgabe kann nicht auf den Abschluss des Ereignisses warten.
- Sie können auch Muster, Reproduktionen und andere Beispiele einschließen, die vor Ort vorkommen. Geben Sie die Anzahl der Personen an, die gesponserte Coupons usw. erhalten haben. Dokumentieren Sie die durch die Veranstaltung erzeugte Präsenz vor Ort und außerhalb, in den Medien, beim Publikum und für Sponsoren.
Schritt 3. Dokumentieren Sie alle Werbe- und Medienpräsenz
Wir empfehlen Ihnen, den Vergleich der resultierenden Medien mit den genannten Zielen der Veranstaltung zu bewerten.
- Konzentrieren Sie sich auf Printanzeigen und Artikel, die den Namen und die Anzeige des Sponsors enthalten, zusätzlich zu der Anzahl der Tageszeitungen und Anzeigenbewertungen.
- Dokumentieren Sie Fernsehwerbespots, öffentliche Ankündigungen, Werte von Preislisten und Bewertungskarten sowie Berichterstattungen.
- Vergessen Sie nicht die Radiodokumentation, Preislistenanzeigen, Bewertungen für Werbung und Werbeaktionen, geprüfte Berichte usw.
Schritt 4. Fügen Sie eine Erklärung zum Zweck der Veranstaltung hinzu
Sie müssen die Ziele des Events mit dem Ergebnis in Beziehung setzen, also stellen Sie sicher, dass Sie die ursprüngliche Mission und Ziele des Events in Erinnerung rufen.
- Sie können eine Programmliste mit Ereignissen hinzufügen. Sie sollten auch besprechen, wer die wichtigsten Teilnehmer während der Veranstaltung sein werden. Halten Sie sich jedoch kurz.
- Stellen Sie sicher, dass Sie viel Zeit damit verbringen, sich zu registrieren und die spezifischen Schlüsselergebnisse der Veranstaltung zu diskutieren und sie mit den registrierten Ergebnissen abzugleichen. Seien Sie realistisch und versüßen Sie keine Dinge, die nicht so funktionieren, wie sie sollten.
Schritt 5. Fügen Sie Finanzinformationen aus dem Ereignisbericht hinzu
Sie sollten das laufende Budget der Veranstaltung und die tatsächlichen Ausgaben detailliert besprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen und einige der Dinge hervorheben, die gut gelaufen sind und Bereiche, die verbessert werden müssen
- Sie sollten auch alle Kosten auflisten, einschließlich Kosten für Marketing- und Werbeaktivitäten, Personalkosten und Sponsoringkosten. Wir empfehlen Ihnen, ein detailliertes Budget zu erstellen. Finanzmanager und leitende Angestellte werden Beweise sehen wollen, die Ihre Schlussfolgerungen zu Ausgaben untermauern.
- Beziehen Sie Einkommensberechnungen ein, zum Beispiel aus Tickets, Sponsoren und Ausstellungen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie den tatsächlichen Umsatz mit den Prognosen vergleichen.
Schritt 6. Fügen Sie Statistiken hinzu, die für den Leser relevant sind
Lassen Sie Ihren Bericht nicht mit süßen Informationen gefüllt sein. Die Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, ist eine der Daten, die Sie angeben müssen. Wir empfehlen, in Berichten messbare Daten bereitzustellen.
- Statistiken und andere verwandte Daten, die aufgenommen werden können, wie die Anzahl der Verkäufe und die Anzahl der Besucher an einem bestimmten Stand. Der Veranstaltungsbericht wird glaubwürdiger, wenn die bereitgestellten Daten vollständig sind. Fügen Sie Informationen zu Teilnehmern/Besuchern hinzu. Beziehen Sie Demografie, Besucherzahlen und Ergebnisse der Besucherforschung (z. B. Kaufgewohnheiten) ein.
- Geben Sie die Anzahl der Personen an, die auf gesponserte Kampagnen und Spenden an gemeinnützige Organisationen geantwortet haben. Dokumentieren Sie die wirtschaftlichen Auswirkungen und die Mitarbeiterbeteiligung.
Schritt 7. Fügen Sie qualitative Elemente hinzu, die die Daten kontextualisieren
Ihr Bericht sollte einige Statistiken enthalten, aber Sie benötigen auch Personenzitate, um kontextbezogenes Feedback zu geben.
- Sammeln Sie Feedback und Feedback von Teilnehmern und Mitgliedern des Veranstaltungsteams, damit die Bewertung des Veranstaltungserfolgs nicht nur von den Verfassern von Veranstaltungsberichten erfolgt. Dadurch wird Ihr Bericht glaubwürdiger.
- Ziehen Sie auch die Einbeziehung von Recherchen Dritter in Betracht. Die Wertschätzung der Medienpräsenz ist ein Beispiel dafür, was Dritte recherchieren können.
- Raumwert und Veranstaltungsvorbereitung. Sie sollten sich die Zeit nehmen, die Wirksamkeit der Site und der Vorbereitung aus der Sicht einer anderen Person zu beurteilen. Besprechen Sie, wie Sie den Raum für Konferenzen, Veranstaltungen usw.
Teil 3 von 3: Ausfüllen des Veranstaltungsberichts
Schritt 1. Erstellen Sie rechtzeitig einen Ereignisbericht
Versuchen Sie, den Bericht so schnell wie möglich nach der Veranstaltung zu schreiben und zu veröffentlichen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihrem Kalender planen, um sicherzustellen, dass es pünktlich ist. Einige Leute empfehlen, den Bericht 30 Tage nach der Veranstaltung zu veröffentlichen, andere argumentieren, dass der Bericht nur wenige Tage nach der Veranstaltung veröffentlicht werden sollte.
- Wenn die Frist abgelaufen ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht verpassen. Vielleicht schreiben Sie einen Veranstaltungsbericht für eine Agentur, der von einem bestimmten Kunden angefordert wird. Achten Sie auf alle Anfragen.
- Im Wesentlichen erwartet Ihr Publikum einen gründlichen und zeitnahen Bericht. Erstellen Sie also Berichte, die den Erwartungen entsprechen, und warten Sie nicht zu lange, bis sie veraltet sind.
Schritt 2. Überprüfen Sie Ihren Ereignisbericht
Stellen Sie sicher, dass der Ereignisbericht eine gute Grammatik verwendet und keine Rechtschreib-, Interpunktions- und anderen Fehler enthält.
- Achte darauf, dass deine Antworten nicht oberflächlich sind. Als allgemeine Regel sollten Sie die Schreibtechnik „Zeigen, nicht erzählen“verwenden. Dies bedeutet, dass Sie einige konkrete Beispiele anführen sollten, um die allgemeinen Punkte des Berichts zu untermauern.
- Vergiss dein Publikum nicht und achte darauf, dass der Bericht formell und professionell aussieht. Ereignisberichte sind keine informellen Dokumente; Dieses Dokument ist wichtig, um die Machbarkeit der Beschaffung der Veranstaltung zu bestimmen, daher muss es verbindlich klingen.
Tipps
- Machen Sie mehr Fotos, als Sie brauchen. Je mehr Auswahl, desto besser.
- Wenn Sie Zitate von Führungskräften und Planern sammeln, gehen Sie nicht direkt zu ihnen. Es sind Menschen, die noch lange nach dem Ende der Veranstaltung da sind. Es ist am besten, zuerst den Leuten in der Menge deine Frage zu stellen, da sie die ersten sein werden, die gehen. Stören Sie den Redner oder Veranstaltungsleiter auch nicht, wenn er beschäftigt ist. Sie können später befragt werden.
- Wenn du Zitate einsammelst, halte das Gespräch normal und stelle weiterhin natürlich Fragen, bis die andere Person bereit ist, ihre Meinung zu sagen.
- Sammeln Sie mehr Angebote ein, als Sie benötigen. Je mehr desto besser.
- Ein gutes Foto kann zeigen, wie die Veranstaltung gelaufen ist oder wie die Leute auf die Veranstaltung reagiert haben.
- Versuchen Sie, Fotos zu machen, die das Gesamtbild der Veranstaltung als Ganzes zeigen, einschließlich Fotos der Menge und der Redner in einem Bild, um den Lesern die Größe der Veranstaltung zu zeigen.
